El documento describe los principios y prácticas básicas de archivo en las empresas. Explica que un archivo organizado es importante para almacenar y recuperar fácilmente documentos como cotizaciones, facturas y pedidos. También describe los diferentes tipos de sistemas y equipos de archivo como archivadores verticales, carpetas y rótulos, y los métodos comunes como archivos alfabéticos, numéricos y por asuntos.

3.  Las empresas públicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan registros
en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y
solicitudes diversas.
 Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya necesidad de referirse a
ellos por cualquier circunstancia, puedan ser
localizados fácil y prontamente.

4.  El archivo en la empresa es uno de los instrumentos
más importantes, ya que en él se recopila en forma
organizada los registros, documentos de interés para
la empresa.
 El procedimiento de clasificar, organizar y conservar
los registros de una empresa en forma sistemática se
le conoce como archivar, actividad que se realiza con
la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la
localización de los documentos.

5.  Planificar y promover la correcta gestión de los
documentos y de los archivos de las diferentes empresas,
proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.
 Organizar las transferencias periódicas de documentos
desde los archivos de gestión al Archivo General.
 Garantizar los servicios de consulta, préstamo y
reproducción de documentos, según la normativa
específica en materia de acceso.
 Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan
en la empresa.
 Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

6.  Organizar la documentación administrativa.
 Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío
de los documentos requeridos por las diversas
dependencias de la empresa.
 Asegurar la transferencia periódica a archivos donde
su uso no es periódico.
 Valorar los documentos, tras el tiempo establecido,
para su conservación o destrucción.

7. Contiene la información utilizada
frecuentemente.
Contiene información utilizada
ocasionalmente.
Acciones pasadas, utilizadas raramente o
muy raramente.

8.  En toda organización debe existir un lugar apropiado
para guardar y conservar los diversos documentos
recibidos o remitidos previamente clasificados según
el sistema adoptado. Los sistemas de archivos más
comunes son:
• Alfabético .
• Por asunto.
• Geográfico.
• Numérico.
• Mixto.
• Cronológico.

9. Principales elementos:
Destinado al archivo, debe tener como
condición esencial un espacio amplio para que el
público y los empleados tengan acceso, facilitando la
comodidad.
Los muebles y equipos más
importantes son:
• Unidad vertical.
• Guías.
• Carpetas.
• Rótulos.
• Kardex.
Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales,
horizontales e independientes.

10. Son los más corrientes
en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o
cuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles se
colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma
que dan aspecto de orden y para aprovechar el
espacio, para consultas y circulación del personal.
Estos muebles
consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su
uso más frecuente es para organizaciones y oficinas
pequeñas.
Se fabrican ciertos
muebles que constituyen en sí, unidades
independientes. Consisten en una gaveta, bajo una
sólo marca común.

12. Es el sistema más primitivo.
Consiste en un clavo o gancho con base de metal para
que descanse sobre la mesa o el escritorio. Los
papeles se enganchan en el espigón en la medida que
se reciben.
Tienen la siguiente desventaja.
• No se resguardan los papeles contra el polvo.
• Los documentos pueden desprenderse y perderse con
facilidad.
• Para conseguir un documento determinado hay que
sacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos a
colocar en el mismo orden.

13. Por un lado se llama así, al conjunto especial de
procedimientos de archivo, que, en forma sistemática, se emplea
modernamente para el control de determinadas actividades
dentro de una empresa individual o colectiva. Por otro lado,
también se le llama así al mueble, generalmente metálico, para
archivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada.

14. Es un mueble de
madera que puede colocarse en la pared, o sobre una
mesa o escritorio. Consiste en varias divisiones
pequeñas con suficiente fondo para guardar en ellas
papeles del tamaño corriente de carta.

15. Es una caja en forma de libro,
Contiene un índice completo con todas las letras del
alfabeto. Este fue el primer sistema que introdujo
guías para organizar alfabéticamente la
correspondencia.

16. Tienen varias
divisiones y están clasificadas en orden alfabético o
numérico. Se le asigna una o varias letras del alfabeto
a cada una de estas divisiones.

17. Es la forma de archivar más
moderna que existe. La posición en que se colocan los
archivadores ofrece economía en espacio y se hace
fácil la búsqueda de documentos. Este sistema provee
mejor apariencia, más espacio, más viabilidad, más
flexibilidad, mayor facilidad y exactitud al archivar o
encontrar papeles o documentos.

18. Son muebles de
aproximadamente 1 m de altura, por lo general de tres
gavetas, cada gaveta cuenta con soportes para
carpetas colocadas de forma vertical, cada una
identificada con la respectiva categoría a la que
pertenecen los archivos que ella contiene.