elaboración de un manual de procedimientos contables para agilizar los tramites contables en una empresa

1. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
VICERRECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES Y ECONOMICAS
SUBPROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES EN LA OFICINA
DE LA LICDA ARELYS MORA DEL MUNICIPIO BARINAS,
ESTADO BARINAS, DURANTE EL PERIODO 2023-2024.
Autor:
Camacho O, Paolo A.
Tutora: Prof(a). Diana Herrera.
Barinas, Enero 2024

2. INTRODUCCIÓN
Toda organización, empresa o ente en
general que se dedique a actividades
comerciales, está en el constante proceso
de fortalecer el registro de su información
financiera
Dentro de las herramientas más
adecuadas a los tiempos modernos,
podemos encontrar los manuales
Los manuales de procedimientos
contables constituyen, actualmente, uno
de los instrumentos administrativos de
mayor importancia con que cuentan los
directivos de las empresas, para lograr el
correcto funcionamiento de sus
operaciones
Presente investigación se realiza con la finalidad de elaborar un manual de
procedimientos contables en la oficina de la Licda Arelys Mora del Municipio Barinas,
Estado Barinas, durante el periodo 2023 2024.,

3. CAPÍTULO I
El Problema
Planteamiento y Formulación del Problema
Desde que siempre el hombre ha estado realizando actividades financieras, desde un
principio surge la necesidad de llevar un registro de dichas actividades financieras
Debido a esto a lo largo de la historia van surgiendo y evolucionando técnicas como la
facturación, la teneduría de libros, la partida doble, entre otras
Hoy en dia la contabilidad se encuentra en un proceso de cambio ante el surgimiento de
las nuevas necesidades de información para llegar hacer utilizadas por diferentes
usuarios que se interrelacionan en el ambiente comercial tales como inversionistas,
clientes, público en general, entre otros
Seguidamente el Código de comercio, en Venezuela exige la utilización e implementación
de herramientas que permitan el correcto y eficaz manejo de los recursos de las
empresas

4. En este sentido, las organizaciones con vista futurista, están en una búsqueda constante
de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de
funciones, así pues, los manuales contables representan una alternativa para aplicarse
dentro de las empresas
En entrevista no estructurada con la dueña de la oficina contable de la Licda. Arelys
Mora, asume la responsabilidad que presenta actualmente de que no existe un manual
de procedimientos contables
De este planteamiento se generan las siguientes interrogantes:
¿Cuál es la situación actual de la actividad contable de la oficina contable de la Licda.
Arelys Mora?
¿Qué factores inciden en los procedimientos contables para la oficina contable de Licda.
Arelys Mora?
¿Cuál sería la factibilidad de la aplicación de un Manual de Procedimientos Contables en
la oficina contable de Licda. Arelys Mora?
¿Qué modelo de manual de procedimientos contables requiere en la oficina contable de
la Licda. Arelys Mora, la cual se pueda diseñar?

5. Objetivo General
Elaborar un manual de procedimientos contables en la oficina de la Licda. Arelys Mora
del Municipio Barinas, Estado Barinas, durante el periodo 2023-2024.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de los procedimientos contables en la oficina de la Licda.
Arelys Mora.
Identificar los factores que inciden en los procedimientos contables en la oficina de la
Licda. Arelys Mora.
Diseñar un manual de procedimientos contables en la oficina de la Licda. Arelys Mora.
Objetivos de la Investigación

6. Justificación de la Investigación
En cualquier empresa por muy grande o pequeña que esta pueda ser, resulta necesario un
manual de procedimientos contables. Para oportunamente elaborar el manual donde se llevará
una organización para producir los servicios que se prestan en esta compañía de manera activa
Los niveles de organización cada día
resaltan las responsabilidades de las
empresas en sus compras de materiales,
pasando por diversos procedimientos
hasta que llegue al consumidor final
por eso la oficina contable de la Licda.
Arelys Mora, no escapa de esta realidad,
A través de esta investigación se espera indagar el problema y proporcional una posible
solución que abarque las necesidades que tienen determinadas las empresas para actividades
contables y administrativas

7. Alcance y Limitaciones
Hernández, Fernández y Baptistas (2014), indica que el alcance es el resultado de lo que se
espera obtener del estudio. Se pretende proporcionar un Manual de Procedimientos Contables
para la oficina de la Licda. Arelys Mora, que facilite y sirva de guía en materia de contabilidad,
adecuado a las necesidades y metas que posea la mencionada empresa.
De acuerdo a la perspectiva de Avila (2001), una limitación consiste a que se debe estudiar un
aspecto del problema debido a algún factor externo al equipo de investigadores, es por ello que
debe de ser justificada con una buena razón. Con respecto al diseño del manual de
procedimientos contables la principal limitante es la poca cooperaciónn al momento de
proporcionar información por parte del personal que hace vida en la oficina de la Licda. Arelys
Mora.

8. Delimitaciones de la Investigación
Desde la óptica de Sabino (2016), “la delimitación habrá de efectuase en cuanto al tiempo y el
espacio, para situar nuestro problema en un contexto definido.
Las delimitaciones, en cuanto al tiempo disponible para la recolección de datos que avalen la
investigación debido a que la oficina, se requiere suficiente información, además la situación de
recursos humanos y financieros para poder desarrollar cada uno de los procesos
correspondientes a la forma de extraer la información necesaria para así llegar al objetivo de la
investigación

9. CAPÍTULO II
Marco Teórico.
Reseña Histórica de la Empresa.
La oficina de asesorías contables de la Licda. Arelys Mora. Se inició en la cuidad de barinas en
el año (2009) en compañía de la Lcda. Balaguera
La oficina se encuentra ubicada en la avenida 23 de Enero edificio la Mansión local 16. Después
de la experiencia adquirida con Lcda. Balaguera y los años de estudio, tomando las decisión de
independizarnos.
Con la finalidad de iniciarse como contadores
independientes y brindarle asesoria a sus futura
cartera de clientes, lo cual contaban con dos
clientes

10. Nuestra misión se basa en bridar asesoría contables, tributaria y administrativa, a
nuestra cartera de clientes y así proporcionar soluciones integrales efectivas que
satisfagan sus necesidades, orientados a la búsqueda de procesos eficientes y
asistencia personalizada que contribuyan a la obtención de sus objetivos y su
máxima rentabilidad, teniendo como compromiso primordial el cumplimiento de las
normativas y el reglamentos establecido con el área.
En el futuro obtener una firma reconocida, dedicada a la asesoría contable, fiscal,
laboral, y jurídica; brindándole el mejor servicio de su empresa, en cuanto a
rendimiento, eficiencia eficacia y responsabilidad, rapidez ante una diversidad de
clientes a los cuales presta sus servicios.
Ofrecer servicio profesional de asesoría contable a nivel comercial, industrial y
empresas mixtas. Servicio de contabilidad en general
Objeto de
la Oficina.
Misión
Visión

11. Antecedentes de la Investigación
Moran y Duran (2019) presento ante la universidad de Carabobo el trabajo de grado para optar
al título de especialista en gerencia tributaria en el área de ciencias sociales “procedimientos de
las actividades contables y administrativas dirigidas al cumplimiento de deberes formales en
materia de I.V.A. en la empresa Promalcer, C.A. ubicada en San Juan de los Morros Edo
Guárico”
Campoverde (2017) presento ante la universidad de oriente, núcleo de sucre su trabajo de
grado para optar al título de licenciada en contaduría pública, titulado “procedimientos
establecidos por el departamento de contabilidad para el control y registro de las operaciones
financieras ejecutadas en la empresa Serviagencia, C.A ubicada en cumana Edo sucre”
Arellano M (2020) en su tesis presentada en la universidad tecnológica equinoccial; la cual lleva
por título diseño de un manual de procedimientos contables para la constructora del pacifico
imerval CIA LTDA

12. Bases Teóricas
Definición de Manual
El manual es como un libro que contiene lo más sustancial de un tema, en este
sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar cumulo de
conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.
Objetivos de los Manuales
• Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización)
• Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización)
• Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos)
• Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos)
• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (manual de
procedimientos)
• Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función
específica)
• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su
incorporación al organismo (manuales contables)
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales contables)

13. Pasos para la Elaboración de un Manual
• Se recolecta toda la información que se considere necesaria para la elaboración del
manual.
• Ordenar, revisar y analizar la información recolectada.
• Se toma en consideración a los usuarios que elaboran un borrador el cual le es
otorgado a los usuarios del manual para que permita una opinión sobre el mismo.
• Aprobación después del proceso antes mencionado se hará la aprobación para uso de
la organización.
• Publicación, distribución e implementación, cuando el manual es aprobado se procede
a publicarlo y distribuirlo al personal para comenzar con la implementación
Tipos de Manuales
• Manual de Organización
• Manual de Políticas
• Manual de Procedimientos y Normas
• Manual de Especialistas

14. Manual de Procedimientos
Es el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la
relación de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye
además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad
y participación
Objetivos de los Manuales de Procedimientos
• Determinar de forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
• Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.
• Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo.
• Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

15. Contenido de un Manual de Procedimientos
Portada
Índice o Contenido
Procedimientos
Estructura organizacional
Simbología
Descripción de procedimientos
Diagrama de flujo
Estructura de un Manual
El Cuerpo del Manual
Glosario de Términos

16. Bases Legales
Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela
(1999)
Artículo N° 112, Todas las
personas pueden dedicarse
libremente a la actividad económica
de su preferencia, sin más
limitaciones que las previstas en
esta Constitución y las que
establezcan las leyes, por razones de
desarrollo humano, seguridad,
sanidad, protección del ambiente u
otras de interés social.
Código de Comercio (1955)
Gaceta Oficial Extraordinaria N°
475 Venezuela
Artículo 32, todo comerciante debe
llevar en idioma castellano su
contabilidad, la cual comprenderá,
obligatoriamente, el libro diario, el libro
mayor y el de inventarios

17. Cuadro 1. Operacionalización de las variables

18. CAPÍTULO III
Marco Metodológico.
Naturaleza de la Investigación
Se enfoca en un paradigma
cuantitativo, el cual expone los
métodos, técnicas y
procedimientos aplicados para
lograr el propósito
fundamental de este estudio.
Diseño de la Investigación
Investigación no experimental transaccional"
Esta investigación se recoge la información de
manera directa en la empresa en estudio, con
las personas que están involucradas en el
mismo, por lo cual es de campo, ya que son
recogidos los datos directamente y se observó
los fenómenos en su ambiente natural o tal
como se presentan para después analizarlo, de
ahí su carácter de diseño no experimental.

19. Tipo de Investigación
Bajo la modalidad de Proyecto Factible con un nivel proyectivo, lo que conllevara sobre la
base de los objetivos planteados, la presente investigación posee una trascendencia
meramente descriptiva.
Manual de Trabajos de Grado de
Especialización y Maestría y Tesis Doctorales
de la UPEL (2006)
"Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo
operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones
o grupos sociales"

20. Población Muestra
Un conjunto finito o infinito de elementos con
características comunes para las cuales serán
extensivas las conclusiones de la
investigación la cual que da delimitada por el
problema y por los objetos de estudio. la
población queda establecida con un
número de tres (03) miembros del
personal
Es un subconjunto representativo y
finito que se extrae de la población
accesible. La muestra queda conformada
por la misma población.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Información
El cuestionario, el cual está diseñado de forma clara y precisa, el cual puede ser comprendido
por una persona que tengan conocimientos de contabilidad

21. Validez y Confiaidad
Validez
La validez del instrumento de la presente investigación se realizará a través de la técnica de
“juicio de expertos” para tal fin se solicitará la colaboración de tres profesores expertos, (01)
profesional experto del medio gerencial y (02) metodológico, quienes realizaran una evaluación
del instrumento diseñado y emitirán su opinión a través de otro instrumento estructurado para
la verificación del mismo
Confiabilidad
Un instrumento confiable significa que si se aplica por más de una vez a un mismo elemento
entonces se obtendrá iguales resultados.
Técnicas de Procesamiento y Análisis de la Información
Las técnicas de análisis de datos estará basada en el análisis de datos, mediante registros,
tabulaciones y gráficas de datos, para así las relaciones entre la variable estudiada se pueda
extraer dichas conclusiones y recomendaciones

22. CAPÍTULO IV
Análisis e Interpretación de los Resultados
67%
33%
Gráfico 1. Cuenta la oficina con normas de
organización para su funcionamiento
Si
No
Análisis: un 67% que si cuentan con las normas de
organización existentes que aplican lo establecido de
acuerdo al uso de las normas, el 33% manifestó que
no.
67%
33%
Gráfico 2. Aplica la oficina las normas de
organización que se deben llevar en una empresa
Si
No
Análisis: un 67% que equivalen a dos
encuestados manifiestan que la oficina si
aplica las normas de organización que deber
ser llevadas en una empresa, un 33% (una
persona) manifestó que no.

23. 33%
67%
Gráfico 3. Lleva la oficina un plan de cuentas, para el
registro de las operaciones
Si
No
67% manifestaron que no llevan un plan
de cuentas para llevar a cabo todas las
operaciones de transacciones, 33%
manifestaron que si.12
100%
0%
Gráfico 4. La oficina cuenta con un plan de asientos
que guié el registro de transacciones contables
Si
No
todos respondieron que si (100%) existe
un plan de asientos que sirve de guía para
las transacciones contables.

24. 67%
33%
Gráfico 5. Utiliza la oficina de la Licda. Arelys Mora la
factura como formulario
Si
No
67% de los encuestados manifiesta que la
oficina si utiliza la factura como
formulario, 33% restante respondió que
no la utilizan.
67%
33%
Gráfico 6. Realiza la oficina un registro de las facturas
en el libro de compra al final de cada mes
Si
No
67% respondieron que si la empresa
registra las facturas de compras al
finalizar cada mes, 33% restantes
manifestaron que no.

25. 0%
100%
Gráfico 7. Evidencia del estado de situación financiera
en el libro de inventario para cada periodo ejecutado
Si
No
100% de los encuestados expresaron que
no se evidencia en el libro de inventario el
estado de situación financiera para cada
periodo.
100%
0%
Gráfico 8. Cumplimiento de la declaración de impuesto
de acuerdo a la ley.
Si
No
la oficina cumple con la declaración de
impuesto tal cual como dicta la ley antes
los entes gubernamentales

26. 100%
0%
Gráfico 9. Cuenta la oficina con la información
financiera para el momento de fiscalización.
Si
No
Al 100% que la oficina si cuentan con toda
la información financiera al momento de
una fiscalización, como es exigido en la ley.
33%
67%
Gráfico 10. Contribución de un manual de
procedimientos a la oficina
Si
No
Un 67% afirma que un manual de
procedimientos contables no contribuiría al
cumplimiento de la misión y visión de la
empresa para el crecimiento y el
fortalecimiento de la misma, 33%
manifestaron que si el manual de
procedimientos contables contribuiría al
cumplimiento de la misión y visión de la
empresa

27. 67%
33%
Gráfico 11. Creación de un manual de procedimientos
contable.
Si
No
100%
0%
Gráfico 12. Necesidad de la elaboración de un manual
de procedimientos contable.
Si
No
67% estuvieron de acuerdo que el diseño
de un manual de procedimientos
contables contribuiría al cumplimiento
del área contable, 33% restante
manifestaron que no.
100% de los encuestados señalo que si
existe la necesidad de la creación de un
manual de procedimientos que les sirva
como guía para el manejo y análisis de
toda la información financiera en lo cual
será de gran utilidad y guía para el
correcto manejo de la oficina para así
garantizar una información transparente.

28. 100%
0%
Gráfico 13. Manual de Procedimientos Contables,
para las actividades a ejecutar en el área Contable
Si
No
100%
0%
Gráfico 14. Contribución a la organización de la
empresa.
Si
No
cien por ciento 100% de los encuestados
opinan que si están de acuerdo en que un
manual de procedimientos contables se
establezca de forma ordenada, segura y
sistemática para registrar todas las
transacciones y operaciones financieras
de la empresa.
cien por ciento (100%) de las personas
encuestadas afirman que un manual de
procedimientos contables permitirá
mantener un orden en las actividades de
la empresa.

29. CAPITULO V
La Propuesta
Los manuales de procedimientos contables son una representación gráfica y una descripción
narrativa del conjunto de instrucciones específicas para realizar un tipo de trabajo, así como
también lo son los formularios que intervienen en los procedimientos.
Para el caso de la Oficina de la Licda. Arelys Mora del municipio Barinas Estado Barinas no
posee un manual que paute normas a seguir en la consecución de los procesos contables, y en
el estudio se detectaron muchas debilidades en el control interno de la unidad contable, se
propone en esta sección un manual de procedimientos contables para que sirva de guía en el
proceder del mismo.

30. Objetivo general
Diseñar un manual de procedimientos contables para la Oficina de la Licda. Arelys Mora que ayude
a llevar los procesos contables de la empresa.
Objetivos específicos
Establecer políticas y responsabilidades para un mejor funcionamiento de la organización.
Describir clara y precisa los procesos contables que garanticen la excelencia en las transacciones
contables de la empresa.
Incorporar un material de consulta que sirva como guía al personal de la organización
garantizando el correcto funcionamiento de la empresa.
Estructurar el sistema contable para la empresa.
Identificar las responsabilidades y pasos a seguir para el desarrollo de las mismas en los
empleados de la empresa.

31. Fundamentos de la propuesta
Ante la ausencia de un manual
donde se faciliten los pasos a seguir
en el proceso contable
se plantea en esta sección la elaboración
de uno
el cual sirva de guía para cada uno de los
involucrados en las operaciones
el cómo deben realizarse los
procesos contables
Los procedimientos contables son normas que deben seguirse con el objetivo de mantener planeadas
y controladas eficazmente las actividades financieras de la empresa en el periodo económico
correspondiente

32. Justificación
Este Manual es propuesto a la Oficina de la Licda. Arelys Mora debido a que no cuenta con un
apoyo de este tipo. Dicho manual generara a la organización facilidad para ejecutar
sus operaciones financieras.
Factibilidad de la propuesta
La factibilidad de la propuesta es positiva, pues los procedimientos contables, servirá de
soporte para optimizar las actividades para la toma de decisiones gerenciales en la empresa,
facilitando, la obtención información de manera oportuna, estableciendo controles, en pro de
resultados que sean óptimos de acuerdo a las funciones y responsabilidades de cada uno de
los involucrados, es por ello que requiere ser establecido los procedimientos en busca de ser
más eficientes, eficaces y efectivos, en todo lo concerniente a la organización.

33. CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN DE LAPROPUESTA
Este manual de procedimientos contables está en la capacidad de proporcionar toda la
información necesaria para realizar las funciones que se desempeñen en la gerencia en materia
contable.
Dicho manual en el desarrollo de los procedimientos que se realizan en la empresa en el área
contable. Ofreciéndole al lector la facilidad de entender y realizar de manera rápida y eficiente
las funciones que allí se describen. Se desarrolló de manera minuciosa los asientos y estados
financieros, para que su elaboración sea perfecta y no surja ningún error a la hora de
proporcionar la información que se suministra en dichos asientos y estados financieros. La
codificación de las cuentas ayudara a tener un mayor control de las mismas. El departamento
de contabilidad tendrá como apoyo o guía dicho manual, el cual facilitara las tareas que esta
deba cumplir.
El director – gerente de inversiones de la Oficina de la Licda. Arelys Mora, tendrá la obligación
de difundir en el personal las recomendaciones hechas al final de este manual. Y que el
departamento de contabilidad se lleve a cabo todo el desarrollo de este manual

34. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
Luego de analizar la problemática estudiada, se observa que existe la necesidad en la Oficina
de la Licda. Arelys Mora de aplicar un manual de procedimientos contables como guía para
fortalecer la administración laboral.
En la Oficina de la Licda. Arelys Mora no existe un proceso sistemático de planificación de los
procesos y de diseño de objetivos organizacionales, los mismos se van logrando a través de
reuniones, el gerente y personal, se designan las tareas y metas a cumplir.
No existe un manual de normas y procedimientos tanto contables como administrativos que
sirva de herramienta al personal para realizar las actividades, tareas, y procesos que los lleve al
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
El personal entiende la importancia de brindar un óptimo servicio a la comunidad, no existen
mecanismos de control para evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos contables.

35. Recomendaciones.
Implementar el manual de normas y procedimientos contables, ya que facilitan las labores
porque son documentos que contienen la descripción de las actividades que deben seguirse
para la realización de las funciones de una unidad contable.
Diseñar por parte d e la Oficina de la Licda. Arelys Mora mecanismos de control de los procesos.
Diseñar y aplicar indicadores de gestión para medir la efectividad de los procesos.
Realizar una cartelera informativa en lugares visibles que permita a la empresa mostrar
información relevante y de interés al público como la misión y visión, entre otros.
Aplicar en la Oficina de la Licda. Arelys Mora los procedimientos contables determinantes con el
objetivo de poder ejecutarlos eficientemente y poder así fortalecer cada proceso.