Este documento describe los diferentes tipos de documentos que una empresa puede utilizar internamente, como convocatorias, actas, autorizaciones y notas internas. También describe los documentos externos como anuncios, cartas circulares, tarjetas, invitaciones y saludos. Para cada tipo de documento, explica sus partes y propósito.

1. Andrea Vázquez Alonso
Secretariado 2014

2. 1. Documentos de que se sirve la empresa en su
ámbito interno.
 Convocatorias
 Actas
 Autorizaciones
 Avisos y anuncios
 Boletines y revistas
 Memorias
 Nota interior
 Solicitud

3. 2. Convocatorias.
En una primera acepción es un documento pro el cual se cita
de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar
determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en
una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas
de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en
la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.
3. Actas.
Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo
sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados
en las mismas y que previamente han sido convocadas con
carácter oficial. El secretario da fe de este documento
mediante su firma, y la de los restantes miembros que
conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas
quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

4. Partes en que se divide un acta.
 Inicio: que a su vez consta de tres bloques:
Citando la localidad donde se celebra la reunión, la
fecha, hora y nombre de la empresa.
Relacionan los asistentes y ausentes (si los hay);
indicando su cargo en la empresa que representan.
Se comienza por el mayor cargo y se va
decreciendo. Esta relación figura en el margen
izquierdo del folio, separada por una línea si hace a
mano. Si por el contrario, se hace por medio
informático, forma parte del cuerpo del acta.
Figura el “Orden del día”, que es la relación
ordenada de los temas que se van a tratar o
deliberar. Estos temas se colocan en orden de mayor
a menos importancia.
 Contenido: se recogen de forma ordenada las
deliberaciones y acuerdos tomados en el desarrollo
de la sesión o reunión.
 Final: comienza con “No habiendo más asuntos que
tratar se levanta la sesión a las hh.mm horas del día
de la fecha”. A continuación figuran las antefirmas y
firmas del secretario, o bien, la del cargo que
convoca la reunión, así como la de los demás cargos
directivos. Si hay presidente, este dará el Vº Bº al acta
con su firma al margen izquierdo de la misma.

5. 5. Autorización.
Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un
empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a
diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo
normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad,
concisión y racionalización para cumplir su objetivo.
6. Avisos y Anuncios.
Son informaciones o noticias de carácter general que
afectan a la organización y, por tanto, al personal de la
empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen
un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y
racionalización).
7. Boletines y revistas.
Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes
al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa
que edita la publicación. Su confección se realiza en
imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande
empresas.

6. 8. Memorias.
Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la
sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año.
Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que
desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente,
director general o máximo mandatario, para después realizar un exposición dividida por
capítulos.
9. ¿Qué es una nota interior?
Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una
empresa se comuniquen entre sí.
10. Partes de que consta una nota interior.
 Inicio: nombre o razón social, fecha de confección en formato largo o corto, palabra DE
para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que emite la nota, la
palabra A para escribir el cargo de la persona y departamento o sección del que recibe la
comunicación y la palabra Asunto donde se redactará un resumen del motivo de la
comunicación.
 Contenido: se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior, de forma breve y
concisa.
 Final: firma de la persona que envía el mensaje, no aparece la antefirma pues aparece en
DE.
11. Solicitud.
Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar o
realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y cada
empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este documento son
múltiples: período vacacional, cambio de destino, matrimonio…..

7. Los documentos externos son:
 Anuncios.
 Carta Circular
 Tarjetas (de visita o
cortesía y comerciales)
 Invitaciones
 Saluda

8. 1. Anuncios
Se emplean cuando la empresa publica determinadas noticias que interesen a
sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien
sean clientes o n o de la empresa emisora.
1.1. Partes que consta un anuncio.
 Logotipo de la empresa
 La razón social
 AVISO o ANUNCIO
 Motivo o contenido
 Localidad y fecha de expedición
 Antefirma y firmado (no rúbrica)
2. Carta Circular
Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o
evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.
Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información
sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y
efecto o cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o
administrados.

9. 3. Tarjetas.
Las tarjetas se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.
3.1. Tarjetas de visita y cortesía.
Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:
 Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo
y el teléfono.
 Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales.
Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la
empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo
electrónico si se tiene.
 Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.
3.2. Tarjetas comerciales.
Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas
dentro de los productos que oferta Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.
 Públicos: eventos, congresos, simposios,….
 Privados o familiares: bautizos, bodas…

10. 4. Invitaciones, ¿qué son?
Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un
acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.
5. Saludas, ¿qué son?
Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos públicos
de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos con
trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de
posesión, etc.
5.1. Partes del saluda.
 Inicio: descripción del cargo de la persona que emite el documento, razón social y a
continuación la palabra “Saluda” que ya viene impresa.
 Contenido: figura la persona con nombre y dos apellidos, o cargo al que se dirige el saluda
para continuar con una exposición muy breve del motivo que lo origina.
 Final: consta del nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda, así con la fórmula
de despedida, que adopta una forma protocolaria y común para este tipo de
comunicaciones, estas frases comienzan en minúscula pero si el emisor figurase en el inicio, la
frase comenzaría por mayúscula.
5.2. Consideraciones del saluda.
Se redacta en tercera persona.Contenido breve.No se firma.No se escribe la dirección del
destinatario.No figura el sello de la empresa u organización.