Cartilla digital (1)

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Tabla de contenido
Contenido ………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2
Estrategias................................................................................................................................................. 7
Procesos y actividades de la empresa........................................................................................................ 10
Introducción …………………………………………………………………………………………………………………………………3
1. Empresa IPS multicenter SST ………………………………………………………………………………………………….4
1.1 Datos generales ………………………………………………………………………………………………………………. 4
1.2 mision ……………………………………………………………………………………………………………………………….5
1.3 vision …………………………………………………………………………………………………………………………………5
1.4 valores …………………………………………………………………………………………………………………………….5
1.5 Valores …………………………………………………………………………………………………………………………….6
1.6 Objectivos ……….………………………………………………………………………………………………………………6
1.7 Estrategias ……………………………………………………………………………………………………………………. 7
1.8 Servicios que presta la empresa ……………………………………………………………………………… 8
1.8.1 Servicios en la parte asistencial ……………………………………………………………………………8
1.8.2 Servicios de asesorías y capacitaciones. ……………………………………………8
1.9 Proceso licitatorio
1.9.1 Sector Privado………………………………………………………………………………………………………9
1.9.2 Sector Público………………………………………………………………………………………………………9
2.0 Categorización de los tipos de compras……………………………………………………………………………10
2.1.1 Requisitos para la Selección de proveedores……………………………………………………………10
3.0 niveles de inventario ………………………………………………………………………………………………………………17
3.1niveles de stock ………………………………………………………………………………………………………………………18
3.2 lista de chequeos …………………………………………………………………………………………………………………20
3.3 política de inventarios método de evaluación
4.0 Programación De Compras Y Cadena De Valor
4.1 Nuestros Proveedores Y Tiempos De Entrega …………………………………………………………29
5.0 método jis ………………………………………………………………………………………………………………………. 39
5.1 flujograma proceso de compras……………………………………………………………………………………. 40
6.0 política y procedimiento de compras ………………………………………………………………………………40

3
6.1 procedimiento de compras ………………………………………………………………………………………………………41
6.2 desarrollo y actividades ………………………………………………………………………………………………42
6.3 políticas de compra …………………………………………………………………………………………….43
5.. conclusiones…………………………………………………………………………………………………………………………11

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Presentación
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, tiene como propósito la
estructuración de la acción conjunta entre el empleador y los trabajadores, en la aplicación
de las medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a través del mejoramiento continuo
de las condiciones y el medio ambiente laboral, y el control eficaz de los peligros y riesgos en
el lugar de trabajo, Consiste en realizar un desarrollo de un proceso lógico y por etapas, se
basa en la mejora continua, con el fin de anticipar, reconocer, evaluar y controlar todos los
riesgos que puedan afectar a la seguridad y la salud en el trabajo. Así mismo, el Sistema de
Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, tiene la responsabilidad de todos y cada uno de
los servidores de Función Pública quienes con su compromiso de autocuidado en salud y el
firme apoyo de la entidad posibilitan la prevención del riesgo laboral, es decir que
propenden por impedir la ocurrencia del accidente de trabajo, la exposición al factor de
riesgo y desarrollo de la enfermedad labora; de igual manera, contribuyen al control total de
pérdidas no solamente en su salud, sino sobre el medio ambiente y los activos de la entidad,
sean estos materiales, equipos e instalaciones.

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QUIENES SOMOS
somos una empresa habilitada como Ips Multi Center SST, brindamos servicios de consultoría con
licencia para la prestación de servicios en seguridad y salud en el trabajo.
Contamos con experiencia, personal calificado y
capacitado, calidad, infraestructura, tecnología de
punta, permitiéndonos ofrecer un servicio con confianza
eficiencia y eficacia, enfocado a todas las pequeñas,
medianas y grandes empresas, Contamos con un
excelente equipo humano, con alto nivel garantizando la
prestación de servicios tanto en la parte asistencial
(médicos, enfermería) como operativos en call center y
formadores.
Asegurando el cumplimiento de las normas mínimas
establecidas por el Sistema General de Riesgos Laborales
para la protección de la integridad del personal que
realiza el trabajo, labor o actividad, con la identificación
de prácticas, procesos, situaciones peligrosas y de
acciones de intervención en los riesgos propios de la
actividad económica.
Empresa IPS MULTI CENTER SST
Nit 1010161842-0
Sector económico salud
Número de trabajadores 20
Localización Carrera 18 # 32 A 36 Bogotá
Correo multicencentersst@gmail.com
Tel 9030737 Cel 321 3393007- 3132104367-310 2799095

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Misión
Ips Multi Center SST es una organización comprometida con la gestión de servicios de seguridad y salud
en el trabajo dirigido a empresas de los diferentes sectores tanto del sector público y privado, a nivel
nacional, brindando la atención mediante convenios y alianzas estratégicas.
Promovemos en nuestro equipo de trabajo, formación permanente, espíritu y motivación para ser
investigativo y participativo, mejorando continuamente y reafirmando los valores institucionales,
prestando nuestros servicios con altos estándares de calidad y credibilidad, ajustándonos a la necesidad
de nuestro entorno, lo que refleja el bienestar de los trabajadores
visión:
Para el 2023 seremos una empresa líder y con mayor reconocimiento a nivel nacional, destacada por la
calidad en sus diferentes servicios, su cobertura nacional y el constante desarrollo de nuestras
herramientas tecnológicas, asegurando modelos con excelencia garantizando nuestra permanencia con
el tiempo; manteniendo la fidelización con nuestros clientes y el crecimiento de nuestra empresa.
Valores:

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Objetivo general
Integrar en el plan de formación de las empresas las necesidades formativas inmediatas y las
estratégicas, lo cual conlleva mejorar la calidad de vida de los trabajadores y la productividad de las
empresas
Objetivos Específicos
➢ continuar con el crecimiento con calidad tanto de la empresa, colaboradores y clientes
➢ fidelización
➢ mejorar continuamente a nivel de capacitaciones en los funcionarios para continuar con un
óptimo servicio
➢ realizar alianzas estratégicas tanto con proveedores como con las diferentes empresas
ofreciéndoles nuestros servicios
Estrategias
➢ Desarrollar actividades para la promoción de la salud y prevención de la enfermedad que
impactan positivamente en el bienestar de nuestra comunidad
➢ Garantiza la calidad en la información suministrada a nuestros usuarios a través de cualquiera
de los canales de atención.
➢ Incorpora herramientas tecnológicas que permitan lograr el cumplimiento de los compromisos
adquiridos en las relaciones contractuales con nuestros clientes
Marco estratégico

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Organigrama
Gerencia
general
Asistencial Operativos Formadores
Tecnologia de
la informacion
Asesoria legal
Recursos
humanos

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FORTALEZAS
- Personal capacitado
- Espacio adecuado para la atención
- Buena ubicación
- Facilidad de información
DEBILIDADES
- Falta de covertura internacional
AMENAZAS
- Competencias
- Convenios entre IPS
OPORTUNIDADES
- Oportunidades a nivel internacional
- Mejoras en la infra estructura
DOFA

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Procesos y actividades de la empresa
• PROCESOS ESTRATÉGICOS: Son los procesos relacionados con el
establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos y los factores
claves de planificación del ámbito de la dirección de la organización o
empresa.
• PROCESOS MISIONALES: Son los procesos medulares que proporcionan el
resultado previsto por Ips Multi Center sst en el cumplimiento de su razón de
ser, son los que están directamente relacionados a la generación directa del
producto o a la prestación del servicio.
• PROCESOS DE APOYO: Son los procesos de soporte a los procesos operativos,
relacionados a la provisión de los recursos que son necesarios para el
desarrollo de los procesos estratégicos y misionales.
Servicios en la parte asistencial
exámenes médicos de ingreso, periódico y de retiro
✓ exámenes paraclínicos (audiometría, optometría,
visiometria, espirometría
✓ pruebas de laboratorio clínico
✓ pruebas Covid 19
✓ exámenes médicos para trabajo en alturas
✓ Curso para trabajo en alturas: Avanzado,
reentrenamiento, Básico, Administrativo y Coordinador
✓ Exámenes Médicos para manipulación de alimentos y
curso BPM
✓ Exámenes médicos para conductores, de servicio público y
privado, dando cumplimiento a la resolución 1565 de
2014 del plan nacional de seguridad vial.

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Servicios de asesorías y capacitaciones.
➢ Asesorías de diseño e implementación del sistema de
gestión en seguridad y salud en el trabajo
➢ Gestión en medicina preventiva y del trabajo
➢ Gestión en higiene y seguridad industrial
Impacto social
Ips Multi Center SST garantiza la comodidad de las herramientas tecnológicas donde por estos medios
podrán solicitar la información necesaria garantizando la calidad de servicio, garantizando la eficiencia y
eficacia
.
Sectores: Servicios
Tamaño de la empresa:
50 trabajadores
Tipo: Asociación
Propietario: Accionistas
Fundación: 25 de enero de 2020, Colombia
Oficinas centrales: Bogotá

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Proceso Licitatorio en el sector privado:
Nuestros clientes podrán consultar el portafolio de servicios en la página web institucional, ellos
establecerán un pliego de condiciones, en donde se encontraran ciertas especificaciones sobre la
prestación del servicio que deseen, una vez acordado las condiciones del pliego, se realizara un
intercambio de documentación como la cedula del representante legal, certificado de existencia,
RUT, verificación de antecedentes disciplinarios, judiciales, fiscales, lavado de activos (listado
Clinton o OFAC), financiación del terrorismo corrupción y soborno, esto con el fin de cumplir con
las diferentes normas de la seguridad en la cadena de suministros.
Una vez verificada la parte legal, se procede a realizar un contrato en donde se describe el
servicio a prestar de nuestra parte, el monto del servicio, horarios para la prestación del servicio
a contratar y término del contrato.
Proceso licitatorio en el sector oficial o público:
La entidad oficial abrirá una convocatoria en donde habrán varios candidatos a licitar, ellos
establecerán un pliego de condiciones, en donde se encontrar unos parágrafos y requisitos muy
específicos para llevarse a cabo la inscripción, se solicitan condiciones como por ejemplo ser una
organización con un tamaño determinado, con cierta cantidad de personas y una estructura
organizacional muy bien definida, habrán auditores que determinaran si se cumplen o no las
condiciones para participar de la licitación, se analizaran otras condiciones más específicas como
tipo de empresa, que sus empleados cuenten con ciertas competencias laborales, certificaciones
de sistemas de gestión de la calidad, medio ambiente y SST, o registro único de contratistas
(RUC), en el que se encuentra como requisito contar con resolución de facturación electrónica
emitida por la DIAN.
La Entidad oficial confirmando los requisitos establecidos en el pliego de condiciones realizara la
selección de su nuevo contratista, ganará el que tenga la mejor puntuación que es evaluado con
los requisitos que cumpla, por siguiente se realizara el contrato de prestación de servicios con los
mismos términos que el sector privado.

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CODIGO: FT-GCP-11 VERSION: 04
El contratista realizará una visita técnica trimestral para evaluar las
instalaciónes del contrante, para verificar condiciones de salubridad.
las entregas de los productos se deberán realizar de parte del contratista y
este asumira en su totalidad el costo del flete, tendrá que hacerlo en
camiones como minimo modelo 2015 con certificado que cuentan con la
cadena de frio y reportes de mantenimiento de los camiones, de igual forma
el contratista asumira el costo.
El contratante suministrara un inventario de los productos en stock, y en
base con este el contratista verificara que el stock existente no se agote,
todo esto bajo registro fotográfico y de manera demostrable.
Ambos contratista y contratante deberan tener la resolución de facturación
electronica, para hacer legales y certeros las obligaciones fiscales y de
aquisción de productos y servicios de igual forma una cuenta bancaria de
denominación empresarial.
Mediante licitación privada se adjudica este contrato de suministro de
productos alimenticios, del cual va a ser contratante IPS MULTICENTER SST y
contratista Mortadela & Filemon SAS, que mediante resolución #00025553214
se consagraran las condiciones que se hayan propuesto en los pliegos de la
actual propuesta licitatoria, y por lo tanto el contratante y contratista se
veran obligados en cumplir las condiciones que hayan pactado, de lo
contrario este contrato se clausurara y tendra sus correspondiente efectos
legales establecidos por la ley que la ampara.
PLIEGO DE CONDICIONES:
El contrato se celebrará bajo las siguientes cláusulas:
El contratante tendra que pagar en las fechas pactadas o de lo contrario se
clausurara el contrato por incumplimiento de pactos
El contratista tendra que cumplir con las entregas de los productos
contratados en las fechas pactadas
Los productos recibidos de parte del contratista deben estar sellados al vacio
y estos deben estar con sus respectivas fechas de vencimiento y lote,
tambien deben contener instrucciones de almacenamiento.
El contratista tendra que suministrar al contratante como minimo los
certificados de las BPM (buenas practicas de manufactura), como garantia de
la calidad de los productos a suministrar.
CONTRATO DE SUMINISTRO DE PRODUCTOS ALIMENTICIOS
FECHA DE ELABORACIÓN: 14/02/2021
CONTRATO # 079

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firman en representación de IPS MULTICENTER SST: Angie Espitia, Nohora
Alexandra Pinzon, Cristian Alejandro Dueñas
firma en representación de Mortadela y Filemon S.A: Dolores fuertes de
barriga
PRODUCTOS ALIMENTICIOS PROCESADOS (PANES, MERMELADAS, CEREALES
KELLOGS, PASTA)
CLAUSULAS DEL CONTRATO
#1. El contratista realizara una factura mensual y sera rádicada
electronicamente al correo que asigne el contratante, la fecha pactada es
01/03/2021 apartir de ese momento inciara el cobro cada 1ro de cada mes
durante el termino del contrato.
#2. el contratante deberá pagar mensualmente la suma de "veinte millones
de pesos " $20,000,000 y el pago sera realizado bajo transferencia bancaria
electronica
#3 El presente contrato se celebrara desde el lunes (1) de marzo de 2021 y
tendra un termino de duración de (12) meses
En virtud de lo anterior firman los representantes legales o socios de cada
organización, firmese y cumplase. Dado a los 14 dias del mes de febrero del
año 2021
CARNE VACUNA (CORTES FINOS DE SOLOMILLO, PIERNA, PEZUÑAS)
CARNE PORCINA (CORTES DE CHULETA, TOCINO, TROMPA, JAMÓN)
PRODUCTOS AVICOLAS (PIEZAS DE MUSLOS, ALITAS, PECHUGA, HUEVOS AAA,
HUEVOS DE CODORNIZ, VISCERAS Y MENUDENCIAS)
CEREALES (ARROZ, AVENA, LENTEJAS, ARVEJAS, FRIJOL BOLA ROJA, FRIJOL
NEGRO, FRIJOL BLANCO)
SALSAS Y CONDIMENTOS (CHIMICHURRI, AJO, SAL, PIMIENTA, PAPRIKA, AJO
EN PASTA, RICOSTILLA, RICOPOLLO, CALDO MAGGI, SALSA PARA GULASH,
SALA DE TOMATE, SALSA BBQ, MAYONESA, MOSTAZA)
PRODUCTOS CARNICOS PROCESADOS (JAMON DE CERDO IBERICO, TOCINO
AHUMADO, SALCHICHAS TIPO PERRO, SALCHICAS RANCHERAS, CARNE PARA
HAMBURGUESAS, COSTILLITAS DE CERDO BBQ, SALCHICHON, PEPPERONI
AMERICANO, SALAMI MILANES, CHORIZO VELA, MILANESA DE POLLO
APANADA, MILANESA DE RES APANADA)
PRODUCTOS LÁCTEOS (QUESO, LECHE, CREMA, YOGURES, KUMIS)
PRODUCTOS NO LÁCTEOS A BASE SE SOYA (TOFU)
PRODUCTOS O SERVICIOS A CONTRATAR:

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Categorización de los tipos de compras
Para que la empresa pueda realizar compras requiere de proveedores, para ello se deben seleccionar de
acuerdo del tipo de necesidad que esta tenga, por ejemplo, IPS MULTI CENTER SST realiza compras de
suministros farmacéuticos a 3 diferentes proveedores, porque su sistema de gestión de calidad establece
que se deben evaluar a 6 diferentes proveedores para la selección.
Cada organización tiene sus propias políticas de selección, pero es estrictamente necesario contar con
esta estructura de preselección:
SI ES PERSONA JURIDICA
• Formatos del sistema de gestión predeterminados por la organización (ficha técnica, visita
técnica, evaluación, acuerdos de confidencialidad de la información y otros que disponga el
sistema de gestión).
• RUT
• Cámara de comercio
• Cédula de representante legal y revisores fiscales
• Certificado en el que se demuestre que tiene o se está implementado el SG-SST en cualquiera de
sus fases (planear, hacer, verificar o actuar) emitida por un ente certificador o por el ARL.
• Verificación de antecedentes (judiciales, disciplinarios, fiscales).
• Verificación de antecedentes SIPLAFT/COSO (Lavado de activos/financiación del
terrorismo/corrupción/ soborno).
SI ES PERSONA NATURAL
• Formatos del sistema de gestión predeterminados por la organización (ficha técnica, visita
técnica, evaluación, acuerdos de confidencialidad de la información y otros que disponga el
sistema de gestión).
• RUT
• Cédula de representante legal.
• Verificación de antecedentes (judiciales, disciplinarios, fiscales).
• Verificación de antecedentes SIPLAFT/COSO (Lavado de activos/financiación del
terrorismo/corrupción/ soborno).
Cuando los proveedores están en regla se puede empezar a realizar trámites para realizar
compras a diferentes volúmenes y precios, sin la necesidad de acarrear riesgos como el
contrabando o negocios provenientes de dineros sucios, para ello IPS MULTI CENTER SST ha
logrado certificarse bajo la normativa ISO 2800 de BASC (Bussiness Aliance for Secure Comerce)
de seguridad en la cadena de suministros.

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3. Políticas de inventarios
Declaración de políticas
• Apoyar la gestión de la seguridad operacional mediante el suministro de todos los recursos
apropiados, que resultará en una cultura de la organización que fomente las prácticas seguras.
• Hacer valer la gestión de la seguridad operacional como responsabilidad principal de todos los
administradores y empleados.
• Definir claramente para todo el personal, administradores y empleados por igual, sus líneas de
rendición de cuentas y responsabilidades para el logro de la eficacia de la seguridad operacional.
• Establecer y operar procesos de identificación de peligros y de gestión de riesgos, incluyendo
un sistema de notificación de peligros, para eliminar o mitigar los riesgos de seguridad.
• Asegurar que no se adoptará ninguna medida contra ningún empleado que revele un problema
de seguridad operacional mediante el sistema de notificación de peligros
• Cumplir y, cuando sea posible, sobrepasar los requisitos y las normas legislativas y
Reglamentarias
• Asegurar que se dispone de recursos humanos con conocimientos e instrucción suficientes
para
poner en práctica las estrategias y procesos de seguridad operacional
• Asegurar que todos los miembros del personal poseen información e instrucción sobre
seguridad.
• Establecer y medir nuestra eficacia de la seguridad operacional con respecto a los indicadores
• Mejorar continuamente nuestra eficacia de seguridad operacional mediante procesos de
gestión
OBJETIVO
Determinar las directrices y lineamientos para la correcta administración y control de
inventarios, incluyendo la medición del reconocimiento, deterioro y manifestación de las
transacciones relacionadas con estos bienes
Esta política aplica a todos los inventarios, excepto a:
• Obras en progreso que surgen de contratos de construcción, incluyendo los contratos de
servicios directamente relacionados
• Instrumentos financieros

17
• Activos biológicos
a. flujograma para medir niveles de stock
Recuperada de
https://www.google.com/search?q=flujograma+para+analizar+los+niveles+de+stock&sxsrf=
ALeKk03x2_9GWeqi12BPpV8KMRcb60EnVg:1614449194506&tbm=isch&source=iu&ictx=1&f
ir=pVo9W9udAohAFM%252CdZd_t6zgwlhlmM%252C_&vet=1&usg=AI4_-kRBr_PBnxLrIbPl-
IkoaXLwvKoB6w&sa=X&ved=2ahUKEwj95vv104rvAhUG11kKHeOvCtcQ9QF6BAgCEAE#imgrc
=pVo9W9udAohAFM
Gestión de inventario
Dentro de la compañía se cuenta con un programa gestionado para realizar todo tipo de
inventario para definir las cantidades de asesorías, recursos, y de más procedimientos, que
se deben realizar en la empresa para hacer más eficiente la inversión de activos.

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3.1 lista de chequeo
3.2 método de evaluación de inventario
IPS MULTICENTER SST medirá el costo de inventarios, utilizando los métodos de primera
entrada y salida (PEPS) o costo promedio ponderado. Para los inventarios con una naturaleza
o uso diferente, puede estar justificada la justificación de fórmulas de costo distintas.
El método de ultima entrada primera salida (UEPS) no está permitido bajo la normatividad
de NIIF para PYMES.

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4.0 PROGRAMACION DE COMPRAS Y CADENA DE VALOR
la coordinación de los bienes y servicios es muy importante a que la forma de moverlas, adquirirlas el
tiempo en que operan también influye demasiado en otras actividades dentro de la empresa. El proceso
de compra está considerado como un proceso que va dentro de la empresa. El proceso de compras está
considerado como un proceso que va dentro de la programación, ya que las compras en un proceso de
adquisición
Es fundamental ya que ayuda a la capacidad de conllevar el grado de calidad de los servicios, su
disponibilidad y precio. Además, si es eficiente y cumple con las expectativas para las cuales se busca. Se
coordinará encuentros con ellos para retroalimentar sus procesos y asegurar su cumplimiento con sus
expectativas, de igual manera se debe de atender inmediatamente dicha irregularidad con programas de
mejoramiento continuo, con el objetivo de adicionar valor al servicio de asesoría garantizando
rentabilidad sostenida.
Desarrollo de cadena de valor
RECURSOS FINANCIEROS Y HUMANOS
Materia prima
SERVICIO ASISTENCIAL,
ASESORIAS Y
CAPACITACIONES
proveedor
Sistema de control de proceso Sistema de ejecución del proceso Aplicaciones empresariales
Utilidades combustibles provisiones operativas
materiales para mantenimiento

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prestación de servicios tanto en la parte asistencial (médicos, enfermería)
como operativos en call center y formadores
Materiales, maquinaria, publicidad, servicios
Reclutamiento, capacitación,
Almacenami
ento de
materiales
Servicios
asistencial,
operativo,
formadores
proveedores
Infra estructura de la empresa
Gestión de recursos humanos
compras
Promociones
y publicidad
Reclamos
soporte
PQR
Actividades de
apoyo
Actividades primarias

21
4.1 flujograma de compras
4.2 PROGRAMACION DE COMPRAS: la coordinación del os bienes y servicios es muy importante a que la
forma de moverlas, adquirirlas el tiempo en que operan también influye demasiado en otras actividades
dentro de la empresa. El proceso de compra está considerado como un proceso que va dentro de la
empresa. El proceso de compras está considerado como un proceso que va dentro de la programación,
ya que las compras en un proceso de adquisición

22
4.3 objetivo del departamento de compras

23
Razón social Nit/c/c Productos o
servicios que
ofrece
Criticidad Dirección Teléfono/
PBX
Mortadela &
Filemón LTDA
860.654.695-3 Suministro de
Productos
alimenticios
Baja Calle 161
#15-69
Bogotá DC
6532329
Inter suministros
De Colombia S. A
345.148.871-6 EPP,
elementos de
seguridad
industrial y
todo tipo de
suministros de
oficina
Medio Calle 1G
#65f-17
Bogotá DC
3587462
Ingeniería
Diseño y Calidad
940.965.999-8 Venta de
Sofware
Alta Cra 7 #104-
06 Bogotá DC
9001424
LOOPSAS S.A.S 980.451.201-3 Venta de
prendas de
dotación y
derivados en
tela y cuero
Alta Calle 127
#14-10
Bogotá DC
6549598
Servifuturo LTDA 975.365.415-7 Servicios de
conserjería,
arreglos
locativos,
Productos de
aseo.
Alta Calle 127 #9-
11 Bogotá DC
9564213
Seguridad
Nápoles LTDA
860.523.408-6 Servicio de
vigilancia y
seguridad
privada
Alta Calle 98 #13-
10 Bogotá
D.C
6160284

24
Los proveedores de IPS MULTICENTER SST están seleccionados con los más altos estándares de
calidad, ya que cuenta con la certificación de ISO series 28000, de seguridad en la cadena de
suministros, por lo tanto, nuestros proveedores son totalmente confiables en cuanto a la calidad
de los productos y servicios ofrecidos y no hacen parte de actividades ilícitas como el lavado de
activos.
El objetivo de una selección de relaciones comerciales con otras organizaciones es obtener el
mejor producto con la mejor relación precio-calidad y últimamente como lo asegura BASC,
establecer un comercio seguro, ya que estos internamente dentro de una organización serán
factores que afecten directamente la eficiencia en los procesos y por ende la satisfacción de las
partes interesadas.

25
Formato de inscripción de proveedores
Razón social Nit/c.c Productos o
servicios que
ofrece
Criticidad Dirección Teléfono/ PBX
Impreplanos 80189142-0 Centro de
impresión,
copiado y
publicidad
Media Calle 12 #7-25
Soacha
3203409629
impreplano@gmail.com
Centro
médico Dr
Sánchez
19187317 Medicina
general,
urgencias,
laboratorio
clínico,
radiología,
ecografía y
odontología.
alta Carrera 7 #11-42,
Soacha
318 4225525 - 7291312
Claudiaforero@gmail.co
m
CONSTRUCT
OPO LTDA
8300544962 realización de
Obras de
Ingeniería Civil y
Construcción
alta Avenida El Dorado
84 A 55 de 245 A
Modulo 5, Bogotá
2953508
constructopo@hotmail.c
om
Abogados
asociados
39636097 Servicios al
usuario en la
parte de
derecho
baja Calle 12 B #12-81
Bogotá
3420470
Mareli3963@hotmail.co
m
CLINICA
CHIA SA
8002007892 Servicios
ofrecidos al
usuario tanto
en la parte
asistencial
(cirugía, sala de
partos, etc.)
como consulta
externa
alta CALLE 6 #10 125
Chía, Cundinamarca
5938080

26
• Consideramos que el departamento de compras es parte fundamental en las empresas
puesto que se encarga que lo requerido para la misma llegue en una forma rápida y en
excelente estado ya que si no llega a tiempo algún producto producción falla, aunque
cada departamento al interior de las empresas tiene una importancia determinada de
acuerdo con su rol.
• El objetivo de esta cartilla es de reconocer y aprender sobre el funcionamiento del
personal o departamento de ventas
• Durante el desarrollo de este trabajo logramos identificar que las compras en cualquier
empresa requieren de análisis al posible proveedor quien nos brindara los productos o
servicios con la calidad requerida para ver si podremos realizar contrato con él o se
cambia de distribuidor puesto que se debe pensar en el cliente final

27
GESTION CON CADA PROVEEDOR (ubicación, tiempo y forma de entrega)
La gestión de proveedores se ocupa de gestionar la relación con los suministradores de
productos y/o servicios de los que depende la organización. Su principal objetivo es alcanzar la
mayor calidad a un precio adecuado. La gestión de proveedores se encarga de definir una
estrategia de suministradores según la cual orienta su labor, abarca:
• Seleccionar suministradores según la necesidad
• Antes de realizar algún negocio será totalmente necesario contar con la autorización de
la gerencia en la orden de compra, el gerente autorizará si cree lo suficientemente
justificada la necesidad que el departamento de compras realiza.
• La empresa no tiene un proceso productivo, pertenece al sector administrativo y al
sector de la prestación de servicios, por lo que únicamente se adquirirán elementos para
facilitar la prestación del servicio al cliente, por ejemplo, elementos de papelería,
compra de dotación, EPP y compra de equipos de mediciones higiénicas.
• Definir y negociar los nuevos contratos y pedidos, dejando constancia de acuerdos
financieros y de calidad alcanzados, así como las condiciones de compra impuestas.
• Renovar y terminar los contratos y pedidos establecidos.
• Los Tiempos de pago y formas de entrega estarán estipulados según la orden de compra,
las compras se realizaran de acuerdo al cronograma de compras.
• Los métodos de pago siempre serán mediante transacción bancaria y será causada con la
factura en físico o electrónica que el proveedor disponga.

28
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
COMPRA DE ELEMENTOSDE
ASEOYCAFETERIA
ADQUISICIÓN SERVICIODE
JARDINERIA
RENOVACIÓN DELICENCIA DE
AUDITORIA EXTERNA ISO9001,
14001, 28001Y45001
COMPRA DEDOTACIÓN Y
ELEMENTOSDEPROTECCIÓN
PERSONAL
COMPRA DE NUEVOSEQUIPOS
DEMEDICIONESHIGIENICAS
ADQUISICIÓN DESERVICIODE
CALIBRACIÓN DEEQUIPOSDE
MEDICIONESHIGIENICAS
ADQUISICIÓN DEEQUIPOSDE
SEGURIDADELECTRONICA,
PARA CASA MATRIZ
MANTENIMIENTODE
INSTALACIONESLOCATIVASEN
CASA MATRIZ
COMPRA DEPAPELERIA Y
ELEMENTOSPARA LA
NECESIDADDELSERVICIO
INTERNO
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
FECHA
COMPRAS

29
CRONOGRAMA DE SERVICIOS
IPSMULTI
CENTERSST
2021
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Empresa: IPS MULTI CENTER SST
Asociados: Cristian dueñas. Nohora pinzón. Angie Espitia S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S S
E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E E
Fecha de inicio: ENERO 2020 M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M M
A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A
Fecha de término: DICIEMBRE N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N N
A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A
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Servicios valor Duration
INSPECCIONDE PUESTOS DE TRABAJO
$200.000
6 SEMANAS
EXAMENES MEDICOS DE INGRESO
$ 150.000 TODOS LOS MESES
EXAMENES MEDICOS DE EGREO
$ 150.000
TODO LOS MESES
EXAMENES PERIODICOS
$200.000 TODO LOS MESES
EXAMENES MEDICOS PARA TRABAJO EN
$200.000 TODO LOS MESES
ALTURAS
CURSO PARA TRABAJO EN ALTURAS
$400.000 1 SEMANA
EXAMENES MEDICOS PARA MANIPULACION
DE ALIMENTOS
$ 100.000 1 SEMANA
EXAMENES MEDICOS PARA CONDUCTORES
&200.000 TODO LOS MESES
CAPACITACION DE LOS
RIESGOS
$200.000 TODO EL AÑO AS
IMPLEMENTACIONDELSISTEMADEGESTION
$ 250.000
12 SEMANAS
DESEGURIDAD
REALIZACION DE PAUSAS ACTIVAS
$50.000 10 SEMANAS
GESTIONDEHIGIENE Y SEGURIDAD
$200.000 TODO LOS DIAS
MEDICINA PREVENTIVA EN EL TRABAJO
$200.000 TODAS LAS SEMANAS
CHARLAS DE 5 MINUTOS
$10.000 TODALAS SEMANAS
ESTUDIO DE EPPS $30.000 4 SEMANAS
CAPACITACIONSOBRE LAS
ENFERMEDADES LABORALES DE LA
VISTA
$200.000
12 SEMANAS
CAPACITACIONDE MATRIZDE PELIGROS
$200.000 12 SEMANAS
CAPACITACIONDEL USOS Y CUIDADO DE
EPPS
$150.000 12 SEMANAS

30
NUESTROS PROVEEDORES Y TIEMPOS DE ENTREGA
Razón
social
Productos
o servicios
que ofrece
Donde se
ubican
Cuantas
sedes
procedenci
a
Ubicación de
entrega
Forma de
entrega
Tiempo de
entrega
Mortadela
& Filemón
LTDA
Suministro
de
Productos
alimenticios
Calle 161
#15-69
Bogotá DC
Cuenta
con una
sede
Nacional La entrega la
realizan en
nuestra
empresa que
directamente o
según es caso o
la urgencia o
necesidad la
pueden
entregar
directamente
en la empresa
contratante
Directament
e en la
empresa
contratante,
debidament
e embalada
de acuerdo
a su
necesidad
De 1 a 4
dias hábiles
posterior a
la compra
Inter
suministro
s
De
Colombia
S. A
EPP,
elementos
de
seguridad
industrial y
todo tipo
de
suministros
de oficina
Calle 1G
#65f-17
Bogotá DC
Cuenta
con dos
sedes
realizan en
nuestra
empresa que
directamente o
según es caso o
la urgencia o
necesidad la
pueden
entregar
directamente
en la empresa
contratante
Directament
e en la
empresa
contratante,
debidament
e embalada
de acuerdo
con su
necesidad
De 1 a 4
dias hábiles
posterior a
la compra
Ingeniería
Diseño y
Calidad
Venta de
Sofware
Cra 7 #104-
06 Bogotá
DC
Cuenta
con una
sede
realizan en
nuestra
empresa que
directamente o
según es caso o
la urgencia o
necesidad la
pueden
entregar
directamente
en la empresa
contratante
Directament
e en la
empresa
contratante,
debidament
e embalada
de acuerdo
con su
necesidad
De 1 a 4
días hábiles
posterior a
la compra

31
LOOPSAS
S.A.S
Venta de
prendas de
dotación y
derivados
en tela y
cuero
Calle 127
#14-10
Bogotá DC
Cuenta
con una
sede
realizan en
nuestra
empresa que
directamente o
según es caso o
la urgencia o
necesidad la
pueden
entregar
directamente
en la empresa
contratante
Directament
e en la
empresa
contratante,
debidament
e embalada
de acuerdo
con su
necesidad
De 1 a 4
días hábiles
posterior a
la compra
Servifutur
o LTDA
Servicios de
conserjería,
arreglos
locativos,
Productos
de aseo.
Calle 127
#9-11
Bogotá DC
Cuenta
con una
sede
realizan en
nuestra
empresa que
directamente o
según es caso o
la urgencia o
necesidad la
pueden
entregar
directamente
en la empresa
contratante
Directament
e en la
empresa
contratante,
debidament
e embalada
de acuerdo
con su
necesidad
De 1 a 4
días hábiles
posterior a
la compra
Seguridad
Nápoles
LTDA
Servicio de
vigilancia y
seguridad
privada
Calle 98
#13-10
Bogotá D.C
Cuenta
con una
sede
realizan en
nuestra
empresa
directamente
Directament
e en la
empresa
contratante,
debidament
e embalada
de acuerdo
a su
necesidad
De 1 a 4
dias hábiles
posterior a
la compra
PROCEDENCIA DE CADA PROVEEDOR
Nuestros proveedores son 100% colombianos, quienes nos ofrecen una buena calidad en los
productos con precios asequibles y con fácil ubicación.

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GESTION CON EL PROVEEDOR
Gestionar con cada proveedor para concertar el tiempo de compra, teniendo en cuenta la
ubicación de cada empresa que nos equipa según la necesidad, el tiempo de respuesta de cada
proveedor teniendo en cuenta que la idea es realizar nuestros pedidos con tiempo verificando el
stock de ellos y evitando dejar nuestros productos se agoten para realizar nuevos pedidos y
realizando nuestro cálculo para realizar un pedido que soporte un mes o 20 días como mínimo.
8. sistemas de almacenamiento y manejo
8.1 formas de almacenamiento de los suministros de las mercancías
Costo: desde el punto de vista económico, la aplicación de la Gestión de Almacenes disminuirá
los costos en inventarios, manipulación de inventarios, personal.
Tiempo: con la aplicación de Gestión de Almacenes, los tiempos de abastecimiento, recepción y
entrega disminuirán considerablemente, lo que se traducirá en reducción de costos, calidad y
mejora en la atención al cliente.
Cantidad: la cantidad de materiales y / o productos en inventario deberá ser la idónea para no
incurrir en costos de manutención de inventarios o en todo caso de obsolescencia de los
productos.
Manipulación de Materiales: Son todos los tiempos empleados para apilamiento y colocación
del producto. Con la mejora en la manipulación de inventarios, reducirá los costos de estos,
además, el tiempo empleado en minutos para manipular los materiales se reducirá.
Personal: Personas encargadas que laboran en el área de almacén, con el número adecuado de
personal encargado de administrar los inventarios, los costos en inventarios disminuirán, sobre
todo, los tiempos de recepción y entrega.

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Tiempo de Operación: Son el tiempo de operación de las actividades en almacén. Aplicando la
reducción de costos en las empresas, los costos en inventarios disminuirán y los tiempos de
recepción y entrega de materiales reducirán.
Medios Físicos de Almacenamiento: Son las paletas, transportes y armarios que se utilizan. Se
usarán los medios físicos más recomendables para los distintos productos
LOGÍSTICA.
El almacenamiento de los servicios logísticos más importantes en la cadena de suministros de la
empresa, ya que además de albergar los productos en un espacio físico, se realiza el control,
disponibilidad y requerimiento de los productos, así como su traslado a los sitios de consumo o
producción. Actualmente con la demanda en el mercado se requiere que el almacenamiento de
insumos y suministros reduzca los tiempos de respuesta y optimice el tiempo de entrega, sin
perder su calidad.
Debemos tener en cuenta que toda empresa que maneje consumo y producción debe manejar
un almacén, el cual se puede manejar en un espacio propio o a través de un tercero, cumpliendo
con los estándares para su optimo almacenamiento y posterior gestión.
8.2 proceso de almacenamiento
a. Recepción de productos: acá se verifica el estado de los insumos que llegan (cantidad,
calidad, de acuerdo con el requerimiento del cliente y los requisitos que exijan la norma)
b. Almacenamiento: se guarda el producto en una forma segura y que sea fácil para realizar el
picking.
✓ Recepción de Materiales
✓ Registro de entradas y salidas del Almacén.
✓ Almacenamiento de materiales.
✓ Mantenimiento de materiales y de almacén.
✓ Despacho de materiales.

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✓ Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.
Planeación del almacenamiento
✓ Recepción.
✓ Almacenamiento.
✓ Entrega.
Área de entrega
✓ Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
✓ Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
✓ Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de
salida.
c. Conservación y mantenimiento: el producto se conserva en óptimas condiciones, teniendo
en cuenta las normas de seguridad, salud, este almacenamiento debe hacerse en un sitio
especial, llamado almacén, este cuenta con estanterías para guardar los elementos que se
desea proteger o almacenar, existen diferentes tipos de estanterías como:
• Estantería Convencional: hecha para espacios compactos y no tan grandes, suelen ser
estanterías pequeñas de 60cm y de 5 o 6 pisos, están hechas de metal.
Existen estanterías convencionales más grandes, dependiendo de las dimensiones del
almacén algunas pueden ser de hasta 2 pisos, pero deben contar con ciertas normas de
seguridad como cintas sujetadoras en cada compartimiento, para evitar desplomes de
mercancías

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• Estantería Dinámica: Son estanterías más sofisticadas y vienen adaptadas para la
paletización, pues se adaptan al montacargas porque tienen unas bases metalizadas muy
sólidas y cuentan con rodachines para desplazar el elevador del montacargas, suelen ser
estanterías de grande superficie.
• Estantería de carrusel o Paternóster: es un sistema de almacenamiento rotatorio
vertical, puede medir hasta 10 metros de alto y 3 metros de ancho, cuenta con un motor
y bandejas en las que se pueden guardar cosas no tan grandes, son estanterías
especializadas para almacenar muchas referencias de algún producto.
IPS MULTICENTER cuenta con un sistema de almacenamiento convencional, tiene un cuarto
frio y un sistema de carrusel (paternóster), en las estanterías del común se almacenan
equipos tecnológicos como los de mediciones higiénicas (luxómetros, sonómetros,
dosímetros, analizadores de frecuencias, barómetros), equipos médicos (alcoholímetros,
termómetros, estetoscopios, brazales de presión), también cuenta con sección de papelería
y de EPP como dotaciones, en el cuarto frio se almacenan los insumos y materiales que
deben mantener la cadena de frio, por ejemplo ciertos medicamentos, las muestras de

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laboratorio y en el carrusel paternóster se almacenan distintas referencias de jeringas,
catéteres, algunos medicamentos que no requieren ciertos cuidados.
d. Gestión de inventarios: se realiza un registro de los insumos que se encuentran y la cantidad
que hay en stock
e. Transporte: una vez sea solicitado el insumo, se registra la salida del almacén y se envía a su
destino ya sea externo o interno con su documentación para que quede evidencia y poder
manejar un inventario asertivo
Área
✓ Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
✓ Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
✓ Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el
documento de salida.
Proceso
✓ Entidad a la cual se va a servir.
✓ El espacio de que se dispone.
✓ Los artículos que en él se van a guardar.
Las distintas modalidades de transporte consideradas pueden ser evaluadas por una gran
diversidad de criterios. Entre ellos cabe destacar los siguientes:
Costo. Dentro de una misma modalidad de transporte, el costo puede variar sensiblemente
según el tipo de mercancía, tamaño del embarque, distancia a recorrer.
Rapidez / velocidad. Se mide por el tiempo transcurrido hasta que se recibe la mercancía.
Capacidad. Tamaño o cantidad del producto que puede ser transporta
Disponibilidad. Facilidad para contratar una forma de transporte a un destino específico.
Frecuencia. Continuidad del transporte.
Fiabilidad. Consistencia o capacidad del medio de transporte para llevar a cabo sus
funciones en los plazos y condiciones previstas.
Servicio. Acondicionamiento de las mercancías, reparación de daños y desperfectos.

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8.3 principios de almacenamiento
Toda empresa que necesite atender un mercado de consumo o producción requiere de
almacenaje, aunque debe ser importante cumplir con los lineamientos básicos para su optimo
desempeño y la correcta gestión de la mercancía, contando con unos principios básicos como
son:
✓ Flexibilidad para ajustarse a la necesidad del cliente
✓ Coordinación con la logística de la organización para el almacenamiento de los productos
✓ Calidad en cuanto al servicio e inventario
✓ Optimización aprovechando los espacios y el manejo de insumos para reducir costos
✓ Seguridad manejando los estándares requeridos, así como sistemas internos
Áreas
✓ Recepción.
✓ Almacenamiento.
✓ Entrega.
Proceso
✓ Recepción de Materiales
✓ Registro de entradas y salidas del Almacén.
✓ Almacenamiento de materiales.
✓ Mantenimiento de materiales y de almacén.
✓ Despacho de materiales.
✓ Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

38
8.4 aplicación de la normatividad en relación con el sistema de almacenamiento
❖ NTP 298: almacenamiento en estanterías
❖ NTC 4166: equipo de protección y extinción de incendios
❖ NTC 1931: protección contraincendios
❖ DECRETO 284 DE 2018: por el cual se adiciona el Decreto 1076 de 2015, Único Reglamento Del Sector
Ambiente Y Desarrollo Sostenible, en lo relacionado con la Gestión Integral De Los Residuos De Aparatos
Eléctricos Y Electrónicos – RAEE y se dictan otras disposiciones
8.5 Disposición final de Residuos:
IPS MULTICENTER SST es generadora de residuos peligrosos, este tipo de residuos está clasificado
como material de riesgo biológico o biosanitarios, ya que se generan en los laboratorios de toma de
muestras, los residuos que comúnmente se producen son:
• Agujas utilizadas
• Jeringas
• Algodones, gasas, telas con residuos corporales
• Fluidos corporales inferiores a 100ml (tubos de muestra y probetas)
• Medicamentos vencidos o insumos caducados
• Cultivos de agentes infecciosos
• Vacunas (Patógenos vivos)
Estos desechos son desechados en canecas con bolsas rojas, las agujas son puestas en guardianes de
agujas, están demarcados siempre con la siguiente simbología
Riesgo Biológico Guardián de agujas
Estos desechos deben tener un tratamiento especial para darles su disposición final, según el decreto
0351 de 2014 estos residuos una vez en bolsas rojas debidamente rotuladas con su contenido se tendrá
que almacenar en un ISOTANQUE y estará aparte de los residuos Orgánicos, aprovechables y no
aprovechables y un proveedor que cuente con licencia para transportar y almacenar tendrá que darle la
disposición final, bien sea destrucción, o exhumación.

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JUSTO A TIEMPO (JIT)
IPS MULTI CENTER SST intensifica en la optimización del sistema de entregas al instante
de tal manera que funcione justo a tiempo para lograr el objetivo de satisfacer las necesidades de
nuestros clientes en la entrega del producto ofertado ya sea asesorías, etc; en el tiempo indicado y
las cantidades requeridas es así como se establecen mecanismos ante la solución de los problemas
y eventualidades generando cambios internos cuya finalidad es mejorar el proceso eliminando
todo lo que retrase nuestra operación y ser más eficientes beneficiando nuestros clientes.
Flujograma implantación del jit

40
Objetivo
Ips multi center sst busca la eficiencia de los trabajadores garantizando un buen servicio a los
usuarios logrando obtener una mejor eficacia en cada uno de ellos teniendo en cuenta los
problemas y eventualidades que se puedan presentar, brindando soluciones inmediatas a las
dificultades.
Fundamento de proceso
El arreglo apropiado
Orden
Limpieza en el área de trabajo
Limpieza y mantenimiento de equipo
Diciplina
Reducción de los tiempos de servicio y minimizado de los tiempos de proceso
El tiempo de movimiento, que se reduce acercando las máquinas, simplificando los
desplazamientos, estableciendo rutas más racionales o eliminando la necesidad de desplazar
materiales.
El tiempo de espera, que puede mejorarse programando mejor la producción e instalando más
capacidad.
El tiempo de adaptación de las máquinas: es con frecuencia el gran cuello de botella al que se
enfrentan las empresas, y su reducción constituye uno de los elementos vitales del sistema JIT.
El tiempo de procesamiento, que puede reducirse disminuyendo el tamaño de los lotes o
incrementando la eficiencia de la maquinaria o los trabajadores.
Proceso
• Identificar y evidenciar el problema
• Simplificar la producción
• Centrarse en la demanda
• Brindar solución y asesoría inmediata

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Procedimiento de compras
6. Política Y Procedimiento De Compras
6.1 procedimiento de compras
6.1.1 objetivos
Establecer una metodología para la adquisición de bienes, servicios, materiales, insumos y
equipos, así como para la selección evaluación y reevaluación de nuestros proveedores y
contratistas destinados a las actividades de la organización
6.1.3 responsable
Es responsabilidad de:
✓ Gerente general
✓ Gerente o encargado de compras

42
✓ Gerente administrativo
✓ Asistente de gerencia
6.2 desarrollo y actividades
6.2.1 generalidades
Este procedimiento tendrá aplicación cuando existe la necesidad de realizar la compra de algún
servicio o producto que inciden en la prestación de algún tipio de servicio de la organización, para lo cual
se aplica a proveedores, donde se tendrá en cuenta los proveedores con mayor puntaje
Este procedimiento se aplicará en todas las dependencias que requieran algún bien o servicio,
asegurando el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios comprados
Estas pautas son de carácter obligatorio y se aplicara cuando halla la necesidad de realizar la compra
de algún producto o servicio
6.3 políticas de compra: son pautas que generan las empresas para determinar cuáles serán las
condiciones, plazos de pago, proveedores que tendrá la empresa, entre otros.
Esta es una actividad importante dentro de la organización, la que se debe gestionar de la mejor forma
posible para obtener el mejor producto o servicio, la calidad será establecida en la negociación, con
precios correctos, su entrega será a tiempo, etc.
Se debe tener una correcta relación con el proveedor intentando conseguir los mejores resultados
considerando las necesidades de la empresa obteniendo buen precio, cantidad necesaria con una óptima
calidad y con entrega en el menor tiempo posible.

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6.4 como crean las políticas y los procedimientos para las compras en una empresa?
• Compras respaldadas por una orden de compra
• Solo debe haber un encargado de autorizar las compras
• Quien debe firmar las solicitudes de pedido
• Como se adjudicarán los contratos de compras por vía libre o licitación
• En caso de urgencias tener claridad a quien se le harán las compras, se podrá a proveedores
fuera de los listados
6.5 propuesta de una política de compras para la empresa, con montos y tiempos de aprobación,
reglamentación general del comité de compras, procedimientos de compras coherentes con las
necesidades de la empresa y posibles proveedores para cada uno de los procesos de compra
Alcance:
Las políticas que se establecerán a continuación están dirigidas al personal encargado de desarrollar y
liderar el proceso de compras, para el correcto desempeño y funcionamiento del procedimiento, de igual
forma a los proveedores, clientes, terceros y demás involucrados con el procedimiento de compras.
Aspectos generales:
Para IPS MULTICENTER la seguridad de la cadena de suministros es primordial, para apoyar el desarrollo
del comercio seguro y ser parte de la misma, con el fin de aportar confianza a los clientes que tiene la
compañía que a fin de cuentas influencia directa o indirectamente en la satisfacción de nuestros clientes.
Por eso IPS MULTICENTER fomenta que los negocios que se realicen se desarrollen con total discreción,
responsabilidad, transparencia, honestidad y lealtad. Para ello se disponen canales anónimos de
prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo/corrupción y soborno, de igual manera un
sistema de reporte de actividades sospechosas, de esa manera nuestra organización influencia sobre las
demás la seguridad en la cadena de suministros.
Con carácter general el proceso de compras velara por que las compras se realicen se lleven a cabo en el
tiempo solicitado, se mantengan las condiciones de precio y la mejor calidad en los productos que se
adquirirán.
Por los valores y generalidades mencionados anteriormente el proceso de compras se realizará siempre
sin conflictos y sin intereses de por medio, de esa manera se evitarán situaciones de ilegalidad, o de
inequidad y se fortalecerá por si misma nuestra política.
Para la toma de decisiones de compras la empresa adoptará las siguientes condiciones:
• Toda compra pasa por un proceso de análisis, que evaluara un comité para verificar la
variabilidad y posibilidad de adquisición
• Se evalúan los proveedores para verificar cuales son los más favorables según la necesidad

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• Se realizarían los filtros de los encargados del almacén subgerencia y gerencia con el fin de no
tener gastos innecesarios afectando los gastos de la empresa
• Todas las compras serán reguladas por las normas vigentes
• No realizar pagos anticipados excepto que sea algo de primera necesidad y no se cuente con
proveedores que ofrezcan capacidad de pago
• Se contará con comité de compras
• No adquirir productos que no estén dentro de las necesidades de la empresa.
Principios de la política de compras:
• No se permitirá que algún integrante que conforma el departamento reciba comisiones o
dineros de por medio y regalos.
• Se realizarán sanciones que se dictan en el reglamento interno de trabajo en el caso de violar la
anterior política que puede abarcar desde el despido por justa causa, hasta robo, corrupción y
hasta situaciones de obligación penal.
• Se contará con un procedimiento de selección de proveedores, donde se enfocarán en los
estándares establecidos por ISO 28001 y estarán plasmados en el SIG.
• Se exigirá a los proveedores que cumplan con los requisitos legales que la legislación colombiana
comprende para el correcto funcionamiento de una organización, respetando los derechos de
sus empleados.
• El proveedor seleccionado se deberá comprometer con IPS MULTICENTER SST para cumplir con
la calidad de los productos en adquisición y respetando las condiciones que ambas partes
pacten.
• Se realizarán periódicamente auditorias por parte de la gerencia general, para la revisión de flujo
de mercancías y dinero en el procedimiento.
• Se fomentará la sana competencia entre proveedores.
• Aquellos proveedores a los que se les realice consignaciones con montos superiores a
$10’000’000 mensuales serán sometidos a un estudio de confiabilidad donde se analizaran
aspectos relacionados al establecimiento de condiciones pago y plazos de entrega.
Clasificación de los niveles de autorización de compras en la empresa, especificando cargos que
componen el comité, montos y relación entre estos aspectos.
• Los pedidos serán montados por el jefe de almacén o quien esté realizando sus funciones, este
tendrá la facultad de realizar compras por montos inferiores a $5.000.000 de pesos para montos
superiores el pedido y autorización debe pasar por la subgerencia y gerencia.
Responsabilidades:
El proceso de lo liderará el director de compras, el segundo al mando será el coordinador de
compras y le seguirá el asistente de compras, las interventorías y auditorias serán encabezadas y
dirigidas con la gerencia general y el departamento de HSEQ.
Revisión y modificación de la política:

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Las políticas aquí plasmadas serán objeto de revisión anual y podrán ser modificadas con la
autorización de la gerencia general, también se modificará cuando se presenten actos de
importancia que puedan afectar a la organización interna.
Conclusiones
El trabajo que realizamos de compras y suministros en el mundo empresarial,
independientemente del sector económico al que pertenezca una empresa, se realizan
transacciones entre clientes y proveedores, ya sea para que el proveedor le preste un
servicio, de igual manera las licitaciones y los documentos necesarios en este proceso es aplicado
a la IPS multicenter sst con el fin de poder dar a conocer la empresa y aplicar lo previsto en clase ,
destacando lo aprendido y el funcionamiento de cada proceso ya que nos ayuda a conllevar, la
mejora de un aprendizaje requerido.

46
Referencia
• Imagen recuperada de:
https://www.google.com/search?q=flujograma+para+analizar+los+niveles+de+stock&sx
srf=ALeKk03x2_9GWeqi12BPpV8KMRcb60EnVg:1614449194506&tbm=isch&source=iu&i
ctx=1&fir=pVo9W9udAohAFM%252CdZd_t6zgwlhlmM%252C_&vet=1&usg=AI4_-
kRBr_PBnxLrIbPl-
IkoaXLwvKoB6w&sa=X&ved=2ahUKEwj95vv104rvAhUG11kKHeOvCtcQ9QF6BAgCEAE#im
grc=pVo9W9udAohAFM
• Imagen recuperada de
https://www.google.com/search?q=objetivo+departamento+de+compras&tbm=isch&ve
d=2ahUKEwjywu-x3IrvAhXvajABHewZAvUQ2-
cCegQIABAA&oq=objetivo+departament&gs_lcp=CgNpbWcQARgAMgQIABAeMgQIABAe
MgYIABAIEB4yBggAEAgQHjIGCAAQCBAeMgYIABAIEB4yBggAEAgQHjIGCAAQCBAeMgYIA
BAIEB4yBggAEAgQHjoFCAAQsQM6CAgAELEDEIMBOgIIADoHCAAQsQMQQzoECAAQQ1C
Q2S1YhPktYMmDLmgAcAB4AIAB_AGIAYAVkgEGMC4xOS4xmAEAoAEBqgELZ3dzLXdpei1
pbWfAAQE&sclient=img&ei=C5M6YLKRJe_VwbkP7LOIqA8&bih=657&biw=1349&hl=es#i
mgrc=eJ7220e5jj5GwM
• Recuperado de https://www.aerocivil.gov.co/autoridad-de-la-aviacion-civil/iris-
integrador-de-reportes-e-informacion-de-seguridad-
operacional/Documents/2.%20Ejemplo%20de%20declaraci%C3%B3n%20de%20pol%C3
%ADtica.pdf
• Recuperado de
https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fwatch%
3Fv%3DE8aKis3rmpw&psig=AOvVaw33HY3d-
2QlQBogTHl596Ge&ust=1615693318165000&source=images&cd=vfe&ved=0CAIQjRxqF
woTCKCO5-SsrO8CFQAAAAAdAAAAABAI
• Recuperado de
https://lh3.googleusercontent.com/proxy/NyyX0p9b3uSFsxK6REDlwjHnG9AzXEXYu8hQh
QXeWDFRM3UBES5vBynWjPz3mSpV29GNe1TP3Vi1FCmFLLpRphmLltmTGOgHikEqha12y
pZIH4CbiwMWmWmF-Ns
• Recuperado de
http://www.luismiguelmanene.com/2012/06/21/logistica-transporte-almacenaje-y-
manutencion/
• Recuperado de
https://slideplayer.es/slide/13582251/
• Imagen recuperada de
https://blog.planimedia.es/el-proceso-de-decision-de-compra-a-debate-en-forovacolba/

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