El documento describe los conceptos y componentes fundamentales que deben integrarse en las asignaturas de Dirección y Control de Eventos y Producción de Eventos. Incluye temas como interpretar el brief del proyecto de evento, definir los objetivos, crear el concepto creativo central, desarrollar el programa detallado, estudiar los proveedores necesarios, gestionar los equipos de trabajo, el lugar, las comunicaciones, las invitaciones, el presupuesto, la contratación, la gestión de actividades, los imprevistos, los tipos de eventos, la utiliz

1. Conceptos y componente fundamentales que deben integrarse en Asignaturas de: “Dirección y Control de Eventos” y de “Producción” (de Eventos) Interpretar el Brief de un Proyecto Evento (Dirección y Producción) Interpretar los Objetivos del Cliente frente al Proyecto Evento (Dirección y Producción) Definir los Objetivos del Evento (Dirección y Producción) Creación del Concepto Central Creativo, en coherencia a los Objetivos del Evento – Cómo traducir los objetivos en ideas, para conseguir la originalidad y el impacto (Dirección y Producción) De la Idea al Programa Detallado del Evento (Dirección y Producción) Estudio de Servicios Apoyo: Proveedores Necesarios, tipología proveedores – Consejos de selección y seguimiento Proveedores (Producción)

2. Conceptos y componente fundamentales que deben integrarse en Asignaturas de: “Dirección y Control de Eventos” y de “Producción” (de Eventos) Formulación y definición de las funciones de lo Equipos de Trabajo que participarán en el Evento (Dirección y Producción) Gestión del Lugar (Producción) Definición de las Comunicaciones del Evento (Dirección y Producción) Gestión de Invitaciones (Producción) Producción v/s presupuesto real del Evento (Como se gestionan los recursos que no se tienen, o no se pueden financiar) (Producción) Contratación de Artistas, Proveedores y Colaboradores (Producción) Gestión de actividades, como definirlas, supervisar su realización - Puntos de Control y seguimiento a lo largo del proceso productivo - Incorporación del Chek-List, en la producción, control y gestión del Evento. (Producción)

3. Conceptos y componente fundamentales que deben integrarse en Asignaturas de: “Dirección y Control de Eventos” y de “Producción” (de Eventos) La gestión de imprevistos y los planes de contingencia (Producción) Características comunes en la producción de los distintos tipos de eventos, a nivel de producción (Producción) Uso y modulación de los espacios involucrados en la realización del Evento (Dirección y Producción) Producción y Dirección estética y ambiental de la Puesta en Escena (Dirección y Producción)

4. Componentes fundamentales en la Producción de un Evento Dirección de la recepción y protocolo del Evento (Dirección y Producción) Dirección Escénica de todo el Evento: Discursos – Entradas y Salidas de Personas - Banquetería – Dirección Artística – Producción Técnica y Audiovisual. (Dirección y Producción) Planificación del Montaje y Desmontaje (Producción) Entrega de Materiales y recursos solicitados (Producción) Rendición del Presupuesto Asignado (Dirección y Producción) Informe Final del Evento al Cliente. (Dirección y Producción)

5. Componentes de la Creatividad (Dirección y Producción) Experiencia Productiva Objetivos y Brief del Evento Tema / Slogan ¿Qué se desea Comunicar en el Evento? Dirección y Organización, Responsables del Evento Requerimientos de Gestión y Producción Comunicación Entretenida y Recreativa del Evento Propuesta Escénica Gral. del Evento Estilo – Estética Ambiente

6. Brief de Producción del Evento (Dirección y Producción) Tipo de Evento Elementos del Entorno: Por ej. Lanzamiento de un nuevo Producto Comercial – Nueva Feria – Celebración del Bicentenario Publico Objetivo: A quien se dirige, para quien se prepara Lo que se quiere conseguir – La Satisfacción del Cliente e invitados Estilo del Evento Fecha y lugar(es) previstos Contenidos/Actividades Presupuesto asignado

7. Ejemplificación de Objetivos de un Evento (Dirección y Producción) Comunicar / Difundir / Informar / > x EJ.: Sobre un Producto Motivar / Educar / Reunir / Dar Apoyo > x EJ.: Fusión Empresa Recrear / Crear / Celebrar > x EJ.: Fiestas Corporativas y similares Aunar relaciones / Conocer > x EJ.: Formación de nuevos equipos Felicitar / Premiar / Agasajar > x EJ.: Logros, resultados, ventas Consultar / Promocionar / Posicionar > x EJ.: Marcas, productos

8. Objetivos de un Evento OBJETIVOS de un Evento : - Educar - Fomentar la comunicación entre asistentes - Dar reconocimiento - Posicionar y vender un producto - Recrear y divertir - Motivar - Pero sobre todo, “Comunicar”

9. Aprendizajes Significativos (Dirección y Producción) Los Objetivos de un Evento, muchas veces suele ser el proceso peor formulado y gestionado, en el desarrollo de una Producción, donde sólo se establece el Cómo lo estamos haciendo, sin preguntarse del “Qué” -¨Por Qué” y “Para Qué”, lo estamos haciendo Poner todas las cosas por escrito Preguntarse: ¿Es un Evento la mejor manera de alcanzar nuestros Objetivos? Preguntar la opinión de otras personas implicadas Definir Objetivos Tangibles

10. Definición de Objetivos – Entender bien y a todos (Dirección y Producción)

11. Creación de Ideas (Dirección y Producción) La fase la cual se define como concepto central creativo del Evento (C.C.C.), es el contexto de contenidos creativos que permiten alcanzar el logro de los objetivos de un Evento Suele incluir el tema, la comunicación, la decoración, el tipo de comida, las actividades, el entretenimiento y la recreación, el espectáculo como un todo, el Slogan, los regalos corporativos. Recordar que un Evento, se produce para proveer una experiencia de Marca y alcanzar los objetivos de las comunicaciones integradas y estratégicas que requiere el Producto La Producción de Eventos, requiere de una creciente originalidad y creatividad en su ejecución.

12. Que se desea Producir como Comunicación del Evento (Dirección)

13. Planificar para Producir el Evento (Dirección y Producción)

14. De la Idea al Programa detallado Definición progresiva de todo lo que ocurrirá en el Evento Se concretará en dos programas finales Para asistentes en general Para organizadores (Programa detallado – Programa de Montajes y Desmontajes - Herramienta de Seguimiento minuto a minuto) Una herramienta básica de Comunicación y Organización Es la fuente de la definición de todo lo que se necesita para la producción (Definición de Equipos de Trabajo – Proveedores necesarios – Tareas internas – Documentos a preparar – validación de Clientes a obtener) La Programación es una herramienta muy dinámica que se va optimizando

15. De la Idea al Programa detallado (Producción)

16. Etapas del Evento – Desarrollo del Evento – Pensar cada Etapa del Evento La Producción de un Evento, debe pensar en cada una de sus fases y etapas, acción que le permita superar sus contingencias: En cada fase del Evento: ¿Cual es el Público? ¿Cual es el Objetivo de cada Fase? ¿En qué situación estarán? ¿Qué hago? … …

17. Proceso de Organización y Producción Definición de Objetivos Generación de Ideas (Concepto Central Creativo) Concreción de Ideas Programa Producción (Realización) Fin del Evento Entrega / Rendición de Cuenta Evaluación Definición del Programa Selección del Lugar Gestión y Definición de presupuesto Selección de Proveedores Comunicación Invitaciones Gestión de Riesgos

18. Condiciones de Negociación y Contratos No pedir presupuestos a 15 proveedores Comparar presupuestos comparables Asegurar máxima calidad en las condiciones (Servicio – Reembolso – Cancelación – Condiciones de Pago) Negociar, pero ser justo y correcto – Trucos de negociación – No pedir presupuestos para tener ideas No Utilizar las ideas de propuestas de otras Agencias Contestar sistemáticamente a los proveedores Legislación Aplicada Ley de la Renta Ley de Propiedad Intelectual Convenios y Contratos Permisos de organismos gubernamentales, fiscales y municipales Ley de Contratación de Trabajadores de Artes y Espectáculos Correcta emisión de Boletas y Facturas

19. ESCALERA DE LA DIRECCIÓN Y PRODUCCIÓN DE EXCELENCIA Creación del Proyecto de Producción Formulación y Sistematización de la Gestión de Organización y Producción Definición del Plan de Acción Seguimiento y Control del Plan de Acción Puesta en escena del Plan de Producción Evaluación de los Resultados ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN