El oficio es una comunicación escrita entre instituciones públicas o privadas que contiene información oficial. Un oficio típico incluye la fecha, número de oficio, destinatario, asunto, cuerpo del mensaje y firma. El propósito del oficio es transmitir información de manera clara, concisa y breve entre organizaciones de manera formal.

1. El OFICIOEl oficio es una comunicación escrita referente a los asuntos de servicio público que hace de individuos o varias instituciones particulares y privadas. También se conoce como la comunicación escrita que se envía de diferentes instituciones.

2. Estructura. Las partes de que debe constar todo oficio, emanado de un órgano de gobierno, son las siguientes:

3. LUGAR Y FECHA. En la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes el año en curso

4. NUMERACIÓN. En esta parte se escribe, los tres datos, al igual que en el memorándum la palabra OFICIO, con mayúsculas, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas separadas por una línea oblicua y el año en curso.

5. NOMBRE Y DIRECCIÓN DEL DESTINATARIO. Es la parte que abarca líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, de la el cargo el lugar, e la persona a quien se dirige.

6. ASUNTO. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra ASUNTO, seguida de dos punto, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicando en el cuerpo.

7. REFERENCIAEn la quinta parte se usa, solo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con la anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, convenios.

8. CUERPO O TEXTO. En es la parte más importante, se da a conocer el mensaje de la comunicación, expuesto de manera clara, precisa, concisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle, Es muy grato comunicarle, sin embargo en la actualidad hay la tendencia a entrar de una manera directa al asunto que motiva la comunicación.

9. DESPEDIDA. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía, existente, también, expresiones conocidas como” “Hago propicia la oportunidad para expresarle mi consideración y estima.”Atentamente,

10. FIRMA. Es el título o cargo con que el firmante suscribe el oficio, como: “El Secretario”, “El Oficial Mayor” “El Director”, “P.A. El Subsecretario”

11. FIRMA Y POSTFIRMA.Debe ser manuscrita, reservándose el empleo del facsímil para las minutas o copias, y para asuntos de poca importancia, como avisos, circulares… La postfirma. Se coloca nombre y apellido del firmante, el cargo que ocupa más el sello respectivo.

12. INICIALESal igual que en el memorándum, la inicial del remitente con las letras mayúsculas y el mecanógrafo con minúscula.

13. ANEXOS.Se indica la documentación que se adjunta al oficio, como revistas, catálogos, tarjetas, programas, etc.

14. DISTRIBUCIÓN.Se usa generalmente en los oficios múltiples; porque allí se mencionan las personas y dependencias a quienes va dirigido el oficio.

15. CARACTERISTICASLa correspondencia oficial a diferente de los demás formas de correspondencia se clasifica por los siguientes.1.- usar vocabulario diplomático o refinado2.- los asuntos que tratar en ellos son d trámite directo3.- el vocabulario que se emplea va de acuerdo al funcionario.La carta "Oficio" es un texto dedicado puramente a la información de tipo oficial o carácter protocorial procedente de una institución pública o privada.

16. Ejemplo modelo de Oficio Nº 1 Modelo carta oficio Numero 1 LOGOTIPO EMPRESA Madrid 12 de marzo de 1993OFICIO NUM. 23 345 - 1993 PASeñor Director Banca IdealistaAlfonso MartínezMadridAsunto: Denuncia pública ante abuso de fuerza.Ref.: 234-tMediante la siguiente oficio queremos hacer mención y hacer constar nuestra denuncia ante los hechos acaecidos el pasado día 2 en las independencias del Banco Ideal, situadas en la calle Mandriles 34.Tras las discusiones y agresiones del guarda jurado al miembro honorífico de la asociación de amigos del Oso panda, quede muestra de nuestra denuncia y así como constatan las cámaras de seguridad, nos libre a los responsables del banco de toda culpa e intercesión en los hechos.Adjuntamos la cinta de vídeo anteriormente citada y las denuncias fechadas de nuestro libro de reclamaciones.Sin otro particular me subscribo de ustedSaluda atentamente, Directiva Gral. Banco Ideal