Este documento presenta cómo crear y usar bases de datos en Excel. Explica que cada hoja de cálculo puede usarse como una base de datos independiente y cómo cambiar los nombres de las hojas. También describe cómo combinar datos entre bases de datos usando fórmulas y cómo aplicar formato condicional para cambiar el color de celdas según ciertos criterios. Finalmente, muestra cómo calcular promedios automáticamente sobre un rango de celdas usando la función PROMEDIO de Excel.

1. BASES DE DATOS EN EXCEL
FORMATO DE BASES DE DATOS
Coordenada de
la celda activa
Columna fila
Presentación del formato de una hoja de cálculo usada como base de datos
Aquí visualiza lo que corresponde a la celda en la cual esta posicionado el cursor
Nombre de cada uno de los campos
Ingresar datos.
Cada fila corresponde a un registro
En este esquema se representa una base de datos con 5 registros
Un libro de Excel está compuesto de hojas, las cuales pueden ser usadas como bases de datos independientes.
Para cambiar el nombre de la base de datos (Hoja1) debes posicionarte sobre el nombre de la Hoja y luego
presionar el botón derecho de tu Mouse. Se desplegara el siguiente menú de opciones, luego selecciona la opción
Cambiar nombre y escribes el nombre que mejor represente a la base de datos.

2. En este caso el nombre
asignado a la base de datos
es DATOS ALUMNO
Luego realizo el mismo procedimiento para las demás bases de datos (Hojas) como lo demuestra el ejemplo
FÓRMULAS PARA COMBINAR DATOS ENTRE DOS O MAS BASES DE DATOS DE UN MISMO LIBRO
Todas las fórmulas de Excel comienzan con el signo igual que (=)
Para realizar la combinación de datos entre bases de datos de un mismo libro de Excel tendremos la basa de datos
origen y la base de datos destino, en este caso la base de datos origen es DATOS ALUMNO y la base de datos
destino es LENGUAJE, la que tiene los campos que se muestran a continuación.
Colocar el signo igual en la celda en que se
van a copiar los datos de la base de datos
de origen.
Luego seleccionar la base de datos que
contienen los datos
Esta es la fórmula que retornará a la celda
de la base de datos de destino:
=´DATOS ALUMNO´!A2
Te debes ubicar en la celda que
tiene los datos que quieres rescatar
Finalmente presionar la tecla ENTER

3. Te devolverá el valor de la celda seleccionada de la base de datos de origen
El número 1 que visualizamos en la celda A2 de
la base de datos de destino, en estricto rigor es la
fórmula:
=´DATOS ALUMNO´!A2
Y quiere decir que este dato está sujeto a los
cambios que se realicen en la base de datos de
origen.
Al copiar la celda que contiene la fórmula
asumirá el incremento en la fila, esto quiere
decir que si la fórmula es:
=´DATOS ALUMNO´!A2
Donde A2 es la coordenada columna fila, al
copiarlo hacia abajo irá incrementando el valor
de la fila dependiendo de la posición en que se
pegue.
Seleccionar la opción copiar.
Seleccione el rango de celdas en los cuales se va
a copiar la fórmula.
Luego presionar la tecla ENTER

4. Este es el efecto que se obtiene
Hacer lo mismo con los datos
de estas celdas
Una vez que ya ingresaste las fórmulas para rescatar los datos de la base de datos de origen, ingresaremos notas
ficticias en el rango de celdas dispuestas para ello.
Para que las notas que están en un rango inferior a 40 se muestren de color rojo, debemos seleccionar la opción
formato condicional de la opción formato de la barra de menú e ingresar los parámetros necesarios para el efecto
de cambio de color en la fuente.
En el campo de promedio debemos ingresar la función promedio y luego seleccionar las celdas que se operarán.
Para desplegar el menú de fórmulas, hacer click en la
flecha derecha del ícono de autosuma
Selecciona la opción promedio

5. El rango de celdas a operar te la entrega en forma automática, la cual puede ser cambiada si es que son otras las
celdas que deseas seleccionar.
Esta es la fórmula que entrega
Luego presiona ENTER
El efecto que se obtiene es el siguiente.
Al copiar la celda que contiene la fórmula del promedio
adoptará el incremento en las filas según la posición
Fabián Araya Umaña
Académico de postgrado
Universidad Andrés Bello