Gestión de Proyectos

Curso Avanzado Gestión de Proyectos
Curso Avanzado
Gestión de Proyectos

PLAN
PROGRAMA
ACTIVIDADES Y TAREAS
PROYECTO
NIVELES DE PLANIFICACIÓN

El PROYECTO
•Es la unidad básica de intervención en la cooperación para el
desarrollo.
•Tiene como finalidad satisfacer un conjunto de necesidades
concretas a través de la aplicación de una serie de técnicas que
ponen en juego un determinado número de recursos para obtener
unos beneficios.

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO
-E-v-a-l-u-a-c-i-ó
-n--p-o-s-t-e-r-i-o-r
-I-D-E-N-T-I
-F-I-C
-A-C-I-O-N
-E-v-a-l-u-a-c-i-ó-n--s-i-m
-u-l
-t-á-n-e-a
-S-E-G-U-I-M
-I-E-N-T-O
-Financiación
-F-O-R-M
-U-L
-A-C-I-O-N
-D-I-S
-E-Ñ-O
-Análisis de participación
-Análisis de problemas
-Análisis de
-objetivos
-Análisis de
-alternativas
-Matriz de
-planificación
-Programación de
-actividades
-Programación de
-recursos
-Factores de viabilidad
-Documento del proyecto
-Viabilidad
-Impacto
-Eficacia
-Eficiencia
-Informes de
-seguimiento
-Sistema de
-información
-Realización de
-operaciones
-Plan de ejecución
-Pertinencia
-E-J-E-C
-U
-C-I-O-N--Y

CICLO DE GESTIÓN DEL PROYECTO Y EML
Gestión del Ciclo del proyecto
- Define las distintas fases de la
vida de un proyecto con
procedimientos de toma de
decisión y actividades de gestión
bien definidas
Método del marco lógico
- Metodología para la planificación, el
análisis, la gestión y la evaluación de
programas y proyectos, mediante
instrumentos que permiten reforzar la
participación y la transparencia, y mejorar
la orientación de los proyectos
-Proceso de toma de decisión y
de implementación definido
por la organización
-Gestión del Ciclo del Proyecto
-Métodos e instrumentos
de gestión de proyectos.
-Método del marco lógico

1. LA IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS

IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS-ANALISISDELA
PARTICIPACION
-ANALISISDELO
PROBLEMAS
-ANALISISDEL
OBJETIVOS
-ANALISISDELA
ALTERNATIVAS
ESTRATEGIAS
-MATRIZDE
PLANIFICACIÓN

ÁNALISIS DE PARTICIPACIÓN
- Ofrecer un panorama de todas las personas, grupos,
organizaciones, instituciones, autoridades, etc. que de alguna manera
van a ser afectados por la acción de desarrollo.
 Se trata de analizar las relaciones sociales (conflictos, alianzas...)
entre las personas y grupos que pertenecen a la realidad sobre la
que se piensa intervenir.
 Cada grupo debe ser identificado con sus intereses expectativas,
determinando las relaciones existentes entre los diferentes
colectivos.

1. Identificar a todos los agentes sociales que se encuentren en el
área de intervención.
2. Analizar si estos colectivos forman cuerpos coherentes o si
existen unidades menores.
3. Caracterizar y analizar a cada uno de los agentes identificados:
1. Principales problemas.
2. Necesidades e intereses.
3. Fortalezas y debilidades.
4. Interrelaciones, conflictos, etc.
4. Escoger o seleccionar al o a los colectivos beneficiarios.

PREGUNTAS CLAVE
• ¿Cuáles son los grupos que
más necesitan ayuda externa?
• ¿A qué grupos de interés habría
que apoyar para asegurar un
desarrollo positivo?
• ¿Cuáles son los conflictos que
probablemente ocurrirán al
apoyar a ciertos grupos y qué
medidas pueden tomarse para
evitar estos conflictos?
PARTICIPANTES NO PARTICIPANTES
Directos Indirectos Neutrales
Excluidos
Oponentes
Perjudicados

ÁNALISIS DE PROBLEMAS
 Redactar cada problema (percibido por los implicados) como una
condición negativa (no ambigua).
 Identificar únicamente los problemas existentes, no problemas
posibles o potenciales.
 Un problema no es la ausencia de una solución -- es un estado
existente negativo.
Ejemplo:
 No es correcto: No hay pesticidas.
 Correcto: La cosecha es destruida por plagas.

ÁNALISIS DE PROBLEMAS
• Escribir cada problema en una tarjeta.
• Determinar cual es el problema central, entorno al cual podemos
ordenar los demás.
• Determinar las causas que provocan ese problema, preguntándose el
POR QUÉ esa situación considerada indeseable. Situaremos esas
tarjetas en la parte inferior al problema identificado como principal.
• Avanzar hacia abajo preguntándose por las causas de las causas.

ÁNALISIS DE OBJETIVOS
• Se describe la situación futura que se alcanzará cuando se
solucionen los problemas detectados en el paso anterior.
• Los problemas enunciados como “situaciones negativas pasan
a convertirse en “condiciones positivas de futuro” o “estados
alcanzados”.
• La relación causa - efecto cambia a medios - fines.

ÁNALISIS DE ALTERNATIVAS
• Señala el paso al diseño del proyecto, indicando soluciones
alternativas.
• Se trata de determinar dentro del árbol de objetivos los
opciones pueden ser llevadas a cabo con más posibilidades
de éxito, que dependerá de una serie de factores.
• No os olvidéis del análisis de participación en este paso.

2. LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS

MATRIZ DE PLANIFICACIÓN DE PROYECTO
Conjunto de conceptos interdependientes que describen de modo operativo y en
forma de matriz los aspectos más importantes de una intervención. Esta
descripción permite verificar si la intervención ha sido construida correctamente,
facilitando el seguimiento y proporcionando una evaluación más satisfactoria.
 Se trata de una estructuración del contenido de una intervención
presentando de una forma sistemática y lógica los objetivos, resultados y
actividades de una intervención y sus relaciones causales.
 Se indican los factores externos que influyen en la realización
satisfactoria de la intervención.
 Se indican los indicadores y sus fuentes de verificación necesarios para
obtener la información sobre los objetivos y resultados.
 Por último se definen actividades y costes.

LOGICA DE LA
INTERVENCIÓN
INDICADORES OBJETIVAMENTE
VERIFICABLES
FUENTES DE VERIFICACIÓN
FACTORES EXTERNOS/SUPUESTOS
/HIPOTESIS
OBJETIVO GENERAL
Objetivo a un nivel superior
al del proyecto al que
deberá contribuir la
intervención
Descripción operativa del objetivo en
términos de cantidad y calidad.
Indican donde y en qué forma
se obtienen las informaciones
sobre la realización de objetivo
OBJETIVO
ESPECÍFICO
Efectos esperados por el
proyecto para los
beneficiarios directos,
como una condición futura
que se espera permanezca
Descripción operativa del objetivo en
términos de cantidad y calidad
sobre la realización de objetivo
Acontecimientos importantes,
condiciones o decisiones fuera del
proyecto necesarias para lograr el
objetivo global
RESULTADOS
Resultados que la
dirección del proyecto
debe lograr y mantener
durante la vida del
proyecto.
Descripción operativa de los resultados
en términos de cantidad y calidad
sobre los resultados
control de la gestión del proyecto
necesarias para lograr el objetivo
especifico
ACTIVIDADES
Acciones que el proyecto
tiene que emprender a fin
de producir los resultados
RECURSOS
Bienes y servicios necesarios para
llevar a cabo las actividades
PRESUPUESTO
Traducción en términos
financieros de los medios
control de la gestión del proyecto
necesarias para producir resultados
CALENDARIO
PLAN DE EJECUCIÓN
Cómo y quién realizará cada tarea,
asignando responsabilidades
CONDICIONES PREVIAS
Condiciones que tienen que darse
para que sea posible la ejecución
del proyecto

-OBJETIVO
GENERAL
-OBJETIVO
GENERAL
-OBJETIVO
ESPECIFICO
-OBJETIVO
ESPECIFICO
-RESULTADOS-RESULTADOS
-ACTIVIDADES-ACTIVIDADES
-RECURSOS-RECURSOS
Lógica Vertical de Intervención

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1er Paso - Objetivo especificado
Los jóvenes inmigrantes.
2º Paso – Cantidad
500 jóvenes inmigrantes
3er Paso – Calidad
. 500 jóvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al
menos 6 meses de duración
4º Paso – Tiempo
500 jóvenes inmigrantes consiguen un empleo en condiciones legales de al
menos 6 meses de duración al final del proyecto

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 Los recursos son los insumos materiales y no materiales que son
necesarios para ejecutar las actividades planificadas y para
administrar el proyecto
 Los costes son la traducción en términos financieros de todos los
recursos identificados.
 El calendario de actividades es una herramienta que presenta las
actividades del proyecto y que identifica su secuencia lógica, así
como su interdependencia .
 Calendario de Recursos: Cada actividad es examinada para
garantizar que los medios necesarios para la ejecución de la
actividad estén previstos debidamente

3. LA GESTIÓN DE RECURSOS

QUE REQUIERE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO
¿Están disponibles los recursos económicos,
humanos y materiales en el momento,
cantidad y calidad apropiados?
¿Se han realizado las actividades según el
calendario y el presupuesto propuestos?
¿Conducen las actividades al resultado previsto?
¿Conducen los resultados al objetivo
específico? Indicadores de seguimiento
¿Se está alcanzando el objetivo específico?
La medida de cambio del objetivo general al ser a largo plazo se verá
en la evaluación
¿Que está
provocando
retrasos en los
resultados
previstos?
¿Está
sucediendo
algo que
debería
empujar a los
responsables
a modificar la
ejecución?
Insumos
Actividades
Resultados
OE

CONCEPTOS BÁSICOS
INSUMOS : Bienes, mano de obra, servicios, tecnología que se utilizaran para lograr los objetivos
PRODUCTOS: Resultados o servicios específicos generados a partir de los
insumos del proyecto (objetivos de corto plazo).
EFECTOS : Resultados de la utilización de los productos , cambios en la manera de hacer las cosas.
Pueden aparecer durante la ejecución del proyecto pero también con posterioridad a su
término.

QUE INCORPORA UN INFORME DE SEGUIMIENTO
Los informes de seguimiento, es una forma de remitir la información a quien la
requiere (cargos directivos superiores, financiadores,..).
Como cuestiones básicas deben tener en cuenta:
• ¿Qué era lo que se quería hacer?
•¿Qué se ha hecho?
•¿Cuándo?
• ¿Con qué?
• Si no se ha hecho: ¿Por qué no?
• ¿Qué es lo que se va a hacer? (próximamente).

RECURSOS ECONÓMICOS
1. Un presupuesto es un ejercicio de previsión.
2. No se debe asumir un proyecto que no tenga asegurada la
financiación completa.
3. Un presupuesto debe ser "ajustado", ceñido y realista, partiendo de
datos y variables de referencia.

RECURSOS ECONÓMICOS. Adaptación Presupuestaria
1. Un primer análisis que sería el desglose del presupuesto por actividades,
que nos permitirá controlar el gasto por actividades, saber el coste de
conseguir cada presupuesto y saber la necesidad de fondos en el tiempo al
relacionar el presupuesto por actividades con el cronograma de ejecución.
2. Otro análisis sería el desglose del presupuesto por partida económica,
que nos permitirá analizar el peso de cada partida en la ejecución
presupuestaria.
3. Y por último, el análisis por financiador, para en el caso de que exista
más de un financiador sepamos que gasto debe justificarse a cada uno de
ellos.

RECURSOS ECONÓMICOS. Adaptación Presupuestaria
a. Una opción es revisar el tamaño del proyecto.
b. Proceder a una reducción lineal entre los distintos grupos y
partidas presupuestarias.
c. Proceder a una reducción del plazo previsto de ejecución que
repercute directamente en una bajada lineal de costes, pero también
sobre los resultados del proyecto.
d. Reducir el presupuesto del grupo o partida de imprevistos u
otros gastos, siendo conscientes de los riesgos que ello comporta.
e. Imputar el recorte al bloque de costes indirectos
(administración, evaluación...), ante el nivel del prioridad y trascendencia
que puede imprimir un determinado proyecto.

RECURSOS ECONÓMICOS. Herramientas de Control de Gasto
– Libro de caja.
– Libro de banco.
– Relación de Facturas.
– Control presupuestario. Arqueo de caja y conciliación bancaria.

RECURSOS ECONÓMICOS. Procedimientos de Adquisición
1. Gastos corrientes del día a día
Se fijará un límite máximo para dichos gastos, que se justificará a través de
recibo o factura justificante del desembolso.
2. Compras de abastecimientos y equipos.
Se fijarán límites de valor de compra, así como la realización de órdenes de
compra autorizadas. Mínimo de 3 ofertas, definiéndose de antemano los
criterios de selección de la oferta.
 Transparencia de la contratación.
 Mayor concurrencia de empresas.
 Precios más competitivos y homogéneos.
 Aseguramiento de la calidad y garantías sobre la debida
ejecución del contrato.

RECURSOS HUMANOS
1. Personal asalariado.
2. Personal voluntario
3. Personas participantes

RECURSOS HUMANOS
Dirección y Coordinación.
Organigramas y distribución de funciones y responsabilidades.
Asignación de recursos humanos
Mecanismos de Toma de Decisiones
Sistemas de Comunicación Interna y externa del proyecto
Relaciones Externas

MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

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