Este documento presenta diferentes tipos de diagramas de flujo que pueden usarse para representar procesos, incluyendo diagramas verticales, horizontales, de bloques y arquitectónicos. Explica los conceptos básicos, simbología estándar como ISO-9000, y ventajas de usar diagramas de flujo como herramienta para analizar y mejorar procesos administrativos. El objetivo es brindar elementos para la representación de procedimientos en la Gerencia de Administración y Finanzas de acuerdo a las normas ISO.

1. Gerencia de Administración y Finanzas
Diagramas de
Flujo de Procesos
Expositor
Damián Escudero

2. Contenido
• Conceptos básicos
• Árbol de Problemas
• Formulación de Procesos
• Objetivo y Alcance
• Tipos y Características
• Símbolos usados en los diagramas de flujo
• Simbología ISO-9000
• Ventajas de Uso de Técnicas de Diagramación
• Recomendaciones

3. Conceptos Básicos
• Procesos: Secuencia de actividades diseñadas y ejecutadas
coordinadamente para el logro de objetivos
• Estructura Organizativa: Está constituida por el conjunto de
relaciones de trabajo formalmente definidas, implica división de
trabajo y asignación de responsabilidades.
• Sistemas: Procedimientos que hacen funcionar la organización,
conjunto de elementos interconectados entre sí con un objeto
específico.
Diagrama de Flujo
Gráfico que representa hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de símbolos

4. Árbol de Problemas
Borrado de datos en Aumento de Desmejora de la
las facturas probabilidad de calidad del servicio
archivadas extravío de las facturas administrativo
Efectos
Latencia en la Problema
entrega de facturas al Central
socio solicitante.
Causas
Falta de interés sobre
Impresión no
Sistema de archivo la obtención
organizada por
no adecuado oportuna de la
número de asociado
facturación

5. Formulación de los Procesos
• Aplicar enfoque analítico a los servicios administrativos
realizados.
• Establecimiento de objetivos.
• Segmentación de procesos.
• Determinación de actividades e involucrados. (Elementos).
• Análisis de efectividad (Cuellos de botella, presiones del
sistema, calidad de servicio)
• Formalización mediante la ejecución de la diagramación.
• Aprobación de la Gerencia de Administración y Finanzas.

6. Objetivo y Alcance
En el marco de la
implementación de las
normas ISO-9001-2008
se requiere la
elaboración de los
manuales de
procedimiento de la
Gerencia de
Administración y
Finanzas
Brindar a la Gerencia de Administración los elementos de juicio
idóneos para la representación de procedimientos y procesos,
así como las pautas para su manejo en sus diferentes
versiones.

7. Tipos y Características
Tipos de Flujogramas
 Vertical (Gráfico de análisis de proceso) Secuencia de rutina
 Horizontal (Destaca a los involucrados en el proceso) Enfocado en la
distribución del trabajo
 De Bloques (Secuencia de bloques contendientes de las tareas
realizadas) Procesos integrales
Características de los Flujogramas
 Representación sintética de los procesos.
 Simbolización de los procedimientos y de los elementos relacionados
 Sistema visible que permite analizar los pasos de un proceso

8. Símbolos usados en los Diagramas de Flujo
 American Society of Mechanical Enginners (ASME)
 American National Standard Institute (ANSI)
 International Organization for Standarization (ISO)
 Deutches Institut fur Normung e.V (DIN)
 Símbolos del flujograma de ingeniería de operaciones y
administración y mejora de la calidad del proceso (DO)
 Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de
 Yourdon-De Marco y Gane & Sarson

9. Simbología ISO-9000
SIMBOLO REPRESENTA
Operaciones. Fases del proceso, método o procedimiento.
Inspección y medición. Representa el hecho de verificar la naturalez,
calidad y cantidad de los insumos y producto.
Operación e inspección. Indica la verificación o supervisión durante
las fases del proceso, método o procedimiento de sus componentes.
Transportación. Indica el movimiento de personas, material o equipo.
Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso, método o
procedimiento.
Decisión. Representa el hecho de efectuar una selección o decidir
una alternativa específica de acción.
Entrada de bienes. Productos o material que ingresan al proceso.
Almacenamiento. Depósito y/o resguardo de información o productos.

10. Simbología ISO-9000 (Ejemplo)
MATERIA PRIMA
1
REVISIÓN
EMPAQUETADO
PRODUCCIÓN
ALMACEN
CONTROL DE
CALIDAD
SI
DECISIÓN
NO
1

11. Ventajas de Uso de Técnicas de Diagramación
 De uso: Facilita su empleo
 De destino: Permite la correcta identificación de
Actividades
 De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión
 De interacción: Permite el acercamiento y coordinación
 De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad
De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de
recursos sofisticados

12. Recomendaciones
En cuanto a su contenido y uso:
• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser
realizada con frases breves y sencillas
• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades
administrativas
• El símbolo de documento debe contener el nombre original
de la forma que se utilice
• Cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al símbolo

13. Recomendaciones
En cuanto a su contenido y uso:
• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser
realizada con frases breves y sencillas
• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades
administrativas
• El símbolo de documento debe contener el nombre original
de la forma que se utilice
• Cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al símbolo

14. Diagrama de Bloque
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Departamento solicitante B
Pide material Almacén
mediante solicitud
de material
NO Proveedor Comunica
Almacén ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l deficiencia al
proveedor
Almacén
SI
SI
Existencia suficiente Surte material
A
Surte material
NO
A
Soicita material
mediante requ- Departamento solicitante
isición de compra
Proveedor
NO Comunica
Departamento de compras ¿Material requerido? B
deficiencia al
almacén
Surte material B
SI
Pide material
mediante orden
de compra FIN
Utiliza material
FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

15. Diagrama de Formato Horizontal
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Pide material NO Soicita material Pide material
Departamento solicitante Almacén Existencia suficiente
mediante solicitud mediante requ- Departamento de compras mediante orden de
de material isición de compra compra
SI
Surte material A
B
SI
Proveedor Almacén ¿Material requerido? A Departamento solicitante C
Surte material Surte material
NO
NO Comunica
A ¿Material requerido? deficiencia al Almacén
almacén ¿Origen del materia?l
SI
Proveedor
Utiliza material Comunica
FIN B
deficiencia al
proveedor
FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

16. Diagrama de Formato Tabular
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS
DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR
NO Soicita material Pide material
INICIO ¿Existencia suficiente? mediante requ- mediante orden de Surte material
isición de compra compra
Pide material SI
mediante solicitud
de material B
Surte material
B
A
NO Comunica SI
¿Material requerido? deficiencia al ¿Material requerido? Surte material
almacén
NO
SI
A
Utiliza material ¿Origen del materia?l
Proveedor
Almacén
FIN
Comunica
deficiencia al
proveedor
FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

17. Diagrama de Formato Arquitectónico
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS
Departamento solicitante 1
2
7
3
Bodega
Proveedor 6, 17
1 1
4 5
1
3
1 9 Almacén
2 4
5
11
8
Departamento
solicitante
FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN

18. Fin de la presentación
Gracias por su amable atención
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