Este documento define más de 50 términos relacionados con la elaboración y estructura de documentos. Entre los términos definidos se encuentran abreviatura, acrónimo, acta, anexo, asunto, bibliografía, capítulo, cargo, carta, certificado, cita, código, conclusiones, constancia, convocatoria, copia, cubierta, desarrollo, despedida, destinatario, encabezado, encabezamiento, espacio, esquema, estilo, experiencia, figura, foliar, fuente o tipo

1.  ABREVIATURA: es una palabra a la que se le sustraen algunas letras, para indicar que esta abreviada, se le coloca un punto final.  ACRÓNIMO: Es la unión por una o más siglas para formar una palabra.  ACTA: Es una certificación en cual se da cuenta de los de sucedido y pactado en la oportunidad dada.  ANEXO: Documento o cosa que depende o está muy relacionado con el tema.  ASUNTO: Es el tema que se llevara a cabo en una conversación o reunión pactada.
 BIBLIOGRAFÍA: Relación ordenada de datos de donde obtengo la información pactada.  CAPITULO: Partes numeradas que divide un escrito de forma ordenada.  CARGO: Función y responsabilidad que mantiene una persona en alguna organización.  CARTA: Escrito que se dirige a diferentes persona para dar una información.  CERTIFICADO: Documento el cual nos muestra veracidad necesaria en los diferentes aspectos.  CITA: Acuerdo entre dos o más personas acerca del lugar, día y hora donde trataran algún asunto pendiente.  CÓDIGO: Conjunto de normas legales sistemáticas que regulan unitariamente una materia determinada.

2.  CONCLUSIONES: Resultado obtenido al final de diferentes eventos que se realizan en las empresas.  CONSTANCIA: Certeza, exactitud de algún documento o hecho que se ha realizado.  CONVOCATORIA: Acuerdo para una siguiente reunión.  COPIA: Reproducción de un documentos propiamente original.  CUBIERTA: Parte que cubre las hojas internas, suele dar los datos de una potada.  DESARROLLO: Descripción de temas tratados en una reunión.  DESPEDIDA: Palabra de cortesía para finalizar una comunicación.  DESTINATARIO: Persona a quien se dirige cualquier comunicado.  ENCABEZADO: Título o línea de identificación para indicar la continuidad de un documento.  ENCABEZAMIENTO: Conjunto de palabras para iniciar un documento, palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.  ESPACIO: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.  ESQUEMA: Representación gráfica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.  ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

3.  EXPERIENCIA: Practica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.  FIGURA: Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.  FOLIAR: Acción de numerar las hojas.  FUENTE O TIPO DE LETRA: Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.  FUENTE BIBLIOGRÁFICA: Listas de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
 GLOSARIO: Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la compresión del documento.  ILUSTRACIÓN: Representación de un objeto, tabla o figura que aparece en el cuerpo del documento.  ÍNDICE: Lista opcional pormenorizada de los diversos términos precisos que se incluyen en documento, para facilitar su ubicación en el texto.  INFORME: Documento que describe o da conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, relativos a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.  INTERLINEA: Distancia vertical entre dos reglones.

4.  INTERLINEA LIBRE: Renglón sin escritura.
 INTRODUCCIÓN: Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido de un texto.  LÍNEAS ESPECIALES: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.  LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización.
 MÁRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de la página impresa.  MATERIAL COMPLEMENTARIO: Parte agregada o anexa a una obra que completa directa o indirectamente; separadas físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma.  MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una persona natural o jurídica.  MEMORÁNDUM: Comunicación escrita que se emplea a las organizaciones para tratar asuntos internos.  MENSAJE ELECTRÓNICO: Comunicación escrita a través del internet.  MODELO: Esquema de distribución de zona que le permite a la organización de la diagramación de su papelería.

5.  NOTA DE PIE DE PÁGINA: Aclaración del autor del informe para ampliar o complementar una idea expresa en el texto.  NIVEL: Ubicación dentro una jerarquía, de los elementos temático que conforman un documento. También se refiere a cada uno delos numerales que forman parte del documento.
 OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto.  ORDEN DEL DÍA: Relación de temas que han de tratar en una reunión.  PAGINA: Cara de una hoja.  PAGINAR: Acción de numerar páginas.  PORTADA: Primera página de informe, contiene los datos requeridos para la identificación del documento.  RADICACIÓN: Procedimientos por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas.  RAZÓN SOCIAL: Nombre que identifica a una organización.  RECOMENDACIÓN: Formulación concisa de acciones necesarias, como resultados directos de la conclusiones que consideran alcanzadas.  REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

6.  REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA: Conjunto de datos suficientemente precios ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.  REGISTRO: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas.  REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.  RENGLÓN: Serie de palabra o caracteres escritos horizontales.  RESUMEN EJECUTIVO: Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito, Informe breve que se limita a precisar el desarrollo acciones ejecutivas.  RUBRICA: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe con parte de la firma, después de su nombre o título.  SALUDO: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.  SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.  SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envió.  SOPORTE: Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética, este material puede de papel, metal, etc.  SUBDIVISIÓN: Cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas.

7.  TABLAS: Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, presentados en columna para facilitar su interpretación.  TABULADO: Espacio determinado para escribir datos en columnas.  TERCIO: Cada una de las tres partes en se visualizan el sobre.  TEXTO: En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.  TITULO: Palabras o frases con la cuela el autor denomina e identifica un documento.  TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
 VIÑETA: Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.
 ZONA: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.