El documento presenta información sobre la administración de oficina y herramientas informáticas. Explica las cualidades de un asistente administrativo, tipos de documentos como oficios y actas, y características de sistemas de información y Publisher.

1. Colegio de bachillerres del estado
de Querétaro
Plantel 7 “El marqués”
Equipo 7:
Castañón Ramírez Blanca Cecilia
Erreguín Yáñez Juan
Hernández Almaraz José Diego
Lira Vizcaya Alejandro Daniel
Soto Andrade Dulce María
Administración de oficina
Herramienta informáticas I
Prof. Juan Daniel García Guerrero
Profa. Luz Del Carmen Ramírez
Velázquez
3.4
Proyecto integrador

2. Índice
Administración de oficina
1. Ayudando al gerente
1.1 Cualidades de un asistente administrativo
1.2 Proceso de comunicación
1.3 El asistente administrativo como enlace de comunicación
1.4 Anticiparse a las necesidades del jefe
1.5 Asistente Administrativo como filtro en la oficina
1.6 Conclusiones y bibliografía
2. Preparación de documentos
2.1Un buen escrito
2.2 Oficio
2.3 Circular
2.4 Minuta de reuniones
2.5 Memorándum
2.6 Orden del día
2.7 Convocatoria
2.8 Transferencia electrónica de fondos
2.9 Conclusiones y bibliografía

3. Herramientas informáticas
3. Sistemas de información
3.1 Definición
3.2 Tipos de sistemas
3.3 Ciclo de vida de un sistema
3.4 Etapas
4. Publisher
4.1 ¿Para qué sirve Publisher?
4.2 Sus características
4.3 Plantillas, novedades y mejoras, crear publicación nueva
4.4 Como insertar un cuadro de texto
4.5 Conclusiones y bibliografía

5.  Es el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas
administrativas y de oficina tales como: redactar cartas, manejo de
correspondencia, manejo de agenda organizar y mantener archivos en
papel o electrónicos.

6. CUALIDADES DE UN ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
CUALIDADES
MORALES
• Responsabilidad
• Tacto
• Respeto
• Sinceridad
• Cooperación
CUALIDADES
INTELECTUALES
• Conocimiento de
la misión y
objetivos de la
empresa con la
que colabora.
• Capitación y
actualización
profesional
permanente
• Iniciativa
CUALIDADES
FÍSICAS
• Excelente
presentación
personal esta
refleja no
solamente con
una ropa
adecuada al
clima, el puesto y
la edad, sino
también por el
estado de salud,
la complexión
física.
CUALIDAES
SOCIALES
• Ser practico y
realista.
• Mostrar interés por
trabajo
• Actitud positiva.
• Habilidad para
dirigir , distribuir
tareas y coordinar
el trabajo de
personas a tu
cargo
• Tolerancia
• Justicia
• Seguridad en si
mismo

7. PROCESO DE COMUNICACIÓN

8. ¿CÓMO ACTUA EL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
COMO ENLACE DE COMUNICACIÓN
Actua debido a
que es el
intermediario
entre el jefe y el
personal
Es el que
comunica al
personal toda
decisión de los
superiores
ActividadNoticia
mantiene el
flujo de la
comunicación.

9. ANTICIPARSE A LAS NECESIDADES DEL JEFE
Estar dispuesto
al trabajo que
se realizara
Ser
competentes
Poner peculiar atención
al jefe con la finalidad
de detectar algunas
necesidades antes de
hacerse evidentes

10. ASISTENTE ADMINISTRATIVO COMO FILTRO
EN LA OFICINA
 El asistente no tiene la facultad de gestionar más bien revisar acorde las
ordenes dadas que les sean otorgadas por el jefe.

11. Paradigma
•El concepto de paradigma refleja algo en específico que
funciona como ejemplo a seguir. También se utiliza para
señalar aquello que funciona y es tomado como modelo.

12. Bibliografía y conclusión
 Bibliografía:
https://www.negociosyemprendimiento.org/2013/05/cualidades-que-debe-
tener-administrador-de-empresa.html?m=1
http://prezi.com/m/ltzzddzuj-hz/el-asistente-administrativo/
Conclusión:
La actividad nos a ayudado a comprender mas sobre en lo que actúa el
asistente administrativo, como actua como enlace de comunicación y filtro
en la oficina. Saber que le corresponde a hacer, como debe relacionarse con
el jefe para que sea de gran ayuda cada actividad que realice

14. Interactivo: Escribirlo como si se estuviera
hablando con la persona a quien se dirige
• Claro: Se debe tener claro el mensaje que quiere
transmitirse. Escribiendo ideas claras y concretas
Conciso: Centrarse en el mensaje que quiere
darse, sin decir datos no necesarios
• Correcto: Dar una explicación clara de lo que se solicita
Atento: Dirigirse con las palabras adecuadas y
según la formalidad
Características de un buen escrito

17. Funciona para registrar tratados y decisiones tomados
en una reunión. Para después informárselo a personas
que no estuvieron presentes en esta
Estructura
°Fecha
°Hora
°Lugar
°Nombre del proyecto o fase a la que pertenece
°Nombre de los asistentes y ausentes

18. F
U
N
C
I
Ó
N
Comunicar asuntos de carácter
administrativo a personas de una empresa
Recordar asuntos tratados
Iniciar actividades diarias
C
O
N
T
I
E
N
E
Las palabras clave: Para,
de, fecha, asunto.
Su contenido redactado
brevemente

19. Orden del día
• Es el temario o puntos a tratar durante un día en particular
Sirve para: organizar, establecer, revisar y planear
Su estructura:
°Fecha
°Ciudad y hora en que se realizó la sesión (si se está haciendo de una
reunión)
°Agenda u orden de actividades

20. Convocatoria
 Es un escrito donde se convoca a todos los que deseen participar
en una reunión
 Estructura:
° Asunto: Explicación de lo que trata, donde se debe mencionar lugar
de reunión, fecha y hora
° Bases (sólo concurso)
° Premiación (sólo concurso)
° “Para mayor información…” (de ser necesario)

21. Transferencia electrónica de fondos
1
•El cliente solicita a su banco que transfiera dinero, y debe indicar el monto y los datos
del beneficiario
2
•El banco identificará la identidad de su cliente y que este tenga en su cuenta el saldo
suficiente
•Si es aceptado, el banco avisará la clave de identificación única (numero de rastreo)
3
•El banco trasfiere a través de sistemas toda la información de transferencial banco de
México a través de CECOBAN
4
•Cecoban transfiere el dinero y la información necesaria de la cuenta del cliente hacia
el banco donde se encuentre la cuenta del beneficiario
5
•Así, el banco del beneficiario tiene la información y recursos para situarlos a su favor

22. Bibliografía y conclusión
 Conclusión
Los documentos que se ocupan en la oficina son muy importantes ya que
ayudan a administrar la información dentro de la empresa. En la mayoría de
los departamentos es necesario tener un orden y saber identificar
rápidamente los documentos y su objetivo.
Bibliografia:
http://comoredactardocumento.blogspot.com/2013/05/el-
memorandum.html
http://www.opulix.com/opulix/5-pasos-para-hacer-un-buen-articulo/
http://karlaguadalupegarcia.blogspot.com/2015/03/definicion-y-
caracteristicas-de-oficio.html

24. Definicion
Los sistemas de información son un conjunto de elementos que trabajan
coordinadamente para alcanzar un fin. Y cuando se relacionan
correctamente recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información
para apoyar a la toma de decisiones y el control de una organización.
Un sistema de información se caracteriza principalmente por la eficiencia que
procesa los datos en relación al área de acción. Los sistemas de información
se alimentan de los procesos y herramientas de estadística, probabilidad,
inteligencia de negocio, producción, marketing, entre otros para llegar a la
mejor solución.
Un sistema de información se destaca por su diseño, facilidad de uso,
flexibilidad, mantenimiento automático de los registros, apoyo en toma de
decisiones críticas y mantener el anonimato en informaciones no relevantes.

26. Sistema de
información
Estratégica
Sistemas de
información para la
Toma de Decisiones
Sistemas de información
Operacionales o
Transaccionales

27.  Sistemas estratégicos: Este sistema son los que manejan la información de
toda la organización de modo que se puede utilizar para ser más
competitivo renunciando algunas cosas para alcanzar el objetivo puesto.
 Sistema de apoyo para toma de decisiones: El objetivo principal de este
sistema es ayudar a ocupar y acomodar la información generada en los
sistemas transaccionales.
 Sistema transaccional: Son los trabajos rutinarios y la base principal de
cualquier organización.

28. Sistemas
transaccionales
Agilizar las Tareas
Operacionales de la
organización
Alta
Transaccionalidad
(entrada y salida de
información)
Nivel de Cálculo
Sistemas de
Apoyo de la
Toma de
Decisiones
Baja
Transaccionalidad
Nivel Alto de Cálculo
Operaciones
complejas
Sistemas
estratégicos
La complejidad de
estos es alta
La implementación
de estos la lleva los
anteriores
Apuntan hacia otros
horizontes negativos o
positivos
Nivel del
Conocimiento es Alto
por especializado

29. ¿QUÉ SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ABIERTOS Y CUÁLES LOS CERRADOS?
Abierto: Donde intervienen seres vivos, se relacionas de
manera intima con el medio ambiente. Depende uno del
otro y se benefician entre sí
Cerrado Sistema que utiliza el medio ambiente
como referencia para la toma de decisiones

30. Ciclo de vida de un sistema
•Es un enfoque por fases del
análisis del diseño que sostiene
que los sistemas son desarrollados
de mejor manera, mediante el
uso de un ciclo especifico de
actividades del analista y de los
usuarios

31. Investigaci
ón
preliminar
Análisis
Diseño
Desarrollo
Prueva
de
sistema
Implement
ación
Ciclo de vida de un sistema

32. Etapas
Investigación
preliminar
La solicitud para
recibir ayuda de un
sistema de
información
Análisis
Comprender todas
las facetas
importantes de la
organización
Diseño
Produce los detalles
que establece el
sistema
Desarrollo
Comprobar a
terceros o escribir
diseños a la medida
del solicitante
Prueba de sistema
Para asegurarse de
que el software no
tenga fallas
Implementación
La verificación o
instalación del nuevo
equipo

34. ¿para qué sirve
Publisher?
Sirve para crear
calendarios, folletos,
boletines, invitaciones,
diplomas, currículos,
rótulos, catálogos, etc.
• Es un programa de
diseño especializado
¿ qué es Publisher?
• Es la aplicación de
autoedición de
Microsoft.
• Se le considera como
un programa para los
principiantes de
popular procesador
de textos Word.
¿cuándo fue creado
Publisher?
• fue creado por una
megaempresa de
software.
• Microsoft lanzó la
primera edición de
Publisher en 1991.

37. Haga clic
en Inicio
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texto
Arrastre e
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Puedes
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a escribir
¿Cómo insertar un cuadro de texto
en Publisher?

38. Conclusión y bibliografía
 Llegamos a concluir que es muy importante la organización de las
presentaciones electrónicas, y trabajos los cuales estos debemos tener la
información más confiable, deber seguir un paso para la realización del trabajo,
tomando en cuenta el proceso de un ciclo de vida, esto es importante ya que
nos dé el proceso a seguir para tener un trabajo bien hecho, teniendo un inicio
hasta un final, importancias seguir los niveles de los sistemas para tener un control
claro y preciso al igual que saber su labor en cada de ellos.
 También informarnos a cerca de como elaborar documentos en Publisher y saber
utilizar las herramientas que está brinda para la realización del trabajo
 https://prezi.com/xgg3lawq17lb/ciclo-de-vida-de-un-sistema-de-
informacion/?fbclid=IwAR1pazhwoXdnYhMkHvcHBltcFa2MFuEHY9HHzJociA-
hE4FPnWbQG1YD7gk
 smarterworkspaces.kyocera.es//blog/los-6-principales-tipos-sistemas-informacion/
 https://prezi.com/xgg3lawq17lb/ciclo-de-vida-de-un-sistema-de-
informacion/?fbclid=IwAR3SQu2CYEGWRaz0zjVkiI0_1Y4wh3ql5YMgKWkRz9216HYY
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