El documento describe la gestión de documentos digitales y su legislación. Explica que los documentos digitales son representaciones electrónicas de contenido como texto, imágenes y video que requieren dispositivos electrónicos para ver. La gestión digital de documentos permite la creación, almacenamiento y uso de documentos digitales, optimizando procesos y trámites. Las leyes de comercio electrónico y política de "cero papel" promueven la eficiencia administrativa y sostenibilidad ambiental al digitalizar documentos.

1. UNIDAD 2: Gestión de Documentos Digitales – Documentos Digitales y su Legislación
Yulieth Bejarano Villalobos
Trabajo presentado al Profesor Ricardo Antonio Botero Ríos
Documentos Digitales
Grupo 3
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y –archivística
Documentos Digitales

2. INTRODUCCIÓN
En la nueva era de la información, las empresas públicas y
privadas requieren acogerse a las nuevas políticas que
permiten la optimización de los procesos, en lo que respecta
al manejo de la información de forma digital, logrando el
cumplimiento y rendimiento de las actividades
administrativas y trámites que pueden llegar a ser
traumáticos y de alto impacto para una organización. Por
ello la necesidad que surge en esta época, para que las
organizaciones ajustes sus procesos y en un trabajo conjunto
con la gestión documental y la tecnología, se promueva e
implemente el uso de la gestión documental digital.

3. DOCUMENTOS DIGITALES
El documento digital es la representación en medio
digital de un documento; contenido, textos, imágenes,
sonidos, videos.
Requiere de dispositivos electrónicos
para poder visualizar el contenido.

4. DOCUMENTOS DIGITALES
Conociendo su
significado,
entonces…¿Qué es la
Gestión Documental
Digital?
Pues, es un proceso que permite a las entidades la
creación, almacenamiento y uso de los documentos
en formato digital, haciendo uso de dispositivos electrónicos.

5. La Gestión Documental Digital ha permitido que las
empresas públicas y privadas, racionalicen el volumen de
documentación y puedan tramitar mucha información a
través de medios digitales.
DOCUMENTOS DIGITALES

6. DOCUMENTOS DIGITALES
Como ya lo
mencionamos, los
documentos digitales
permiten el trámite
de la información. Por ejemplo, el proceso de facturación en muchas
empresas se gestiona desde la ventanilla única o
unidad de correspondencia, desde donde se recibe y
se despacha al competente, viajando
electrónicamente a través de flujos de trabajo.

7. DOCUMENTOS DIGITALES
Así pues, la gestión de los documentos
digitales, permite una optimización en
los trámites y procesos, acortando los
tiempos de acceso, consulta y
disponibilidad de la información.
Gracias a las tecnologías de información,
podemos acceder a casi todo
instantáneamente, solo con contar con
acceso a los dispositivos electrónicos.

8. DOCUMENTOS DIGITALES
Parte de la propuesta del gobierno en la búsqueda de la optimización de los
trámites y manejo de la información, es posible contar con la ley anti
tramites, la ley de comercio electrónico y la política de «cero papel»
¡Propuestas que generan eficiencia
administrativa y además son
solidarios con el medio ambiente!

9. Gracias a dichas políticas, las empresas han recurrido a la
digitalización de muchos de sus documentos y generación
de documentos electrónicos para la ejecución de sus
actividades a través de la adquisición e implementación
de software de gestión documental.
DOCUMENTOS DIGITALES

10. CARACTERÍSTICAS
Aunque hay muchos sistemas en el mercado, muchas
empresas desarrollan sistemas de información,
ajustándolos a sus necesidades especificas y garantizando
la disponibilidad de la información.

11. CONCLUSIÓN
Para concluir, el auge de las nuevas tecnologías y el
manejo de los documentos digitales, ha tenido un gran
impacto organizacional; de ahí a que las compañías se
ajusten a los nuevos modelos de manejo de la
información, implementando sistemas de información
disponibles o desarrollados a la medida, para generar un
impacto en el desarrollo de las actividades, trámites
administrativos, eficiencia, acceso, consulta y seguridad
de la información, respaldados por políticas nacionales y
disponibilidad de las tecnologías de información.

12. BIBLIOGRAFÍA
• Legislación para bibliotecas, archivos y centros de
documentación. Documento electrónico Vs. Documento
digital. Recuperado de:
https://legislaciondellibro.wordpress.com/about/
• Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea. Cero
papel en la administración pública. Recuperado de:
http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-
8257_papel_buenaspracticas.pdf

13. GRACIAS!