Elementos de una solución BPM

Elementos de una solución BPM

Esteban Felipe, Intalio|Process Expert Latam, felipe@intalio.com

Abordar una iniciativa BPM…

• … requiere de varias disciplinas
• … requiere de madurez
• … requiere una estrategia
• … puede ser intimidante

Algunos de los puntos a considerar

Manteniendo el contexto.

• No es realmente complejo, pero
si amplio
• El mayor reto es identificar
todas las implicaciones y
resolverlas con una estrategia
eficiente.
• Las herramientas de BPM
facilitan muchos aspectos, pero
estas son solo una parte de la
solución.
• Es en el enfoque usado donde
radica el éxito o fracaso de una
iniciativa BPM.

Algunas consideraciones…
• Una solución de BPM no es un proyecto de desarrollo de
software
• Es el esfuerzo de una organización para gestionar un proceso de
negocio
• El software involucrado es solo el soporte de cómo una
organización se comporta para alcanzar sus objetivos
• Una solución de BPM no es el fin de la gestión de un
proceso.
• Típicamente es una iteración en el ciclo de vida de un proceso de
negocio
• Forma parte de una practica continua de adaptación y
mejoramiento de los procesos de negocio.

Composición de una solución BPM

Objetivos

• Ante el descubrimiento o
adaptación de un proceso, lo
primordial es tener claridad en
la meta a alcanzar.
• La relevancia de los objetivos
buscados permite establecer
prioridades en escenarios
donde hay varias posibles
iniciativas BPM compitiendo por
recursos.

Objetivo

Procesos de negocio

• Establecida la meta a alcanzar
es factible identificar cuales son
las acciones realizadas que
tienen impacto en el
cumplimiento de los objetivos.
• Las acciones identificadas
forman parte de los procesos
principales, que son aquellos en
ocurren en el nivel mas alto de
la organización donde es
relevante el objetivo planteado.

Procesos principales Procesos relacionados

Objetivo

Procesos de negocio

• Los procesos relacionados son
aquellos que, sin estar
directamente implicados en el
cumplimiento del objetivo,
impactan o son impactados por
los procesos principales.
• Los procesos relacionados
incluyen aquellos derivados de
marcos regulatorios, políticas
corporativas y estándares de
calidad.


Objetivo

Procesos de negocio

• El conjunto de procesos
identificado permite
determinar:
• Participantes: Humanos o
sistemas.
• Patrocinantes: Aquellos con
capacidad de decisión sobre la
definición de los procesos.


Objetivo

Manejo de perspectivas
• Los procesos de negocio son
entendidos por cada
participante según su nivel de
involucramiento e interacción.
• Los modelos de procesos de
negocio necesitan ser
descompuestos a fin de:
• Permitir a cada participante verse
explícitamente representado en el
modelo.
• Asociar a cada modelo a un nivel
de ejecución: Ejecutivo, gerencia,
operativo, tecnológico y de
integración.
• Facilitar la mantenibilidad y reusó Perspectivas de proceso

de los modelos Procesos principales Procesos relacionados

Objetivo

Desglose de los procesos principales

Proceso principal

Fase Fase

Escenario Escenario Escenario Escenario
de uso de uso de uso de uso

Diagrama de servicio

Diagrama de integración

Manejo del conocimiento

• Los modelos de procesos de
negocio documentan como se
ejecutan las actividades
involucradas
• Las reglas de negocio
representan los criterios de
decisión tomados para
determinar que actividades
ejecutar y como realizarlas.

Reglas de negocio Metricas
Perspectivas de proceso


Objetivo

Manejo del conocimiento

• Las métricas de negocio son la
información base que permite
crear indicadores de
desempeño y mediciones de
calidad a fin de evaluar el
comportamiento de un proceso
• La separación lógica y física de
estos componentes facilita:
• La centralización del conocimiento
• La eliminación de duplicidad
• El mantenimiento en el tiempo.


Objetivo

Abstracción de tecnología

• Un modelo de proceso de
negocio no viene definido por la
disponibilidad y/o capacidad de
los sistemas de información
disponibles.
• El mecanismo para separar la
automatización de los procesos
de negocio de los detalles
técnicos de cómo se ejecutan
cada una de sus actividades es a
través de una capa de Abstracción de tecnología

abstracción. Reglas de negocio Metricas


Objetivo


• Dentro de esta capa se exponen
las funcionalidades en la forma
en que hace sentido para las
áreas de negocio y no de
acuerdo a las bondades o
limitaciones de los sistemas
disponibles.
• Esta abstracción promueve la
flexibilidad en las formas en que
se ejecuta cada actividad y
genera independencia de las Abstracción de tecnología

tecnologías disponibles. Reglas de negocio Metricas


Objetivo

Integraciones e interacciones

• El soporte a la ejecución de los
procesos proviene de la
integración con sistemas,
interacción con humanos
participantes y comunicación
con otros procesos.
• Cada uno de estos puntos
puede implementarse en
función de la tecnología y
mecanismos disponibles. Sistemas Humanos Procesos




Objetivo

Procedimiento de seguimiento

• La automatización de un
proceso de negocio debe dar
paso al establecimiento de
practicas y procedimientos que
garanticen
• Análisis constante de los
indicadores de desempeño
• Monitoreo de escenarios no
contemplados y ejecución de
Procedimientos de seguimiento
planes de contingencia.
Sistemas Humanos Procesos
• Captura y revisión de información
de métricas de calidad que
permitan determinar el porcentaje Reglas de negocio Metricas

de cumplimiento de los objetivos Perspectivas de proceso

inicialmente planteados. Procesos principales Procesos relacionados

Objetivo

Gobernabilidad

• A medida se cuenta con
procesos automatizados y
monitoreados se hace necesario
contar con mecanismos
eficientes y establecidos para
• Realizar toma de decisiones que
impacten los modelos de
procesos.
Gobernabilidad
• Comunicar la información
Procedimientos de seguimiento
relevante y apropiada relacionada
a los procesos de negocio a la Sistemas Humanos Procesos

organización Abstracción de tecnología

• Definir nuevas iniciativas BPM en Reglas de negocio Metricas

función del desempeño de los Perspectivas de proceso

proceso y el logro de los objetivos. Procesos principales Procesos relacionados

Objetivo

Conclusiones
• En la calidad de una solución BPM la mayor influencia la tienen la
claridad del objetivo buscado y el conocimiento del negocio.
• Por eso es que es tan importante que todos los involucrados y/o relacionados
al un proceso tengan un rol activo dentro de la generación de la solución.
• La correcta organización y jerarquía de los elementos involucrados
permite maximizar los beneficios obtenidos, al ofrecer:
• Información relevante, manejable y útil a los distintos niveles organizacionales.
• Un estimulo a la implementación de mejores practicas para el manejo del
conocimiento operacional.
• El impacto de la calidad y disponibilidad de soporte tecnológico se
limita al “como” se realizan las actividades y no limitan la forma en la
que se definen, entienden y modelan los procesos de negocio.

Conclusiones

El verdadero beneficio de una gestión de
procesos se obtiene cuando implementan las
practicas efectivas para mantener un control,
seguimiento, revisión y adaptación continua
de la forma como se ejecutan las operaciones
de una organización.

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