El documento analiza el sistema de información gerencial utilizado en el área de compras y ventas de la empresa INEQUIP C.A. Describe el organigrama de la empresa, sus procesos de compras (orden de compra, registro de facturas, elaboración de pagos), y menciona que el sistema automatiza las operaciones de inventario, compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar, caja y bancos.

1. ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
UTILIZADO EN EL AREA DE COMPRAS Y VENTAS DE
INEQUIP C.A.
Participantes:
La Rosa, Mauro.
Mijares, Jhon.
Menéndez, Paula.
Montilla, Cristian.
Morón, Paola.

2. Empresa venezolana, fundada
en 1985. Ubicada en la Av. Luis
Roche de Altamira, Caracas,
Venezuela.

3. NUESTRA MISIÓN: Ejecutar, administrar e
inspeccionar obras de ingeniería como
movimiento de tierra, deforestación,
topografía, vialidad, urbanismo, drenajes,
cloacas, acueductos, obras civiles, eléctricas
y sanitarias, gasoductos, obras interiores,
edificaciones y construcción en general.
Comprar y vender bienes muebles o
inmuebles, así como participar en la
promoción y venta de viviendas.
NUESTRA VISIÓN: ser la empresa líder
del mercado de la ingeniería civil y
construcción de inmuebles, utilizando las
más altas e innovadoras tecnologías y bajo
altos estándares de calidad y excelente
servicio a clientes y proveedores.

4. CONSTRUCCIONES Y EQUIPOS INEQUIP, C.A.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GENERAL
CARACAS – VENEZUELA
PRESIDENCIA
ANALISTA
ADMINISTRATIVO
ANALISTA
ADMINISTRATIVO
CONTABLE
ANALISTA DE
RR HH
GERENCIA
GENERAL
GERENCIA DE
ADMINISTRACIÓN
COORDINADOR DE
COMPRAS
STAFF DE
INGENIEROS
RECEPCIONISTA
GERENCIA
DE OPERACIONES
(02) CHOFER OPERADORA DE
LIMPIEZA
GERENCIA
DE CONTABILIDAD
ANALISTA
ADMINISTRATIVO
CONTABLE

5. Es un sistema de gestión empresarial desarrollado por un
grupo de profesionales venezolanos, usando las
herramientas más modernas de la plataforma Microsoft
para el desarrollo de software. El objetivo del sistema es
proveer a la gerencia de la pequeña y mediana empresa,
una herramienta versátil y completa que le permita
automatizar las operaciones en las áreas de: inventario,
compras, ventas, cuentas por cobrar y pagar; caja y
bancos.

6. ADMINISTRATIVO
CONTABILIDAD
NÓMINA
AVISOS Y
TAREAS
PRODUCCIÓN
INTELIGENCIA
DE NEGOCIOS
PROFIT MÓVIL
E - PROFIT

7. CARACTERÍSTICAS GENERALES
 MULTI-EMPRESA: Profit Plus Administrativo permite la creación y manejo de
tantas empresas como desee. Cada empresa puede ser configurada en
función de sus características y su creación puede ser efectuada partiendo
desde cero o a partir de otra empresa que ya exista.
 MULTI-SUCURSAL: Profit Plus Administrativo facilita el manejo de las
diversas sucursales de su empresa.
 MULTI-MONEDA: Profit Plus Administrativo permite el manejo de múltiples
monedas.
 SEGURO Y AUDITABLE: permite crear mapas de usuarios en los que se
define en forma rápida y sencilla las opciones: tablas, procesos y reportes,
que van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa.

8. CARACTERÍSTICAS GENERALES
 FLEXIBLE Y ALTAMENTE PARAMETRIZABLE: se adapta perfectamente al
funcionamiento de empresas de diversos tamaños y en sectores tan
diferentes como comercio de mayoristas y detales; fábricas y empresas de
servicios.
 TOTALMENTE INTEGRADO: está compuesto por los siguientes módulos:
Inventario, Compras y Cuentas por Pagar, Ventas y Cuentas por Cobrar, Caja
y Bancos. Todos estos módulos están integrados, lo que permite disponer en
forma ágil y precisa de la información.
 GENERADOR DE FORMATOS Y REPORTES: Profit Plus Administrativo trae
incorporados más de trescientos sesenta (360) formatos y reportes, los cuales
pueden ser modificados haciendo uso del generador de reportes de Visual
FoxPro. Además nuevos reportes y formatos pueden ser agregados al menú
del sistema haciendo uso de dicho generador de reportes.

9. BPO: Versión: 0
Fecha: Página: 01 de 02
Proceso
Sub-proceso
Área
Compras
Orden de Compra y/o
Servicios
Gerencia Solicitante
DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador de Compras y
Cuentas por Pagar
Recibe solicitud
Presenta a
Administración
para autorización
del gasto
Realiza búsqueda
externa del
proveedor
Contacta a
proveedores
potenciales
Fin
SÍ
NO
¿Existe
proveedor en
maestro?
¿Activo?
SÍ
NO
Incluye al proveedor inactivo,
dándole preferencia al mismo. Se
comunica con Administración para
su incorporación o reincorporación
Se inicia
proceso de
Caja Chica
1. Cotización de Bs 6.081 a Bs. 20.000
2. Cotizaciones de Bs. 20.001 a Bs. 40.000
3. Cotizaciones desde Bs. 40.001
¿Supera los
6.080 Bs?
NO
SÍ
Solicita cotización
Realiza Análisis
de Cotizaciones
Elabora Docum.(s)
de Compra(s) u
Docum.(s) de
Servicio(s)
Envía al proveedor
Verifica el centro
de costo, la
partida afectada, y
la disponibilidad
Administrador
Solicitante
Si el
monto
es igual
o
superior
a Bs
20.001

10. BPO: Versión: 0
Fecha: Página: 02 de 02
Proceso
Sub-proceso
Área
Compras
Consignación de
Mercancía
Gerencia Solicitante
DIAGRAMA DE FLUJO
Solicitante
Recibe bien y/o
servicio, así como
la factura
Solicita ajustes a
proveedor
Elabora Informe
de Conformidad
Fin
¿OK?
SÍ
NO
Adjunta
documentación
soporte
Incluso si el bien y/o
servicio no fue el
acordado
Revisa mercancía
o evalúa servicio
Concilia
Documento de
Compra Vs.
Factura
Se inicia
proceso de
Cuentas por
Pagar
Orden de
Compra y/o
Servicios,
Factura y
Nota de
Entrega

11. BPO: Líder Sub-Proceso:Versión: 0
Fecha: Página: 01 de 01
Proceso
Sub-proceso
Área
Cuentas por Pagar
Registro de Facturas
Gerencia de Admón
DIAGRAMA DE FLUJO
Analista
Administrativo
Prepara Relación
Semanal de
Pagos (Original y
copia)
Emite el Reporte
Análisis de
Vencimiento
Fin ¿Ok?
SÍ
NO
Coloca sello de “Contabilizado a la
Factura”
Procesa en el
sistema
automatizado
Emite reporte: Doc
por Pagar y
Comprobantes de
Retención
Identifica los
pagos semanales
Entrega a la Gerente de
Administración
Analiza
Solicita a la
Analista de
Administración
la
disponibilidad
bancaria
Firma y
sella
Compro
bantes
Firmado por el Ingeniero
Residente
Adjunta documentación
soporte
Saca copia
fotostática de la
documentación
soporte
Recibe
documentación
Firma copia de la
Relación Semanal
de Pagos
Revisa las
facturas y firmas
de autorización
Datos del beneficiario,
formalidad y operación
algebráica
Realiza revisión
aleatoria de la
documentación
soporte
Se inicia
proceso de
Emisión de
Pagos
Propone ajustes
Gerente de
Administración

12. BPO: Líder Sub-Proceso:Versión: 0
Fecha: Página: 01 de 03
Proceso
Sub-proceso
Área
Emisión de Pagos
Elaboración de Pagos
Cuentas por Pagar
DIAGRAMA DE FLUJO
Recibe Relación
de Pagos firmada
en señal de
revisión
Elabora
Comprobantes de
Egresos
(Cheques)
Fin
SÍ
NO
¿Pago por
Transferencia
Bancaria?
En caso de que la
factura ya este
cargada
Emite Reportes
Entrega a su
supervisor
inmediato
Se inicia proceso de Autorización
de Pagos
Prepara
documentación
soporte de pagos
Cotizaciones
Análisis de Cotizaciones
Orden de Compras
Informe de Conformidad
Factura
Documento por Pagar
Comprobantes de
Retención
Ordenes de Pagos
Carta de Transferencia
Bancaria
Comprobantes de
Egresos
Reportes
Listado de Ordenes de
Pagos
Relación de Pagos por
Transferencia
Listado de Cheques
Elabora las
Ordenes de Pagos
Listado de
Ordenes de
Pagos, Relación
de Pagos por
Transferencia y
Listado de
Cheques
Estampa sellos
Caducidad y
No Endosable
Elabora Carta de
Transferencia
Bancaria1
¿Factura
cargada?
Coordinador de
Compras
SÍ
NO

13. BPO: Líder Sub-Proceso:Versión: 0
Fecha: Página: 02 de 03
Proceso
Sub-proceso
Área
Cuentas por Pagar
Autorización de Pagos
Cuentas por Pagar
DIAGRAMA DE FLUJO
Gerente de
Administración
Propone ajustes
Entrega docum. a
la Coord. de
Compras y Ctas x
Pagar
Fin
¿Ok?
SÍ
NO
Firma Carta de
Transferencia
Bancaria1
Revisa
D
La revisión se realiza de
manera aleatoria para
constatar el cumplimiento
de control interno
¿Pagos por
Transferencia
Bancaria?
Firma cheques Firma reportes
D
Entrega al
Autorizador Nº 2
¿Pagos por
Transferencia
Bancaria?
Autoriza en el
sistema
automatizado y firma
carta de
autorización1
Firma cheques
Firma reportes
DRecibe
documentación
SÍ
NO
Gerente
General o
integrante
de la
directiva
Se inicia proceso de Envío
y Entrega de Pagos
SÍ
NO
Autoriza en el
sistema
automatizado1

14. SÍ
NO
¿Pago por
Transferencia
Bancaria?
Importa el archivo
txt (Relación de
Pagos)
Coloca sello de
“pagado” a las
facturas de
compras
Ingresa al
Aplicativo
Generación de
Archivo de Pagos
Profit Plus
BPO: Líder Sub-Proceso:Versión: 0
Fecha: Página: 03 de 03
Proceso
Sub-proceso
Área
Cuentas por Pagar
Envío y Entrega de Pagos
Cuentas por Pagar
DIAGRAMA DE FLUJO
Recibe
documentación
Analista
Administrativo
D
D
Separa los
comprobantes de
retención (si aplica) y
los comprobantes de
egreso
Entrega a la
Recepcionista
Envía correo
electrónico a los
involucrados
Informa si el pago es por transferencia
bancaria o cheque y la disponibilidad
para su retiro, así como para el de los
comprobantes
Archiva la
documentación
soporte en la carpeta
de egresos
Adjunta las copias
del Comprobante de
Egresos y de los
comprobantes y
archiva
Para que sean retirados por el beneficiario
Firmados por el beneficiario
Fin
Ingresa al sistema y
exporta archivo1
Software de la Entidad
Bancaria

21. PROCESO DE ELABORACION DE ORDEN DE
COMPRA
PROCESOENTRADA SALIDA
 FECHA
 RIF DEL PROVEEDOR
 CONDICIONES DE PAGO
 DESCRIPCION DE LA
COMPRA
 RENGLON DEL PRODUCTO
 CANTIDAD
 COSTO
 VALIDACION DE LOS
DATOS DEL PROVEEDOR
 AGENDA LA COMPRA
DEPENDIENDO DEL PLAZO
 CLASIFICA EL TIPO DE
COMPRA
 DESCARGA EL PRODUCTO
DE ACUERDO A SU
RENGLON
 CALCULA EL MONTO TOTAL
A PAGAR
 FORMATO DE ORDEN DE
COMPRA IMPRIMIBLE

22. PROCESO DE REGISTRO DE CUENTAS POR
PAGAR
PROCESOENTRADA SALIDA
 NUMERO DE ORDEN DE
COMPRA.
 METODO DE PAGO QUE SE
UTILIZARA.
 FECHA DE VENCIMIENTO.
 DESCARGA TODOS LOS
DATOS DE LA ORDEN DE
COMPRA.
 AGENDA EL PAGO.
 PROGRAMA LA
NOTIFICACION DE PAGO.
 REGISTRA EL MOVIMIENTO
CONTABLE EN LA SECCION
CUENTAS POR PAGAR
 FORMATO IMPRIMIBLE DE
CUENTAS POR PAGAR.

23. PROCESO DE ELABORACION DE ORDEN DE PAGO
A PROVEEDORES
PROCESOENTRADA SALIDA
 FECHA DEL DIA
 NUMERO DE LA ORDEN DE
COMPRA
 FACTURA QUE SE VA A
CANCELAR.
 METODO DE PAGO.
 DATOS DEL METODO DE
PAGO.
 DESCARGA TODOS LOS
DATOS DE LA ORDEN DE
COMPRA.
 ELIMINA LA ORDEN DE
COMPRA DE LAS CUENTAS
POR PAGAR.
 REGISTRA EL MOVIMIENTO
CONTABLE EN LA SECCION
BANCARIA.
 RECIBO DE PAGO A
PROVEEDORES.
IMPRIMIBLE.

24. FIN