Informatica excel

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
“Saber para ser”
EXCEL
INTRODUCCIÓNA MS EXCEL
¿QUE ES EXCEL?
Excel, es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos,
macros, y otras aplicaciones avanzadas, ayudando en el cálculo de ejercicios aritméticos y siendo de
gran utilidad diversas áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc.
¿PARA QUE SIRVE EXCEL?
Es un procesador de texto que sirve para áreas como matemática, computación, economía, etc. La
función es realizar cálculos complejos de maneras más allá de las matemáticas ordinarias y expresar
el resultado en forma simple y analítica.
¿PRESTACIONES DE EXCEL?
Almacenamiento de datos;
Cálculos completos, por ejemplo presupuestos;
Aplicaciones en matemática (teoremas,graficando funciones poli nominales, aproximación de
raíces irracionales, hipótesis); comparaciones, estadísticas, encuestas…
RECONOCIMIENTO DEL AMBIENTE DE TRABAJO:
Este no es un editor de texto por tanto no se pueden realizar oficios, por tanto las herramientas de
estructuración de fuentes de formato no corresponden, aquí se propone fichas formulas datos y
revisar en las fichas conocidas como potencias, de ahí prácticamente se asemeja a las fichas
encontradas en Word
En Excel la hoja de trabajo es electrónica dispuestas en celdas, mientras que en Word es una hoja de
trabajo.
Otra diferencia con Word es la disposición del área de trabajo, las columnas esta etiquetadas con
letras del abecedario y las filas esta etiquetadas por números, las columnas tienen como nombres
campos llamados campos de base de datos y las filas como registros tuplas, cada celda tiene una
dirección y puede contener o no un contenido.

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Por ejemplo.-
Numero de columna vs número de fila
La celda B1
Se lee: Celda b1 contenido 9
Celda.-
Es una sección o espacio de trabajo, es la intersección entre una columna y una fila, esta celda tenía
las características:Dirección y contenido
Celda activa.-
Tiene el perfil acentuado, y está lista para recibir información y aquí van a surgir los cambios
Cuadro de nombres.-
Se visualiza la dirección de la celda activa, que al hacer clic puede saltar hacia la celda que
deseemos
Rango de celdas.-
B1:D10 (rango de celdas adycentes) todo se selcciona menos la celda activa, B1;D10 (rango de
celdas no adyacentes),podemos combinarlas por ejemplo C2:C5;D2 y se marcara estos rangos
donde la celda activa tan sòlo se desplazrà a traves de el rango seleccionado.
Si queremos seleccionar el cuadro de celdas adyacentes podemos realizar un clic sostenido y para
no adyacentes clic + la tecla CTRL.
Excel tienen la particularidad de que todo lo que es texto los desplaza, hacia la izq. y los valores
numéricos a la der para la realización de operaciones.

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Si ponemos un punto en el ingreso de los valores decimales para la realización de la operación
matemática la maquina no captará la información razón por la cual siempre tenemos que verificar si
hemos puesto la coma en los valores decimales
Una celda de Excel acepta todo tipo de datos: alfabéticos, numéricos y alfanuméricos.
Microsoft Excel es una herramienta que se la conoce como inteligente. Que detecta que está
haciendo el usuario por ejemplo cuando ingresa una fecha 27-05-2014 se transformará en
27/05/2014, la modifica y la estandariza de forma automática.
Como hacer para poner el cero a la izquierda hace4r doble clic en la celda que deseemos modificar
el texto.
Poner apostrofe antes del dato ingresado
Presionar enter
Solo seleccione la celda. Y vamos a la barra de formulas
En la fecha al modificar en:

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Se convierte en:
Pero en barra de fórmulas
Microsoft Excel se abre con tres hojas, usted puede etiquetar en hoja 1 poniéndola un nombre por
ejemplo
Al etiquetar con doble clic izq.
Administrar hojas de calculo
A cada etiqueta podemos darle un color distinto
Clic derecho en cambiar de color
Por practica podemos reorganizar las hojas de nuestra hoja de cálculo con clic sostenido.
Al duplicar la hoja con clic sostenido en la hoja que queremos y soltamos en el espacio vacío de
alado

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Editar celdas
Seleccionamos las celdas escribimos en la primera celda lo que deseemos y control enter y se copia
en todas las celdas que hemos seleccionado
Todos los cambios ponemos centrar en una parte de la ventana
Para ajustar contenidos en la A misma celda hacemos clic en
Y obtendremos
Reemplazo total del contenido
Este método sugiere reemplazar todo el texto de una celda por uno nuevo. Para realizar es suficiente
con posicionarse sobre la celda que será editara e introducir el nuevo texto lo cual reemplazará por
completo el contenido anterior.
Modo de edición de una celda
Si solamente necesitas modificar alguna letra o símbolo del texto de una celda y no deseas hacer un
reemplazo total, entonces puedes entrar al modo de edición haciendo doble clic sobre la celda a
modificar. De inmediato se mostrará un cursor intermitente que te permitirá editar el contenido de la
celda sin necesidad de eliminarlo todo.
Otra manera de entrar al modo de edición de una celda es seleccionándola y pulsando la tecla F2.
Editar una celda desde la barra de fórmulas
Una tercera opción para editar el contenido de una celda es a través de la barra de fórmulas. Solo

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necesitas seleccionar la celda a modificar y hacer las correcciones directamente en la barra de
fórmulas.
Si por alguna razón cometes alguna equivocación al estar editando las celdas puedes hacer uso del
comando Deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido.
ADMINISTRACION DE LA HOJA
En esta entrada,hablaremos acerca de la administración de hojas de cálculo en EXCEL.
Como insertar y eliminar hojas en un cálculo.
Para realizar esto, nos dirigimos a: INSERTAR/HOJA. Allí tendremos algunas opciones como:
1. Posición:
- Delante de la actual.
- Detrás de la actual.
2. Hoja:
- Crear nueva.
- Número de hojas. Puede ser cualquiera.
- Nombre. Puede ser cualquiera.

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Para eliminar una hoja de cálculo, tendremos que dirigirnos a la hoja que deseamos eliminar.
Luego, presionamos CLIC DERECHO/ELIMINAR HOJA,y nos preguntará si de verdad deseamos
eliminar la hoja y presionamos que sí.
Para variar el orden de las hojas, nos dirigimos a la hoja que queremos variar su orden,
presionamos CLIC DERECHO/MOVER - COPIARHOJA DE CÁLCULO,y nos dará dos
opciones:
1. Al documento:
- colocamos el documento al cual queremos dirigirla.
2. Insertar delante de:
- colocamos la hoja correspondiente.
Para cambiar el nombre a la hoja, nos dirigimos a la hoja que deseamos cambiarle el nombre y una
vez que nos situamos allí, presionamos CLIC DERECHO/CAMBIAR NOMBRE A LA HOJA,y
allí, pondremos el nombre deseado.

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EDICION DE CELDA:
Puede editar el contenido de una celda directamente en la misma. También puede editar el
contenido de una celda si escribe en la barra de fórmulas.
Al editar el contenido de una celda, Excel funciona en modo Edición. Algunas características de
Excel funcionan de forma distinta o no están disponibles en modo Edición.
Información general
Cuando Excel está en modo Edición, la palabra Editar aparece en la esquina inferior izquierda de la
ventana del programa, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.
¿Cuáles son las diferencias de funcionamiento de Excel en modo Edición?
En el modo Edición, muchos comandos no están disponibles. Por ejemplo, cuando Excel está en
modo Edición, no es posible aplicar formato condicional o cambiar la alineación del contenido de
una celda.
Además,las teclas de dirección se comportan de forma algo diferente en el modo Edición de Excel.
En lugar de mover el cursor de una celda a otra, en modo Edición, las teclas de dirección desplazan
el cursor dentro de la propia celda.
Habilitar o deshabilitar el modo Edición
Si intenta usar modo Edición y no sucede nada, pueden que esté deshabilitado. Puede habilitar o
deshabilitar el modo Edición cambiando una opción de Excel.
Haga clic en el botón Microsoft
Office , en Opciones de Excel y
luego en la categoría Avanzadas.
En Opciones de edición, siga uno de
estos procedimientos:
Para habilitar el modo Edición, seleccione
la casilla Permitir editar
directamente en las celdas.
Para deshabilitar el modo Edición, desmarque la casilla Permitir editar directamente en las celdas.

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Entrar en modo Edición
Para empezar a trabajar en modo Edición, siga uno de estos procedimientos:
 Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea modificar.
Esto inicia el modo Edición y coloca el cursor en la ubicación de la celda en la que hizo
doble clic. También se muestra el contenido de la celda en la barra de fórmulas.
 Haga clic en la celda que contiene los datos que desea modificar y, a continuación, haga
clic en cualquier punto de la barra de fórmulas.
Esto inicia el modo Edición y coloca el cursor en la ubicación de la barra de fórmulas en la que hizo
clic.
 Haga clic en la celda que contiene los datos que desea modificar y pulse F2.
Esto inicia el modo Edición y coloca el cursor al final del contenido de la celda.
Insertar, eliminar o reemplazar el contenido de una celda
 Para insertar caracteres,haga clic en la celda en la quiera escribir y, a continuación, escriba
los nuevos caracteres.
 Para eliminar caracteres,haga clic en la celda donde desea eliminarlos y, a continuación,
presione la tecla Retroceso o seleccione los caracteres y presione la tecla Suprimir.
 Para reemplazar caracteresespecíficos,selecciónelos y, a continuación, escriba los
caracteres nuevos.
 Para activar el modo Sobrescribir para que los caracteresexistentes se puedan reemplazar
por caracteres nuevos a medida que se escribe,presione INSERTAR.
 Para comenzar una línea de texto nueva en un punto específico de una celda, haga clic en
donde desea interrumpir la línea y, a continuación, presione ALT+ENTRAR.
Cancelar o deshacer ediciones
Antes de presionar ENTRAR o TAB y antes o después de presionar F2, puede presionar ESC para
cancelar las ediciones realizados en el contenido de la celda.
Después de presionar ENTRAR o TAB,puede deshacer las ediciones presionando CTRL+Z o
haciendo clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido.
Ajustar el modo en que se muestra el contenido de una celda
Tras editar contenido de una celda, puede que desee ajustar el modo en que se muestra.
 En ocasiones, puede que una celda muestre #####. Esto puede suceder cuando la celda
contiene un número o una fecha y el ancho de la columna no puede mostrar todos los
caracteres que requiere su formato. Por ejemplo, imagine que una celda con el formato de
fecha "dd/mm/aaaa" contiene 31/12/2007. Sin embargo, el ancho de la columna únicamente

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puede mostrar seis caracteres.La celda mostrará #####. Para ver elcontenido íntegro de la
celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.
Cambiar el ancho de una columna
 Haga clic en la celda donde desee cambiar el ancho de columna.
 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.
A. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:
 Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.
 Para especificar un ancho de columna mayor, haga clic en Ancho de columna y, a
continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.
 Si hay varias líneas de texto en una celda, puede que parte del texto no se muestre de la
forma en que desea. Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda con un ajuste
del texto.
Ajustar el texto en una celda
a. Haga clic en la celda en que desee ajustar el texto.
b. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.
En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, en Tamaño de celda, haga clic
en Autoajustar fila.
Salir del modo Edición
Para dejar de trabajar en modo Edición, siga uno de estos procedimientos:
 Presione ENTRAR.
Excel sale del modo Edición y selecciona la celda directamente debajo de la actual.
También puede especificar que al presionar ENTRAR se seleccione una celda adyacente diferente.

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a. Haga clic en el botón Microsoft Office , en Opciones de Excel y luego en la
categoría Avanzadas.
b. En Opciones de edición, siga uno de estos procedimientos:
 Para hacer que la selección permanezca en la celda que estuviera editando, desactive la
casillaDespués de presionar Entrar, mover selección.
 Para controlar la dirección de la selección, seleccione la casilla Después de presionar
ENTRAR,mover selección, haga clic en la flecha situada junto a Dirección y, a continuación,
seleccione una dirección de la lista.
 Presione la tecla TAB.
Esto detiene el modo Edición y selecciona la celda directamente a la derecha de la actual. Presione
MAYÚS+TAB para seleccionar la celda a la izquierda.
 Haga clic en una celda diferente.
Excel sale del modo Edición y selecciona la celda en la que haya hecho clic.
 Presione F2.
Excel sale del modo de edición y deja el cursor donde está.
OPCION DE AUTORELLENO
Este tipo de funciones especiales permiten que puedas introducir los datos de la manera más
sencilla y facilitando al máximo el trabajo de rellenar datos. Estamos hablando de tres técnicas que
verás a continuación: Elegir de una lista, Autollenado y Autocompletar.
Elegir de una lista
Comienza a introducir datos en una columna y podrás comprobar cómo, a medida que lo vas
haciendo, Excel va creando una lista con los datos que vas introduciendo. Cuando son pocos los
datos no resulta difícil recordarlos, pero cuando es una lista larga esta técnica te permite seleccionar
en la lista sin tener que recordar como vemos en los pasos siguientes:
1. Sitúa el cursor sobre una celda en la que vas a introducir datos. Si en la columna de esa celda no
hay datos saldrá una lista vacía.
2. Haz clic con el botón derecho y selecciona la opción Elegirde una lista desplegable y aparecerá
una lista ordenada alfabéticamente con todos los elementos de la columna.

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3. Selecciona en la lista el elemento que te interesa haciendo clic sobre él y se introducirá en la
celda correspondiente.
Autocompletar
Esta es una función muy útil que trata de imaginar lo que deseas introducir, aunque realmente lo
que hace es ver los datos que hay en una columna y tratar de identificar el que vas a introducir; así,
tras escribir la primera letra, muestra ya el contenido completo. Si hay varios datos que comienzan
por la misma letra no mostrará nada inicialmente, sólo lo hará al escribir la segunda letra si esta es
diferente y así con las demás letras.
Una vez que te muestra el autocompletado sólo tiene que pulsar la tecla Intro ahorrándote tener que
teclearlo nuevamente.
Autollenado
Esta función te proporciona facilidades en dos vertientes diferentes, según el trabajo que quieras
realizar en cada momento:
 Por un lado puedes utilizarla para copiar un dato en otras celdas y para ello basta con que
escribas el dato (texto o número) en una celda y después colocas el puntero sobre el botón
de autorrelleno y arrastras. Verásque elrecuadro de selección sólo te permite desplazarte
en la misma fila o en la misma columna de la celda que contiene el dato que se va a copiar.
Al soltar el botón del ratón todas las celdas seleccionadas se rellenan con el dato de la celda
origen.

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 Por otro lado puedes utilizar esta función para realizar una serie numérica o de cualquier
otro tipo. Si introduces un dato que puede pertenecer a una serie como un día de la semana,
un año, una hora, una fecha,un mes, etc., Excel la identifica como tal y, cuando arrastras
por el botón de autollenado, te indica la serie que va a realizar. Si quieres realizar una serie
con números, tienes que introducir al menos los dos primeros números de la serie; después
seleccionas esas celdas y arrastras por el botón de autorrelleno, aunque también puedes
utilizar una sola celda si delante del número colocas cualquier texto (una palabra por
ejemplo).
Celdas, filas y columnas
El trabajo con celdas, filas y columnas no acaba en la mera selección de las mismas o en la
introducción de datos; con estos tres elementos puedes realizar muchas más tareas como insertar
nuevas celdas, filas o columnas, eliminarlas, cambiar el ancho de las columnas o el alto de las filas.
 Insertar filas: para realizar esta acción activa una celda de la fila delante de la cual quieres
insertar otra y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada
junto a Insertar y, después, en Insertar filas de hoja y la nueva fila aparecerá.Sideseas
insertar varias, selecciona primero tantas filas como quieras insertar y ejecuta el mismo
comando. Las filas aparecerán delante de la primera seleccionada.
 Insertar columnas: esta acción se realiza del mismo modo que con las filas pero teniendo en
cuenta que la columna o columnas que se inserten lo harán delante de la seleccionada.

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 Eliminar filas o columnas: selecciona previamente las filas o columnas que deseas eliminar
y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, Eliminar y, después el comando según
quieras eliminar. Debes tener en cuenta que se eliminará también todo el contenido de las
mismas. Si mientras están seleccionadas las filas o columnas pulsas la tecla Supr sólo
desaparecerá elcontenido de las mismas.
 Insertar celdas: ya sabes cómo insertar filas o columnas, pero en algunas ocasiones sólo te
interesa insertar una o varias celdas. Para eso selecciona la celda o celdas (se insertarán
tantas celdas como selecciones) y ejecuta el comando Insertar celdas. Aparecerá elcuadro
de diálogo Insertar celdas, que puedes ver en la figura 8.5. Selecciona una de las opciones
del cuadro según el resultado que quieras que produzca el programa y haz clic en el
botón Aceptar.
 Eliminar celdas: para realizar esta acción selecciona la celda o celdas que deseas eliminar y
ejecuta el comando Eliminar de la cinta de opciones. Aparecerá un cuadro de diálogo para
que elijas la opción que más te interese; hazlo y por último pulsa el botón Aceptar.
Cambiar el ancho de las columnas
Ya has podido comprobar que inicialmente las columnas de una hoja tienen un ancho
predeterminado y que este ancho,en muchas ocasiones, no es suficiente para los datos que quieres
introducir.

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Para cambiar el ancho de una o varias columnas:
1. Selecciona la o las columnas cuyo ancho deseas cambiar.
También puedes seleccionar algunas celdas de esas columnas.
2. Ejecuta el comando Formato, del grupo Celdas, en la ficha Inicio de la cinta de opciones.
3. En el submenú que aparece selecciona Ancho de columna.
4. Surgirá un cuadro de diálogo donde escribir el ancho que deseas aplicar a la columna o columnas
seleccionadas y haz clic en Aceptar. Las columnas tienen ahora otro ancho diferente.
También puedes cambiar el ancho de una columna colocando el ratón en la línea derecha que separa
la letra de cada una de las columnas (figura 8.6). Al situar el ratón en esta posición, verás que se
transforma en una doble flecha que puedes arrastrar hacia la derecha para ampliar el tamaño o hacia
la izquierda para reducirlo.
Cambiar el alto de las filas
El alto de las filas se establece inicialmente de manera automática y también cambia
automáticamente si aumentas el tamaño de las fuentes que hay en una celda.
También puedes cambiar manualmente este alto para adaptarlo a tus necesidades. Puedes hacerlo
con el ratón del mismo modo que en las columnas, situando el puntero en la línea de separación
entre los números de las filas y arrastrando o seleccionando una fila y ejecutando el
comando Formato, Alto de fila del grupo Celdas, en la ficha Inicio de la cinta de opciones. Tras esta
acción aparece elcuadro de diálogo Alto de fila para que escribas el alto que quieres aplicar a la fila
o filas seleccionadas.
LISTA PERSONALIZADA

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Puede usar una lista personalizada para ordenar o de relleno en un orden definidas por el usuario.
Excel proporciona integrado de día de la semana y mes del año listas, pero también puede crear su
propia lista personalizada.
Comparar las listas integradas y personalizadas
Excel proporciona las siguientes integradas, día y de la semana,y listas personalizadas de mes del
año.
Listas integradas
Do, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb
Domingo, Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado
Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic
Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembr
Octubre, Noviembre, Diciembre
Sin embargo, se puede crear una lista personalizada propia y usarla para ordenar o rellenar. Por
ejemplo, si desea ordenar o rellenar mediante las siguientes listas, tiene que crear una lista
personalizada, porque no existe orden natural.
Listas personalizadas
Alto, Medio, Bajo
Grande, Mediano y Pequeño
Norte, Sur, Este y Oeste
Jefe de ventas general, Jefe de ventas regional, Jefe de ventas del
departamento y Representante de ventas
Puede basar la lista personalizada en un rango de celdas o especificarla en el cuadro de
diálogo Listas personalizadas.
Crear una lista personalizada
Existen dos maneras de crear una lista personalizada. Si es corta,puede escribir los valores
directamente en el cuadro de diálogo. Si es larga, puede importarla desde un rango de celdas.
Crear una lista personalizada escribiendo en valores

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1. Para Excel2010 y versiones posteriores, haga clic
en archivo > Opciones > Avanzadas > General > Modificar listas personalizadas.
2. En Excel 2007, haga clic en el Botón de Microsoft Office > Opciones de Excel >
Popular >Opciones principales para trabajar con Excel > Modificar listas personalizadas.
3. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación, escriba
las entradas en el cuadro Entradas de lista, empezando desde la primera.
Presione ENTRAR después de cada entrada.
4. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar.
Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.
5. Haga dos veces clic en Aceptar.
Crear una lista personalizada de un rango de celdas
6. En un rango de celdas, escriba los valores que desea ordenar o rellenar, en el orden que
desee,de arriba a abajo. Seleccione el rango de celdas que acaba de escribir y siga las
instrucciones anteriores para mostrar el cuadro de diálogo Modificar listas personalizadas.
7. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, compruebe que la referencia de celda de la
lista de elementos que ha seleccionado aparece en elcuadro Importar lista desde las
celdas y, a continuación, haga clic en Importar.
8. Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.

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Eliminar una lista personalizada
1. Siga las instrucciones anteriores para mostrar el cuadro de diálogo Modificar listas
personalizadas.
2. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea eliminar y, a continuación,
haga clic en Eliminar.
Cómo se almacenan las listas personalizadas
Una vez que se ha creado una lista personalizada, ésta se agrega al registro del equipo, con lo que se
puede utilizar en otros libros. Si utiliza una lista personalizada cuando ordena datos, también se
guarda con el libro, así que se puede usar en otros equipos, incluidos los servidores en los que pueda
publicarse el libro en Excel Services y en los que desee depender de la lista personalizada para
ordenar.
No obstante, si abre el libro en otro equipo o servidor, no verá la lista personalizada almacenada en
el archivo del libro en el cuadro de diálogo Listas personalizadas disponible en Opciones de Excel;
sólo la verá en la columna Orden del cuadro de diálogo Ordenar. La lista personalizada almacenada
en el archivo del libro tampoco está disponible en el comando Rellenar.
Si lo desea,puede agregar la lista personalizada almacenada en el archivo del libro al registro del
otro equipo o servidor para que esté disponible en el cuadro de diálogo Listas

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personalizadas de Opciones de Excel. En el cuadro de diálogo Ordenar,en la columna Orden,
seleccione Listas personalizadas para abrir el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la
lista personalizada y, a continuación, haga clic en Agregar.
SEGURIDAD DE DATOS
Excel le ofrece la capacidad para proteger su trabajo, ya sea para evitar que alguien abre un libro sin
una contraseña,conceder acceso de solo lectura a un libro o incluso proteger una hoja de cálculo
para que no eliminar accidentalmente las fórmulas. En este tema se explica las distintas maneras en
que puede utilizar principal opciones para proteger y distribuir los archivos de Excel.
ADVERTENCIA:
 Si olvida o pierde la contraseña,Microsoft no puede recuperar por usted.
 No debe asumir que simplemente porque proteger un libro o una hoja de cálculo con una
contraseña que es seguro: siempre debe considerar dos veces antes de distribuir libros de
Excel que podrían contener información personal confidencial, como la identificación del
empleado de números, el número de la seguridad Social de tarjeta de crédito, entre otros.
A continuación se muestran las distintas opciones disponibles para proteger los datos de Excel:
 Nivel de archivo: esta opción hace referencia a la capacidad de bloquear el archivo de Excel
especificando una contraseña para que los usuarios no pueden abrir o modificar. Tiene dos
opciones:
 Cifrado de archivos: cuando se elige esta opción, especifique una contraseña y bloquear el
archivo de Excel. Impide que otros usuarios abrir el archivo. Para obtener más
 Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo: especificar una contraseña
para abrir o modificar un archivo. Use esta opción cuando tenga que asigne a solo lectura o
editar el acceso a diferentes usuarios. Para obtener más información, vea proteger un
archivo de Excel.
 Marcar como Final: Utilice esta opción si desea marcar elarchivo de Excel que la versión
final y desea evitar que otros usuarios más cambios. Para obtener más información,
vea Agregar o quitar protección en su documento, libro o presentación.
 Restringir el acceso:si su organización tiene permisos de configurar el uso de Information
Rights Management (IRM), puede aplicar cualquiera de los permisos de IRM disponibles al
documento. Para obtener más información, vea Agregar o quitar protección en su
documento, libro o presentación.
 Firma digital: puede agregar firmas digitales a su archivo de Excel. Para obtener más
información, vea Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office.
 Nivel de libro: puede bloquear la estructura del libro especificando una contraseña. Al
bloquear la estructura del libro, evita que otros usuarios puedan agregar,mover, eliminar,
ocultar y cambiar el nombre de las hojas de cálculo. Para obtener más información sobre la
protección de libros, vea proteger un libro.
 Nivel de hoja de cálculo: con protección de la hoja, puede controlar cómo un usuario puede
trabajar en hojas de cálculo. Puede especificar qué exactamente un usuario puede realizar

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dentro de una hoja, con ello, asegurarse de que ninguno de los datos importantes en la hoja
de cálculo se ven afectado. Por ejemplo, es recomendable que un usuario solo para agregar
filas y columnas o solo ordenar y usar el filtro automático. Una vez habilitada la protección
de la hoja, puede proteger otros elementos, como celdas, rangos, fórmulas y controles
ActiveX o formulario. Para obtener más información sobre la protección de hojas de
cálculo, vea proteger una hoja de cálculo.
¿Nivel de protección que debo usar?
 Para controlar el nivel de acceso de los usuarios deben tener a un archivo de Excel, usar la
protección de nivel de archivo. Supongamos que tiene un informe de estado semanalde los
integrantes del grupo en un archivo de Excel. No desea que nadie fuera del equipo puedan
incluso abrir el archivo. Existen dos opciones:
 Si no desea que otras personas para abrir el archivo: Puede cifrar el archivo de Excel, que es
la técnica más comunes. Básicamente, esto significa bloquea con una contraseña y nadie
excepto usted puede abrirlo.
 Si desea habilitar el acceso de solo lectura o edición a diferentes usuarios: Quizá, desee los
administradores en su equipo para poder editar el informe de estado semanales, pero los
miembros del equipo solo deben tener acceso de solo lectura. Si desea proteger el archivo
de Excel, especificar dos contraseñas:uno para abrir y otro para modificar. Más adelante,
puede compartir las contraseñas adecuadas con el equipo según el acceso que se les debe
asignar.
 Para controlar cómo los usuarios deben trabajar con hojas de cálculo dentro de una
estructura del libro, usar la protección de nivel de libro. Supongamos que su libro de
informe de estado tiene varias hojas de cálculo y cada hoja de cálculo se denomina a partir
de un miembro del equipo. Desea asegurarse de que cada miembro del equipo puede
agregar datos a su propia hoja de cálculo, pero no podrá modificar cualquiera de las hojas
de cálculo en el libro, independientemente de que se agrega una nueva hoja de cálculo o
desplazarse hojas de cálculo dentro del libro.
 Para controlar cómo los usuarios deben trabajar dentro de una hoja de cálculo individual,
usar la protección de nivel de hoja de cálculo. Supongamos que cada hoja de cálculo en el
libro de informe de estado contiene los datos comunes a todas las hojas de cálculo, como
filas de encabezado o un diseño de informe específico, y realmente no desea que nadie lo
cambia. Al proteger la hoja de cálculo, puede especificar que los usuarios solo pueden
realizar funciones específicas en una hoja. Por ejemplo, puede conceder a los usuarios la
capacidad de introducir datos, pero impedir que eliminar filas o columnas, o solo insertar
hipervínculos u ordenar datos.
 Puede usar uno o varios niveles de protección de los datos de Excel según las necesidades
de su su organización. Puede utilizar todas las opciones disponibles o una combinación de
opciones, es completamente hasta el nivel de seguridad que desee para los datos de Excel.
Por ejemplo, puede cifrar un archivo de Excel compartido, así como para activar la
protección del libro y hoja de cálculo, mientras utiliza solo protección de hoja de cálculo en
un libro personal solo para que no se elimina accidentalmente las fórmulas.

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MANEJO DE FILTROS Y ORDENAMIENTO DE DATOS
En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar de A
a Z y Ordenar de Z a A. Pero hay que tener cuidado o de lo contrario solamente se ordenarán algunos
de los datos.
ORDENAR COLUMNAS EN EXCEL
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda de la
columna que deseasordenary en la ficha Inicio hacerclic en elbotón Ordenary filtrar y seleccionar
el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que sean datos numéricos
ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitasun ordenamiento del másgrande al más pequeño
deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.
Ambos comandos los puedesencontrar también en la ficha Datos dentrodel grupo Ordenary filtrar.
Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y descendente
utilizando los comandos correspondientes.

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PROBLEMAS AL ORDENAR DATOS
Si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de ellos y la
información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas sigue los siguientes
pasos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la combinación de teclas
CTRL+E lo cual seleccionará la región completa que se ordenará. Verifica que toda la información
está incluida en elárea seleccionada.Si no toda la información ha sido seleccionada,corrige cualquier
celda en blanco antes de realizar el ordenamiento.
Si por alguna razón los datos no se ordenaron como esperabas recuerda utilizar el
comando Deshacer para regresar la información a su estado original.
FILTRAR DATOS
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y
queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo puedo
tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si
no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

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CÓMO CREARFILTROS EN EXCEL
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del
grupo Ordenar y filtrar.

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Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados
de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro
también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo cual insertará
los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarán
una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que
deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar
o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de
manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.

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Al pulsar elbotón Aceptarse ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido.
Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para indicarnos que hemos
aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se muestran en un color diferente
indicándonos que existen filas ocultas.
FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS
Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas.
En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesito saber las que
pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la
columna Región:

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Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que
ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una
de ellas.
Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre
más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación de datos que obtendremos.
CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar
la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es elnombre de la columna que hemos elegido.

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Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero sitenemos filtros aplicados a varias columnas
y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que
se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
FILTRAR EN EXCEL BUSCANDO VALORES
Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual podemos
seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de
texto que nos permite haceruna búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra
“este” en elcuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo
aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

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Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar fácilmente aquellos
que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda para encontrar los valores que
necesitamos. También es posible utilizar caracterescomodines como el asterisco (*) o el símbolo de
interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos
ampliar los resultados de búsqueda.
FILTROS DE TEXTO EN EXCEL
Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna se detecta el
tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar
cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opción Comienza por se mostrará el
siguiente cuadro de diálogo:

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Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces Excel
mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la letra “a”.
FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos permitirá
utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

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A diferencia de los Filtros de texto,Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para mostrar
valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.
FILTROS DE FECHA EN EXCEL
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la
siguiente imagen:

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Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e inclusive por
períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años con tan solo seleccionar la
opción adecuada.
FILTRAR POR COLOREN EXCEL
No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos ofrece Excel.
Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea
por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las
herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para
aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

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Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se
mostrará habilitada la opciónFiltrar por color y dentro de ella podré elegir alguno de los colores
presentes en la columna.

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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja de cálculo. Sin
embargo, a veces las reglas de formato integradas no van lo bastante lejos. La adición de su propia
fórmula a una regla de formato condicional le ayudar a agilizar acciones que las reglas integradas
no pueden realizar.
Crear reglas de formato condicional con fórmula
Por ejemplo, supongamos que realiza un seguimiento de los cumpleaños de sus pacientes dentales
para ver cuál está próximo y marcarlos como que han recibido una felicitación de cumpleaños de su
parte.
En esta hoja de cálculo, vemos la información que deseamos usando formato condicional,
controlada por dos reglas en las que cada una de ellas contiene una fórmula. La primera regla, en la

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columna A, aplica formato a futuros cumpleaños y la regla de la columna C aplica formato a celdas
tan pronto como se introduce “Y”, indicando que se ha enviado la tarjeta de cumpleaños.
Para crear la primera regla:
1. Seleccione de la celda A2 a la A7. Realice esta acción arrastrando desde A2 a A7.
A continuación, haga clic en Inicio > Formato condicional > Nueva regla.
2. En el cuadro de diálogoNueva regla de formato, haga clic en Utilizar una fórmula para
determinar en qué celdas desea aplicar el formato.
3. En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera,escriba la
fórmula: =A2>HOY()
4. La fórmula usa la función HOY para ver si las fechas de la columna A son posteriores a hoy
(en el futuro). De ser así, se aplica formato a las celdas.
5. Haga clic en Formato.
6. En el cuadro Color, seleccione Rojo. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
7. Haga clic en Aceptar hasta que se cierren los cuadros de diálogo.
El formato se aplica a la columna A.
Para crear la segunda regla:
1. Seleccione las celdas de la C2 a la C7.
2. Repita los pasos 2 a 4 anteriores e introduzca esta fórmula: =C2="Y"
La fórmula prueba para ver si las celdas de la columna C contienen “Y” (las comillas alrededor de
Y indican a Excel que es texto). De ser así, se aplica formato a las celdas.
3. En el cuadro Color, seleccione Blanco. En el cuadro Estilo de fuente, seleccione Negrita.
4. Haga clic en la pestaña Relleno y seleccione Verde.
El formato se aplica a la columna C.
Pruébelo

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Puede copiar la siguiente tabla en una hoja de cálculo en Excel (asegúrese de pegarla en la celda
A1). A continuación, seleccione las celdas D2:D11 y cree una nueva regla de formato condicional
que utilice la siguiente fórmula. Establezca un formato de color para aplicarlo a las celdas que
coincidan con los criterios (es decir, hay varios ejemplos de ciudades en la columna D [Seattle y
Spokane].
Primero Último Teléfono Ciudad
Annik Stahl 555-1213 Seattle
Josh Bernabé 555-1214 Portland
Colin Wilcox 555-1215 Spokane
Harry Miller 555-1216 Edmonds
Jonathan Foster 555-1217 Atlanta
Erin Hagens 555-1218 Spokane
Jeff Phillips 555-1219 Charleston
Gordon Hee 555-1220 Youngstown
Yossi Ran 555-1221 Seattle
Anna Bedecs 555-1222 San Francisco
=COUNTIF($D$2:$D$11,D2)>1
VALIDACION DE DATOS:
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden
escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo
determinado de fechas,limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números
enteros positivos.
En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excely se describen brevemente
las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es

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una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no
se puedan editar o sobrescribir
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los
datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para
impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios
escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede
proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números
de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje
como el siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda como por
ejemplo letras, puede mostrarles un mensaje de error específico, por ejemplo:

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Tal como se hizo anteriormente, donde configuramos un rango de celdas para que solo se
pudieran ingresar números enteros, ahora vamos a ver el uso que le podemos dar a otra alternativa
en la validación de datos llamada Lista.
Ventajas de la opción Lista en Validación de Datos
 Limitar la entrada de datos
 Minimizar los errores en los resultados de las funciones
Para ver la aplicación de esta funcionalidad, vamos a suponer un servicio de lavado de vehículos
donde, dependiendo del vehículo que seleccionemos, el precio del servicio de lavado es diferente.
En una hoja (PreciosTipoVehiculo) tenemos una matriz pequeña con los tipos de Vehículos y el
precio del servicio de lavado para cada uno:
Y en otra hoja (Consulta), tenemos un esquema donde la idea es que dependiendo del Tipo de
Vehículo que se ingrese en la celda C4, se muestre el precio del servicio de lavado en la celda
B7 que se debe aplicar.
Mediante el uso de la función BUSCARH, obtendremos el valor del servicio de lavado, buscando
el Tipo de Vehículo que se ingrese en la celda C4 buscándolo en la hoja PreciosTipoVehiculo:

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Si ingresamos otro tipo de Vehículo (que este en la Matriz), veremos que también nos retorna el
precio del servicio de lavado respectivo:
En estos dos casos, hemos digitado directamente sobre la celda C4 el tipo de Vehículo, pero que
pasará si la persona que deba ingresar el tipo de vehículo en dicha celda, ingresa Moto y no
Motocicleta:
El resultado es #N/A, es decir que el valor Moto no existe en la matriz de tipos de vehículos y
así pasaría si se coloca “Carro” o “Auto” o “Buseta” o cualquier palabra asociada a un tipo de

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vehículo. Para evitar esto, la persona que debe ingresar el tipo de vehículo debe conocer de
memoria los tipos de vehículos que hay en la matriz, lo cual condiciona mucho el trabajo.
La otra alternativa es aplicar Validación de Datos para que configurando la celda C4 como
una Lista, se desplieguen las opciones de Tipo de Vehículo que hay en la matriz de Tipos de
Vehículos. De esta manera no se cometerán errores al momento de aplicar el precio del servicio
de lavado a los tipos de vehículos que tenemos disponibles:
Pasos para aplicar validación de datos en la celda C4:
1. Seleccionar la celda C4
2. En la Ficha Datos, seleccionamos la herramienta Validación de Datos:
. En la ventana de Validación de Datos, seleccionamos en Criterio de validación de la ficha
Configuración, que el tipo de datos a permitir es una Lista:

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4. Luego debemos indicar en donde están los valores que se van a mostrar en la Listadesplegable
de la celda C4, en este ejemplo, son los tipos de Vehículos que se encuentran en el rango A2:C2
de la hoja PreciosTipoVehiculo:
Finalmente damos aceptar y veamos que la celda C4 ahora tiene una pestaña al lado derecho
donde al dar clic en dicha pestaña, se despliega una Lista con los tipos de vehículos que le
indicamos:

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De esta manera, es más fácil saber el precio del servicio de lavado a aplicar a los tipos de
vehículos que tenemos disponibles, simplemente seleccionando alguno de la Listadesplegable
que acabamos de configurar en la celda C4 mediante la validación de datos.
Incluso si se comete el error de digitar directamente sobre la celda C4 en vez de seleccionar un
dato de la Lista, la validación de datos muestra un mensaje de error:
Y de esta manera ya tenemos aplicada una regla de validación de datos que nos permite hacer
más fácil el manejo de nuestro trabajo.
TIPO DE DATOS OPERADORESY ERRORES

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TIPOS DE DATOS:Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:
· Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto,
numéricos, fechas,horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.
· Fórmulas: Son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan
como resultado un valor a partir de otros valores existentes.
Excel permite ingresar diferente tipos de datos como: texto, números, fechas,horas,valores lógicos
(verdadero y falso), fórmulas y funciones, valores de error, mandatos u órdenes.
TIPOS DE OPERADORES:Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un
operador es un símbolo que representa una determinada operación.
Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
1. Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones
y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos.
2. Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el
resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico
VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO.

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3. Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de
concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.
4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una
sola referencia.
Excel es un potencial del diseño de fórmulas. Para elaborar una fórmula primero hay que colocar el
signo =, como se observa en la siguiente imagen. 8 y 5 representan 2 valores constantes.

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Tras presionar Enter se visualiza el resultado de la operación.
Para elaborar una fórmula es posible usar los valores presentes en celdas determinadas, lo que es
más factible porque así solo se deben cambiar los datos en las celdas y no en la fórmula. La celda la
puede escribir directamente desde el teclado o seleccionarla al hacer clic sobre ésta; después

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presione Enter.
Al cambiar los valores en la celda y presionar Enter el resultado cambia. En este caso se modificó el
valor de B2 de 5 a 7.
NOTA:
Presione Esc si desea volver al valor anterior.
FÓRMULAS
Al crear fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el orden en que dichas
operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que
determina la manera en que Excel hace los cálculos.
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas.
En algunos casos,el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar alvalor devuelto de la
fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el
orden para obtener los resultados deseados.
Orden de cálculo.
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan
por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una
fórmula. Detrás delsigno igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados
por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha,según el orden
específico de cada operador de la fórmula.

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Prioridad de operadores.
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden
que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad, por
ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división. Excel evaluará
los operadores de izquierda a derecha.
Uso de paréntesis.
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará
en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la
multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al
resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a
continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel
que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

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TIPOS DE ERRORES EN MICROSOFT EXCEL
Los errores en Excel son generalmente consecuencia de haber introducido algún dato de manera
incorrecta o de utilizar inapropiadamente alguna fórmula. Excel detecta los errores y los clasifica de
manera que se nos facilite su resolución.
Al conocer los tipos de errores en Excel podremos resolverlos fácilmente ya que podremos
identificar rápidamente la causa.
#¿NOMBRE?
Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien
sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe.
Por ejemplo:
Si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir la siguiente fórmula o
función en la celda correspondiente "=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos
"=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE?,dado que no tiene registrado la
función POTEN.
#¡VALOR!
Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de
datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora.
Por ejemplo:
La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)"dará como resultado el error
#¡VALOR!,puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo.
#¡NUM!
Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato
numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha.
También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda
mostrarlo.
Por ejemplo:
El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que
Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo.
#¡DIV/0!
Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido
por 0 o por una celda que no contiene ningún valor.
Por ejemplo:
El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error
#¡DIV/0!

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#¡REF!
Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de
celdas no válidas.
Por ejemplo:
Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos
vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece
el error #¡REF!
#¡NULO!
Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos
o celdas donde no hay intersección.
Por ejemplo:
La suma de 2 rangos de datos separados,tal y como muestra la imagen da como resultado el error
#¡NULO!
#N/A
Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o
coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado.
Por ejemplo:
Usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda
especificado.
#####
Este error se muestra cuando:
El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna.
Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha.
Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:
· Cuadro de diálogo
· Símbolo parte superior izquierda de la celda
· Valor en la celda
· Error al ejecutar una macro

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FÓRMULAS:
1. Formulación simple con valores constantes.
Puede crear una fórmula sencilla para sumar, restar,multiplicar o dividir los valores de la hoja de
cálculo. Las fórmulas sencillas siempre comienzan con un signo igual (=), seguido de constantes
que son valores numéricos y operadores de cálculo, como el signo más (+), el signo menos (-), el
asterisco (*) o la barra diagonal (/).
Por ejemplo, si introduce la fórmula =5+2*3, Excel multiplica los dos últimos números y suma el
primer número al resultado. Siguiendo el orden estándar de las operaciones matemáticas, la
multiplicación se realiza antes que la suma.
 En la hoja de cálculo, haga clic en la celda en que desea introducir la fórmula.
 Escriba el = (signo igual), seguido de las constantes y los operadores que desea utilizar en
el cálculo.
 Puede introducir en una fórmula tantas constantes y tantos operadores como necesite, hasta
un máximo de 8.192 caracteres.
Presione Entrar.
 Para agregar valores rápidamente, puede usar Autosuma en lugar de introducir la fórmula
manualmente (pestaña Inicio, grupo Edición).
 También puede usar las funciones (como la función suma) para calcular valores en la hoja
de cálculo. Para obtener más información, vea Descripción generalde fórmulas.
 Para ir un paso más allá, puede usar referencias de celdas y nombres en lugar de los valores
en una fórmula simple. Para más información, vea Usar referencias de celdas en
fórmulas y Definir y usar nombres en fórmulas.
2. Formulación con referencias
Las referencias en Excelson parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a través de ellas
podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder alvalor
contenido en cualquiera de ellas.
El objetivo de este artículo es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema de referencias en
Excel y será útil para aquellas personas que comienzan a utilizar la herramienta pero también para
aquellos que ya tienen un poco de tiempo utilizando la hoja de cálculo y no han escuchado sobre
temas como las referencias 3D o el estilo de referencia F1C1.
Ya que todos los valores de una hoja de cálculo están almacenados en las celdas, es de suma
importancia para los usuarios de Excel conocer la manera en que deberán acceder a dichos valores
utilizando las referencias. Sin más preámbulo, comenzaremos con este estudio de las referencias en
Excel.

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¿Qué son las referencias en Excel?
Todo usuario de Excel debe saber que todas las hojas están divididas en columnas y filas. Esta
división se hace evidente en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:
 Por debajo de la barra de fórmulas se encuentran los encabezados de columna identificados
por una letra.
 En el extremo izquierdo están los encabezados de fila que muestran un número.
 En el área de trabajo tenemos una cuadrícula que delimita el área de cada celda de la hoja y
donde se puede observar que cada una de ellas pertenece a una determinada columna y fila.
En la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa)es la celda que se encuentra bajo la
columna B y en la línea 3 y por lo tanto su dirección dentro de la hoja será B3. La referencia de una
celda siempre constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras) de la columna a la
que pertenece y la segunda parte indicará su número de fila.
Excel siempre nos ayudará a conocer fácilmente la referencia de la celda activa. En primer lugar, el
encabezado de la columna y fila de la celda seleccionada estarán resaltados en un color diferente al

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resto de los encabezados. Además el Cuadro de nombres siempre mostrará la referencia de la celda
activa tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:
En conclusión, la referencia de una celda nos indica su ubicación dentro de una hoja, es decir, nos
ayuda a conocer rápidamente la columna y fila a las que pertenece.
Tipos de referencias en Excel
Una referencia siempre será la dirección de una celda dentro de una hoja y siempre estará formada
por la columna y fila en donde se ubica la celda. Así que, cuando hablamos de tipos de referencias
en Excel estamos hablando sobre los diferentes tipos de comportamiento que pueden tener las
referencias almomento de ser copiadas a otras celdas.
Es muy fácil copiar fórmulas en Excel, pero ¿qué sucede con las referencias de dicha fórmula al
momento de hacer la copia? Es ahí en donde su comportamiento dependerá del tipo de referencia
que se haya utilizado y analizaremos las alternativas que tenemos en las próximas tres secciones.
Referencias relativas en Excel
De manera predeterminada, las referencias en Excel son relativas. El término relativo significa que
al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en relación a la nueva posición
donde se está haciendo la copia de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que en la celda C1
tenemos la fórmula =A1+B1. En la siguiente imagen puedes observar el resultado de esta operación
si tenemos los valores 5 y 3 en dichas celdas:

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Si ahora copio (Ctrl+C) la fórmula de la celda C1 y la pego (Ctrl+V) en la celda C3, obtendré el
siguiente resultado:
La fórmula que ha sido copiada a la celda C3 nos devolverá como resultado el valor cero. Al revisar
la fórmula de dicha celda nos daremos cuenta que eso se debe a que Excel ha modificado
automáticamente las referencias de la fórmula. En lugar de la celda A1 ahora tenemos la celda A3,
y en lugar de la celda C1 que teníamos originalmente, ahora tenemos la celda C3.
En este ejemplo hemos copiado la fórmula hacia una celda de la misma columna, pero dos filas por
debajo y eso es lo que indicará a Excel el ajuste a realizar en las referencias. Ya que no hubo
cambio en la columna, ésta permanecerá igual en la nueva fórmula, pero ya que copiamos una celda
que está dos filas hacia abajo, Excel realizará dicho ajuste sumando la misma cantidad de filas a las
referencias. Ahora observa lo que sucede si vuelvo a copiar la fórmula de la celda C1 y la pego en
la celda F2.
En esta ocasión la nueva celda se encuentra una fila hacia abajo y tres columnas a la derecha de la
celda original y por lo tanto las referencias se adecúan a talmovimiento añadiendo tres columnas y
una fila a cada referencia de la fórmula copiada.
Las referencias relativas son muy útiles cuando necesitamos aplicar una misma fórmula sobre un
rango de datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una hoja donde las columnas A y B
tienen valores numéricos y ahora necesito colocar la multiplicación de ambos valores en la columna
C. Para hacerlo rápidamente, coloco la fórmula =A1*B1 en la celda C1 y posteriormente copio
dicha fórmula hacia debajo:

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De esta manera obtendremos automáticamente el resultado correcto para cada fila ya que Excel
modifica las referencias en cada fórmula mientras es copiada hacia abajo.
Referencias absolutas en Excel
Hay ocasiones en las que necesitamos “fijar” la referencia a una celda de manera que permanezca
igual aún después de ser copiada. Si queremos impedir que Excel modifique las referencias de una
celda al momento de copiar la fórmula, entonces debemos convertir una referencia relativa en
absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el símbolo “$” a la letra de la columna y al número
de la fila de la siguiente manera:
Si tomamos el primer ejemplo de la sección anterior y utilizamos la fórmula =$A$1+$B$1 en la
celda C1 y posteriormente copiamos dicha fórmula a la celda C3, obtendremos el siguiente
resultado:

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En este caso la celda C3 devolverá el mismo resultado que la celda C1 porque ambas fórmulas
hacen referencia a las mismas celdas aún después de haberla copiado. Tendremos el mismo efecto
al copiar la fórmula de la celda C1 hacia la derecha:
Al convertir las referencias en absolutas, no importa a donde copiemos la fórmula, dichas
referencias permanecerán siempre fijas. Para dejar en claro el uso de las referencias absolutas,
supondremos una tabla de datos como la siguiente:
La celda C2 hace elcálculo del área para elprimer círculo tomando en cuenta el valor de Pique está
almacenado en la celda F1. En este momento la referencia a la celda F1 es relativa y si copio la
formula hacia abajo obtendré el siguiente resultado:

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Al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modifica la referencia a la celda F1 y le agrega una fila más
para convertirla en una referencia a la celda F2 que es el comportamiento natural de las referencias
relativas. Para hacer que nuestras fórmulas hagan siempre referencia a la celda F1 debemos
transformar dicha referencia en absoluta:
Observa con detenimiento que la única referencia que he convertido en absoluta es la de la celda
$F$1. La otra referencia a la celda B2 la he dejado como relativa porque necesito que sea
modificada por Excel para tomar el valor del radio de cada círculo conforme se copie la fórmula
hacia abajo. El resultado después de copiar la fórmula será el siguiente:

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Todas las fórmulas harán referencia a la celda F1 porque está establecida como absoluta, pero Excel
modificará correctamente las referencias a las celdas de la columna B para obtener el resultado
correcto.
Con esto hemos cubierto los dos tipos de referencias en Excelmás utilizados. Si quieres ver algunos
ejemplos adicionales sobre estos dos tipos de referencias te recomiendo consultar el siguiente video
tutorial: Referencias relativas y absolutas en Excel.
Referencias mixtas en Excel
En los ejemplos anteriores sobre referencias absolutas utilizamos el símbolo “$” para fijar tanto la
columna como la fila. Sin embargo, es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas
variaciones se les conoce como referencias mixtas.
Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el símbolo “$” a la letra de la columna y
dejamos la fila sin dicho símbolo. Si por el contrario deseamos fijar solamente la fila, entonces
anteponemos el símbolo “$”al número de la fila. En la siguiente imagen podrás ver un resumen de
los tipos de referencias que hemos revisado hasta ahora:

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Si colocas la fórmula =$A1 dentro de la celda B1 y copias la fórmula hacia la derecha verás que la
fórmula se mantiene igual en todas las columnas porque hemos indicado que deseamos tener la
columna $A fija. Por el contrario, si copias la fórmula hacia abajo, Excel modificará el número de
fila:
Sin embargo, si cambiamos el tipo de referencia mixta de la celda B1 por la fórmula =A$1 y
copiamos hacia la derecha y hacia abajo, obtendremos un resultado diferente al anterior ya que
habremos fijado solamente la fila:

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Estos son los cuatro tipos de referencias de los cuales puedes elegir al momento de construir tus
fórmulas. Recuerda que esta clasificación se basa en el comportamiento de la referencia alcopiar
una fórmula.
FUNCIONES BASICAS:
FUNCIÓN SUMA
Devuelve el subtotal de una lista de valores aplicando la operación indicada.
SUMA(número1, [número2],..
 Número1 (Obligatorio): Primer número (o rango de celdas) a considerar en la suma.
 Número2 (Opcional): Números (o rangos de celdas) adicionales a sumar. Se pueden
especificar hasta 255 números adicionales.
Ejemplos

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FUNCIÓN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el funciónrango
A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos
números.
La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes funciónrangoargumento:
 número1 Obligatorio. El primer número, funciónrangoargumentoreferencia de celda o
rango para el que desea el promedio.
 número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que
desea el promedio, hasta un máximo de 255.
OBSERVACIONES
 Los argumentos pueden ser números o nombres, rangos o referencias de celda que
contengan números.
 Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos
directamente en la lista de argumentos.

ESCUELA DE MEDICINA
 Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas
vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor
cero.
 Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números
provocan errores.
 Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia
como parte del cálculo, utilice la función PROMEDIO.
 Si desea calcular el promedio de sólo los valores que cumplen ciertos criterios, use la
función PROMEDIO.SI o la función PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
FUNCIÓN MAX
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
MAX(número1;número2; ...)
Número1, número2... son de 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.
Observaciones
 Los argumentos pueden ser números, o nombres, matrices o referencias que contengan
números.
 Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos
directamente en la lista de argumentos.
 Si el argumento es una matriz o una referencia,sólo se utilizarán los números contenidos en
la matriz o en la referencia. Se pasarán por alto las celdas vacías, los valores lógicos o el
texto contenidos en la matriz o en la referencia.
 Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
 Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números
provocan errores.

ESCUELA DE MEDICINA
 Si desea incluir valores lógicos y representaciones textuales de números en una referencia
como parte del cálculo, utilice la función MAXA.
La función MAX la podemos hallar dentro de las funciones Estadísticas como se aprecia en la
imagen:
FUNCIÓN MINIMA
La función MIN en Excel nos devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Los argumentos
de la función MIN pueden ser los números, las celdas o los rangos que contienen los valores que
deseamos evaluar.

ESCUELA DE MEDICINA
 Número1 (obligatorio): El primer número a considerar o la celda o rango que contiene los
números.
 Número2 (opcional): El segundo número de la lista o la celda o rango que contiene valores
adicionales a considerar.
A partir del segundo argumento todos los demás serán opcionales y hasta un máximo de 255
argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255 números en
la función MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de números mayor.
Al realizar la evaluación de los números especificados la función MIN tomará en cuenta también
los números negativos y el cero.
EJEMPLOS DE LA FUNCIÓNMIN
A continuación mostraré algunos ejemplos utilizando la función MIN para dejar en claro su
funcionamiento. Para elprimer ejemplo, utilizaré la función MIN especificando los números que
deseo evaluar como argumentos de la función:

ESCUELA DE MEDICINA
La función MIN devuelve el número más pequeño de la lista especificada. Ahora bien, haré este
mismo ejemplo pero ahora tomando los números de un rango de celdas:
El resultado es el mismo que el anterior solo que en este ejemplo solamente estamos utilizando un
solo argumento de lafunción MIN para obtener el valor mínimo de una lista de diez números que se
encuentra en un rango.
Ya que la función MIN acepta como argumentos rangos de celdas que contienen una lista de
números, entonces podemos evaluar varias listas de números y obtener el valor mínimos de todas
ellas. A continuación observa cómo son evaluados tres rangos de celdas para obtener el valor
mínimo:

ESCUELA DE MEDICINA
El valor regresado por la función MIN es el número 4 que se encuentra en la celda E8. De esta
manera puedes observar que la cantidad de números evaluados por la función MIN es prácticamente
ilimitada. La única restricción que tenemos es que podemos especificar hasta 255 rangos como
argumentos de la función.

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