Este documento presenta una introducción a la administración de proyectos en operaciones. Explica conceptos clave como proyecto, administración de proyectos, ciclo de vida de proyectos y factores críticos. También describe métodos de planificación como PERT y CPM para representar gráficamente una red de actividades de un proyecto y estimar tiempos de finalización.

1. Gestión de Operaciones
CEMA – MADE
Semana 8
Administración de Proyectos en Operaciones
1 GESTION DE OPERACIONES – Ing Pedro del Campo

2. Objetivos
• Identificar los factores de éxito de la
administración de proyectos
• Determinar circunstancias donde es apropiado
aplicar la administración de proyectos
• Representar gráficamente una red de actividades
• Identificar la secuencia de actividades críticas de
un proyecto
• Determinar el programa apropiado para que el
proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo
2 - GESTION DE OPERACIONES –

3. Definiciones Preliminares
• PROYECTO:
es un esfuerzo temporario,
 llevado a cabo para lograr un
producto o servicio objetivo
temporario: principio y fin definidos
único: definido específicamente
3 - GESTION DE OPERACIONES –

4. Ejemplos de proyectos
• Adquisición de una empresa
• Desarrollo de nuevos productos
• Planificación de nuevas localizaciones
• Ejecución de auditorías
• Campañas publicitarias
• Administración de una campaña de ayuda en desastres
• Certificación de calidad
• Alianza estratégica
4 - GESTION DE OPERACIONES –

5. Definiciones Preliminares
• ADMINISTRACION DE PROYECTOS
PROJECT MANAGEMENT
es el conjunto de
 conocimientos,
 habilidades,
 herramientas y
 técnicas;
 aplicadas a las actividades a realizar,
 para satisfacer los requerimientos del
Proyecto
5 - GESTION DE OPERACIONES –

6. Definiciones Preliminares
• STAKEHOLDER
– personas u
– organizaciones
– activamente comprometidas en el
proyecto o
– cuyos intereses puedan ser afectados
como resultado de la ejecución o
finalización del Proyecto
6 - GESTION DE OPERACIONES –

7. Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos
Implementación
Desarrollo Cierre
Concepción
Tiempo
7 - GESTION DE OPERACIONES –

8. Ciclo de vida de Proyectos
FASE I
Concepción
Establecer objetivos
Investigar
Estudiar alternativas
Establecer criterios
Estimar programa
Desarrollar Presupuesto
Preliminar
Aprobación
8 - GESTION DE OPERACIONES –

9. Ciclo de vida de Proyectos
FASE II
Desarrollo
Plan de Recursos
Personal
Materiales
Equipos
Fondos
Plan General
Alcance
Tiempos
Costos
Especificaciones
Riesgos
9 - GESTION DE OPERACIONES –

10. Ciclo de vida de Proyectos
FASE III
Implementación
Organización
Comunicación
Liderazgo del Proyecto
Motivación
Tomar decisiones
Resolver problemas
Monitoreo
Acción Correctiva
10 - GESTION DE OPERACIONES –

11. Ciclo de vida de Proyectos
FASE IV
Cierre
•Negociar desactivación
•Reducción progresiva
equipos proyecto
•Evaluación Final
•Lecciones aprendidas
11 - GESTION DE OPERACIONES –

12. Recursos del Proyecto
Personas
s
Fo
po
nd
ui
os
Eq
os y
M
en s
rr cio
at
er
Te ifi
ia
Ed
le
s
Información y
Tecnología
12 - GESTION DE OPERACIONES –

13. os
Co
mp
st
os
Ti e
Recursos
Resultados / Tecnología
13 - GESTION DEFuente: Harold Kezner
OPERACIONES –

14. Factores críticos en la Administración de Proyectos
Gerente
de Proyecto
Sistema
de
Administración
Equipo
de Proyecto
14 - GESTION DE OPERACIONES –

15. Gerente
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades de Proyecto
• Responsabilidades
– integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas
áreas de la organización
– para alcanzar los objetivos del proyecto
– definir la metodología de trabajo
– proveer recursos
– asegurar contrataciones adecuadas
– evaluar progresos
– establecer medidas correctivas
15 - GESTION DE OPERACIONES –

16. Gerente
El Gerente de Proyecto - Responsabilidades de Proyecto
• Competencias
– Liderazgo
– Comunicación
– Coordinación
– Motivación
– Negociación
– Capacitación
16 - GESTION DE OPERACIONES –

17. Equipo de Proyecto Equipo
de Proyecto
• Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto
• representan generalmente áreas funcionales u
organizaciones
• desempeñan roles específicos
• su número suele variar durante el avance del proyecto
• al final del proyecto son asignadas a un nuevo
emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones
17 - GESTION DE OPERACIONES –

18. Sistema
Sistema de Administración de Proyectos de
Administración
Estructura Organizacional
Sistema de Información
18 - GESTION DE OPERACIONES –

19. Sistema
Sistema de Administración de Proyectos de
Administración
ORGANIZACION FUNCIONAL
Director
Ejecutivo
Coordinación
de Proyectos
Gerente Gerente Gerente
Funcional Funcional Funcional
Personal afectado a Proyectos
19 - GESTION DE OPERACIONES –

20. Sistema
Sistema de Administración de Proyectos de
Administración
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director
Ejecutivo
Project Project Project
Manager Manager Manager
Coordinación
de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
20 - GESTION DE OPERACIONES –

21. Sistema
Sistema de Administración de Proyectos de
Administración
ORGANIZACION MIXTA
Director
Estructura de Matriz Ejecutivo
Gerente Gerente Gerente Gerente de
Funcional Funcional Funcional Project
Managers
Project Manager
Coordinación
Proyecto B
Project Manager
Project Manager
Coordinación
Personal afectado a Proyectos
del Proyecto A
21 - GESTION DE OPERACIONES –

22. Sistema
Sistema de Administración de Proyectos de
Administración
• Sistema de Información
– proporciona los medios para la planificación
integradora y el control del proyecto
– provee una base de información de
• desempeño
• el uso de recursos
• los costos incurridos
• interrelaciones
• tiempos y costos proyectados para la terminación
del proyecto
22 - GESTION DE OPERACIONES –

23. Sistema
Sistema de Administración de Proyectos de
Administración
Condiciones que destacan su importancia
• Esfuerzo de magnitud
• Necesidad de coordinación
• Incorporación de conocimientos y competencias
• Necesidad de flexibilidad para responder a cambios
• Independencia de las áreas funcionales
• Importancia crucial del éxito del Proyecto
23 - GESTION DE OPERACIONES –

24. Métodos de Planificación de Red
• Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades
relacionadas entre sí
• que pueden representarse por un diagrama de red
• formado por nodos y arcos que representan las relaciones
24 - GESTION DE OPERACIONES –

25. PERT (Program Evaluation and Review Technique)
• Creada en la década del 50
• Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de
EEUU
• Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas
25 - GESTION DE OPERACIONES –

26. CPM (Critical Path Method)
• Creada en la década del 50
• Desarrollada por Remington Rand y Du Pont
• para la programación de operaciones de
mantenimiento durante la suspensión de actividades
26 - GESTION DE OPERACIONES –

27. Ventajas de los métodos
• Identifican y organizan las actividades
• Proporcionan una base de discusión
• Permite estimar el tiempo de finalización de los
proyectos y sus interrelaciones
• Se ponen de relieve actividades que pueden
retrasarse sin afectar la finalización del proyecto
permitiendo liberar recursos para otras actividades
• Permite analizar las consecuencias de cambios en
tiempos y costos
27 - GESTION DE OPERACIONES –

28. Pasos en la Administración de Proyectos
1. descripción del proyecto
3. elaboración del diagrama de red
5. estimación del tiempo de terminación
7. monitoreo de los progresos del proyecto
28 - GESTION DE OPERACIONES –

29. 1.- Descripción del Proyecto
• Punto final: producto / servicio
• Descripción de todos los aspectos que lo componen
• Actividades y relaciones de precedencia
– Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume
tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse
– Precedencia: secuencia de actividades
29 - GESTION DE OPERACIONES –

30. 2.- Elaboración del diagrama de red
• Red de actividades en arcos (AOA)
– Actividades = arcos
– Nodos = eventos
1 S
U
3 4
S y T deberán completarse
2 T antes de que se inicie U
30 - GESTION DE OPERACIONES –

31. 2.- Elaboración del diagrama de red
• Red de actividades en nodos (AON)
– Enfoque orientado a actividades
S
S y T deberán completarse
U antes de que se inicie U
T
31 - GESTION DE OPERACIONES –

32. Traslado de Hospital
Actividad Descripción Predecesor
A Seleccionar personal administrativo y médico
B Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo
C Seleccionar el equipo A
D Preparar los planos y la distribución física para B
la construcción definitiva
E Llevar los servicios públicos al predio B
F Entrevistar solicitantes e incorporar personal de
enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad A
G Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo C
H Construir el hospital D
I Desarrollar un sistema de información A
J Instalar el equipo E,G,H,
K Capacitar al personal de enfermería y ayudantes F,I,J
32 - GESTION DE OPERACIONES –

33. Actividad en los nodos
Actividad
12 C 22
14 10 24
Duración de la actividad
dE
33 - GESTION DE OPERACIONES –

34. Red AON para el proyecto del Hospital
I
15
A F K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
34 - GESTION DE OPERACIONES –

35. Estimación de tiempos de terminación
• Fecha temprana de comienzo Ftc
– es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la
precede en forma inmediata
– cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los
tiempos
• Fecha temprana de finalización Ftf
– es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE
– Ftf = Ftc + dE
35 - GESTION DE OPERACIONES –

36. Nodos – Fechas tempranas
Actividad
Fecha temprana Fecha temprana
de comienzo de finalización
Ftc Ftf
12 C 22
14 10 24
Duración de la actividad
dE
36 - GESTION DE OPERACIONES –

37. Rutas A-I , A - F
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
C G
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
37 - GESTION DE OPERACIONES –

38. Ruta A – C – G
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
B D H
9 10 40
E J
24 4
38 - GESTION DE OPERACIONES –

39. Rutas B – D – H , B – E - J
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 J
24 4
39 - GESTION DE OPERACIONES –

40. Llegada al nodo J
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 K
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J
24 4
40 - GESTION DE OPERACIONES –

41. Llegada al nodo K
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4
41 - GESTION DE OPERACIONES –

42. Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y
final, que requiere más tiempo
12 I 27
15
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 10 6
12 C 22 22 G 57
INICIO 10 35 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 4
42 - GESTION DE OPERACIONES –

43. Estimación de tiempos de terminación
• Fecha Tardía de Finalización FTF
– es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue
en la secuencia en forma inmediata.
– Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata
la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos
de esas actividades
• Fecha Tardía de Comienzo FTC
– es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración
esperada de la tarea
– FTC = FTF – dE
43 - GESTION DE OPERACIONES –

44. Representación completa del nodo
Actividad
Fecha temprana Fecha temprana
de comienzo de finalización
Ftc Ftf
12 C 22
14 10 24
Fecha Tardía
Fecha Tardía de Finalización
de Comienzo FTF
Duración de la actividad
FTC
dE
44 - GESTION DE OPERACIONES –

45. 12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
12 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63
45 - GESTION DE OPERACIONES –

46. Llegada al nodo A
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
9 10 40
9 E 33 59 J 63
24 59 4 63
46 - GESTION DE OPERACIONES –

47. Llegada al nodo B
12 I 27
48 15 63
0 A 12 12 F 22 63 K 69
2 12 14 53 10 63 63 6 69
12 C 22 22 G 57
INICIO 14 10 24 24 35 59 FIN
0 B 9 9 D 19 19 H 59
0 9 9 9 10 19 19 40 59
9 E 33 59 J 63
35 24 59 59 4 63
47 - GESTION DE OPERACIONES –

48. Traslado Hospital
septiembre octubre noviembre diciembre enero
Id Nombre de tarea Duración 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01
1 Seleccionar personal adm. y médico 12 días
2 Seleccionar lugar y realizar estudio 9 días
3 Seleccionar el equipo 10 días
4 Preparar planos y distribución 10 días
5 Llevar los servicios públicos al predio 24 días
6 Entrevistar solicitantes e incorporar 10 días
7 Comprar equipo y supervisar entrega 35 días
8 Construir el hospital 40 días
9 Desarrollar un sistema de información 15 días
10 Instalar el equipo 4 días
11 Capacitar al personal de enfermería y ayudantes 6 días
48 - GESTION DE OPERACIONES –

49. Holgura
• La holgura de una actividad (H) es la máxima
cantidad de tiempo que una actividad puede
retrasarse sin afectar la duración total del proyecto
• Se puede calcular de dos modos
– H = FTF – Ftf
– H = FTC - Ftc
49 - GESTION DE OPERACIONES –

50. Cálculo de Holguras
Nodo Duración Ftc FTC Holgura
A 12 0 2 2
B 9 0 0 0
C 10 12 14 2
D 10 9 9 0
E 24 9 35 26
F 10 12 53 41
G 35 22 24 2
H 40 19 19 0
I 15 12 48 36
J 4 59 59 0
K 6 63 63 0
50 - GESTION DE OPERACIONES –

51. 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
• Supuestos
– Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
Nodo Duración Ftc FTC Holgura
C 10 16 14 -2
G 35 26 24 -2
J 4 61 59 -2
K 6 65 63 -2
D 10 10 9 -1
H 40 20 19 -1
E 24 10 35 25
I 15 16 48 32
F 10 16 53 37
51 - GESTION DE OPERACIONES –

52. 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
• Para terminar en la semana 4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
69, el gerente de proyectos • Supuestos
tendrá que ahorrar dos – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +)
– Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +)
semanas en C-G-J-K , una de Nodo Duración Ftc FTC Holgura
las dos semanas tendrá que ser C
G
10
35
16
26
14
24
-2
-2
J 4 61 59 -2
en D-H K
D
6
10
65
10
63
9
-2
-1
H 40 20 19 -1
• Si consigue ese ahorro habrá E
I
24
15
10
16
35
48
25
32
dos caminos críticos: C-G-J-K F 10 16
50
53 37
- GESTION DE OPERACIONES –
Y D-H-J-K
52 - GESTION DE OPERACIONES –

53. Estimaciones probabilísticas de Tiempo
Introducción de factores de incertidumbre
 El tiempo optimista (a) es el más corto en el cual puede
llevarse a cabo la actividad si todo resulta
excepcionalmente bien
 El tiempo más probable (m) es el tiempo que
probablemente se requerirá para realizar la actividad
 El tiempo pesimista (b) es el tiempo estimado más largo
que se requerirá para la realización de la tarea
53 - GESTION DE OPERACIONES –

54. Distribución de probabilidades
• En las técnicas PERT/CPM, el tiempo de cada actividad se
considera como una variable aleatoria derivada de una
distribución de probabildad beta
media
a m b
54 - GESTION DE OPERACIONES –

55. Supuestos
• Es posible estimar con precisión a,m, y b.
• Se considera que las magnitudes definen un rango de
tiempo razonable, negociado entre el gerente y quienes
estarán a cargo de las actividades
• Se supone que la desviación estándar es igual a un sexto de
la diferencia entre b-a: por lo tanto la probabilidad de que
los tiempos queden por encima de b o debajo de a, son
remotas
55 - GESTION DE OPERACIONES –

56. Cálculo
• La media se calcula ponderando
a + 4m + b
t e
=
6
• La varianza para cada actividad
2
b− a
σ ( )
2
=
6
56 - GESTION DE OPERACIONES –

57. Análisis de probabilidades
Actividades variables independientes
• Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto
– Te=Σ tiempos en la ruta crítica
• Varianza en la ruta
2
b− a
σ = ( )
2
Σ(Varianzas en la ruta crítica)
6
• Probabilidad de terminación en una fecha determinada
T − Te Tabla distribución
z =
σ Normal
2
57 - GESTION DE OPERACIONES –

58. Consideraciones sobre costos
• Tiempo Normal TN: el necesario para completar la
actividad en tiempos normales
• Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal
• Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible
• Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo
• Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el
costo de intensificación para acortar una semana
– Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI
58 - GESTION DE OPERACIONES –

59. Relaciones entre costos y tiempo
8000 Costo Intensivo
Costo directo (pesos)
7000
Suposición de costo lineal
6000
Costo de reducir
5000 el tiempo dos semanas
Costo Normal
4000
3000
2000
0
5 6 7 8 9 10
Tiempo Intensivo Tiempo Normal
59 - GESTION DE OPERACIONES –

60. Programa de costo mínimo
• Se determina el camino crítico
• Se identifican las actividades que tengan el costo de
intensificación más bajo por semana
• Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo
más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de
costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del
acortamientos
60 - GESTION DE OPERACIONES –

61. Software de proyectos
• Capacidades
– Diagramas Gantt
– Diagramas PERT/CPM
– Informes de estado
– Informes de rastreo
– Múltiples proyectos
• Productos
– Primavera
– Microsoft Project
– Scitor
61 - GESTION DE OPERACIONES –

62. Conclusiones
• Solamente mediante la administración de Proyectos
• se puede garantizar
– la coordinación de diferentes actividades
– la disponibilidad oportuna de los recursos
– lograr los resultados del Proyecto
• en los tiempos programados
• a los costos presupuestados
– y la satisfacción de los clientes del Proyecto
62 - GESTION DE OPERACIONES –