Este documento describe los conceptos y procesos involucrados en realizar un estudio de distribución de espacio físico en una organización. Explica que el objetivo es mejorar la eficiencia mediante la asignación adecuada del espacio de trabajo. Detalla las consideraciones para el estudio como la estructura organizacional, relaciones laborales y necesidades de clientes. También cubre técnicas como diagramas de flujo, maquetas y software de diseño para analizar la distribución actual y proponer mejoras.
Este documento describe diferentes tipos de documentos usados en organizaciones y sus definiciones y usos. Explica conceptos clave como circulares, notificaciones, manuales, procedimientos e instructivos y memorandos. También describe los enfoques, análisis y ventajas de la gestión documental digital.
Este documento habla sobre la gestión documental y los programas de gestión documental. Explica que estos programas digitalizan documentos en papel y los almacenan de forma centralizada y fácil de buscar, superando la dispersión de archivos en discos y carpetas. También destaca que estos programas deben ser intuitivos y fáciles de usar para convertir documentos a formato digital e incorporarlos a la base de datos.
Este documento describe los sistemas de gestión documental. Introduce el tema y sus objetivos, que incluyen obtener conocimientos para implementar un sistema de gestión documental y reconocer los aspectos necesarios para dicha implementación. Luego define un sistema de gestión documental, sus requisitos de implementación y características. Finalmente, detalla las fases del proceso de implementación, incluyendo la planificación, el análisis de viabilidad, el diseño del sistema, la implantación y el control y mantenimiento.
El documento presenta un resumen de tres oraciones sobre la gestión documental:
1) Explica que la gestión documental muestra la elaboración e integración de la documentación y la importancia de su buen manejo. 2) Define el sistema de gestión documental como el conjunto de actividades para planificar, mejorar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su destino final. 3) Señala que el sistema debe contar con participación de diferentes áreas de la entidad, talento humano capacitado, e implementar tablas de retención y valoración documental.
Este documento describe el sistema de gestión documental Orfeo, desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia. Explica que Orfeo es un software libre que permite la gestión automatizada de documentos, ahorrando tiempo y recursos. Describe las principales funcionalidades de Orfeo como radicación de documentos, digitalización, flujos de trabajo, expedientes virtuales y tablas de retención documental. Finalmente, menciona algunas entidades públicas colombianas que usan Orfeo en la actual
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
Metodología para establecer un sistema de gestion documentalginethcr
El artículo describe una metodología para establecer un Sistema de Gestión Documental (SGD) en una organización. Se proponen cinco fases que incluyen 1) desarrollar un plan global, 2) realizar un estudio de viabilidad y análisis de sistemas, 3) diseñar el SGD mediante la identificación de necesidades, definición de documentos y construcción de un lenguaje documental, 4) implantar el SGD, y 5) controlar y mantener el SGD. La metodología busca optimizar la gestión documental tomando en cuenta
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
Este documento describe diferentes tipos de documentos usados en organizaciones y sus definiciones y usos. Explica conceptos clave como circulares, notificaciones, manuales, procedimientos e instructivos y memorandos. También describe los enfoques, análisis y ventajas de la gestión documental digital.
Este documento habla sobre la gestión documental y los programas de gestión documental. Explica que estos programas digitalizan documentos en papel y los almacenan de forma centralizada y fácil de buscar, superando la dispersión de archivos en discos y carpetas. También destaca que estos programas deben ser intuitivos y fáciles de usar para convertir documentos a formato digital e incorporarlos a la base de datos.
Este documento describe los sistemas de gestión documental. Introduce el tema y sus objetivos, que incluyen obtener conocimientos para implementar un sistema de gestión documental y reconocer los aspectos necesarios para dicha implementación. Luego define un sistema de gestión documental, sus requisitos de implementación y características. Finalmente, detalla las fases del proceso de implementación, incluyendo la planificación, el análisis de viabilidad, el diseño del sistema, la implantación y el control y mantenimiento.
El documento presenta un resumen de tres oraciones sobre la gestión documental:
1) Explica que la gestión documental muestra la elaboración e integración de la documentación y la importancia de su buen manejo. 2) Define el sistema de gestión documental como el conjunto de actividades para planificar, mejorar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su destino final. 3) Señala que el sistema debe contar con participación de diferentes áreas de la entidad, talento humano capacitado, e implementar tablas de retención y valoración documental.
Este documento describe el sistema de gestión documental Orfeo, desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia. Explica que Orfeo es un software libre que permite la gestión automatizada de documentos, ahorrando tiempo y recursos. Describe las principales funcionalidades de Orfeo como radicación de documentos, digitalización, flujos de trabajo, expedientes virtuales y tablas de retención documental. Finalmente, menciona algunas entidades públicas colombianas que usan Orfeo en la actual
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
Metodología para establecer un sistema de gestion documentalginethcr
El artículo describe una metodología para establecer un Sistema de Gestión Documental (SGD) en una organización. Se proponen cinco fases que incluyen 1) desarrollar un plan global, 2) realizar un estudio de viabilidad y análisis de sistemas, 3) diseñar el SGD mediante la identificación de necesidades, definición de documentos y construcción de un lenguaje documental, 4) implantar el SGD, y 5) controlar y mantener el SGD. La metodología busca optimizar la gestión documental tomando en cuenta
Este documento describe los requisitos y elementos esenciales para implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) de acuerdo con la ley colombiana. Explica que un SGD requiere condiciones técnicas, administrativas, económicas y archivísticas. También resume una visita a una empresa que ha implementado con éxito un SGD usando software como ORFEO para organizar y almacenar documentos electrónicos y físicos de forma segura y accesible.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normativa colombiana, incluyendo la investigación de documentos, análisis e integración de información al sistema, y conclusiones sobre los beneficios de un SGD para la organización y eficiencia administrativa.
Este documento describe los aspectos más importantes para la implementación de un sistema de gestión documental. Explica las fases para implementar un sistema de gestión documental, incluyendo la definición del proyecto, el diseño de la herramienta, la implantación, la formación de usuarios y la explotación del sistema. También describe los requisitos fundamentales como la escalabilidad, tolerancia a fallos y disponibilidad en múltiples plataformas.
Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.
Este documento describe la importancia de implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) en las entidades. Explica que un SGD permite optimizar los procesos documentales de manera eficaz mediante la clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos de acuerdo a las normas. También cubre los requisitos legales y técnicos para la elaboración de un SGD, así como sus beneficios para mejorar la gestión de documentos y procesos de una organización.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Este documento presenta información sobre la gestión documental y los sistemas de gestión documental. Explica que la gestión documental involucra administrar el flujo de documentos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida para lograr eficiencia. También describe los componentes clave de un sistema de gestión documental como el almacenamiento, seguridad, recuperación e indexación de documentos. Finalmente, resume las fases de implementación de un sistema de gestión de archivos que incluyen definición del proyecto, diseño, implantación, formación de usu
Este documento describe el sistema de gestión documental de la Universidad del País Vasco. Explica que la universidad ha desarrollado una política de gestión documental y archivo para organizar y preservar sus documentos de manera estructurada. También detalla los roles y responsabilidades en la implementación del sistema, así como los principios que lo rigen, como garantizar la autenticidad y accesibilidad de los documentos. Por último, menciona que la empresa Izenpe se encarga de la seguridad del sistema de gestión documental utilizado por la universidad.
Introduccion A La Administracion De Documentos Y Su ImportanciaMarisol Martinez-Vega
Este documento explica la importancia de la administración de documentos para las empresas. Define términos clave como información, documento y archivo. Explica que la administración de documentos es el proceso de crear, organizar, almacenar y proteger documentos para su fácil localización y uso. Los documentos son vitales para las empresas ya que sirven como base para la toma de decisiones, el cumplimiento legal y la planificación del futuro.
El documento describe la implementación del sistema de gestión documental Laserfiche 8 por parte de Transportadora de Gas Internacional. El proyecto tomó 3 años e incluyó varias etapas como diagnóstico, planeación, diseño, implementación y evaluación. Laserfiche permite digitalizar, indexar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente y segura.
Este documento presenta información sobre el sistema de gestión documental. En la introducción, explica que el trabajo brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental y la identificación de los requisitos técnicos. Luego, en el desarrollo del taller, define los términos de gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental, e identifica los requisitos para su implementación. Finalmente, destaca las fases del proceso de implantación de un sistema de gestión documental y
El documento habla sobre los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar y buscar documentos electrónicos de manera confiable para agilizar procesos. Para su implementación se requiere de un cuadro de clasificación, controles de seguridad, procesos de conservación y eliminación, y herramientas para la captura, referenciación, búsqueda y administración de documentos.
1. La entidad seleccionó el sistema de gestión documental Orfeo debido a que:
- Es un software libre que no requiere costos de licenciamiento.
- Permite la parametrización de procesos propios de la organización.
- Tiene un amplio uso en entidades públicas colombianas lo que facilita el soporte.
2. ¿Cuáles han sido los beneficios observados tras su implementación?
- Mejoró el acceso y recuperación de información de manera más rápida.
- Permit
Desarrollar un sistema de gestión documental. Herramientas. Gestión Documenta...Julián Moyano Collado
Este documento describe los pasos para desarrollar un sistema de gestión documental, incluyendo realizar una auditoría de la información, analizar las actividades de la organización, identificar las necesidades de gestión de documentos, evaluar el sistema actual y diseñar un nuevo sistema. El diseño involucra considerar soluciones tecnológicas y factores como los costos, la escalabilidad, el cumplimiento normativo y la usabilidad. El propósito final es lograr un control efectivo de los recursos documentales de la organización.
Este documento trata sobre la gestión de documentos y virtualización del conocimiento. Explica que la gestión documental aporta mayor productividad, ahorro de costos y tiempo a las empresas. También describe las ventajas de los sistemas de gestión documental como la digitalización y almacenamiento centralizado de documentos. Finalmente, menciona ejemplos de programas para gestión documental como Alfresco, Google Apps y Microsoft Office 365.
El documento describe un proyecto para implementar un sistema de trámite documentario en la Municipalidad del Callao para mejorar la gestión documental. Actualmente, la municipalidad usa procesos manuales que son ineficientes y lentos. El proyecto propone implementar una solución tecnológica integral que permita el flujo electrónico de documentos para agilizar los trámites, aumentar la productividad y mejorar la atención a los ciudadanos.
Este documento trata sobre la gestión de calidad aplicada a los archivos. Consta de tres capítulos que describen el objetivo general de conocer los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad y su aplicación a través de la organización, las fases de un sistema de gestión documental basado en la calidad, y el programa de gestión documental, incluyendo sus antecedentes, concepto y procesos.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Sistemas de Gestión Documental y Sistemas de Acceso Archivístico: ¿fricción o...Julián Moyano Collado
El documento se relaciona con información descriptiva que hace posible su identificación, localización, recuperación o disponibilidad.
Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la información descriptiva de su documentación, y es en el actual entorno web donde la descripción y sus formatos se hacen más importantes puesto que van a permitir el uso de los documentos en redes de comunicación.
Por otra parte, en un entorno de administración electrónica respaldada por Sistemas de Gestión Documental la descripción es innata a los documentos, y desde que un documento se genera ofrece información muy diversa que acompaña al documento durante toda su existencia.
El documento describe el sistema de gestión documental de la Universidad Agustiniana sede Tagaste en Bogotá. Explica que el sistema incluye procesos para planificar, organizar, almacenar y preservar los documentos de la universidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación a largo plazo de acuerdo con la legislación archivística colombiana. También detalla algunos requisitos técnicos y administrativos para la implementación del sistema así como herramientas para integrar la información de manera segura y preservar
Los manuales describen la organización y sus procedimientos. Los manuales departamentales contienen los objetivos de la empresa y el departamento, políticas, cartas de organización, análisis de puestos y diagramas de flujo. Los manuales interdepartamentales describen los procedimientos entre departamentos. Los diagramas de flujo muestran los pasos de los procedimientos usando símbolos como círculos y flechas. El análisis de puestos describe las tareas, habilidades y responsabilidades de cada puesto.
Los manuales administrativos son indispensables para las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras y operaciones. Sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir de forma ordenada la información y las instrucciones necesarias para que la organización desempeñe mejor sus tareas. Los manuales tienen como objetivos presentar una visión de conjunto de la organización, precisar funciones y responsabilidades, y promover la eficiencia y uniformidad en las labores del personal.
Este documento describe la implementación de un sistema de gestión documental en la Alcaldía de El Tambo, Narino. Explica los requisitos, características y fases para la implementación de un SGD de acuerdo con la normativa colombiana, incluyendo la investigación de documentos, análisis e integración de información al sistema, y conclusiones sobre los beneficios de un SGD para la organización y eficiencia administrativa.
Este documento describe los aspectos más importantes para la implementación de un sistema de gestión documental. Explica las fases para implementar un sistema de gestión documental, incluyendo la definición del proyecto, el diseño de la herramienta, la implantación, la formación de usuarios y la explotación del sistema. También describe los requisitos fundamentales como la escalabilidad, tolerancia a fallos y disponibilidad en múltiples plataformas.
Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.
Este documento describe la importancia de implementar un Sistema de Gestión Documental (SGD) en las entidades. Explica que un SGD permite optimizar los procesos documentales de manera eficaz mediante la clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos de acuerdo a las normas. También cubre los requisitos legales y técnicos para la elaboración de un SGD, así como sus beneficios para mejorar la gestión de documentos y procesos de una organización.
Este documento presenta una introducción a los sistemas de gestión documental. Define qué es un sistema de gestión documental y explica algunos de sus beneficios y requisitos clave, como la organización de documentos a través de cuadros de clasificación y el establecimiento de plazos de conservación. También resume las generalidades de los sistemas de gestión documental según el decreto 1080 de 2015, incluyendo aspectos como la organización de documentos, la conservación basada en tablas de retención y valoración, y garantizar el acceso a los documentos
Este documento presenta información sobre la gestión documental y los sistemas de gestión documental. Explica que la gestión documental involucra administrar el flujo de documentos de una empresa a lo largo de su ciclo de vida para lograr eficiencia. También describe los componentes clave de un sistema de gestión documental como el almacenamiento, seguridad, recuperación e indexación de documentos. Finalmente, resume las fases de implementación de un sistema de gestión de archivos que incluyen definición del proyecto, diseño, implantación, formación de usu
Este documento describe el sistema de gestión documental de la Universidad del País Vasco. Explica que la universidad ha desarrollado una política de gestión documental y archivo para organizar y preservar sus documentos de manera estructurada. También detalla los roles y responsabilidades en la implementación del sistema, así como los principios que lo rigen, como garantizar la autenticidad y accesibilidad de los documentos. Por último, menciona que la empresa Izenpe se encarga de la seguridad del sistema de gestión documental utilizado por la universidad.
Introduccion A La Administracion De Documentos Y Su ImportanciaMarisol Martinez-Vega
Este documento explica la importancia de la administración de documentos para las empresas. Define términos clave como información, documento y archivo. Explica que la administración de documentos es el proceso de crear, organizar, almacenar y proteger documentos para su fácil localización y uso. Los documentos son vitales para las empresas ya que sirven como base para la toma de decisiones, el cumplimiento legal y la planificación del futuro.
El documento describe la implementación del sistema de gestión documental Laserfiche 8 por parte de Transportadora de Gas Internacional. El proyecto tomó 3 años e incluyó varias etapas como diagnóstico, planeación, diseño, implementación y evaluación. Laserfiche permite digitalizar, indexar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente y segura.
Este documento presenta información sobre el sistema de gestión documental. En la introducción, explica que el trabajo brindará un enfoque sobre la importancia del diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión documental y la identificación de los requisitos técnicos. Luego, en el desarrollo del taller, define los términos de gestión documental, programa de gestión documental y sistema de gestión documental, e identifica los requisitos para su implementación. Finalmente, destaca las fases del proceso de implantación de un sistema de gestión documental y
El documento habla sobre los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar y buscar documentos electrónicos de manera confiable para agilizar procesos. Para su implementación se requiere de un cuadro de clasificación, controles de seguridad, procesos de conservación y eliminación, y herramientas para la captura, referenciación, búsqueda y administración de documentos.
1. La entidad seleccionó el sistema de gestión documental Orfeo debido a que:
- Es un software libre que no requiere costos de licenciamiento.
- Permite la parametrización de procesos propios de la organización.
- Tiene un amplio uso en entidades públicas colombianas lo que facilita el soporte.
2. ¿Cuáles han sido los beneficios observados tras su implementación?
- Mejoró el acceso y recuperación de información de manera más rápida.
- Permit
Desarrollar un sistema de gestión documental. Herramientas. Gestión Documenta...Julián Moyano Collado
Este documento describe los pasos para desarrollar un sistema de gestión documental, incluyendo realizar una auditoría de la información, analizar las actividades de la organización, identificar las necesidades de gestión de documentos, evaluar el sistema actual y diseñar un nuevo sistema. El diseño involucra considerar soluciones tecnológicas y factores como los costos, la escalabilidad, el cumplimiento normativo y la usabilidad. El propósito final es lograr un control efectivo de los recursos documentales de la organización.
Este documento trata sobre la gestión de documentos y virtualización del conocimiento. Explica que la gestión documental aporta mayor productividad, ahorro de costos y tiempo a las empresas. También describe las ventajas de los sistemas de gestión documental como la digitalización y almacenamiento centralizado de documentos. Finalmente, menciona ejemplos de programas para gestión documental como Alfresco, Google Apps y Microsoft Office 365.
El documento describe un proyecto para implementar un sistema de trámite documentario en la Municipalidad del Callao para mejorar la gestión documental. Actualmente, la municipalidad usa procesos manuales que son ineficientes y lentos. El proyecto propone implementar una solución tecnológica integral que permita el flujo electrónico de documentos para agilizar los trámites, aumentar la productividad y mejorar la atención a los ciudadanos.
Este documento trata sobre la gestión de calidad aplicada a los archivos. Consta de tres capítulos que describen el objetivo general de conocer los procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad y su aplicación a través de la organización, las fases de un sistema de gestión documental basado en la calidad, y el programa de gestión documental, incluyendo sus antecedentes, concepto y procesos.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Sistemas de Gestión Documental y Sistemas de Acceso Archivístico: ¿fricción o...Julián Moyano Collado
El documento se relaciona con información descriptiva que hace posible su identificación, localización, recuperación o disponibilidad.
Los Archivos disponen de recursos que ofrecen la información descriptiva de su documentación, y es en el actual entorno web donde la descripción y sus formatos se hacen más importantes puesto que van a permitir el uso de los documentos en redes de comunicación.
Por otra parte, en un entorno de administración electrónica respaldada por Sistemas de Gestión Documental la descripción es innata a los documentos, y desde que un documento se genera ofrece información muy diversa que acompaña al documento durante toda su existencia.
El documento describe el sistema de gestión documental de la Universidad Agustiniana sede Tagaste en Bogotá. Explica que el sistema incluye procesos para planificar, organizar, almacenar y preservar los documentos de la universidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación a largo plazo de acuerdo con la legislación archivística colombiana. También detalla algunos requisitos técnicos y administrativos para la implementación del sistema así como herramientas para integrar la información de manera segura y preservar
Los manuales describen la organización y sus procedimientos. Los manuales departamentales contienen los objetivos de la empresa y el departamento, políticas, cartas de organización, análisis de puestos y diagramas de flujo. Los manuales interdepartamentales describen los procedimientos entre departamentos. Los diagramas de flujo muestran los pasos de los procedimientos usando símbolos como círculos y flechas. El análisis de puestos describe las tareas, habilidades y responsabilidades de cada puesto.
Los manuales administrativos son indispensables para las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras y operaciones. Sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir de forma ordenada la información y las instrucciones necesarias para que la organización desempeñe mejor sus tareas. Los manuales tienen como objetivos presentar una visión de conjunto de la organización, precisar funciones y responsabilidades, y promover la eficiencia y uniformidad en las labores del personal.
El documento describe los manuales de procedimientos como documentos que detallan de forma ordenada y sistemática los pasos a seguir para realizar las diferentes tareas y operaciones de una organización. Explica que los manuales de procedimientos buscan uniformar las funciones de la empresa, delimitar responsabilidades y aumentar la eficiencia de los empleados.
Este documento presenta una guía para la elaboración de procedimientos en las entidades públicas. Explica que los procedimientos documentados son instrumentos clave para asegurar el control de los procesos institucionales. Describe los pasos a seguir en el diseño de procedimientos, incluyendo la definición, relevamiento de información, redacción, aprobación y ajustes. También presenta diferentes modelos de procedimientos y diagramas de flujo, así como aspectos a considerar en la redacción de los mismos.
El documento describe los principios y consideraciones clave para realizar un estudio de distribución de espacios de trabajo. Explica que se debe realizar un inventario del personal, mobiliario y necesidades de espacio actuales y futuras. También cubre técnicas como estimar la superficie requerida, ubicar unidades y departamentos, y diseñar la distribución final buscando facilitar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.
El documento habla sobre los diagramas de flujo. Explica que un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso que muestra cada paso y cómo se relacionan mediante flechas. Ofrece una descripción visual clara de las actividades de un proceso y sus interrelaciones. También describe los beneficios de los diagramas de flujo, como facilitar la comprensión de un proceso y mejorar la comunicación. Luego explica cómo elaborar un diagrama de flujo, los tipos existentes y los símbolos usualmente utilizados.
Un manual de procedimientos describe las acciones y operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones de una empresa de manera metódica y secuencial. Los procedimientos son una sucesión cronológica de tareas concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado. Los manuales de procedimientos tienen varias ventajas como auxiliar en la capacitación del personal, facilitar la interacción entre áreas, e indicar las interrelaciones entre trabajos. Para elaborar un manual se debe definir su contenido, recop
Este documento describe varias técnicas de planeación como manuales de objetivos y políticas, diagramas de proceso y flujo, gráficas de Gantt, PERT y CPM. Explica cómo cada técnica puede usarse para representar y analizar procesos y proyectos de manera gráfica con el fin de mejorar la eficiencia. También describe cómo estas técnicas pueden ayudar a los administradores a tomar decisiones informadas sobre la planificación y ejecución de proyectos.
El documento describe el método S.L.P. (Planeación Sistemática de la Distribución en Planta) para el diseño de plantas. El método consiste en 4 pasos: 1) Localización, 2) Planificación de la organización general, 3) Preparación detallada del plan, 4) Instalación. El objetivo es analizar los flujos de materiales y servicios, y desarrollar diagramas espaciales para optimizar las relaciones espaciales entre departamentos y equipos dentro de la planta.
El documento describe los conceptos clave de los procesos administrativos y los cursogramas. Los procesos administrativos incluyen planificación, organización, dirección, coordinación y control. Los cursogramas representan gráficamente los procedimientos administrativos y muestran la secuencia de actividades, unidades involucradas y responsables. Los cursogramas utilizan símbolos específicos y pueden ser de formato vertical u horizontal.
El documento describe varias técnicas de planeación que pueden ser usadas por administradores para optimizar recursos y lograr resultados eficientes. Entre las técnicas más utilizadas se encuentran los manuales de objetivos y políticas, diagramas de proceso y flujo, gráficas de Gantt, métodos PERT y CPM. Estas técnicas permiten representar, analizar y mejorar procesos de manera gráfica.
El documento presenta información sobre ingeniería de métodos y análisis de operaciones. Explica que la ingeniería de métodos involucra el análisis y diseño de métodos de trabajo para mejorar la productividad y eficiencia. Luego describe técnicas como diagramas de flujo, estudios de movimiento y planificación de diseño de instalaciones. Finalmente, presenta el principio USA para automatizar procesos mediante la comprensión, simplificación y automatización de los mismos.
Buen día.
Hoy les invito a ver una de mis tareas para la clase de seminario, quiero aclarar que me hace falta un punto acerca de "planeación" que son los planes a corto, mediano y largo plazo. Pero se que la persona que descargue esto lo agregará :) saludos.
1) El documento discute los conceptos de sistemas, procedimientos y diagramas de flujo y cómo estos pueden usarse para mejorar la eficiencia organizacional. 2) Explica que un sistema se compone de elementos físicos, de información y humanos relacionados entre sí, mientras que un procedimiento es una secuencia de operaciones para lograr una tarea. 3) Proporciona detalles sobre cómo crear diagramas de flujo, incluida la simbología, métodos y convenciones para representar claramente los procesos organizacionales.
Admin_3B_U3_ADA01_Auditoria del capital humano_MatusalenCuNah_6078.pptxMatuCU
El documento habla sobre la auditoría de recursos humanos en una empresa. Explica que una auditoría evalúa las actividades de administración de personal con el objetivo de mejorarlas. Luego describe el proceso de auditoría, incluyendo la recopilación de datos, el análisis, la elaboración de informes y la evaluación de los ajustes. Finalmente, concluye resaltando la importancia de establecer controles para el personal a fin de evitar errores en el presente y el futuro.
S8_Modelos y Procesos Productivos_Moreno_Vergara_Jorge.pdfJorge Moreno
Este documento presenta los temas de la semana 8 sobre administración de procesos y manuales de la organización. Explica que los manuales describen las políticas, procesos y procedimientos de una empresa y que deben estar disponibles para todo el personal. También describe cómo configurar proyectos de mejora, el contenido de los manuales de organización, políticas, procesos y procedimientos, y los pasos para mantener y actualizar los manuales como parte de la mejora continua. El objetivo es desarrollar procesos productivos de acuerdo con los requisitos de
Este documento provee una guía para la elaboración de diagramas de flujo. Explica que los diagramas de flujo son representaciones gráficas que muestran los pasos de un proceso usando símbolos. Luego describe los tipos de diagramas de flujo, los criterios para su diseño, y las simbologías más comúnmente usadas. El objetivo es orientar a las instituciones públicas costarricenses en la elaboración de diagramas de flujo para representar sus procesos y procedimientos.
PRESENTACIÓN SEDENA MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y MATRICES DE RIESGOS..pptxRodriguezJoseph2
Este documento presenta lineamientos generales para la elaboración de manuales de procedimientos en el sector público hondureño. Explica que un manual de procedimientos describe de forma ordenada y sistemática las actividades y responsabilidades de un área específica de una institución, con el fin de establecer claramente los pasos a seguir para cada proceso. Luego, detalla la estructura sugerida para un manual, incluyendo secciones como portada, tabla de contenido, objetivos, alcance, marco legal, políticas, responsables, insumos, productos,
El documento describe varias técnicas de control contable e informático como la contabilidad, auditoría, presupuestos e informes. También explica técnicas de control de operaciones como el Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades (METRA), incluyendo la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT) y el Método de la Ruta Crítica (CPM). Finalmente, analiza formas de controlar el comportamiento humano a través de normas y estructuras burocráticas.
Este documento explica los conceptos de valor presente neto (VPN) y costo de oportunidad, y cómo se usan para evaluar proyectos de inversión y bonos. El VPN permite determinar si una inversión maximiza ganancias descontando flujos de efectivo futuros a una tasa de descuento. El costo de oportunidad representa los beneficios perdidos al no invertir en la mejor alternativa. También analiza un caso de emisión de bonos por el gobierno de Ecuador y cómo calcular el valor presente de bonos usando tasas de interés
El documento describe los pasos para elaborar proyecciones financieras a largo plazo. Estos incluyen 1) proyectar a largo plazo de 5 años, 2) buscar un equilibrio entre ganancias proyectadas y riesgos, y 3) analizar el mercado para definir metas realistas de participación de mercado. También señala elementos clave como ventas, costos, flujo de efectivo y balances.
El documento describe el método Dupont para analizar la rentabilidad financiera de una empresa. Explica que este método evalúa tres factores: el margen neto de utilidad, la rotación de activos totales y el apalancamiento financiero. También señala que las proyecciones de los estados financieros son útiles para evaluar la situación financiera futura de una empresa y tomar mejores decisiones.
Este documento presenta varios indicadores financieros clave para evaluar el desempeño de una empresa comercial. Calcula razones de liquidez, actividad, apalancamiento y rentabilidad como la razón corriente, rotación de inventarios, endeudamiento y margen sobre ventas. Explica las fórmulas, interpretaciones y usos de cada indicador para medir la eficiencia, liquidez y capacidad de generar ganancias de la empresa.
1) El documento introduce los conceptos de visión corporativa, el papel del administrador financiero y las funciones de toma de decisiones del administrador. 2) Explica que la visión corporativa establece los objetivos e imagen deseada de la compañía a largo plazo. 3) El administrador financiero se encarga de funciones como presupuestación, predicción de flujos de efectivo, análisis de inversiones y aseguramiento de fondos para maximizar el valor de la empresa.
Las finanzas corporativas se refieren a las actividades relacionadas con los flujos de capital y dinero de una empresa. Estas incluyen decisiones de inversión y financiación, así como la gestión de relaciones con bancos y acreedores. Las finanzas corporativas son importantes para administrar los activos de una compañía y maximizar su rentabilidad.
El profesor da la bienvenida a los estudiantes a un curso de actualización de conocimientos para ingenieros comerciales que se desarrollará en modalidad virtual. Les desea éxito en el curso.
El documento trata sobre los fundamentos y origen de la administración. Explica que la administración ha estado presente desde los inicios de la humanidad para satisfacer las necesidades de los grupos. Revisa las primeras aportaciones de civilizaciones antiguas y las definiciones de autores clásicos sobre la administración. Finalmente, analiza las etapas iniciales de la administración desde la prehistoria hasta la época agrícola, donde se empezó a requerir una mejor organización para coordinar grupos más grandes.
Este documento presenta una introducción a la teoría general de la administración. Define la administración como un proceso que involucra planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos para lograr objetivos organizacionales. Explica que la teoría administrativa moderna estudia cinco variables clave - tarea, estructura, personas, tecnología y ambiente - y cómo se influyen mutuamente. También discute cómo la administración debe adaptarse continuamente para enfrentar nuevos desafíos en un entorno cambiante.
Este documento trata sobre los objetivos. Define un objetivo como el fin último de una acción u operación, que es el resultado de una serie de metas y procesos. Explica que después de identificar un objetivo importante, una persona debe ser capaz de describir las acciones específicas necesarias para lograrlo, como establecer metas intermediarias. También señala que un objetivo actúa como adjetivo para describir todo lo relativo al objeto en sí mismo, independientemente de la apreciación o pensamiento de una persona.
Este documento describe los objetivos de marketing para un nuevo producto. Explica que un objetivo es el resultado final de una serie de metas y procesos, y que para lograr un objetivo se deben poder describir las acciones específicas necesarias y los resultados que demostrarían que se alcanzó dicho objetivo, como establecer metas para estudiar, trabajar, ahorrar dinero y obtener una hipoteca para comprar una casa propia. Además, un objetivo se considera relativo al objeto en sí mismo y no depende de la apreciación o punto de vista sub
El documento describe los 5 pasos del proceso de planificación de un proyecto: 1) análisis del proyecto y su viabilidad, 2) definición de objetivos, 3) identificación de recursos disponibles, 4) desarrollo de un plan de trabajo, 5) evaluación de los resultados para determinar si se cumplieron los objetivos.
Este documento clasifica y describe diferentes tipos de planes. Describe planes operativos, tácticos y estratégicos, clasificados por su nivel de planificación. También clasifica planes por su alcance temporal (corto, medio y largo plazo) y alcance en la empresa (estratégicos u operativos). Además, diferencia planes según su especificidad (direccionales o concretos) y frecuencia de uso (únicos o permanentes). Por último, enumera características clave de un plan de negocios efectivo para
El documento discute los conceptos de administración desde diferentes perspectivas a lo largo de la historia. Menciona que la administración ha evolucionado de ser vista como una práctica gerencial para maximizar la productividad, a ser influenciada por las relaciones humanas y ahora por los avances en tecnología de la información. También analiza cómo las teorías de administración han cambiado en respuesta a cambios en la economía y la sociedad a través del tiempo.
El documento discute la importancia de la epistemología para el estudio de la administración. Explica que la epistemología estudia la naturaleza del conocimiento y cómo se valida, y que es relevante determinar si la administración produce conocimiento científico a través de la formulación de hipótesis, la búsqueda de soluciones y la generación de evidencia. También resalta que sin un enfoque metodológico científico, el conocimiento de la administración se reduciría a casos aislados y perdería su capac
El documento describe cinco enfoques de la responsabilidad social de las empresas: obstruccionista, defensivo, acomodaticio, proactivo y cinco grupos de interés: empleados, accionistas, gerentes, clientes y la comunidad/sociedad. Explica que los enfoques van de simplemente obedecer la ley al defensivo hasta tomar iniciativas proactivas para satisfacer las necesidades de los grupos de interés. Los grupos de interés son aquellos afectados o involucrados en las operaciones de una empresa.
Este documento divide a estudiantes en 5 equipos colaborativos para investigar diferentes rasgos de la personalidad de un gerente. Cada equipo se enfocará en un subtema específico: emocionalidad negativa, escrupulosidad, extraversión, sede de control, y autoestima. Los equipos están compuestos por 7-8 estudiantes y serán guiados por un mentor en su investigación.
1) El documento discute la distinción entre comportamiento organizacional y gestión, y cómo el estudio del comportamiento organizacional puede ayudar a los gerentes a comprender y resolver problemas en el lugar de trabajo.
2) También explora cómo las tareas de los gerentes varían en diferentes niveles de la organización, desde tareas técnicas para los supervisores hasta tareas más conceptuales y de liderazgo para los ejecutivos senior.
3) Finalmente, analiza factores como la personalidad de los empleados y cómo pueden afectar su comportamiento y desempe
Este documento describe cómo los rasgos de personalidad, valores, actitudes y emociones de los gerentes influyen en su estilo de liderazgo y en la cultura organizacional. Explica que gerentes abiertos a la experiencia tienden a ser más innovadores, mientras que los menos abiertos son más conservadores. También analiza rasgos como la emotividad, escrupulosidad, extraversión, autoestima y necesidades de logro, afiliación y poder. Finalmente, señala que los gerentes ayudan a establecer la cultura mediante la promoción
Los empleadores buscan gerentes con rasgos de personalidad como la motivación, el liderazgo y la capacidad de tomar buenas decisiones. Los estudios muestran que los ejecutivos valoran estas habilidades por encima de las habilidades interpersonales. Para ser efectivo, un líder debe inspirar a sus empleados, enfocarse en los objetivos a largo plazo, aceptar el riesgo y aprovechar nuevas oportunidades, además de saber recuperarse de los fracasos.
José Luis Jiménez Rodríguez
Junio 2024.
“La pedagogía es la metodología de la educación. Constituye una problemática de medios y fines, y en esa problemática estudia las situaciones educativas, las selecciona y luego organiza y asegura su explotación situacional”. Louis Not. 1993.
2. • Flujo diagramación
• Estudios generales
• Objetivos
• Concepto
• Consideraciones para realizar un
estudio de distribución del
espacio físico
3. • Técnicas auxiliares para realizar
un estudio de distribución del
espacio
• Planeación de la distribución del
espacio
• Lección escrita
4. • Diagramar
Es establecer una representación visual de los
procesos y subprocesos, lo que permite obtener una
información preliminar sobre la amplitud de los
mismos, sus tiempos y los de sus actividades.
5. • Flujodiagramación
Un diagrama de flujo es una representación gráfica
de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene
una breve descripción de la etapa de proceso. Los
símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos
entre sí con flechas que indican la dirección de flujo
del proceso.
6. • Flujodiagramación
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual
de las actividades implicadas en un proceso
mostrando la relación secuencial ente ellas,
facilitando la rápida comprensión de cada actividad
y su relación con las demás, el flujo de la
información y los materiales, las ramas en el
proceso, la existencia de bucles repetitivos, el
número de pasos del proceso, las operaciones de
interdepartamentales. Facilita también la selección
de indicadores de proceso
7. Beneficios del Diagrama de Flujo
1. Facilita la obtención de una visión transparente
del proceso, mejorando su comprensión. El
conjunto de actividades, relaciones e incidencias
de un proceso no es fácilmente discernible a
priori. La diagramación hace posible aprehender
ese conjunto e ir más allá, centrándose en
aspectos específicos del mismo, apreciando las
interrelaciones que forman parte del proceso así
como las que se dan con otros procesos y
subprocesos.
8. Beneficios del Diagrama de Flujo
2. Permiten definir los límites de un proceso. A
veces estos límites no son tan evidentes, no
estando definidos los distintos proveedores y
clientes (internos y externos) involucrados.
3. El diagrama de flujo facilita la identificación de
los clientes, es más sencillo determinar sus
necesidades y ajustar el proceso hacia la
satisfacción de sus necesidades y expectativas.
9. Beneficios del Diagrama de Flujo
4. Estimula el pensamiento analítico en el
momento de estudiar un proceso, haciendo más
factible generar alternativas útiles.
5. Proporciona un método de comunicación más
eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien
es cierto que para ello se hace preciso la
capacitación de aquellas personas que entrarán
en contacto con la diagramación.
10. Beneficios del Diagrama de Flujo
6. Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor
agregado de cada una de las actividades que
componen el proceso.
7. Igualmente, constituye una excelente referencia
para establecer mecanismos de control y
medición de los procesos, así como de los
objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo.
11. Beneficios del Diagrama de Flujo
8. Facilita el estudio y aplicación de acciones que
redunden en la mejora de las
variables tiempo y costes de actividad e incidir, por
consiguiente, en la mejora de la eficacia y la
eficiencia.
9. Constituye el punto de comienzo indispensable
para acciones de mejora o reingeniería.
12. Elaboración del Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo debe ser realizado por
un equipo de trabajo en el que las distintas
personas aporten, en conjunto, una
perspectiva completa del proceso, por lo que
con frecuencia este equipo será
multifuncional y multijerárquico.
13. Proceso para elaboración del
Diagrama de Flujo
1. Determinar el proceso a diagramar.
2. Definir el grado de detalle.
3. Identificar la secuencia de pasos del
proceso.
4. Construir el diagrama de flujo.
14. •Definir el grado de detalle.
El diagrama de flujo del proceso puede
mostrar a grandes rasgos la información
sobre el flujo general de actividades
principales, o ser desarrollado de modo que
se incluyan todas las actividades y los puntos
de decisión.
16. • Construir el diagrama de flujo.
Para ello se utilizan determinados símbolos.
Cada organización puede definir su propio
grupo de símbolos. En la figura anterior se
mostraba un conjunto de símbolos
habitualmente utilizados.
17.
18. • Objetivos
• La distribución de espacio busca contribuir al
incremento de la eficiencia de las actividades que
realizan las unidades que conforman una
organización
• Proporciona a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para
desarrollar sus funciones de manera eficiente y
eficaz.
• Estudios generales
19. • Objetivos
• Permite a los clientes de la organización obtener
los servicios y productos que demandan bajo la
mejores condiciones; y procurar que el arreglo
del espacio facilite la circulación de las personas,
la realización, supervisión y flujo racional del
• Estudios generales
20. La distribución de espacio se refiere a la disposición
física de los puestos de trabajo, de sus componentes
materiales y a la ubicación de las instalaciones para la
atención y servicios tanto para el personal, como para
los clientes.
• Concepto
21. El estudio de la distribución de espacios
administrativos se realiza cuando:
Se establecen nuevos objetivos y programas, cuando
existen cambios en la estructura de la organización,
cuando se ha llevado a cabo una modificación de los
sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se
presenta un incremento en el volumen del trabajo, o
una disminución u aumento del personal, cuando se
ha realizado una reubicación, remodelación o
renovación de las instalaciones de trabajo o del
mobiliario y equipo o para mejorar la atención a las
necesidades de los clientes.
22. • Consideraciones para realizar un
estudio de distribución del
espacio físico
Si hablamos de la estructura de la organización, se
deben tener en cuenta, al momento de realizar el
estudio de la distribución de espacio, las relaciones de
trabajo entre las unidades que la componen, los
sistemas de información y procesos de comunicación
establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y
modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada
una de las unidades procurando mantener una
secuencia operacional lógica.
23. • Consideraciones para realizar un
estudio de distribución del
espacio físico
Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y
comodidad en su realización, así como también se
deben tomar en cuenta los posibles cambios que
puedan surgir en la estructura orgánica o funcional,
para así, distribuir el espacio de manera tal que permita
introducir modificaciones sin muchas complicaciones y
sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en
lugares accesibles.
24. Debemos tener presente que cuando han ocurrido
cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los
programas de asignación de espacio deben estar
relacionados con la planeación urbana y ecológica y
con las actividades que se desarrollarán en el ámbito
donde se desea ubicar la oficina.
25. Prever zonas de estacionamiento para los vehículos
tanto del personal como de los clientes. Tomar en
cuenta, además, la posibilidad de crecimiento y las
disposiciones normativas que regulan su
funcionamiento.
26. Para obtener una disposición efectiva de las
instalaciones y aprovechar de forma racional
los recursos de una organización debemos contar con
unidades de mejoramiento administrativo, áreas de
apoyo operativo, consultores externos y un grupo de
trabajo integrado con ese propósito.
27. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
Se requiere de criterios rectores para orientar las
acciones, en términos de homogeneidad y congruencia,
la disposición del espacio, y para ello se utilizan
los principios de: la integración total, que se refiere a la
distribución que integra y coordina personas,
equipos, documentos, formas, materiales, entre otros
para que funcionen como una unidad total.
28. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
La mínima distancia recorrida, que es el tipo de
distribución que permite que los objetos, documentos,
materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible
reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que
transitar las personas para realizar una actividad.
29. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
La circulación, que encierra la distribución de las áreas
y unidades en el mismo orden o secuencia que en
el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la
distribución que permite que los ajustes y
readaptaciones se realicen con un costo y molestia
mínimos.
30. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de
una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los
objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden
ser:
• Concentrar al personal en amplios locales de
trabajo, con o sin divisiones interiores, con una
buena iluminación, ventilación, comunicación y
adaptabilidad al cambio.
31. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
• Evitar superficies en que trabaje un número
excesivo de personas.
• Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo
cuando sea necesario.
• Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando
una línea recta.
• Colocar las unidades orgánicas que tengan
funciones similares y estén relacionadas entre si
adyacentemente.
32. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
• Utilizar escritorios de estilo uniforme y de
dimensiones acordes con las necesidades propias del
trabajo.
• Ubicar los escritorios de manera que permitan que
la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de
cada persona.
• Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren
en el área de trabajo deben tener una altura
uniforme.
33. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
• Las previsiones deben realizarse con respecto a las
cargas máximas de trabajo para poder hacer frente
al incremento del volumen de las operaciones.
• Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que
utilizan maquinas y equipos ruidosos.
• Aquellas unidades que estén en contacto frecuente
con los clientes deben estar ubicadas en áreas
accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas
de recepción.
34. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
• Al personal cuyo trabajo requiere de máxima
concentración, se le deberá situar dentro de
divisiones parciales o completas.
• Usar preferentemente paneles o divisiones como
paredes y divisiones parciales con vidrio plano u
opaco que permitan buena luz y ventilación.
• Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para
equipos y maquinas.
35. Técnicas auxiliares para el estudio de la
distribución del espacio.
• Proporcionar al personal y a los visitantes de
servicios, sanitarios, espacios para los periodos de
descanso y espera y suficientes tomas de agua.
• Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén
de utensilios de limpieza, papelería y suministros.
• La imagen de la organización debe transmitir orden
y confianza.
36. Las reproducciones o patrones hechos a escala de
equipos, maquinaria o mobiliarios se les conoce como
plantillas, moldes o modelos, estos hacen que
el procedimiento sea mas sencillo para conocer la
distribución actual y desarrollar una nueva.
37. En su preparación deben considerarse algunos
elementos, entre ellos, la escala; al momento de hacer
las plantillas y planos a escala es preciso comprobar
que las dimensiones de todo material sean exactas con
arreglo a la escala empleada, los moldes deben tener las
dimensiones de los muebles en su posición de máximo
volumen: cajones y puertas abiertas.
38. La escala mas adecuada es la de 1:50 es decir, 2cm =
1m.
Pueden emplearse modelos magnéticos, que son
usados sobre una pieza triplay cubierta de acero, que
sirve como base, donde los elementos pueden ser
movidos para mostrar diferentes arreglos.
39. Los moldes pueden hacerse de cartón, papel,
plástico o madera. Además es recomendable utilizar
diferentes colores para los diversos tipos de muebles,
maquinas y equipos tanto nuevos como viejos, así
como también para distinguir las diferentes unidades
administrativas. En el plano definitivo pueden utilizarse
las plantillas sobre los dibujos de los distintos
elementos materiales, los que resultan muy útiles en
especial para las áreas de circulación.
40. Cada modelo debe rotularse para saber a que unidad
administrativa pertenece y en algunos casos para
precisar qué es. Pueden utilizarse hilos para indicar la
trayectoria del recorrido de materiales y documentos.
Se pueden crear maquetas tridimensionales del área de
trabajo, mobiliario, maquinas, equipos, entre otros, con
el fin de examinar la distribución existente y proponer
otra mejor.
41. Las maquetas, son dimensionalmente exactas y
muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas
en su área respectiva. Además, ofrecen una facilidad de
comprensión y una mejor distribución a través de la
presentación tridimensional en comparación con los
modelos bidimensionales.
42. Para la elaboración de las maquetas, es necesario que
los modelos estén hechos a escala con precisión. Se
debe utilizar una clave de colores pintando de acuerdo
con ella, los modelos para hacer más fácil su
identificación. Adicionalmente se puede hacer uso de
imanes, colocándolos debajo de los objetos
tridimensionales, y pegando el plano en una lamina de
metal para mover los objetos con facilidad dentro del
plano.
43. Otra de las técnicas que podemos utilizar es el
diseño asistido por computadoras, el cual, simplifica y
agiliza la tarea de distribución del espacio en las áreas
de trabajo, permitiendo el manejo del ambiente
laboral a través de pantallas graficas.
44. Esta herramienta se consigue en forma de paquete
para facilitar su uso; el contenido de este paquete
incluye conceptos fundamentales, requerimientos
de hardware, definición general del ambiente de
trabajo, utilerías básicas, instrumentos
de dibujo y edición, manejo de pantallas y vistas,
bloques y multilíneas, organización del dibujo por
niveles, elaboración de texto y edición, acotamiento e
impresión del dibujo e, importación y exportación.
45. La distribución del racional espacio, debe sistematizar
las acciones que provienen de un análisis que contenga
los elementos de juicio suficientes para fijar
prioridades, elegir entre alternativas y, establecer
objetivos y metas para ordenar las actividades que
permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación
de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación
precisa de responsabilidades.
Planeación de la distribución del espacio
46. Diagnosticar situación actual, permite conocer las
necesidades de espacio y la distribución requerida para
el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste
orientadas a optimizarlo.
Planeación de la distribución del espacio
47. Se debe realizar un análisis de la organización para
determinar las funciones que ésta desempeña, qué
actividades realiza cada empleado, se debe usar
instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros
de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo,
sociogramas, arboles de decisión, redes para el análisis
lógico de problemas y tablas de decisiones.
Planeación de la distribución del espacio
48. Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a
cabo la revisión de los procedimientos, donde el
arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un
análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización
de las funciones pudiendo representarse en forma
de flujogramas también conocidos como grafica de
distribución de la oficina o grafica de trabajo en
relación con la ubicación del equipo, en el que se puede
percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro
de un área, así como el movimiento de los documentos
en función de ese arreglo.
Planeación de la distribución del espacio
49. La distribución actual del espacio, estudia la
distribución que debe delimitar las áreas de conflicto,
lo que permite suministrar información preliminar
sobre las dimensiones necesarias, los muebles y
equipos utilizados, y una base para comparar la
distribución actual con la nueva.
Planeación de la distribución del espacio
50. Para obtener la representación fiel de la distribución
actual, es necesario contar con un plano o dibujo del
espacio disponible en una escala determinada. En el
plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de
elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas,
columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactos
eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado
telefónico, líneas para redes de computadoras, etcétera.
Planeación de la distribución del espacio
51. Es necesario elaborar una lista que incluya toda la
información necesaria para identificar el mobiliario y
equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en
cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material,
antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de
los elementos materiales por unidad orgánica y por
puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante
esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribución
final.
Planeación de la distribución del espacio
52. Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá
registrarse el numero de empleados de uno y otro sexo,
por unidad orgánica especifica, identificando puestos y
numero de plazas, de esta manera se podrán proyectar
instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios,
comedores, entre otros.
Planeación de la distribución del espacio
53. CONCEPTO• Distribución del espacio en las áreas de
trabajo se refiera a la disposición física de los puestos
de trabajo, de sus componentes materiales y a la
ubicación de las instalaciones para la atención y
servicios al personal y clientes tomando en cuenta los
procesos de comunicación de la empresa
54. CRITERIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO EN EL ÁREA DETRABAJO
• Funcionalidad: Que las cosas queden donde se
puedan trabajar efectivamente.
• Económico: Ahorro en distancias recorridas y
utilización plena del espacio
• Flujo: Permitir que los procesos se den
continuamente y sin tropiezos.
• Comodidad: Cree espacios suficientes para el
bienestar de los trabajadores y el traslado de los
materiales
55. CRITERIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO EN EL ÁREA DETRABAJO
Responsabilidad de su ejecución: La disposición
eficaz de las instalaciones y el aprovechamiento
racional de una organización puede efectuarse a través
de
Iluminación: No descuide este elemento dependiendo
de la labor específica.
Aireación: En procesos que demanden una corriente
de aire, ya que comprometen el uso de gases o altas
temperaturas etc.
56. CRITERIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO EN EL ÁREA DETRABAJO
Accesos libres: Permita el tráfico sin tropiezos.
Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la
producción que demanden un nuevo ordenamiento de
la distribución del espacio de la empresa
Guías Fundamentales:
• Concentrar al personal en amplios locales de
trabajo, con divisiones interiores o sin ellas
57. CRITERIOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO EN EL ÁREA DETRABAJO
• Evitar superficies donde se trabaje un numero
excesivo de personas ya que esto atentan contra el
bienestar y la eficacia.
• Utilización de las separaciones móviles e
intercambiables que ocupan una superficie mínima y
permiten tratar fácilmente los problemas de
asignación de espacio
58. CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la Teoría
General de la Administración. Editorial McGraw Hill.
Séptima Edición 2014. México.
FLAHERTY, John. La Esencia de la Administración
Moderna. Séptima Edición, 2014. Pearson Educación de
México S.A
ROBBINS, Stephens. Fundamentos de Administración:
Conceptos esenciales y aplicaciones. Octava Edición
2013. Pearson Educación de México S.A
Wikipedia
BIBLIOGRAFIA