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- 1. DIFERENCIACIÓN DE LOS “TIEMPOS DE TRABAJO” APLICACIÓN DE LA LEY DE PARKINSON
- 2. “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo del cual se dispone para su ejecución” LEY DE PARKINSON
- 3. Divide el proyecto en partes y establece plazos para ellas Asigna de contenido tu jornada de trabajo Asigna un tiempo cada tarea Ten claro cuál será la siguiente tarea Adecúa la tarea al momento apropiado APLICACIÓN DE LA LEY DE PARKINSON
- 4. CLASIFICACIÓN DEL TIEMPO DE TRABAJO • TIEMPO CONTROLADO • TIEMPO RESPUESTA • TIEMPO REGALADO Capacidad de control • TIEMPO ÓPTIMO • TIEMPO NORMAL Calidad del uso del tiempo • TRABAJO SUCESIVO • TRABAJO SIMULTÁNEO Tipo y estilo personal de trabajo
- 5. CÓMO UTILIZAR EL TIEMPO CONTROLADO RECURSOS Y RIESGOS Aislamiento Ampliar la jornada No discernir entre lo urgente y lo importante Filtros Pérdida de información relevante Falta de disponibilidad Tiempo Controlado Tiempo Óptimo Trabajo Sucesivo Asuntos exigentes
- 6. CÓMO UTILIZAR EL TIEMPO RESPUESTA PRINCIPALES DIFICULTADES Excesiva Dispersión Plan de defensa frente a los Ladrones de Tiempo Control emocional: manejar el estrés Tiempo Respuesta Tiempo Normal Trabajo Simultáneo Asuntos de menor exigencia
- 7. CÓMO UTILIZAR EL TIEMPO REGALADO Y EL TIEMPO ÓPTIMO CÓMO UTILIZAR EL TIEMPO REGALADO Tiempo Regalado Tener a mano material de trabajo Llevar algún soporte para anotaciones (agenda, papel, app, … ) Controlar la ansiedad CÓMO UTILIZAR EL TIEMPO ÓPTIMO Tiempo Óptimo Aislarse, cuando proceda Ocuparse de actividades no rutinarias que requieran concentración y creatividad Hacerlo coincidir con el tiempo controlado
- 8. FLEXIBILIDAD APLICACIÓN DE LA LEY DE PARKINSON ACTIVIDAD: CLASIFICACIÓN DE LOS TIEMPOS DE TRABAJO
Notas del editor
- Hola. Soy Carmen Gómez, encantada de saludaros. En este módulo del curso de Gestión del Tiempo que nos ocupa, vamos a conocer la Ley de Parkinson y una de sus aplicaciones prácticas, por la cual seremos capaces de diferenciar nuestros “tiempos de trabajo”. Esta diferenciación aporta un criterio muy interesante a la hora de organizar nuestro trabajo en términos de qué hacer y cuándo es mejor hacerlo.
- Cyril Northcote Parkinson fue un historiador británico del S. XX que, tras años en el Servicio Civil británico, formuló una serie de leyes para denunciar y resaltar la falta de eficiencia del trabajo administrativo con el que había convivido durante años. Son leyes nacidas de la observación y que se mantienen vigentes hoy día. En esta ocasión, me voy a centrar en la Ley que se formula de la siguiente manera: “ El trabajo se expande hasta llenar el tiempo del cual se dispone para su ejecución”. Es decir, mientras tengamos tiempo para realizar una tarea determinada, lo ocuparemos, con independencia de la importancia que esta tarea tenga o del tiempo óptimo necesario para su ejecución. Por ejemplo, podemos redactar un escrito en media hora o puede ocuparnos toda la mañana, en función de cuántas tareas tengamos asignadas o previstas a ese espacio de tiempo. Esta ley cuestiona la relación entre la cantidad de tiempo trabajado y la calidad de los resultados obtenidos, ya que señala que trabajar mucho tiempo no implica, necesariamente, trabajar bien o eficazmente.
- Partiendo de la Ley de Parkinson, se pueden dirimir una serie de pautas muy interesantes para aumentar la efectividad en la gestión de nuestro tiempo. En primer lugar, conviene dividir el proyecto en partes asumibles y establecer plazos para cada una de estas partes. En segundo lugar, debemos plantearnos objetivos concretos para nuestra jornada de trabajo, concretar la respuesta a la pregunta ¿qué voy a hacer hoy?; en tercer lugar, es conveniente asignar un tiempo a cada tarea para evitar dedicarle más tiempo del necesario, sería responder a la pregunta: ¿cuánto tiempo estoy dispuesto a dedicarle a esta tarea? Para responder esta cuestión es conveniente tener en cuenta la importancia de la tarea, el momento en que podremos abordarla y considerar, siempre, un margen para imprevistos. En cuarto lugar, es importante tener una visión de conjunto de la jornada laboral, teniendo claro cuál será la siguiente tarea. Por último, es fundamental adecuar la realización de la tarea al mejor “momento” de nuestra jornada laboral. Ese “mejor momento” podemos identificarlo si tenemos en cuenta la clasificación de los Tiempos de trabajo que os presento a continuación.
- Si diferenciamos el tiempo de trabajo en función de la capacidad de control que tenemos sobre el mismo, podemos distinguir entre: Tiempo Controlado, que será aquel tiempo que la persona controla realmente, durante el cual se puede trabajar sin molestias, distracciones ni ladrones de tiempo externos. Te puede venir dado por tu horario o la organización o puede ser creado por ti. Tiempo Respuesta, sería el tiempo que no está bajo el control de la persona. En este caso, la persona reacciona ante los acontecimientos, solucionando problemas y atendiendo las distintas demandas que le llegan por teléfono, email, o por cualquier otra vía. Por último, Tiempo Regalado, sería el espacio de tiempo entre una y otra actividad, a modo de antesala o espera, que se convierte en una buena oportunidad para pensar, pues supone una ruptura con la rutina laboral y permite que se despeje la mente, siempre que se haga un tratamiento adecuado del mismo. Si clasificamos el tiempo en función de la calidad del uso del mismo, nos encontramos con la siguiente distinción: De un lado, el tiempo óptimo, que son aquellas horas o minutos del día en que tenemos una mayor capacidad de concentración y reflexión, más ganas de trabajar, nos encontramos con energía, con la mente despejada y nos sentimos más capaces. De otro lado, el tiempo normal, sería el resto de la jornada normal de trabajo, en la que podemos trabajar aunque nuestra capacidad de concentración haya disminuido. Por último, también hay que considerar las tareas que pueden realizarse de manera sucesiva, de tal manera que no es posible abordar un asunto sin que se haya finalizado el anterior; o de manera simultánea, donde cabe realizar varias asuntos a la vez. En este sentido, hay personas que tienen una especial capacidad para trabajar de forma sucesiva y otras para hacerlo de manera simultánea, en cuyo caso tienen la capacidad de desdoblarse, por ejemplo, hablando por teléfono y firmando un documento … Es interesante que cada persona identifique su tendencia natural a la hora de trabajar, si sucesiva o simultáneamente.
- Teniendo en cuenta la clasificación anterior, podemos aumentar nuestra eficiencia si hacemos coincidir nuestro tiempo óptimo con nuestro tiempo controlado y con trabajo sucesivo de naturaleza exigente; es decir, si trabajamos en nuestro mejor momento en condiciones de control y reducción de interrupciones, dedicándonos a asuntos que exijan concentración de forma sucesiva, lo que significa que empezaremos y terminaremos una tarea antes de pasar a otra. Esta elección que, como muchos de vosotros estaréis pensando, se corresponde sencillamente con el sentido común es, sin embargo, aplicada en menos ocasiones de las que serían deseables, ya que normalmente nuestra decisión sobre qué tarea realizar no tiene en cuenta nuestro estado mental y viene marcada por demandas externas, por decisiones impulsivas o por lo que nos resulta más agradable, conocido o fácil. Anteriormente os indicaba que el tiempo controlado puede venirte dado por la organización o puede ser creado. Para ello podemos usar dos recursos muy útiles, pero no exentos de riesgos que se deben conocer y minimizar: Un recurso es el aislamiento dentro de la jornada laboral, durante un periodo de tiempo definido, conocido y estipulado. Este recurso conlleva, entre otros, los riesgos de tender a ampliar la jornada para conseguir tiempos de aislamiento; de incurrir en falta de disponibilidad si se abusa de él y de confundir el recurso con un fin en sí mismo y creer que, por el hecho de estar aislado, ya se es eficiente, obviando que es fundamental discernir entre lo urgente y lo importante para poder aprovechar este tiempo de manera adecuada. Otro recurso, frecuentemente utilizado, es la implantación de un filtro, a través bien de compañeros, un secretario/a, citas previas, etc. Igualmente, en este caso también hay que tener en cuenta, entre otros, el riesgo de perder información relevante si el filtro no está bien entrenado o se aplica de forma generalizada y la ya comentada falta de disponibilidad y sensación de inaccesibilidad de cara al exterior. resultar poco disponible y la implantación de filtros que Dado que necesitamos control sobre dicho tiempo podemos
- En este caso, la mejor manera de utilizar nuestro tiempo respuesta será hacerlo coincidir con nuestro tiempo normal y trabajar de forma simultánea dando prioridad a asuntos de menor exigencia en términos de concentración. La principal dificultad al gestionar el tiempo respuesta es la excesiva dispersión a la que se está expuesto, de manera que podemos estar saltando de una tema a otro constantemente y resulta complicado terminar procesos y tareas. En este caso, es fundamental defenderse de los ladrones de tiempo que son todo aquello, personas, situaciones, pensamientos, emociones, … que roban tiempo a la persona que está trabajando (por ejemplo, llamadas telefónicas imprevistas o excesivamente largas, consultas sin preparación previa, visitas, faltas de puntualidad, reuniones demasiado largas e improductivas, emails, redes sociales, dificultades de comunicación, preocupaciones, tendencia al perfeccionismo, etc.). Es conveniente que la persona conozca sus propios ladrones de tiempo y elabore un plan de defensa frente a los mismos, bien para eliminarlos, bien para minimizar su influencia, en la mayoría de los casos. Asimismo, ante la excesiva dispersión es primordial conservar la estabilidad emocional, saber cómo manejar el estrés. Se ha demostrado que la capacidad de desdoblarse e improvisar tiene mucho que ver con el estado anímico de la persona, de tal manera que, para poder trabajar en modo simultáneo es fundamental conservar cierto grado de tranquilidad.
- En el caso del tiempo respuesta, aquel con el que no contábamos, es crucial integrarlo como una oportunidad sobrevenida y controlar la ansiedad que puede aparecer por la teórica sensación de pérdida de tiempo. Supone un tiempo que puede dedicarse a pensar, integrar, organizar o, porqué no, descansar. Es conveniente llevar siempre a mano material de “trabajo” o de interés personal (lecturas profesionales, guías pendiente de revisión, …), así como algún soporte para tomar anotaciones como agenda, papel o aplicaciones específicas. Hoy en día, las nuevas tecnologías suponen una herramienta muy potente para facilitar un uso eficiente del tiempo regalado. En relación al tiempo óptimo, siempre que sea posible, conviene hacerlo coincidir con nuestro tiempo controlado y aislarse incluso, cuando proceda. Asimismo, debe ocuparse en la realización de actividades no rutinarias, sino aquellas que requieran de una mayor concentración y creatividad por nuestra parte.
- Una vez aclarados los conceptos en relación a la clasificación de los “tiempos de trabajo”, la aplicación práctica de los mismos debe realizarse aplicando el criterio de FLEXIBILIDAD. Este punto es fundamental. La naturaleza de nuestro trabajo, la cultura de nuestra organización, las propias costumbres y los hábitos personales deben ser consideradas para, en la medida de lo posible, aplicar los criterios expuestos y mejorar la eficiencia en el manejo de nuestro tiempo. Para facilitar la puesta en práctica de los contenidos de este módulo, resulta crucial que cada persona identifique sus tiempos óptimos y normales, sus tiempos controlados y sus tiempos respuesta y la posibilidad de crearlos en caso de necesidad. Y, por último, su tendencia a trabajar de forma sucesiva y simultánea y las tareas que requieren de una u otra forma de trabajo. Para favorecer esta toma de conciencia podéis realizar la actividad que se propone.