Este documento presenta un resumen de los principales aspectos de la conservación y prevención de documentos en el manejo de archivos. Explica que los procedimientos de conservación deben aplicarse a grupos documentales y no de forma aislada, respetando la unidad del soporte y contenido de los documentos. Además, destaca la importancia de realizar intervenciones que minimicen el impacto y garanticen la integridad física de los documentos, usando materiales adecuados y avalados por el laboratorio nacional de archivos.

1. ACTIVIDAD 4 DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
APRENDIZ
WILLIAM ANDRES CERON BUSTOS
TUTORA VIRTUAL
YENNY YOVANNA GOMEZ CORTES
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
PROGRAMA DE FORMACIÓN VIRTUAL
(Ficha 1410014)
2017

2. ARTICULO 5 Aval
ACUERDON°48(5demayode2000)
Conservación preventiva,
conservación y restauración
documental.
Adoptar y evaluar
periódicamente la política
archivística a nivel nacional.
ARTICULO 1 Intervención
ARTICULO 2 Criterios de
intervención
ARTICULO 3 Valor de uso
de los documentos
ARTICULO 4 Conservación
integral
Fijar políticas y expedir reglamentos necesarios
para organizar la documentación y el uso adecuado
del patrimonio documental de la nación.
Que se hace necesario reglamentar los criterios que se
deben tener en cuenta para ejecutar procedimientos de
conservación preventiva y de restauración.
Unidad del objeto documental: Por ello los
procedimientos de conservación en archivos debe
tender al tratamiento de grupos documentales y no al
manejo individual y aislado de solo algunas unidades.
 Unidad del soporte y
de imagen grafica
Partiendo del punto de vista
tecnológico el documento está
conformado por un soporte, sea cual
sea el material de elaboración, y por
una serie de elementos gráficos que
trasmiten la información consignada.
 Integridad física
del documento
Todo tipo de tratamiento en
cualquiera de los niveles de
intervención, debe responder al
respecto de las calidades y
cualidades materiales, estructúrales
y plásticas de la documentación.
Se implementan de acuerdo con una serie de principios de actuaciones que
deben considerar los tratamientos que impliquen la mínima intervención.
Asimismo al ejecutar cualquier proceso sobre el documento se deben utilizar
materiales inocuos y compatibles con aquellos que componen su tecnología
de elaboración.
Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la
documentación tanto en sus valores primarios como secundarios. Esta al
prestar un servicio social y cultural como fuente de investigación, consulta o
gestión no podrá tratarse como un objeto de museo, su valor de uso siempre
se pondrá de manifiesto.
Los tratamientos de conservación preventiva,
conservación o restauración deben estar procedidos de
la estricta documentación del bien documental.
Los materiales de intervención, así como los procedimientos metodológicos
que se implementen en cualquiera de las fases de conservación preventiva,
conservación y restauración documental serán avalados por el laboratorio
de restauración del Archivo General de la Nación.
Aspectos, ConservaciónyPrevenciónde
los documentosenelmanejodelarchivo

3. Caso N° 2 – EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO
Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato
de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria
encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la
notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando
el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la
entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el
inventario documental.
Según el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes interrogantes:
1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?
R/ Debe comenzarlo hacer con un instrumento de recuperación de información que de la manera exacta y
precisa la series y asuntos de un fondo documental.
2. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.
R/ No porque tanto el funcionario que entrega como el que recibe tienen que verificar con ayuda de los
inventarios documentales que todo esté bien y ordenado para así evitar cargos.
3. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?
R/ Creo que el afán con el que el dueño le pide a Daniel entregar su cargo.
4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser
archivado esos documentos?
R/ Debe archivarlos en forma magnética de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo
formato, organizándose cronológicamente, por tipo de consulta o poco frecuentes.
5. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.
R/ No porque el inventario documental nos da un balance de verificación entre lo que se encuentra
relacionado en el archivo; y sin el se dará un desorden delarchivo y un retraso o demora en la búsqueda de
documentos.

4. 6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario Documental?
R/ Es asegurar el control de los documentos en cada una de sus fases, también sirve como una guía para
los archivistas en los procedimientos para la entrega y recibo de los documentos.