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[GESTIO DE PROCESOS (BPM)] 17 de junio de 2014
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Tema
Gestión de Procesos BPM
 Vargas Cabrera Franz
 Delgado Vidangos Carlos
 Villanueva Aranda Armando
 Bueno Díaz Jansy
 Hurtado Tomasto Marisela
PROFESOR:
 Poma Pinillos Edwin
TRUJILLO-2014
INTEGRANTES:

I.- I ndice.-
1. Marco Teórico…………………………………………………………………………………..2
2. Alcance……………………………………………………………………………………………..3
3. Ventajas……………………………………………………………………………………………3
4. Beneficios…………………………………………………………………………………………3
5. Principales funcionalidades………………………………………………………………4
6. Cuadro Comparativo…………………………………………………………………………5
7. Caso de Aplicación……………………………………………………………………………6
8. Conclusiones…………………………………………………………………………………….7
9. Bibliografías……………………………………………………………………………………..8
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1.- Marco Teo rico
Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o
BPM en inglés) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia
y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben
diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de
Administración por Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una
operación funcional a una operación de administrar por procesos. Ventajas del modelado BPM
es el entendimiento, visibilidad y control de los procesos de negocio de una organización. Un
proceso de negocio representa una serie discreta de actividades o pasos de tareas que pueden
incluir, personas, aplicativos, eventos de negocio y organizaciones. BPM se puede relacionar
con otras disciplinas de mejora de procesos como Six Sigma, Calidad. Los procesos de negocio
deberían estar documentados – actualizados- para ayudar a entender a la organización que
están haciendo a través de su negocio. Durante la etapa de descubrimiento de procesos, todos
se ponen relativamente de acuerdo de cómo los procesos actuales están definidos. El As -Is,
entonces pueden usar esta información para determinar dónde el proceso debería ser
mejorado. La sola documentación del proceso no es la herramienta para que los gerentes
tomen control sobre todo el proceso. Para soportar esta estrategia es necesario contar con un
conjunto de herramientas que den el soporte necesario para cumplir con el ciclo de vida de
BPM. Este conjunto de herramientas son llamadas Business Process Management System
(BPMS), y con ellas se construyen aplicaciones BPM. Normalmente siguen una notación
común, denominada Business Process Model and Notation (BPMN).
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2.- Alcance.-
Con una herramienta BPM de máximo nivel como AuraPortal, la empresa puede automatizar
de manera sencilla cualquier proceso, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de
Calidad, Compras, Relaciones con Clientes (CRM), Cadena de Suministro, Gestión del Riesgo,
Ventas, Facturación y cualquier otra clase de proceso que sea específico y particular dela
empresa.
3.-Ventajas.-
Las empresas que implantan un BPM mejoran TODA la entidad, sacan a la luz los puntos
débiles y fortalecen las actividades más importantes. Por lo tanto permite que las empresas
sean más: Flexibles, Competitivas y Eficientes.
4.-Beneficios.-
Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuación se describen
los más importantes :
• Mejora la atención y servicio al cliente.
• Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo.
• Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación,
aplicaciones y bases de datos.
• Disminuye “drásticamente” el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos
entre actividades.
• Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso.
• Disminuye “drásticamente” el tiempo que los participantes, supervisores y administradores
necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo (P.ej.: Orden de compra,
participación de siniestro, pedido de cliente).
• Simplificación de salidas - “outputs” – automáticas. Documentos Word, Faxes, e-mails,
mensajes cortos a móviles, etc.
• Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.
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5.- Principales Funcionalidades.-
En cuanto a las principales funcionalidades que BPM provee, tenemos:
• Asignar actividades a las personas de forma automática y según cualquier criterio, o según
cargas de trabajo.
• Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow.
• Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades.
• Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes.
• Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los
recursos necesarios (Documentos, información, Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas.
• Definir y controlar “alertas” según criterios de tiempo, de evento o de condición, provocando
así algún mensaje a un supervisor, un “escalado” de actividades a otras personas para que las
resuelvan, y/o una resignación automática.
• Modificar los procesos y gestionar excepciones “en vivo”, o “al vuelo”, y desde cualquier
lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de
volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano informáticamente.
• Proveer una vista “on-line” para supervisores del estado e histórico de cada instancia de
proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas.
• Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicación
geográfica, a través de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo móvil.
• Proveer métricas para responsables de áreas, organizadores, gestores de procesos y calidad,
tanto para efectos de Mejora Contínua como de Indicadores de Calidad y de Gestión.
• Integrarse fácilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs.
• Proveer un alto nivel de soporte para la interacción humana
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6.-Cuadro Comparativo.-
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Síntomas
Si en su empresa se detecta alguno de estos
síntomas, necesita cuanto antes implementar
un BPM.
 Elevados costes
 Deficiencia en la calidad de información
 Falta de control en los procesos
 Retrasos en las tareas
 Falta de medida en los procesos
 Falta de comunicación
 Información aislada
 El proceso no se gestiona tal y como
fue diseñado
 Información inconsistente
 Desorganización
 Duplicación del trabajo
 Desviación negativa del tiempo
 Excesiva generación de documentación
 Excesivo control burocrático
 Servicio al cliente deficiente
 Dificultades para implementar nuevas
estrategias de negocio
Mejoras
La implantación de un BPM en una
organización conlleva mejoras en la gestión.
 Ahorro de costes
 Rápida implementación de nuevas
estrategias de negocio
 Incremento de la capacidad de análisis
 Mejoramiento continuo
 Optimización de los recursos humanos
 Reducción en la necesidad de
formación
 Se reduce el control burocrático
 El conocimiento queda en la
organización
 Mejora la eficiencia de la organización
 Eliminación de errores
 Resultados homogéneos y predecibles
 Atender mayores volúmenes con más
exactitud
 Reducción en la generación de
documentación
 Consistencia de información y servicio
 Permite la colaboración interna y
externa
 Asegura que se cumplen las políticas y
los estándares
 Reducción del tiempo de los procesos
 Otros

7.-Caso de Aplicacio n.-
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8.-Conclusiones.-
La implantación del BPM y los BPMS, está emergiendo como un factor clave y estratégico, el
cual las organizaciones están adoptando con más frecuencia para mejorar sus procesos y
recursos empresariales. Constituirán uno de los principales ejes de inversión TI en las Empresas
y Administración Pública en los próximos años. Claramente la tecnología BPM, combinada con
una adecuada Gestión de Procesos, debe tener características específicas para ofrecer
flexibilidad y agilidad en la evolución y dinamismo de los procesos de negocio y sistemas
informáticos asociados. El primer requisito es que el proceso automatizado debe ser fácil de
modificar sin ayuda de un programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La
tecnología BPM ha evolucionado en esta dirección con la introducción de descripciones
gráficas de los procesos, motores de reglas de negocio, y otros mecanismos, y la posibilidad de
modificar el proceso de forma inmediata, sobre la marcha y sin interrupciones.
9.-Condiciones.-
La Gestión por Procesos es la forma de gestionar toda la organización basándose en los
Procesos. En tendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor
añadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga
los requerimientos del Cliente
SE HABLA REALMENTE DE PROCESO SI CUMPLE LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS O CONDICIONES
 Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS
 El Proceso cruza uno o v arios limites organizativos funcionales.
 Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar v erticalmente y
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horizontalmente la organización.
 Se requiere hablar de metas y fines en v ez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE",
no al "COMO".
 El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.
 El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y activ idades incluidos en el
mismo.

10.-Bibliografias.-
 http://www.club-bpm.com/ApuntesBPM/ApuntesBPM01.pdf
 http://www.auraportal.com/es/-Que-es-un-BPM--Business-Process-Management
 http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_procesos_de_negocio
 http://www.excelencia-empresarial.com/Gestion_procesos.htm
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