Handle404

Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001:2000

Sistema de Gestión de la Calidad
según ISO 9001:2000

Índice

I.1 La familia de normas ISO 9000:2000
I.2 Conceptos básicos utilizados por ISO 9000:2000
I.3 La estructura de ISO 9001:2000
I.4 Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad
I.4.1 Requisitos generales
I.4.2 Requisitos de la documentación del sistema
I.5 Responsabilidad de la Dirección
I.5.1 Compromiso con la calidad
I.5.2 Enfoque al cliente
I.5.3 Política de la calidad
I.5.4 Planificación
I.5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
I.5.6 Revisión del sistema por la Dirección
I.6 Gestión de los recursos
I.6.1 Provisión de los recursos
I.6.2 Capacidad de las personas para realizar sus funciones
I.6.3 Infraestructuras idóneas
I.6.4 Ambiente de trabajo
I.7 Prestación del servicio
I.7.1 Planificación de la prestación del servicio
I.7.2 Asegurar la compresión y la capacidad de cumplir los requisitos
I.7.3 Diseño y desarrollo
I.7.4 Gestión de compras
I.7.4.1 ¿Quiénes son nuestros proveedores?
I.7.4.2 ¿Qué necesitamos?
I.7.4.3 Verificación del producto/servicio comprado
I.7.5 Prestación del servicio
I.7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio de transporte
I.7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio
I.7.5.3 Seguir la pista a lo que se está haciendo
I.7.5.4 Cuidar lo que nos entregue nuestro cliente.
I.7.5.5 Cuidado de productos y servicios.
I.7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medición
I.8 Medición análisis y mejora
I.8.1 ¿Cuál es el grado de satisfacción de los clientes?
I.8.2 Seguimiento y medición
I.8.3 Comprobación de que todo está bien
I.8.4 Solución de los problemas del servicio
I.8.5 Las mediciones, ¿indican alguna tendencia?
I.8.6 ¿Qué mejoras podemos llevar a cabo?

Modelos para implantar la mejora continua en la gestión
de empresas de transporte por carretera

I.1 LA FAMILIA DE NORMAS ISO 9000:2000

Los trabajos de la Organización Internacional de Normalización (ISO) concluyen en acuerdos
internacionales que son publicados con la forma de Normas internacionales1. Se entiende por
Norma aquellos acuerdos documentados que contienen especificaciones técnicas u otros
criterios precisos, destinados a ser utilizados sistemáticamente como reglas, directrices o
definiciones de características para asegurar que los materiales, procesos y servicios son aptos
para su empleo.

La familia ISO 9000 constituye un conjunto coherente de normas y directrices sobre gestión de
la calidad que se han elaborado para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la
implementación y la operación de sistemas de gestión de la calidad (SGC) eficaces. Esta familia
la forman:

La Norma ISO 9000: Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.
La Norma ISO 9001: Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos.
La Norma ISO 9004: Sistemas de gestión de la calidad – Directrices para la mejora
continua del desempeño.
La Norma ISO 19011: Directrices para la auditoría medioambiental y de la calidad.

En la familia ISO 9000 se utiliza el término organización para designar un conjunto de personas
e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. Esto incluye
denominaciones como compañía, corporación, organización, fundación, organismo, asociación, o
una parte o combinación de ellas.

La norma internacional ISO 9001 especifica los requisitos para los SGC, genéricos y aplicables a
organizaciones de cualquier sector económico e industrial con independencia de la categoría del
producto/servicio. Son complementarios a los requisitos del producto/servicio, que pueden ser
especificados por los clientes, por la propia organización o por disposiciones reglamentarias.

GESTIÓN DE LA CALIDAD
Directrices
ISO 9004:2000
Orientaciones para la
Aplicación de mejora del rendimiento de
Objetivo: Conseguir el éxito comercial y la
los principios de las organizaciones que
mejora continua del rendimiento de la
gestión de la quieran aproximarse a la
organización para mantener la satisfacción del
calidad al excelencia organizativa y
cliente.
sistema de aumentar los beneficios de
gestión de la las partes interesadas
organización
ASEGURAMIENTO
DE LA CALIDAD
Requisitos
ISO 9001:2000
Referente utilizado para
Objetivo: Conseguir el certificar que el SGC de una
cumplimiento para los requisitos organización es conforme con
estipulados y gestionar los los requisitos de una norma
procesos para garantizar la internacional.
confianza en los productos

Identificación de procesos interrelacionados que
repercuten en los objetivos de la organización.

1
La diferencia entre una norma ISO y una norma EN, elaborada por el Comité Europeo de Normalización (CEN), es que los
organismos de normalización de la UE (AENOR en España) están obligados a adoptar las normas EN íntegramente como norma
nacional. Aunque una norma se adopte a nivel europeo o internacional, para imponer la obligatoriedad de su cumplimiento se
precisa una reglamentación específica y su incorporación a la legislación de cada estado miembro. En España, las normas CEN
reciben la denominación UNE-EN.

Capítulo 1
Edición MAYO 2005 1


ISO 9001 especifica los requisitos para un SGC eficaz en el cumplimiento de las especificaciones
del cliente y es la base para que, en su caso, una tercera parte (ajena a la organización y al
cliente) pueda certificar que el SGC es conforme a los requisitos de dicha norma. En cambio, ISO
9004 proporciona una orientación sobre un rango más amplio de objetivos de un SGC y no tiene
por objeto ser utilizada con fines contractuales o de certificación, sino servir de guía para
aquellas organizaciones que deseen ir más allá de los requisitos de ISO 9001, persiguiendo la
mejora continua del desempeño y la eficiencia globales de la organización. El gráfico anterior
ilustra la relación entre estas dos normas.

Para obtener la certificación (a veces llamada registro de organización,…), la organización debe
someterse a una auditoría. Existen tres tipos de auditorías. Las auditorías de primera parte son
realizadas con fines internos por la organización, o en su nombre. Las auditorías de segunda
parte son realizadas por los clientes de una organización o por otras personas en nombre del
cliente. Las auditorías de tercera parte son realizadas por organizaciones externas
independientes, usualmente acreditadas (ENAC es el organismo de acreditación español), que
proporcionan la certificación o registro de conformidad con los requisitos contenidos en normas
tales como la ISO 9001 o la ISO 14001.

Aunque se ha alineado con ISO 14001:1996, con la finalidad de aumentar la compatibilidad de
las dos normas, ISO 9001 no incluye requisitos específicos de otros sistemas de gestión, tales
como aquellos particulares para la gestión medioambiental, gestión de la seguridad, gestión
financiera o gestión de riesgos.

I.2 CONCEPTOS BÁSICOS UTILIZADOS POR ISO 9000:2000

Se entiende por gestión de la calidad el conjunto de actividades coordinadas para dirigir y
controlar una organización en lo relativo a la calidad. Generalmente incluye el establecimiento de
la política de la calidad y los objetivos de la calidad, así como la planificación, el control, el
aseguramiento y la mejora de la calidad2.
Política de la calidad es la expresión formal por la Dirección de las intenciones globales y
orientación de una organización relativas a la calidad. Lo que se ambiciona o pretende en
relación con la calidad son los objetivos de la calidad. La política de la calidad y los objetivos de
la calidad determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar sus recursos
para alcanzar dichos resultados. El logro de los objetivos de la calidad puede tener un impacto
positivo sobre la calidad del producto/servicio, la eficacia operativa y el desempeño financiero y,
en consecuencia, sobre la satisfacción y confianza de las partes interesadas.
Dirección es la persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel de una
organización. Cliente es la organización o persona que recibe un producto/servicio. Proveedor
es la organización o persona que proporciona un producto/servicio. Tanto los proveedores como
los clientes pueden ser internos o externos a la organización. Parte interesada es cualquier
persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización (clientes,
propietarios, bancos, sindicatos, proveedores, socios,…).
La norma utiliza la expresión producto para designar el resultado de un proceso. ISO 9000
considera cuatro categorías genéricas de productos: servicios (transporte,…), software
(aplicaciones informáticas, información,…), hardware (partes mecánicas, elementos tangibles,…)
y materiales procesados (lubricantes,…).

2
Puede obtener una introducción más amplia sobre, conceptos, modelos y sistemas de gestión de la calidad en el documento
anexo I.A1 – El Mapa de la calidad.

Capítulo 1


Los servicios, generalmente, son intangibles y su prestación puede implicar, por ejemplo:
una actividad realizada sobre un producto tangible suministrado por el cliente
(almacenaje, reparación de vehículo,…)
una actividad realizada sobre un producto intangible suministrado por el cliente
(declaración necesaria para la devolución de impuestos,…)
la entrega de un producto intangible (información,…)
la creación de un ambiente para el cliente (salas de espera para viajeros,…).

Definir la calidad de un servicio resulta más subjetivo e impreciso que definir la calidad de un
producto. El producto tangible existe antes de entregarlo al cliente y se puede inspeccionar y
medir sus variables, mientras que el servicio se produce y entrega en el mismo acto, por lo que
debe prestarse con la calidad requerida sin posibilidad de sustitución. Como la belleza, la calidad
de un servicio “depende del color del cristal con el que se mira”.

Los clientes necesitan productos/servicios con características que satisfagan sus necesidades y
expectativas. Estas necesidades y expectativas se expresan en la especificación del
producto/servicio y son generalmente denominadas como requisitos del cliente.
Los requisitos son las necesidades o expectativas establecidas por las partes interesadas, las
obligatorias o las que se consideran implícitas por hábito o práctica común para la organización,
sus clientes o partes interesadas. La satisfacción del cliente depende de la percepción de éste
sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
Los requisitos para los productos/servicios y, en algunos casos, los procesos asociados pueden
estar contenidos en, por ejemplo: especificaciones técnicas, normas de producto/servicio,
normas de proceso, acuerdos contractuales y requisitos reglamentarios. En cualquier caso, es
finalmente el cliente quien determina la aceptabilidad del producto/servicio.
ISO 9000 define eficacia como la extensión en la que se realizan las actividades planificadas y
se alcanzan los resultados planificados y reserva el concepto de eficiencia para la relación entre
el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Dado que las necesidades y expectativas de los
clientes son crecientes y debido a las presiones competitivas y a los avances técnicos, las
organizaciones deben mejorar continuamente sus productos/servicios y los procesos para
producirlos.

Para ISO 9000, proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados con un valor añadido
(expresa lo que hay que hacer y para quién). En cambio, el procedimiento es la forma
especificada por la organización para llevar a cabo una actividad o un proceso (determina cómo
hay que hacerlo). Puede estar documentado o no.
El SGC (sistema de gestión de la calidad) es aquella parte del sistema de gestión enfocada a
dirigir y controlar una organización en relación con la calidad. Un enfoque para desarrollar e
implementar un SGC (o para mantener y mejorar uno ya existente) comprende diferentes etapas
tales como:

determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes
interesadas;
establecer la política y objetivos de la calidad de la organización;
determinar procesos y responsabilidades necesarias para lograr los objetivos de la
calidad;
determinar y proporcionar los recursos necesarios para lograr los objetivos de la
calidad;
establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso;
aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de cada proceso;
determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas;
establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del SGC.

Capítulo 1


I.3 LA ESTRUCTURA DE ISO 9001:2000

Los siguientes apartados de este capítulo contienen una explicación pormenorizada de los
requisitos de la norma ISO 9001:2000 y su aplicación a organizaciones de transporte de
mercancías por carretera. En documentos anexos se incluyen numerosos ejemplos de
procedimientos, flujogramas, etc. aplicables a organizaciones de transportes.

Se utiliza letra cursiva y el símbolo para destacar lo que son propiamente requisitos e
indicaciones contenidos en la norma. Asimismo, se utiliza la palabra ‘servicio’ donde la norma
utiliza ‘producto’ y la palabra organización en el sentido genérico indicado en la norma, que
incluye también lo que generalmente conocemos como empresas, sociedades, etc.

La estructura de los apartados se ajusta al índice de la norma, que se reproduce en el cuadro
adjunto.

ISO 9001:2000, índice

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1. Requisitos generales
4.2. Requisitos de la documentación
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1. Compromiso de la Dirección
5.2. Enfoque al cliente
5.3. Política de la Calidad
5.4. Planificación
5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.6. Revisión por la Dirección
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1. Provisión de recursos
6.2. Recursos humanos
6.3. Infraestructura
6.4. Ambiente de trabajo
7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.1. Planificación de la realización del producto
7.2. Procesos relacionados con el cliente
7.3. Diseño y desarrollo (No aplicable al sector transporte)
7.4. Compras
7.5. Producción y prestación del servicio
7.6. Control de dispositivos de seguimiento y medición
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1. Generalidades
8.2. Seguimiento y medición
8.3. Control del producto / servicio no conforme
8.4. Análisis de datos
8.5. Mejora

ISO 9001 especifica los requisitos para un SGC, cuando una organización:
necesita demostrar su capacidad para prestar de forma coherente servicios que
satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables, y
aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del
sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento
de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

Todos los requisitos de ISO 9001 son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las
organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado. Sólo permite exclusiones
de requisitos del capítulo 7 (“Prestación del servicio”) que no resulten aplicables, debido a la
naturaleza de la organización y de su servicio, si tales exclusiones no afectan a la capacidad o
responsabilidad de la organización para proporcionar servicios que cumplan con los requisitos
del cliente y los reglamentarios aplicables.

Capítulo 1


I.4 REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

I.4.1 REQUISITOS GENERALES

La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un SGC y mejorar
continuamente su eficacia.

La adopción de un SGC debería ser una decisión estratégica de la organización y su diseño,
documentación e implementación deberían responder a las características, objetivos y
necesidades de dicha organización. Las etapas lógicas que esto supone incluyen:

a. determinar las necesidades y expectativas de los clientes;
b. establecer la política y objetivos de la calidad de la organización;
c. determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los
objetivos de la calidad;
d. determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la
calidad;
e. establecer los métodos para medir la eficacia de cada proceso y aplicar las medidas
correspondientes;
f. determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas;
g. establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del SGC.

En relación con los procesos, ISO 9001:2000 establece que la organización debe:
identificar y concretar cómo se ordenan y se interrelacionan los procesos necesarios
para el SGC,
determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que la operación y
el control de estos procesos sean eficaces,
asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la
operación y el seguimiento de los procesos,
realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, e
implementar las acciones necesarias para lograr los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.

Para cumplir con estos requisitos, deberemos cerciorarnos de que las actividades
correspondientes han sido incorporadas al SGC. Además, es recomendable que los procesos del
SGC estén definidos documentalmente (por ejemplo diagrama de flujo, ficha de proceso, etc.) y
tener métodos apropiados (por ejemplo indicadores) que permitan hacer su seguimiento y
medición.
Debería entenderse que el SGC ha de incluir como mínimo los procesos de prestación de los
servicios de Transporte contemplados en el capítulo 7 de ISO 9001:2000 (salvo las exclusiones
permitidas):
Proceso de planificación.
Proceso relacionado con el cliente.
Proceso de diseño y desarrollo.
Proceso de compras.
Proceso de prestación del servicio.
Proceso de control de los dispositivos de seguimiento y medición.

También es conveniente identificar otros procesos como, por ejemplo:
Revisión por la Dirección.
Auditorias internas.
Acción correctiva y preventiva.
Seguimiento de la satisfacción del cliente.
Análisis de datos, etc.

Capítulo 1


Es recomendable que la elaboración de la documentación no se convierta en un fin en sí mismo,
sino que debería ser una actividad que aporte valor. El grado de detalle con que se describan los
procesos debe estar relacionado con la complejidad y la estabilidad de los mismos. Las
actividades sencillas quizás solo exijan una descripción somera. Los procesos complejos exigirán
el nivel de detalle necesario para que el personal comprenda las actividades y tareas, así como
sus interrelaciones, de forma que puedan cumplir eficazmente con sus cometidos.

Otro requisito importante que aparece en este apartado de la norma es que cuando la
organización contrate externamente (o subcontrate) cualquier proceso que afecte a la calidad de
los servicios prestados, será necesario determinar cómo se ejercerá el control sobre esa
actividad (la organización seguirá siendo responsable de garantizar que se suministre lo que su
cliente le haya solicitado).

I.4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su
utilización contribuye a lograr la conformidad con los requisitos del cliente, a proveer la formación
apropiada sobre el SGC, a hacer posible la repetibilidad y la trazabilidad, a proporcionar
evidencias objetivas y a evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGC. Puede estar en
cualquier formato o tipo de soporte y su extensión depende de cada organización, según su
tamaño, complejidad de los procesos e interacciones, competencia del personal, etc.

La documentación del SGC debe incluir:

1. Las declaraciones documentadas de una política de la calidad y de los objetivos de la
calidad.
2. Un Manual de la calidad.
El Manual de la calidad ha de proporcionar información acerca del SGC de la
organización y ha de especificar:

el alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificación de cualquier
exclusión),
los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia a
los mismos),
y una descripción de la interacción entre los procesos del SGC de la
organización.

Además, también puede incluir:

las actividades de la organización,
las características principales del SGC,
la política de calidad y los objetivos a ella asociados,
declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad,
una descripción de la organización (por ejemplo, un organigrama),
cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse el personal para
encontrar los procedimientos acerca de cómo hacer las cosas, y
una definición de los términos que tengan un significado singular para la
organización.

El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panorámica general o “mapa
del SGC”. Su formato y la estructura son decisión de la organización y dependerán de
su tamaño, cultura y complejidad. Además, algunas organizaciones pueden elegir
utilizarlo para otros propósitos (por ejemplo, fines comerciales). En definitiva, debería
ser un verdadero documento de trabajo3.

3
Puede ver un ejemplo de un Manual de la Calidad de una organización de transporte en el documento anexo I.A2 –
Elaboración del Manual de la calidad.

Capítulo 1


3. Los procedimientos documentados requeridos en la ISO 9001. Es decir,
1. Control de documentos.
2. Control de los registros de la calidad.
3. Auditoria interna.
4. Control del producto no conforme.
5. Acción correctiva.
6. Acción preventiva.

4. Los documentos que la organización necesite para asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos4.
Para que una organización pueda demostrar la eficaz implantación de su SGC,
posiblemente precise desarrollar otros documentos además de los procedimientos
documentados. Hay varios requisitos de la norma ISO 9001:2000 en los cuales la
organización necesita la preparación de documentos que la norma no requiere
específicamente. Ejemplos de lo anterior podrían ser:

Mapas de proceso, diagramas de proceso y/o descripciones de proceso.
Organigramas.
Instrucciones de trabajo.
Documentos que contengan comunicaciones internas.
Documentos que contengan la planificación del SGC.
Programación de producción.
Listas de proveedores aprobadas.
Planes de calidad, etc.

5. Los registros requeridos por la ISO 9001.
Los registros pueden proporcionar información para dirigir a la organización de una
forma eficaz. Es importante que en la organización no se acumulen montones de
papeles que no sirvan para nada. Es preciso decidir qué registros son necesarios para
la actividad de la organización así como conocer qué es lo que exige la norma. Los
registros mínimos requeridos por la norma son los indicados en el cuadro adjunto.

Apartado Registro requerido
5.6.1 Revisión por la dirección
6.2.2 e) Educación, formación, habilidades y experiencia
Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen
7.1 d)
los requisitos
Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de
7.2.2
las acciones originadas por la misma
7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo
7.3.4 Resultado de las revisiones del diseño y desarrollo
Resultados de la verificación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que
7.3.5
sea necesaria
Resultados de la validación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que
7.3.6
sea necesaria
Resultados de la revisión de los cambios del diseño y desarrollo y de cualquier
7.3.7
acción necesaria

4
Por ejemplo, especificaciones (documentos que establecen requisitos), guías (documentos que establecen recomendaciones o
sugerencias), planes de la calidad (documentos que describen qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién
debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un producto/servicio, proyecto o contrato específico), procedimientos e instrucciones
(documentos que informan sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente).

Capítulo 1


Apartado Registro requerido
Resultados de las evaluaciones del proveedor y de cualquier acción necesaria
7.4.1
que se derive de las mismas
Según se requiera por las organizaciones, demostrar la validación de los
7.5.2 d) procesos donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante
actividades de seguimiento o medición posteriores
7.5.3 Identificación única del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito
Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que, de
7.5.4
algún otro modo, se considere inadecuado para su uso
La base utilizada para la calibración o la verificación del equipo de medición
7.6 a)
cuando no existen patrones de medición nacionales o internacionales
Validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que
7.6
el equipo de medición no está conforme con los requisitos
7.6 Resultados de la calibración y la verificación del equipo de medición
8.2.2 Resultados de la auditoría interna y de las actividades de seguimiento
8.2.4 Identificación de la(s) persona(s) responsable(s) de la liberación del producto
Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier acción tomada
8.3
posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido
8.5.2 Resultados de la acción correctiva
8.5.3 Resultados de la acción preventiva

La organización debe establecer un procedimiento documentado que defina los controles5 de la
documentación (para la aprobación, la revisión y actualización, la identificación de los cambios y
revisiones, asegurar disponibilidad donde sea necesario su uso, asegurar la legibilidad e
identificabilidad, para el control de documentos externos y de los documentos obsoletos,…).

El control de los documentos (internos y externos) consiste básicamente en asegurarse de que
los documentos que se encuentran en uso son adecuados y aprobados. Es necesario que este
procedimiento documentado describa cómo se ejerce el control de los documentos. Es
aconsejable evitar medidas complejas de actualización y recuperación. La norma exige que la
información esté al día, pero no especifica cómo ha de hacerse. Aprovechando la flexibilidad que
permite este apartado, es aconsejable adoptar los métodos más sencillos y prácticos para evitar
burocracia y costes innecesarios.

Antes de ser emitidos, los documentos deberían ser revisados y aprobados por la persona
apropiada para comprobar que sean idóneos para el fin que persiguen. Lo mismo ha de ocurrir
con los cambios que sufran los documentos controlados.

Los registros se consideran un tipo especial de documento. Deben establecerse y mantenerse
para proporcionar evidencia objetiva de la conformidad de las actividades realizadas o resultados
obtenidos con los requisitos así como del funcionamiento eficaz del SGC. Deben permanecer
legibles, fácilmente identificables y recuperables. La organización debe establecer un
procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los
registros.

Se debe precisar durante cuánto tiempo será necesario conservar cada tipo de registros, dónde
se ubicarán y cómo deshacerse de ellos. En algunos casos, el periodo de conservación viene
determinado por requisitos legales o reglamentarios, por requisitos financieros, por posibles
demandas de responsabilidad civil o por especificaciones de los clientes6.

5
La documentación sujeta a control incluye: el documento de la política de la calidad y el manual de la calidad, los documentos
para el control de los procesos, las instrucciones de trabajo, los formatos normalizados para la recogida de datos, Un ejemplo de
procedimiento de control de la documentación de una organización de transportes se muestra en el documento anexo I.A3 –
Elaboración de los procedimientos del sistema.
6
Se presenta un ejemplo de procedimiento para el control de los registros en una organización de transportes en el documento
anexo I.A3 – Elaboración de los procedimientos del sistema.

Capítulo 1


El archivo de los registros puede realizarse en cualquier formato que sea apropiado (por ejemplo,
en copia impresa o electrónica). El almacenamiento tendrá que ser el adecuado para el soporte y
debería ser tal que el riesgo de deterioro, desperfecto o pérdida se redujese al mínimo. Resulta
útil decidir quién tiene acceso a los registros y con qué facilidad ha de ser posible disponer de
éstos.

Sugerencia:

Si se utilizan medios informáticos, existen métodos eficaces para el control documental. Debe
garantizarse que la versión disponible en el ordenador en la red es la más reciente. Puede añadirse
una declaración en la que se advierta que cualquier ejemplar en papel está incontrolado y que
corresponde al lector asegurarse de que el ejemplar de que se trate sea copia de la versión más
reciente comprobándolo en el sistema.

Los desarrollos y la evolución de los programas informáticos utilizados para almacenar registros
pueden ocasionar dificultades a la hora de leer registros guardados varios años antes. Resulta
aconsejable conservar viejos programas informáticos para acceder a estos registros más antiguos
o, si no, convertir el archivo al programa informático actual. Es igualmente importante utilizar
programas antivirus puestos al día.

La copia de seguridad de registros almacenados electrónicamente forma también parte de la
gestión de los registros.

I.5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

I.5.1 COMPROMISO CON LA CALIDAD

A través del liderazgo y sus acciones, la Dirección de la organización debería crear un ambiente
en el que el personal se encuentre completamente involucrado y en el cual un SGC pueda operar
eficazmente. El papel de la alta dirección consiste en:

Establecer y mantener una política de calidad y asegurarse que se definen los
objetivos de calidad de la organización, mesurables y coherentes con dicha política.
Comunicar la política y los objetivos de calidad en el seno de la organización para
aumentar la concienciación, la motivación y la participación del personal.
Asegurarse de que la organización está plenamente orientada a satisfacer tanto los
requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.
Asegurarse de que se identifican y desarrollan todos los procesos necesarios para
cumplir con estos requisitos y para alcanzar los objetivos de calidad definidos.
Asegurarse de que se ha establecido, implantado y mantenido un SGC eficaz para
alcanzar los objetivos de calidad definidos.
Asegurarse de la disponibilidad de recursos necesarios.
Revisar periódicamente el SGC.
Decidir sobre las acciones en relación con la política y con los objetivos de calidad y
sobre las acciones de mejora.

I.5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

La norma pone de manifiesto la trascendencia que el cliente tiene para la organización de
transporte y, por tal razón, sitúa este requisito bajo la responsabilidad de la Dirección.

Capítulo 1


Para reforzar el compromiso de la organización con el cliente, la Dirección debe asegurarse de
que los requisitos de éste han sido entendidos y se cumplen con el propósito de aumentar la
satisfacción del cliente.

Para hacerlo con éxito, debería procurar llegar a un acuerdo con su cliente acerca de qué
servicios ha de suministrarle. Puede que esto no siempre sea posible. El logro de un acuerdo
podría implicar:

Hablar con los clientes.
Realizar estudios de mercado o de la clientela.
Tener acceso a informes del sector.
Identificar oportunidades de comercialización especializada.

I.5.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD

La política de calidad es un elemento fundamental en un SGC y muestra el compromiso de la
Dirección en implantar este sistema. A menudo resulta útil desarrollar, antes que nada, la política
global de la organización, incluyendo la comercial, la financiera, etc., ya que esto podría facilitar
la elaboración de la política de calidad. El compromiso de la Dirección con la calidad debería
describir su visión global de lo que la calidad significa para la organización y para sus clientes.

La Dirección debe asegurarse de que la política de la calidad:

1) Es adecuada al propósito de la organización.
La política de calidad no debería ser excesivamente genérica y debería estar armonizada
con los intereses de la organización de transporte, con el resto de las políticas de la
organización y con los servicios prestados.

2) Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia
del SGC.
El compromiso de la Dirección de la organización a favor de la calidad debería ser
perceptible, activo y transmitido eficazmente. Por ejemplo, la exhibición pública de la
política de calidad firmada por la Dirección es un método que puede utilizarse para
demostrar dicho compromiso tanto a empleados como a clientes.

3) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.
Sería conveniente que los objetivos de calidad definidos por la organización se
fundamentasen en los principios o compromisos recogidos en la política de calidad.

4) Es comunicada y entendida dentro de la organización.
Todos los empleados necesitan comprender la política de calidad, la forma como les afecta
y su papel dentro del SGC. Corresponde a la Dirección de la organización decidir como se
va a transmitir este mensaje.

5) Es revisada para su continua adecuación.
La política de la calidad también necesita ser revisada periódicamente, a fin de determinar
si los objetivos siguen siendo los más apropiados para la organización. Esto debería
llevarse a cabo en la revisión del sistema por la Dirección.

Capítulo 1


El cuadro adjunto muestra un ejemplo de política de calidad de una organización de transportes.

CETMOTRANS, S.A.

POLÍTICA DE CALIDAD

La Política de Calidad de CETMOTRANS, S.A. tiene como fin, única y exclusivamente, lograr la
plena satisfacción de nuestros clientes al ver cumplidas sus expectativas servicio tras servicio.

Esto lo hemos conseguido, y lo seguiremos consiguiendo, aplicando nuestra filosofía, basada
en los siguientes puntos:

• Atender las necesidades particulares de cada cliente, proporcionando las
soluciones de transporte más adecuadas en cada caso
• Cumplimiento de las fechas de entrega
• Cuidado y supervisión de la mercancía en todas las fases del transporte
• Resolución rápida de cualquier incidencia
• Dar un trato servicial y amable en todo momento

Esta estrategia de negocio nos permitirá aumentar día a día nuestra posición en el mercado y
diferenciarnos del resto de competidores.

La Dirección de esta empresa está convencida de que esto sólo podrá alcanzarse mediante:

• Un contacto continuo con los clientes para detectar y comentar sus
necesidades que sirva de base para la mejora continua de nuestros servicios
• La utilización de vehículos apropiados a las características del transporte
• El mantenimiento adecuado de nuestra flota de vehículos
• La preocupación constante por la satisfacción del cliente
• La formación continuada del personal
• La aplicación del sistema de la calidad, acorde a las Normas UNE-EN-ISO 9000,
para garantizar la calidad y la mejora de los servicios

Esta Política debe ser entendida y asumida por todos, considerándose esta Dirección como la
primera en asumir las directrices descritas.

Anualmente se definirán unos objetivos coherentes con lo anterior, que todos deberemos tratar
de cumplir.

Nombre y Apellidos

Director
Ciudad, 1 de julio de 2004

I.5.4 PLANIFICACIÓN

La planificación del SGC es la respuesta a medio y largo plazo a las directrices de la política de
la calidad y a corto plazo a los objetivos de la calidad fijados. La organización debería considerar
las siguientes actividades, según proceda, para el cumplimiento de la especificación de servicio
para un determinado cliente o tipo de servicio:

la preparación de planes de la calidad
la identificación y adquisición de aquellos recursos que puedan ser necesarios para
lograr la calidad requerida por el cliente y/o fijada por la organización
la modificación parcial o total de los procesos de producción y de la inspección y
ensayo y de sus criterios
la identificación y preparación de los registros de la calidad complementarios cuando
los actuales sean insuficientes o no adecuados.

La Dirección debe asegurarse de que

los objetivos de la calidad (incluyendo los necesarios para cumplir los requisitos del
servicio) se establecen en las funciones y niveles pertinentes de la organización,
los objetivos de la calidad pueden ser medidos y son coherentes con la política de la
calidad y el compromiso de mejora continua,
la planificación del SGC se realiza con el fin de cumplir los requisitos generales del
SGC, y
se mantiene la integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios en
éste.

Capítulo 1


Con el fin de materializar la política de calidad, la Dirección necesita establecer objetivos
claramente definidos a los que pueda aspirar su organización. El siguiente gráfico muestra un
ejemplo de definición de política y objetivos de la calidad:

NECESIDADES Y OBJETIVOS
EXPECTATIVAS DEL POLÍTICA
CLIENTE OBJETIVO MEDIBLE RESPONSABLE PLAZO
1. Llegar a destino 1.1 95% salidas a la hora prevista
1. Puntualidad …… ……
puntualmente 1.2 99% informar retrasos causas ajenas
2.1 Aumentar un 20% recursos en
2. Viajar en condiciones de
2. Seguridad mantenimiento de flota …… ……
seguridad
2.2 ……
3.1. ……
3. Viajar con comodidad 3. Comodidad …… ……
3.2 ……

A la hora de establecer los objetivos, resulta útil establecer un marco temporal dentro del cual
ubicarlos. Los objetivos de la calidad se deben definir periódicamente en función de las
necesidades actuales y futuras de la organización, del grado de satisfacción de los clientes, del
análisis de la competencia, del seguimiento y la medición de los procesos, de los resultados de
las auditorías del SGC, de las no conformidades, de la identificación de oportunidades de mejora,
de los resultados de la revisión del SGC, etc.

Algunos ejemplos de objetivos que pueden ser medidos son: índice de lealtad de los clientes,
incremento de ventas a clientes leales, ventas a nuevos clientes, mejoras de la imagen ante los
clientes, reducción de reclamaciones,…7

No deberían confundirse los objetivos, con las acciones o metas a llevar a cabo para la
consecución de los mismos. Por ejemplo, el objetivo de comprar un nuevo camión, puede no ser
en sí mismo el objetivo, sino una meta (una fase para llegar a un objetivo), para la consecución
del verdadero objetivo que puede estar relacionado con mejorar calidad, plazos de entrega o
aumentar capacidad de reparto ante una demanda creciente.

Como aspectos que deberían de satisfacerse se pueden indicar:

Deberían existir evidencias de un seguimiento periódico de la evolución de los
objetivos, en intervalos inferiores a los plazos establecidos para la consecución de los
mismos.
Aún cuando la norma no pide objetivos explícitos de mejora, sí establece que tienen
que ser coherentes con la política (y la política sí que habla de mejora).
No sería aceptable la existencia de objetivos relacionados con el cumplimiento de
requisitos de la norma. Sí es aceptable la existencia de “mejoras “ sobre los requisitos.
Debería haber un despliegue de los objetivos al menos al primer nivel del organigrama.
No es obligatorio establecer objetivos diferentes para cada año.
Entre las características que deberían reunir los objetivos se incluirían:

- Deben ser medibles, en el sentido de que debería poder evidenciarse de manera
objetiva si se han alcanzado o no.
- Debe presentarse una planificación documentada (a modo de metas,
actuaciones, recursos, plazos, etc.) para la consecución de los objetivos
establecidos.

7
Puede verse un ejemplo de despliegue de objetivos en el documento anexo I.A4– Ejemplo de despliegue de objetivos de
calidad.

Capítulo 1


I.5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
La Dirección debe asegurarse de

1) Que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro
de la organización.
La Dirección necesita cerciorarse de que todos sepan lo que se espera que hagan
(responsabilidades), lo que están autorizados a hacer (autoridades), así como que
comprendan la forma en que estas responsabilidades y autoridades están
mutuamente relacionadas.
La descripción de responsabilidades y autoridades no debería permitir ambigüedad
alguna allí donde exista interacción entre personas. Necesita asegurarse de que
todos conozcan donde acaba su responsabilidad (y autoridad) y donde empieza la
de otra persona. De este modo se evitarán confusiones acerca de quién hace qué.
Las descripciones no tienen que ser complejas ni muy elaboradas. Es importante
que reflejen claramente la situación en la vida real y dejen margen a la flexibilidad.
Las alternativas disponibles para la definición de responsabilidades son variadas:
desde la descripción del puesto de trabajo o un sencillo organigrama, hasta incluirlas
en documentos de procesos o en procedimientos documentados.
En pequeñas organizaciones de transporte, dado que existe un número limitado de
personas disponibles para llevar a cabo las tareas, será necesario planificar
frecuentemente para compartir funciones y responsabilidades y para que los
miembros de la plantilla sean capaces de realizar las labores de los demás. Dichos
planes resultarán valiosos durante las vacaciones o en casos de accidentes o
enfermedad.

2) Que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la
organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del SGC.
Para que el SGC funcione eficazmente resulta esencial una buena comunicación.
Para que estos procesos de comunicación sean eficaces, deben dotar a la Dirección
y al personal de la capacidad de:
- transmitir y recibir información rápidamente y actuar basándose en ella
- crear confianza mutua
- transmitir la importancia de la satisfacción del cliente, del rendimiento de los
procesos, etc.
- identificar oportunidades de negocio y de mejora

La información debe ser clara y comprensible y ha de estar adaptada a la persona a
la que esté destinada. Algunos métodos de comunicación son la información en
tablones de anuncios, la celebración de reuniones o la transmisión de información
mediante soportes electrónicos (por ejemplo, correo electrónico).

3) designar a un representante de la Dirección quien, con independencia de otras
responsabilidades, debe tener responsabilidad y autoridad para:
asegurase de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos
necesarios para el SGC,
informar a la Dirección sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad
de mejora,
asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del
cliente en todos los niveles de la organización.

El representante de la Dirección es el responsable de la implantación del SGC en todas las
áreas y niveles de la organización, es el responsable de concienciar al personal de la importancia
de la calidad como factor clave en la competitividad de la organización, es el responsable de
informar a la Dirección sobre el funcionamiento del sistema de la calidad, tanto en lo referido a
actividades como a resultados, y sobre las necesidades de mejora y, por último, es el
representante en materia de calidad de la organización frente a clientes y proveedores.

Capítulo 1


Las decisiones que tome la Dirección en materia de calidad y, muy probablemente, en otros
asuntos de la gestión general vendrán precedidas por la información suministrada por el
representante de la Dirección, función que puede asumir una persona que cuente con suficiente
formación, liderazgo, credibilidad y autoridad en la organización.

I.5.6 REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN

Las revisiones del sistema son el mejor alimento para la mejora continua. Representan las
oportunidades en las que la Dirección toma conciencia del nivel de calidad que proporciona y de
la calidad que perciben los clientes.

También es la oportunidad de comprobar la eficiencia del sistema, entendiendo como tal el
avance en tres frentes:

Idoneidad: ¿sigue siendo acorde con su finalidad?
Adecuación: ¿sigue siendo suficiente?
Eficacia: ¿sigue logrando los resultados deseados?

Por ello, se aconseja que la revisión del sistema por la Dirección se aparte de los problemas
puntuales globales para adoptar una perspectiva general del SGC. La Dirección tiene que
analizar las tendencias importantes y decidir sobre ellas. Se aconseja no perder el tiempo
durante la revisión del SGC discutiendo una y otra vez sobre problemas relativamente
insignificantes. La revisión del sistema será más útil si se analiza la evolución del sistema para
obtener una visión general del conjunto clara, en vez de limitarse a revisar una lista de pequeños
detalles.

A intervalos planificados, la Dirección debe revisar el SGC, para asegurarse de su conveniencia,
adecuación eficacia y eficiencia continuas con respecto a los objetivos de la política de la calidad.
La información para la revisión debe incluir:
los resultados de auditorías,
la retroalimentación del cliente,
el funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio,
estados de las acciones correctivas y preventivas,
acciones de seguimiento de anteriores revisiones por la Dirección,
cambios que podrían afectar al SGC,
recomendaciones para la mejora, etc.

Así mismo se aconseja analizar en la revisión por la Dirección otros elementos como podrían ser
los requeridos en el punto 8.4 de la norma, referente al análisis de datos, como por ejemplo:

Necesidades de formación
Problemas de proveedores
Necesidades y mantenimiento de equipos
Ambiente de trabajo y la gestión de la infraestructura.

Las revisiones del sistema por la Dirección constituyen, en definitiva, el marco ideal para abrir
acciones correctivas de cara a la mejora del servicio. A la vista de la información presentada, se
deben identificar y analizar las disfunciones y tendencias, establecer planes de acción y asignar
responsables. Por ello, se recomienda elaborar y presentar la información en forma de gráficos,
diagramas o tablas, estructurada de manera que se observen las tendencias8.

8
Puede verse un flujograma del proceso de revisión del SGC por la Dirección en el documento anexo I.A5– Ejemplo de
flujograma del proceso de revisión por la Dirección.

Capítulo 1


La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora (considerando la
información directa de los principales clientes, los resultados de estudios de mercado, el análisis
de la competencia,…) y la necesidad de efectuar cambios en el SGC (incluyendo la política y los
objetivos de la calidad).

Deben mantenerse registros de las revisiones por la Dirección. Los resultados de la revisión
deben incluir todas las decisiones y acciones adoptadas en relación con

la mejora de la eficacia del SGC y sus procesos,
la mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente, y
las necesidades de recursos.

La revisión del sistema marca la pauta en cuanto a las necesidades de cambio y mejoras a
promover (en la reunión se habrá examinado y valorado toda la información vertida por el SGC)9.
Por ello es necesario que se redacte un documento en el que se presenten los avances o los
retrocesos en todas las actividades que afectan a la calidad del servicio y, en consecuencia, se
marquen las acciones a emprender con la finalidad de proporcionar un mejor servicio. El acta de
revisión del sistema deberá hacerse llegar a los departamentos y personas adecuadas para que
inicien las acciones oportunas10.

I.6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

I.6.1 PROVISIÓN DE LOS RECURSOS
Para la consecución de los objetivos marcados por la organización es básica la implicación y
buena voluntad del personal, pero también es necesario disponer de los medios adecuados que
faciliten la realización del trabajo y el control del mismo.

Aquí la palabra recurso debe entenderse en un sentido amplio, lo que equivale a decir que los
recursos pueden ser personas (un mecánico, por ejemplo), infraestructura (un nuevo almacén,
tres ordenadores y una impresora láser, mobiliario de oficina), ambiente de trabajo (orden y
limpieza, seguridad), información (bases de datos), proveedores (contratación de nuevos
autónomos o agencias de transporte) y socios de negocio (servicios de transporte propios
combinados con servicios de almacenamiento cedidos por un socio de negocio), incluso recursos
financieros (dinero del banco para afrontar la compra de un nuevo camión o remolque).

El apartado 6.1 de la norma pretende que la organización se asegure de que dispone de los
recursos necesarios para mantener y mejorar el SGC y para prestar el servicio requerido de
forma que satisfaga los requisitos de sus clientes. Es recomendable revisar los recursos con
regularidad. Una ocasión idónea es hacerlo como parte de la revisión del sistema por la
Dirección.

I.6.2 CAPACIDAD DE LAS PERSONAS PARA REALIZAR SUS FUNCIONES

En la mayoría de las ocasiones el personal que se incorpora a la organización no trae consigo
las habilidades o los conocimientos suficientes requeridos pero son incorporados por los valores
humanos que se supone que aportarán (y que son imposibles de adquirir mediante un proceso

9
Se muestra un ejemplo de procedimiento para la revisión del sistema por la Dirección en una organización de transportes en
el documento anexo I.A3 – Elaboración de los procedimientos del sistema.
10
Puede verse un ejemplo de un acta de revisión del sistema por la Dirección en el documento anexo I.A.6 Acta de revisión del
sistema por la Dirección.

Capítulo 1


formativo: la disciplina, la dedicación, la seriedad, etc.). La organización debe establecer un plan
que equipare la formación de los empleados con el perfil que se necesita para lograr los objetivos
propuestos11.
La organización debe

1. Determinar la competencia12 necesaria para el personal que ha de realizar los trabajos
que afecten a la calidad del servicio13.

2. Proporcionar formación o adoptar otras acciones para satisfacer dichas necesidades.
Regularmente es necesario comparar la experiencia, capacitación y habilidades del
personal con las que la organización necesite para sus actividades actuales y
previsibles. Con esta comparación de la competencia actual con la que se necesita,
se detectarán vacíos que será necesario llenar mediante formación14.

3. Evaluar la eficacia de las acciones adoptadas.
No basta con limitarse a impartir y registrar la formación sino que también hay que
evaluarla. Es por ello que el proceso de formación debe dejar constancia
documentada de la metodología y los criterios utilizados para la evaluación de la
eficacia de las acciones formativas así como de los resultados obtenidos.

En el caso de que los resultados obtenidos no cumplan con los objetivos de la
formación, será necesario tomar acciones para resolver esta situación y de todo ello
deberá dejarse constancia documental. Por este motivo se aconseja definir la finalidad
y el objetivo de las acciones formativas a realizar para, una vez realizadas, poder
comprobar si se han cumplido.

Se considera válida la evaluación de la eficacia de todas las acciones de formación
que ha recibido una persona en un periodo determinado

4. Asegurarse de que su personal es consciente de la utilidad e importancia de sus
actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.
Se considera apropiado impartir una formación general, para incrementar la
conciencia de calidad y motivar la puesta en práctica, y una formación específica para
realizar las tareas asignadas15.

5. Mantener los registros apropiados sobre la educación, formación, habilidades y
experiencia.
Es necesario mantener registros que demuestren qué competencias y/o que
formación tiene un empleado (por ejemplo conducción de carretillas elevadoras o
camiones).

11
Se muestra un ejemplo de procedimiento de gestión de los recursos humanos en el documento anexo I.A3 – Elaboración de
los procedimientos del sistema.
12
Competencia es la característica de una persona, ya sea innata (cualidades y habilidades) o adquirida (conocimientos y
experiencia), que está relacionada con una actuación exitosa en un puesto de trabajo.
13
Puede verse un ejemplo de descripción del puesto de Jefe de Tráfico en el documento anexo I.A7 – Ejemplo de descripción
de puesto de trabajo.
14
Puede verse un flujograma del proceso de formación en el documento anexo I.A8 – Ejemplo de flujograma del proceso de
formación. Se muestra otro ejemplo de cómo puede abordarse esto en el documento anexo I.A.9 – Ejemplo de procedimiento de
sensibilización, formación y competencia profesional.
15
Se muestra otro ejemplo de cómo puede abordarse esto en el documento I.A9 – Ejemplo de procedimiento de sensibilización,
formación y competencia profesional.

Capítulo 1


I.6.3 INFRAESTRUCTURAS IDÓNEAS
La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para
lograr la conformidad con los requisitos del servicio.

Forman parte de la infraestructura las instalaciones, equipos y servicios necesarios para el
funcionamiento de la organización. Esto incluye, cuando sea aplicable, edificios, espacios de
trabajo, equipos para los procesos (tanto hardware como software) y servicios de apoyo
(comunicaciones, etc.).

En el transporte tienen especial incidencia los servicios de mantenimiento preventivo y de
respuesta ante averías, incluida la disponibilidad de piezas críticas que afecten a la capacidad de
prestar el servicio en las condiciones previstas16.

I.6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo17 necesario para lograr la
conformidad con los requisitos del servicio.

Si consideramos que buena parte de nuestra vida transcurre en nuestro lugar de trabajo, es
evidente que todo aquello que nos rodea debe aportarnos una influencia positiva en nuestra
motivación, satisfacción y desarrollo de nuestras tareas. La creación de un ambiente de trabajo
apropiado debe cubrir los siguientes aspectos:

un sistema de seguridad y de prevención de riesgos laborales
un lugar de trabajo apropiado y un entorno de trabajo ergonómico
lavabos, comedores, vestuarios, etc.
temperatura, grado de humedad, luminosidad, renovación de aire
higiene colectiva, limpieza general, ruido, vibraciones y contaminación
el fomento de las relaciones humanas entre el personal
metodologías de trabajo creativas y participativas

I.7 PRESTACIÓN DEL SERVICIO

I.7.1 LA PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Para mantener el funcionamiento de una actividad o de un negocio, alguien, normalmente la
Dirección, debe establecer cómo se va a hacer lo contratado por el cliente, qué se necesita para
cumplir con lo prometido, cómo se va a comprobar o controlar que efectivamente el servicio o el
producto se corresponde con lo solicitado por el cliente y qué papeles van a demostrar que todo
se ha realizado según lo previsto y se han satisfecho las necesidades del cliente. Esto es la
planificación.

La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la prestación del
servicio. Esta planificación debe presentarse de forma adecuada para la operativa de la
organización, debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del SGC y, cuando sea
apropiado, debe concretar:

los objetivos de la calidad y los requisitos para el servicio,
la necesidad de proporcionar recursos específicos para el servicio y de establecer
procesos y documentos,

16
Se muestra un ejemplo de procedimiento de mantenimiento de vehículos e instalaciones para una organización de
transporte en el documento anexo I.A3 – Elaboración de los procedimientos del sistema.
17
Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza un trabajo.

Capítulo 1


las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y ensayo
específicas para el servicio así como los criterios para la aceptación del mismo, y
los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de
prestación y el servicio resultante cumplen los requisitos.

La amplitud de la planificación depende de que los servicios de transporte que esté prestando la
organización sean:

repetitivos,
orientados a los requisitos contractuales con el cliente,
innovadores, o
una combinación de las características anteriores.

En los casos en que sólo se lleve a cabo una prestación de los servicios de transporte de forma
rutinaria y muy repetitivos, la planificación puede llevarse a cabo al mismo tiempo que se elabore
el manual y los documentos de calidad y posteriormente hacer referencias a la documentación
asociada.

Si la naturaleza de la organización de transporte no se presta al enfoque rutinario anteriormente
descrito, sería necesaria una planificación independiente para cada pedido u orden de
transporte.

En este apartado, también es necesario hacer mención a la planificación de nuevos servicios de
transporte que no se estén realizando hasta el momento. En este caso, dicha planificación
deberá asegurar el cumplimiento de todos los requisitos anteriores.

I.7.2 ASEGURAR LA COMPRENSIÓN Y LA CAPACIDAD DE CUMPLIR LOS
REQUISITOS DEL CLIENTE

El pedido de un cliente es un desencadenante de la actividad de una organización y también una
causa potencial de insatisfacciones y éstas pueden motivar la pérdida parcial o total del cliente.
El cliente nunca obtendrá el servicio esperado a menos que la organización que realiza el
servicio de transporte comprenda lo que se le está pidiendo (además de leer el pedido en
relación con lo que la organización vende).

Puede que el cliente no tenga siempre razón, pero siempre es cliente. Las organizaciones deben
realizar una propuesta formal al cliente para que la revise y la acepte ya que es la oportunidad de
intercambiar pareceres y ajustar los compromisos y, evidentemente, evitar sorpresas
desagradables por ambas partes. La revisión de lo que pide o quiere el cliente no se refiere sólo
a los contratos que se firman por ambas partes, sino que incluye el día a día, es decir, a
cualquier pedido que se reciba en la organización.

La organización debe determinar

los requisitos especificados por el cliente, hasta la finalización del servicio,
los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para la adecuada
prestación del servicio,
los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el servicio18, y
cualquier requisito adicional determinado por la propia organización.

18
La organización debe detectar la legislación que ha de cumplir, poder acceder a ella, conocer los requisitos que son de aplicación
en cada servicio y mantener los registros que evidencien que han sido considerados como datos de entrada del proceso
correspondiente.

Capítulo 1


Las órdenes de transporte cursadas por escrito o en formato electrónico, como los que se
reciben por correo o fax pueden facilitar un registro permanente de los detalles del servicio
solicitado. En los casos en que se reciban las órdenes por teléfono o verbalmente, deben
tomarse medidas especiales para registrar y confirmar las órdenes de transporte. Será necesario
disponer de métodos para atender dichas órdenes. He aquí dos ejemplos:

Una forma de atender las órdenes de transporte telefónicas consiste en facilitar un bloc
o formulario para que quien reciba dichas orden registre los detalles de la misma y se
los lea al cliente solicitando su confirmación.
Otra forma es introducir directamente las especificaciones de la orden de transporte en
el sistema informático solicitando confirmación y guardando la información
directamente en el sistema.

Antes de comprometerse a proporcionar un servicio al cliente19, la organización debe revisar los
requisitos relacionados con servicio y debe asegurase de que

están definidos los requisitos del servicio20,
están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y
los expresados previamente, y
la organización tiene capacidad para cumplir con los requisitos definidos.

Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la
misma21. Cuando se cambien los requisitos del servicio, la organización debe asegurase que la
documentación pertinente sea modificada y de que el personal correspondiente sea consciente
de los requisitos modificados.

En la revisión del pedido la comunicación lo es todo y una vez realizado el servicio la información
que el cliente revele acerca de su satisfacción es crucial para la mejora del servicio. Las
personas que están en contacto con el cliente (telefonistas, comerciales, conductores, etc.),
deben asumir esta responsabilidad de transmitir a la organización qué debemos mantener o
cambiar en la organización.

Por otro lado en algunas organizaciones de servicios, como por ejemplo ocurre en algunas de
transportes, el plazo de tiempo entre la solicitud de un servicio y la realización de éste es muy
corto, a veces de pocas horas. Por ello las personas que captan la solicitud del cliente y le
hablan del servicio y del precio asociado deben estar muy preparadas y tener un conocimiento
profundo de la organización y de los servicios que ofrece.

La organización debe determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con
los clientes, relativas a:

la información sobre el servicio22,
las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones, y
la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.

La necesidad de establecer vías eficaces de comunicación con el cliente aparece como requisito
obligatorio en la norma y éstas deben ser de doble dirección, para facilitar la retroalimentación

19
Por ejemplo mediante envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios, etc.
20
En algunas situaciones, tales como las ventas por Internet, no resulta práctico efectuar una revisión formal de cada pedido. En su
lugar, la revisión puede cubrir la información pertinente del producto, como son los catálogos o el material publicitario. Cuando el
cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente
antes de la aceptación.
21
El registro de la revisión puede consistir simplemente en una anotación incluida en la orden de transporte con una casilla que
pueda ser cumplimentada junto con la firma del revisor y fecha.
22
Incluye las encuestas, las sugerencias reclamaciones y quejas, la información estática y cuestionarios interactivos en Internet, las
memorias y catálogos de la organización,…

Capítulo 1


por parte del cliente, mediante la cual se pueden introducir cambios en el servicio prestado,
incluyendo las sugerencias, quejas, reclamaciones y otro tipo de manifestaciones del cliente.

Uno de los problemas más comunes a que nos enfrentamos es la falta de comprensión en
relación a lo que se ha pedido. Una buena comunicación con su cliente resulta esencial para
aclarar malentendidos. En los casos en que sea posible, deberían desarrollarse procesos de
comunicación y nombrar a alguien como interlocutor con los clientes, para identificar y resolver
los problemas que puedan presentarse23.

I.7.3 DISEÑO Y DESARROLLO

En general las organizaciones dedicadas a servicios de transporte no realizan diseño sino
planificación de sus servicios. En consecuencia, para ellas este requisito de la norma no tiene
incidencia. Se desarrolla sólo a título informativo y en atención a casos poco frecuentes en los
que una organización de transporte debe incluir el diseño en su SGC.

Las organizaciones dedicadas al transporte que incluyan el diseño (rutas,…) entre sus
actividades deben verificar que el diseño cumple los requisitos de entrada y validarlo (confirmar
que el servicio resultante es capaz de satisfacer los requisitos especificados). Esto incluye la
capacidad (número de vehículos por ruta), el tiempo de recorrido en función del estado y
condiciones de señalización de la vía,…

Las organizaciones que realicen diseño de productos/servicios, deberán
planificar y controlar el diseño y desarrollo,
determinar los elementos de entrada relacionados con los requisitos, revisarlos y
mantener registros,
proporcionar los resultados del diseño y desarrollo de forma que permitan la
verificación respecto a los elementos de entrada y aprobarlos antes de su liberación24,
realizar, en las etapas adecuadas, revisiones sistemáticas y mantener registros de
acuerdo con lo planificado,
verificar, de acuerdo con lo planificado, y mantener registros para asegurarse de que
los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos,
validar el diseño y desarrollo y mantener registros para asegurarse de que el
producto/servicio resultante es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación
especificada, y
identificar y mantener registros de los cambios del diseño y desarrollo.

I.7.4 GESTIÓN DE COMPRAS

I.7.4.1 ¿Quiénes son nuestros proveedores?

En la compra existen riesgos de equivocación por lo que el comprar es una actividad que
necesita ser bien conducida. Si la decisión que se toma no es la adecuada, la calidad del servicio
de la organización puede verse seriamente afectada. A la hora de elegir un proveedor se
plantean tres reflexiones importantes:

¿obtendremos lo que realmente necesitamos?
¿dará el proveedor lo que promete?
¿su nivel de calidad se mantendrá mientras dure la relación con él?

23
Se presenta un ejemplo de un procedimiento de gestión de ofertas para una organización de transporte, incluido el diagrama
de flujo del proceso comercial, en el documento anexo I.A3 – Elaboración de los procedimientos del sistema.
24
Autorización para proseguir con la siguiente fase de un proceso.

Capítulo 1


La organización debe asegurarse de que el producto/servicio adquirido cumple los requisitos de
compra especificados25. La organización debe seleccionar, evaluar y reevaluar los proveedores
de acuerdo con criterios que determinen la capacidad de los proveedores para suministrar
productos/servicios acordes con los requisitos de la organización. Deben mantenerse registros de
los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción que se derive de las mismas.

La organización debe revisar cada uno de los proveedores de su listado contable y hacerse la
pregunta ¿si falla, repercutirá en el servicio? Los proveedores a controlar serán aquellos que por
un fallo o desconocimiento o por cualquier otra causa no realicen bien su trabajo o lo que se
esperaba de ellos y eso pueda acabar afectando a la calidad del servicio que ha de garantizar el
SGC de la organización.
La evaluación previa de proveedores proporciona a la organización una lista de referencia de
proveedores capaces de suministrar a tiempo y en las condiciones de calidad especificadas, a la
cual podrá recurrir para aprovisionarse. Esta información le permitirá reaccionar con rapidez ante
cualquier situación imprevista manteniendo sus objetivos de calidad.
En general, no existe un método que sea más adecuado que otro para realizar la evaluación.
Cada organización deberá escoger el que mejor se adapte a sus necesidades, teniendo en
cuenta, entre otras cosas su nivel de exigencia en calidad o el grado de conocimiento que la
organización tenga de un determinado proveedor. Entre los distintos mecanismos para realizar la
evaluación hay que destacar26:

Realización de auditorías (denominadas de segunda parte) en la sede del proveedor
para analizar todos los puntos que sean críticos, con el grado de profundidad necesario
para asegurar los niveles de calidad de la organización. Se aplica a la evaluación de
nuevos proveedores, sin referencias.
Estudio de los registros históricos de un proveedor para comprobar si existe un
equilibrio en sus parámetros de calidad. Se emplea con suministradores que mantienen
una relación de largo tiempo con la organización, y con los que existe un cierto nivel de
confianza.
Aplicación de una calidad concertada, mediante la cual la organización establece con
su proveedor de una forma clara y precisa, incluso de forma contractual, los requisitos
de calidad a cumplir.
Certificación (por ejemplo, ISO 9001) obtenida a través de una entidad certificadora
acreditada.
Pedido o servicio de prueba mediante el cual se analiza la calidad del servicio /
producto suministrado por el proveedor para establecer la aceptabilidad de los
productos y servicios suministrados.

I.7.4.2 ¿Qué necesitamos?

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados
antes de comunicárselos al proveedor. La información de las compras debe describir el
producto/servicio a comprar, incluyendo, cuando sea adecuado, requisitos de la aprobación del
producto/servicio, requisitos de la calificación del personal y requisitos del SGC.

La organización debe controlar lo que compra. Por una parte, para pagar sólo por aquello que le
haya sido útil. Y por otra, porque si un fallo provoca el incumplimiento de los acuerdos con un
cliente o su insatisfacción, la organización puede perder más que el valor intrínseco de lo
25
El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto/servicio adquirido debe depender del impacto del
producto/servicio adquirido en la posterior prestación del servicio final.
26
Se muestra un ejemplo de procedimiento para la selección y evaluación de proveedores en el documento anexo I.A3 –
Elaboración de los procedimientos del sistema.

Capítulo 1


comprado. Por lo tanto, las instrucciones de compra deberían describir con absoluta claridad lo
que usted quiere. Las instrucciones se transmiten en forma de pedido escrito. Recuerde que las
instrucciones dadas por teléfono pueden ser malinterpretadas por su proveedor, por lo que
debería tomar precauciones para cerciorarse de que sus instrucciones sean entendidas.

Independientemente de que el pedido se haya realizado de forma escrita u oral, podría resultar
útil conservar un registro de lo que se pidió, de modo que se pueda confirmar que se ha recibido
lo que se solicitó27.

I.7.4.3 Verificación del producto/servicio comprado

La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para
asegurarse de que el producto/servicio comprado cumple los requisitos de compra
especificados28.

De esta inspección debería existir evidencia documental, de forma que se asegure que el
producto o servicio comprado corresponde a lo pedido. La mayoría de las organizaciones de
transporte tienen alguna forma de seguimiento de las compras, que va desde una simple
comprobación de que lo que se entrega es lo que se pidió, hasta el desplazamiento a las
instalaciones del proveedor para comprobar o inspeccionar lo que se haya pedido (por ejemplo la
compra de un camión).

Dependiendo de la importancia de los productos y servicios prestados la organización deberá
decidir el tipo y el alcance apropiado de sus actividades de verificación (comprobaciones,
inspecciones o pruebas).

I.7.5 PRESTACIÓN DEL SERVICIO

La organización puede mejorar el éxito en su negocio controlando la prestación de los servicios
de transporte que realiza. La clave para que los clientes confíen en que su pedido o solicitud se
va a elaborar de manera correcta es mostrarles que, efectivamente, existe ese control. Pero,
¿cómo se puede demostrar que esos controles se planifican y se aplican de forma eficiente? Los
SGC proponen diversas herramientas para mantener la producción o prestación de un servicio
bajo control.

Unas claras especificaciones del servicio a realizar ayudarán a establecer criterios
sobre la conformidad o no de dicho servicio.
Unas instrucciones de trabajo precisas ayudarán a la buena realización de tareas
importantes.
Un equipo apropiado facilitará la consecución de los objetivos de la tarea o proceso,
mientras que la falta del mismo obligará a un sobreesfuerzo del personal que a la larga
causará desmotivación y desgana por el trabajo.
El seguimiento y la medición de los procesos para saber si hemos de mantener el
método de trabajo o debemos corregirlo (el transporte, ¿llegó a tiempo?, ¿cómo
evolucionan mis incidencias o reclamaciones?)

Y de cara al funcionamiento interno de la organización ¿qué se persigue con todo lo anterior?
Aprovechando un símil del mundo del motor: aumentar la potencia o, en otras palabras, mejorar
la eficacia (incrementar la capacidad de la organización para dar respuesta a más servicios o

27
Se muestra un ejemplo de procedimiento para la gestión de compras en el documento anexo I.A3 – Elaboración de los
procedimientos del sistema.
28
Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe
establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del
producto.

Capítulo 1

Handle404

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (16)

Similar a Handle404

Similar a Handle404 (20)

Handle404