Gerencia proyectos Gestión de Costos

Gerencia de Proyectos

Módulo V – Gerencia de Costos

Este material es propiedad de Hernan Ortiz A. PMP
Mar-09

Objetivos del Módulo
• Conocer los procesos de Gerencia de Costos

• Entender el proceso de planificación de los costos

• Aprender las diferencias fundamentales de las técnicas de
estimación

• Entender los resultados de la aplicación de herramientas para
la evaluación económica de proyectos

• Conocer las principales Valor Ganado y el análisis de valor
ganado

• Revisar los detalles de procesos de control de costos

Mar-09 Este Material es propiedad de Hernan Ortiz PMP

Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 1

Gerencia de Proyectos
Capitulo 5 – Gerencia de Costos


Gerencia de Costos

• La gestión de costos de proyectos propuesta
gestió
por el PMI, incluye los procesos de
planificación, estimación, presupuestación y
planificació estimació presupuestació
control de costos en el ciclo de vida del
proyecto.

• La gestión de costos se ocupa
gestió
primordialmente de los costos de los recursos
(Costos Directos) que demandan las
actividades programadas.



Gerencia de Costos

• Los procesos incluidos en la gerencia de
costos son:
- Estimación de Costos
Estimació

- Preparar el Presupuesto de costos

- Control de Costos


Gerencia de Costos

“La posibilidad de influir en los costos es mayor en las primeras
etapas del proyecto … (PMBOK)”



Estimación


Estimación

Que es un estimado para un proyecto?
Es el valor esperado de todo el trabajo necesario para completar el
proyecto, incluyendo:

• Costos asociados directamente al trabajo del proyecto

• Costos asociados al riesgo

• Costos asociados a la calidad

• Costos de las actividades de gerencia de proyectos

• Gastos



Estimación Duraciones
Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Costos

5.3 Crear WBS •Línea Base del Alcance
Documentos
Proyecto

•Actualización Documentos
6.5 Desarrollar •Programación
Programación

7.1 Estimar
•Plan RRHH Costos
9.1 Desarrollar 12.1Planear
Plan RRHH Compras
•Estimados de costos
• Registro de Riesgos de actividades
•Soportes
11.2 Identificar
11.2 Identificar Riesgos
Riesgos 7.2 Determinar
Presupuesto

•Activos de Proceso
Organización •Factores ambientales
Answer 30-90 years


Estimación de Costos
• Entradas al proceso de estimación
estimació
Declaración del alcance
Declaració
WBS
Red y Cronograma
Hoja de Requerimientos de Recursos
Tarifas de los recursos
Estimado de duración de las actividades
duració
Información histórica y estimados publicados
Informació histó
Riesgos
Políticas organizacionales y activos de procesos.
Polí



Estimación

• Importantes anotaciones acerca de los procesos de
ESTIMACION(1):
• Las estimaciones deben estar basadas en el WBS
• Las estimaciones deberían ser realizadas por la persona que hará el
deberí hará
trabajo
• Información histórica es clave para mejorar los estimados
Informació histó
• Las líneas de base deberían ser mantenidas y no cambiadas a menos que
lí deberí
exista un cambio aprobado
• Los estimados son más precisos si se estima sobre componentes mas
má
pequeñas de trabajo
pequeñ
• Un gerente de proyectos debe continuamente hacer estimados
proyectados al fin del proyecto
• Los planes deben ser revisados en la ejecución
ejecució


Estimación

• Importantes anotaciones acerca de los procesos de
ESTIMACION (2):
• “Acolchonamiento” no es una buena práctica de gerencia de proyectos
Acolchonamiento” prá

• El gerente de proyectos debe saber como mantener realistas los
estimados

• Para hacer un estimado se debe utilizar la mejor técnica acorde al
té
momento

• Los estimados implican supuestos que deben ser validados y controlados
controlados

• Las herramientas para estimar tiempos son las mismas que las que se
utilizan para estimar costos



• Estimación de costos de los recursos
Las herramientas mas comúnmente usadas
comú
son:
• Estimación con un solo dato
Estimació
• Estimación análoga
Estimació aná
• Estimación paramétrica
Estimació paramé
• Estimación de 3 puntos
Estimació
• Estimación de abajo a arriba
Estimació
• Propuestas de proveedores



Cuales son las desventajas de la
Cuales son las ventajas de la Estimación Análoga ???
Estimación Análoga ???

Cuales son las desventajas de la
Cuales son las ventajas de la Estimación de abajo a arriba ???
Estimación de abajo a arriba ???



Estimación

Que tipos de costos existen en los proyectos ?

• Costos Directos

• Costos Indirectos


Taller 5: Estimando recursos

• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo
Reú

• Paso 2: Basado en la lista de actividades del WBS
calcule los recursos de los paquete de trabajo

• Paso 3: Defina la lista de recursos y sus costos

• Paso 4: Estime cantidades y costos por actividad

• Paso 5: Cuales recursos serán comprados?
será

• Paso 6: Desarrolle la hoja de estimación de recursos
estimació



Diagrama de Flujo de Datos para Determinar Presupuesto

5.3 Crear WBS •Línea Base del Alcance
Documentos
Proyecto
7.1 Estimar
Costos
6.5 Desarrollar •Programación
Programación
12.1Planear
7.2 Determinar Compras
Presupuesto
9.2 Conseguir •Línea Base de Costos
Equipo Trabajo
•Calendario 8.1 Plan de
•Recursos Calidad
•Requerimientos de
Fondos
12.2 Hacer
Compras 4.2 Desarrollar
7.3 Controlar Plan de Proyecto
Costos

Organización •Factores ambientales


Determinar el presupuesto

• Para desarrollar el presupuesto se utilizan las
mismas herramientas que en la estimación de
estimació
costos

• El presupuesto es utilizado para medir las varianzas
y el rendimiento a través de todo el proyecto
travé

• El presupuesto es manejado a nivel de paquete de
trabajo del WBS



Determinar el presupuesto

• Recuerde que este presupuesto debe estar atado
al sistema contable a través de un plan de cuentas
travé

• El presupuesto debe incluir todos los costos para
realizar el trabajo esperado en el proyecto

• Igualmente debe incluir partidas para el plan de
respuesta al riesgo


Control de Costos
Diagrama de Flujo de Datos para Control de Costos

4.2 Desarrollar •Plan de Proyecto
Plan de Proyecto Documentos
Proyecto
7.2 Determinar
Presupuesto
•Información de
desempeño del trabajo

4.3 Dirigir y 10.5 Reportar
Gerenciar Rendimiento
•Medidas de
Ejecución desempeño
7.3Controlar
Costos
•Solicitudes de cambio 4.5 Realizar
Control de Cambios
•Actualizar
Activos de Proceso

Organización



Valor Ganado

• La técnica de Valor Ganado es un método
para medir el comportamiento del proyecto
contra la línea de base.
• Muchos gerentes hacen ejercicios de
varianza entre los costos reales y los
presupuestados, lo cual es insuficiente de
acuerdo a lo que veremos a continuación:


Valor Ganado

• PV – Valor planeado, es el costo total de la
horas presupuestadas para una actividad que
ha sido programada
• AC – Valor real, es el costo incurrido hasta la
fecha (incluyendo directos e indirectos)
expresado en valor monetario ($$$)
• EV – Valor ganado, es una medida del progreso
a la fecha o el valor del trabajo completado.



Valor Ganado

• Ejercicio:
En una tarea para el proyecto de
modernización de Santa Catalina, se
modernizació
pretende instalar 2.200 metros de red de
fibra óptica (TRABAJO) en cuatro semanas.
El presupuesto estimado para esta tarea es
850 millones de pesos. Se presenta a
continuación la planeación del trabajo:
continuació planeació


Valor Ganado

Plan de Trabajo
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4

Trabajo Diario 65-72-75-87-81 88-102-104-106- 102-118-120-123- 124-144-147-150-
Presupuestado 110 127 155

Trabajo Semanal 380 510 590 720

Trabajo 380 890 1480 2200
Acumulado



Valor Ganado

Valor Planeado

PV semana $146 MM $197 MM $ 227 MM $ 278 MM

PV acumulado al $146 MM $ 343 MM $ 571 MM $ 850 MM
final de la semana

VALOR PLANEADO

1000
MILLONES DE PESOS

800

600
Serie1
400

200

0
1 2 3 4
SEMANAS


Valor Ganado

• Dos medidas:
En el día 7 el equipo informa que el avance
dí
del trabajo sobre los entregables es del 24%
(528 metros)
En el día 18 el equipo informa que el avance
dí
del trabajo sobre los entregables es del 89%
(1958 metros)



Valor Ganado

Valor Real (día 7 y día 18)
Día 7
AC Semana 152 $92 MM

AC acumulado al 152 244 244 244
final de la semana

Día 18
AC Semana 152 207 243 195

AC acumulado al 152 359 602 797
final de la semana


Valor Ganado

Valor Planeado (día 7 y día 18)
Día 7
PV Semana 146 $73 MM

PV acumulado al 146 219 219 219
final de la semana

Día 18
PV Semana 146 197 227 160

PV acumulado al 146 343 571 732
final de la semana



Valor Ganado

Valor Ganado (día 7 y día 18)
Día 7
EV Semana

AC acumulado al $204 MM
final de la semana

Día 18
EV Semana

AC acumulado al $ 756 MM
final de la semana


Valor Ganado

• EV - Valor ganado (día 7)
(dí

$ (Miles) AC=244
PV=219

EV=204

1 2 3 4 5 6
CV = 204 – 244= -40 SV = 204 – 219= -15


Valor Ganado

• EV - Valor ganado (día 18)
(dí

$ (Miles) AC=797
EV=756

PV=732

1 2 3 4 5 6
CV = 756 – 797= -41 SV = 756 – 732= 24

Valor Ganado

CV= EV – AC (Si CV>0 estamos
gastando menos de lo planeado)
SV= EV – PV (Si SV<0 estamos atrás
atrá
en el cumplimiento de la
programación)
programació



Valor Ganado

PV BAC

HOY
AC ETC EAC


Valor Ganado

• EAC (Estimate at Completion)- Estimado a la
(Estimate Completion)
finalización: Es un estimado de los costos al
finalizació
finalizar el proyecto, teniendo como base los
resultados y desempeño a la fecha.
desempeñ
• Existen tres formulas para calcular EAC:
EAC=BAC/CPI (condiciones normales)
EAC= AC + ETC (si el estimado inicial fallo)
EAC= AC + (BAC – EV) (varianzas mejoran)
EAC= AC + ((BAC – EV)/CPI) (varianza
continua con el futuro)


Valor Ganado

• ETC (Estimate to Complete)- Estimado de lo
(Estimate Complete)-
que falta por ejecutar en el proyecto en
términos de costos
• La formula para calcular ETC:
ETC= EAC- AC
EAC-
VAC (Variance at Completion) – Varianza al
(Variance Completion)
final del proyecto.
VAC=BAC-EAC
VAC=BAC-


Ejercicio Valor Ganado-1
1. Su proyecto tiene un presupuesto total de US $ 300,000. El asistente
contable le informa que a la fecha Usted ha gastado 175,000. El
equipo del proyecto ha completado el 40% del trabajo, pero cuando
Usted revisa el cronograma, se entera que debería llevar el 50% del
trabajo. Calcule: BAC, PV, EV, SV, CV, SPI y CPI

2. Usted esta manejando un proyecto de construcción de una carretera
principal. Su presupuesto total es de 650,000 MM$ (pesos) y hay un
total de 7,500 horas de trabajo programadas en el proyecto. Su
departamento financiero, le informa que Usted ha gastado 400,000.
De acuerdo a lo programado, su equipo debería haber laborado
4,500 horas, pero el supervisor le informa que con la autorización
suya el equipo ha acumulado 5,100 horas de trabajo. Calcule: BAC,
AC, PV, EV, CV, SV, SPI, CPI,




1.3 CPI:
1.2
SPI:
1.1
1.0
0.9
0.8

Q1 Q2 Q3 Q4

3. El índice de costo CPI y el índice de programación SPI pueden ser graficados
Cada mes para mostrar la tendencia del proyecto. Basado en el gráfico adjunto
Que le preocuparía mas de este proyecto costo o programación?

Tomado de PMP Exam Prep – Rita Mulcahy


4. Usted tiene un proyecto para instalar una nueva RED local. La RED
tiene cuatro segmentos, como se muestra en la tabla. Cada uno
toma un día en implementar y el costo presupuestado es
10,000,000 por cada uno de los segmentos. El trabajo esta
programado para hacerlos de manera secuencial. Estamos en el
final del día tres. Usando el informe de estado presentado a
continuación calcule EV. Cuando termine interprete las respuestas.

Actividad Día 1 Día 2 Día 3 Día 4

Segmento 1 S F 1000 gastado

Segmento 2 S PF F
1200 gastado
Segmento 3 PS S 50% hecho
PF 600 gastado
Segmento 4 PS PF

Clave: S: Inicio Real; F: Final Real; PS: Inicio planeado; PF: Fin Planeado





Selección de Proyectos

5. Que proyectos seleccionaría Usted si tuviera a la mano la siguiente información:

A B Decisión

VPN 3,5 MM$ 2,8 MM$
TIR 13 % 17 %
Periodo repago 16 meses 21 meses
Tasa Beneficio / Costo 2,79 1,3

Tomado de PMP Exam Prep – Rita Mulcahy



Ejercicio Áreas de Conocim.

Definir el trabajo Coordinar todo el Encontrar los Asegurar que todo
que requiere ser trabajo, para que proveedores que el mundo conoce
realizado para su las cosas sucedan nos ayuden a sacar lo que necesita
proyecto, de acuerdo a lo el trabajo adelante conocer para
asegurándose esperado. (recursos), hacer su trabajo
entregar los Asegundo que los estableciendo la bien.
productos de cambios sean manera formal de
acuerdo a lo aprobados antes interactuar con el
acordado de implementar. equipo de proyecto.

Conseguir la gente Encontrar la Conocer el tiempo Saber cuanto Establecer
del equipo del manera de que tomara hacer estamos mecanismos que
proyecto, proteger el el trabajo y la dispuestos a permitan hacer el
desarrollarla y proyecto de secuencia de invertir en el trabajo
motivarla. cualquier evento ejecución. Seguir proyecto y eficientemente sin
Recompensarla que pudiese las actividades asegurar que los afectar los
por el trabajo bien afectarlo. Manejar para que se hagan gastos se den resultados o
hecho y lo inesperado, a tiempo. acorde a lo defectos en los
resolviendo cuando esto pase. planificado. productos.
conflictos

Adaptado de Head First PMP.- Oreilly



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