Este documento presenta la propuesta de elaborar una guía de procedimientos para mejorar la eficiencia administrativa del Área de Proveeduría Institucional del Museo Nacional de Costa Rica. El objetivo es minimizar errores en las solicitudes de compra y facilitar la adquisición oportuna de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de los departamentos del museo. Se analizaron las fallas más comunes y el grado de satisfacción actual para diseñar recomendaciones que optimicen los recursos y ejecución presupuestaria a través de un mejor est

1. UNIVERSIDAD MAGÍSTER
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
TESIS PARA OPTAR AL GRADO DE MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN
DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN GERENCIA GENERAL
“EVALUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL
ÁREA DE PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL DEL
MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA.”
LICDA. MARINET PIEDRA ESQUIVEL
MAYO, 2014

2. OBJETIVO GENERAL
 Elaborar una guía de procedimientos que
ofrezca una mejoría en la eficiencia
administrativa del Área de Proveeduría
Institucional del Museo Nacional de Costa Rica,
con el fin de que se satisfagan las necesidades
de los usuarios en forma oportuna.

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Identificar las fallas más frecuentes que existen en
las solicitudes de compra presentadas ante la
Proveeduría Institucional del Museo Nacional de
Costa Rica, con el propósito de que se minimicen
los errores para un proceso eficiente.
 Estudiar el grado de satisfacción de los
departamentos con respecto a las compras
realizadas, para que se evidencien los factores que
inciden entre lo solicitado, lo adquirido y lo que se
requiere.

4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Describir de qué forma contribuye la Proveeduría
Institucional a la mejoría en la ejecución presupuestaria
del Museo Nacional de Costa Rica, con el fin de que se
optimicen los recursos asignados para la adquisición de
bienes o servicios.
 Definir los componentes principales que requiere el
estudio de mercado previo a la solicitud de compra de
bienes y servicios, con el propósito de que los
funcionarios de los departamentos solicitantes conozcan
estos elementos.
 Elaborar una guía de Procedimientos para que se
mejore la eficiencia administrativa de la Proveeduría del
Museo Nacional.

5. VARIABLES
 Reducción de fallas
 Grado de satisfacción
 Relación entre solicitud, requerimiento y adquisición
 Ejecución presupuestaria
 Optimización de recursos
 Bienes y Servicios
 Estudio de mercado
 Manual de Procedimientos

6. ALCANCES
 Como resultado de esta investigación, se pretende
dotar a los funcionarios de los Departamentos del
Museo Nacional, de una herramienta informativa y
guía sobre el procedimiento de inicio de compra,
que les posibilite realizar eficaz y eficientemente
las solicitudes de compra de bienes y servicios, y
optimice el tiempo y recursos asignados, lo que
permitirá contribuir a la satisfacción de sus
necesidades y a la eficiencia y oportunidad de la
contratación.

7. MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA
 Es una institución pública sin fines de lucro,
adscrita al Ministerio de Cultura y Juventud.
 El museo se fundó el 4 de mayo de 1887
MISIÓN
 “Protegemos el patrimonio cultural y natural para
el conocimiento, valoración y disfrute de las
presentes y futuras generaciones”.

8. PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
 La Proveeduría Institucional del Museo Nacional
de Costa Rica, es la encargada de Proveer los
bienes y servicios requeridos por la Institución,
realizando procedimientos de contratación
administrativa, así como realizar los procesos de
almacenamiento y distribución de bienes y llevar
un inventario permanente de todos sus bienes.

9. MARCO METODOLÓGICO
 Para efectos de esta investigación se realizará un
análisis con base en la investigación descriptiva e
investigación exploratoria.
 Fuentes primarias: son las respuestas que brinden los
funcionarios encargados de elaborar las solicitudes de
compra y los funcionarios del Área de Proveeduría.
 Fuentes secundarias: normativa que rige la materia de
contratación administrativa, los expedientes de compras
así como libros, tesis y otras bibliografías relacionadas.

10. MARCO METODOLÓGICO
 Población: está conformada por diez funcionarios
de los Departamentos que se encargan de realizar
las solicitudes de compra y la Proveedora
Institucional.
 En esta investigación se aplican tres instrumentos
técnicos de recolección de datos: la observación,
la entrevista y el cuestionario.

11. ANÁLISIS DE LO OBSERVADO
 La observación posibilitó la recolección de datos e
información, utilizando los sentidos para observar hechos y
realidades presentes y a los funcionarios donde desarrolla
normalmente sus actividades.
 Pudo observarse que existe una profunda desinformación
con respecto a los principios y conceptos propios de la
contratación administrativa y en especial en la elaboración
de solicitud de compra.
 No se encuentra determinado el proceso de la decisión
inicial de contratación administrativa, por lo que los
funcionarios no observan claramente las directrices a seguir
en dicho proceso y su importancia.

12. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 02. AÑOS SOLICITANDO COMPRAS INSTITUCIONALES
Fuente: Cuadro N°02.
10%
10%
20%60%
MENOS DE 1 AÑO
1 A 5 AÑOS
5 A 10 AÑOS
MÁS DE 10 AÑOS

13. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 03. CONOCIMIENTO DE LOS REQUISITOS PARA SOLICITUD DE
COMPRAS
Fuente: Cuadro N°03.
80%
0%
20%
SI CONOCE
NO CONOCE
NO SABE / NO
RESPONDE

14. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 04. CANTIDAD DE SOLICITUDES DEVUELTAS POR FALLAS EN
EL PROCESO DE COMPRA, PERIODO 2013
Fuente: Cuadro N°04.
10%
60%
20%
10%
MENOS DE 5
5 A 10
10 A 15
MÁS DE 15

15. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 5. PRINCIPAL MOTIVO DE DEVOLUCION DE SOLICITUDES POR
FALLAS EN EL PROCESO
Fuente: Cuadro N°05.
40%
30%
10%
20%
FALTA DE
ESPECIFICACIONES
FALTA DE DOCUMENTOS
FALTA DE FIRMAS
FALTA INFORMACION

16. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 7. PERIODICIDAD CON LA QUE SE REALIZAN ESTUDIOS DE
MERCADO PARA LA COMPRA DE UN BIEN O SERVICIO
Fuente: Cuadro N°07.
30%
60%
10%
SIEMPRE
ALGUNAS VECES
CASI NUNCA

17. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 08. CRITERIO UTILIZADO PARA DETERMINAR EL MONTO DE
CADA BIEN O SERVICIO A ADQUIRIR
Fuente: Cuadro N°08.
40%
50%
10%
PRESUPUESTO
DISPONIBLE
FACTURAS PROFORMA
PRECIO HISTORICO DE
SOLICITUDES

18. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 09. CONCORDANCIA Y RELACIÓN EN PRECIOS FINALES DE
COMPRA VERSUS PRECIOS ESTIMADOS INICIALMENTE
Fuente: Cuadro N°09.
50%
30%
20%
PRECIOS MAS ALTOS
PRECIOS SIMILARES
PRECIOS MAS BAJOS

19. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 11. GRADO DE SATISFACCIÓN POR LOS BIENES Y SERVICIOS
ADQUIRIDOS POR EL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA
Fuente: Cuadro N°11.
0%
50%
30%
0%
20%
MUY SATISFECHO
SATISFECHO
INSATISFECHO
MUY INSATISFECHO
NO SABE / NO
RESPONDE

20. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 12. FUNCIONARIOS OPINAN SI CONOCEN O NO LAS FUNCIONES
DE LA PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL
Fuente: Cuadro N°12.
60%
40%
SI CONOCE
NO CONOCE

21. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 13. FUNCIONARIOS OPINAN SI CONOCEN O NO LAS
RESPONSABILIDADES DE SUS DEPARTAMENTOS EN EL PROCESO DE
COMPRAS
Fuente: Cuadro N°13.
70%
20%
10%
SI CONOCE
NO CONOCE
NO SABE / NO
RESPONDE

22. ANÁLISIS DEL CUESTIONARIO
GRÁFICO N° 14. FUNCIONARIOS OPINAN SI CONOCEN O NO DE LA
EXISTENCIA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE LES GUÍE EN EL
PROCESO DE COMPRAS
Fuente: Cuadro N°14.
0%
40%
60%
SI CONOCE
NO CONOCE
NO SABE / NO
RESPONDE

23. ANÁLISIS DE LA ENTREVISTA
 Existe un amplio marco legal que rigen el proceso de compras.
 El mejoramiento continuo en los procedimientos de compra, se
basa, en la coordinación interinstitucional, para que se facilite la
implementación y ejecución de los objetivos.
 Un departamento que no realiza estudios de mercado corre el
riesgo de comprar a precios poco competitivos y que se deba
adjudicar a empresas que no ofrecen bienes y servicios de
calidad, malgastando así el dinero público.
 Un análisis de mercado permite tener una idea en cuanto a los
precios y las características de lo que se va a adquirir. Esto
permite conocer si es posible comprar bienes que cumplan con
los requisitos a los precios permitidos por el presupuesto.

24. CONCLUSIONES
 REDUCCIÓN DE FALLAS: se identificó las principales fallas
que causan las devoluciones en las solicitudes. Esto permite
reducir los errores más comunes y mejorar la eficiencia en el
proceso de las compras institucionales.
 GRADO DE SATISFACCIÓN: el grado de satisfacción por parte
de los departamentos muestra una gran disconformidad, ya que
señalaron que en la mayoría de las ocasiones, lo que se compra
resulta no ser útil en la consecución de los objetivos.
 RELACIÓN ENTRE SOLICITUD, REQUERIMIENTO Y
ADQUISICIÓN: existe una fuerte relación entre lo que
inicialmente deseaban obtener por parte de la Proveeduría no
coincide con lo brindado, dejando un claro escenario de que la
misma falta de información aportada sobre lo verdaderamente
requerido.

25. CONCLUSIONES
 EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA: una eficiente labor en las
compras públicas refleja la real ejecución presupuestaria, el
cumplimiento de los objetivos institucionales y por supuesto un
merecido servicio a los ciudadanos.
 OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS: al recibir solicitudes que no
cumplen los requisitos, estas son devueltas al solicitante, mal
utilizando los recursos institucionales. Por otra parte las
solicitudes no incluyen las especificaciones suficientes para
garantizar una compra adecuada, generan un
desaprovechamiento mayor de los recursos públicos. La
corrección de estos permitirá la optimización de recursos.

26. CONCLUSIONES
 BIENES Y SERVICIOS: no están siendo considerados con el
detalle que se debiese, ya que las descripciones aportadas son
escuetas y dan el suficiente margen de error para que los
proveedores oferten bienes y servicios “similares”, pero que lo
descrito resultó ser muy genérico y al final resulta en un bien sin
utilidad.
 ESTUDIO DE MERCADO: pese a que un importante margen de
los funcionarios consultados dicen realizar un estudio de
mercado, lo analizado y observado, demuestra que tales
estudios de mercado son escasamente realizados, imprecisos o
inexistentes en la mayoría de solicitudes.

27. RECOMENDACIONES
 REDUCCIÓN DE FALLAS: analizar los puntos de mejora
señalados y reconocidos por los mismos funcionarios que
cometen las fallas en las solicitudes, para así poder dar
retroalimentación a los encargados de área sobre el error
incurrido. Apegarse a los procedimientos establecidos para
reducir considerablemente estos errores de forma y de fondo.
 GRADO DE SATISFACCIÓN: establecer una revisión regular de
los bienes y servicios adquiridos, para determinar la idoneidad
de estos para con la consecución de sus objetivos. De manera
que la valoración les permitirá conocer su grado de satisfacción
y les ayudará en la toma de decisiones.
 RELACIÓN ENTRE SOLICITUD, REQUERIMIENTO Y
ADQUISICIÓN: es necesario fortalecer el conocimiento de las
distintas unidades en la institución, sobre sus responsabilidades.

28. RECOMENDACIONES
 EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA: mejorar la planificación de
los plazos de compra en cada departamento, para no tener
durante el periodo presupuestal ciertos picos de solicitudes que
no pueden ser subsanados en el plazo ideal y mal generar así la
ejecución del presupuesto institucional.
 OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS: establecer procesos de
auditoría en donde se determine el cumplimiento o no de lo
establecido.
 BIENES Y SERVICIOS: es importante que cada departamento
realice un estudio cuidadoso de cuáles son sus necesidades y
de cuáles son los bienes y servicios adecuados que les permitan
alcanzar sus objetivos.

29. RECOMENDACIONES
 ESTUDIO DE MERCADO: establecer como requisito asertivo
dentro de cada solicitud de compra, el estudio de mercado
donde demuestre la existencia del bien o servicio solicitado, así
como una valoración de estándares de calidad y la relación real
entre lo presupuestado y los precios existentes en el mercado.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: se recomienda implementar
la propuesta de una guía de procedimientos que le permita a la
Proveeduría Institucional y a las otras unidades a obtener
procesos de compras eficientes y eficaces.

30. “PROPUESTA DE UNA GUÍA DE
PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE
PROVEEDURÍA INSTITUCIONAL DEL
MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA.”

31. PROPUESTA
 Con el fin de minimizar la cantidad de solicitudes de
compra que son confeccionadas de manera errónea.
 Como resultado de esta Propuesta, se podrá contar con
una herramienta que facilite la labor de adquisición de
bienes y servicios y que oriente a los funcionarios,
mediante el establecimiento de los cursos de acción a
seguir en el cumplimiento de sus funciones, a la vez que
los sensibilice con el proceso de inicio de la compra,
para que se sientan satisfechos e identificados con la
labor de la Proveeduría Institucional.

32. OBJETIVO GENERAL
 Brindar una herramienta que facilite la labor de los
funcionarios involucrados en el desarrollo de los
procesos de contratación de bienes, a través de un
Manual que organice y sistematice la información
relevante del expediente de contratación,
optimizando el tiempo y los recursos asignados, para
el logro de eficiencia y oportunidad en la
contratación.

33. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Describir las acciones a realizar por parte de los
diferentes Departamentos institucionales, que
estandarice y ordene el desarrollo del inicio de los
trámites de contratación administrativa, para procurar un
proceso eficaz y eficiente.
 Adelantar acciones previas al proceso de invitación, que
permitan el mejor conocimiento y análisis de las
condiciones, características y tendencias del mercado
actual para la adquisición de un determinado bien o
servicio, lo cual reduzca las fallas en la presentación de
las solicitudes de bienes y servicios.

34. CONTENIDO DE LA PROPUESTA
 Importancia de las compras públicas
 Funciones específicas de la proveeduría institucional
 Responsabilidad de los departamentos en los procesos
de contratación administrativa
 Plazos para presentación de solicitudes de compra
 Errores en la solicitud de compra

35. LINEAMIENTOS PARA PRESENTAR LA
SOLICITUD DE COMPRA
 Memorando de justificación de la solicitud
 Formulario de solicitud de materiales o servicios
-Definición de requerimientos
-Responsable de la definición de los requerimientos
-Importancia de la definición de los requerimientos
- Forma de definición de los requerimientos

36. LINEAMIENTOS PARA PRESENTAR LA
SOLICITUD DE COMPRA
 Estudio de mercado
-Ventajas de realizar un estudio de mercado
-Requisitos para llevar a cabo el estudio de mercado
 Factura pro forma
 Certificación de contenido presupuestario

37. IMPACTOS DE LA PROPUESTA
 Tiene un impacto organizacional, como una herramienta
que facilita el procedimiento de la decisión inicial de la
contratación administrativa.
 Es de suma importancia debido a que es necesario
cumplir adecuadamente un proceso formal de compra, a
fin de adquirir los diversos bienes y servicios de manera
programada, organizada, coordinada, presupuestada y
fiscalizada, con el propósito de lograr la mayor
satisfacción de las necesidades y el bienestar de la
colectividad.

38. VALOR DE LA PROPUESTA
CUADRO N° 18. VALOR DE LA PROPUESTA
DESCRIPCIÓN TOTAL EN COLONES TOTAL EN DÓLARES
Talleres iniciales sobre la implementación
y uso de la guía de procedimientos.
Duración 14 horas.
529.240 975,02
Talleres intermedios sobre la
implementación y uso de la guía de
procedimientos. Duración 12 horas.
453.634 835.73
Talleres finales sobre la implementación y
uso de la guía de procedimientos.
Duración 12 horas.
453.634 835.73
Total 1.436.509 2.646,48
Tipo de Cambio Venta 542.80. Referencia Banco Central del día10 de abril 2014.
Fuente: Elaboración propia