El documento detalla un proyecto de mejora continua en Aruna Perú, una empresa que brinda soporte técnico y legal al sector farmacéutico, centrado en optimizar el proceso de obtención de registros sanitarios. Se identifican problemas relacionados con la demora en el recojo de documentos y se proponen soluciones para reducir tiempos y costos, beneficiando tanto al cliente como al proveedor. Además, se enfatiza la importancia de adaptar los procesos a las demandas actuales para mejorar la eficiencia y satisfacción del cliente.

1. ESCUELA UNIVERSITARIA DE POST GRADO DIPLOMADO EN DIRECCION ESTRATEGICA DE OPERACIONES CURSO : Gestión Estratégica de la Calidad TRABAJO FINAL : Mejora Contínua y Gestión de la Calidad ALUMNO : Genaro Vivanco Berrocal 2007

2. Aruna Perú Empresa que brinda soporte técnico regulatorio, legal, logístico y aduanero a empresas del rubro farmacéutico, cosmético, alimenticio y productos afines. Atiende sus necesidades de registros sanitarios como diversas gestiones ante las autoridades de salud, como las dificultades en el proceso de importación de sus productos. Nuestra organización tiene como principal misión brindar el mejor servicio a sus clientes, siendo nuestros valores la confidencialidad, ética, la transparencia, la flexibilidad, la rapidez y la proactividad. Ofrece asesoria en programas de implementación de sistemas de gestión de la calidad GMP así com HACCP e ISO 9001.

3. PROVEEDOR Empresa Matriz Extranjera INSUMOS Documentos solicitados: CLV, CoA, Rotulados Conocimiento técnico legal Computadora, materiales de escritorio Movilidad TRANSFORMACION Proceso de Registro Sanitario OUTPUT Registro Sanitario CLIENTE Empresa comercializadora local Proceso: Obtensión de registro sanitario de productos Alumno: Genaro Vivanco Berrocal P I T O C Duración del proceso: 15 días calendario

4. Disminución de 1 día en el recojo de documentos para preparación de expedientes disminuye 3 días de proceso Proyecto de Mejora

5. Problema: El recojo de documentos demora el proceso un día, cuando el cliente informa que la documentación ha llegado del extranjero y está disponible para ser recogido. E S PECIFICO Este problema es específico para el proceso que tiene un plazo de tiempo corto. M EDIBLE El ahorro en tiempo sería tangible. A LCANZABLE Es factible y solo depende de tratar con el cliente. Además hay un ahorro en costo de movilidad. R ELEVANTE Por un día de ahorro en el recojo o recepción de documentos se ahorra 3 días en el proceso. T ENTADOR El cliente tendría su registro 3 días antes y el proveedor ahorra en costos. Alumno: Genaro Vivanco Berrocal Análisis SMART

6. Corredor del Cliente Pedido de Registro Recojo documentos Preparación expediente Traslado para firmas y Pago tasa Presentación en MINSA Recojo R.D. Entrega Registro Cliente Servidor Rapidez Efectividad Pulcritud Puntualidad Flexibilidad Rapidez Efectividad Puntualidad Rapidez Amabilidad Flexibilidad Disponibilidad Revisión documentos Seguimiento Efectividad Información Rapidez Efectividad Amabilidad

7. Críticos de la Satisfacción del Cliente

8. CASA 1

9. Gráfico Pareto - CASA 1

10. MAPEO DEL PROCESO Cliente Servidor Servicios de Apoyo cercanas Servicios de Apoyo lejanas Solicita servicio Confirma recepción Coordina recojo documentos Confirma recojo Entrega documentos Revisa documentos ¿Están correctos? Prepara expediente Coordina firma Recepciona expedientes Si No A

11. MAPEO DEL PROCESO Cliente Servidor Servicios de Apoyo cercanas Servicios de Apoyo lejanas Firma expedientes Confirma recepción Solicita Pago Tasa Realiza Pago Tasa Adjunta Expediente Entrega recibo Recibe cargo Presenta Min. Salud A Hace seguimiento A

12. MAPEO DEL PROCESO Cliente Servidor Servicios de Apoyo cercanas Servicios de Apoyo lejanas Confirma emisión R.D. Recoge R.D. Solicita Emisión Factura Envia R.D. y Factura Confirma recepción A R.D.: Resolución Directoral Confirma emisión Emite Factura

13. FAST

14. FAST

15. CASA 2

16. Gráfico Pareto - CASA 2

17. FMEA – MODELO DE FALLAS

18. DIAGRAMA CAUSA- EFECTO El recojo de documentos llegado del extranjero demora el proceso un día. Maquinarias / equipos (23%) Personas (30%) Métodos (45%) Materiales (2%) No se evalua recojo en base a indicadores El proceso es mayormente manual Exceso en la distribución de funciones. La ubicación de la oficina es alejada No se programa trabajo Falta de stock de materiales de reposicion Descuido / Olvido No hay mejoras en la metodología de trabajo. Impresora inadecuada para mejorar tiempo atención 10% 20% 30% 40% 100% 70% 30% 80% 20%

19. ANALISIS CAUSA-RAIZ

20. ¿Por qué no disminuimos 1 día en el recojo de documentos para preparación de expedientes? LOS 5 POR QUÉ – POR QUÉ Porque proceso ya es corto Porque no hay mensajeros Porque nuestra oficina está alejada 30% 20% 10% Porque son enviados de la Matriz a la filial Porque no sabemos cuando llegarán del extranjero Porque no sabemos cuando enviarán documentos 40% Porque no conocemos planes de lanzamiento 40% 30% 30% Porque no pensamos en función al cliente Porque no está en contrato Porque no somos informados de salida de origen 100% 90% 10%

21. GENERACION DE IDEAS

22. MATRIZ DE PUGH

23. 2da. MATRIZ DE PUGH

24. La mejora contínua solo es posible con la decisión de mejorar. Los procesos cambian y deben adecuarse a las nuevas demandas de los clientes. Las herramientas estudiadas en el curso facilitan esta tarea. Hemos hallado algunos problemas que se presentan en la organización de Aruna Perú, que aunque no son álgidos, no permiten un mayor crecimiento ni un mejor posicionamiento en el mercado. El mapa de procesos permiten determinar los probables restricciones y la importancia de ellos en la consecución del producto. La Función de Despliegue de la Calidad nos ha determinado qué etapas del proceso son críticos para el cliente y no para el servidor como normalmente veíamos en las organizaciones. Esto permitirá un mejor enfoque del esfuerzo por corregir dichas fallas. La Generación de Ideas nos ha brindado algunas alternativas para rediseñar ciertas actividades muy criticas y evitar que los problemas se agudicen en el futuro. Aunque Aruna Perú no muestra mal desempeño, evidentemente su desempeño no es totalmente eficiente como lo exige el cliente, por ello se han diseñado varios indicadores de mejoras en sus distintos procesos claves o actividades criticas. La implementación de las mismas y su control nos permitirá cumplir las metas y alcanzar la misión de la Institución en un corto y mediano plazo. CONCLUSIONES