Este artículo describe la relación entre los diferentes niveles administrativos de las organizaciones y los tipos de sistemas de información involucrados, con el objetivo de diseñar una jerarquía de componentes de software para pymes. Expone la estructura administrativa típica de las organizaciones y analiza los sistemas de información más comunes en cada nivel, desde los de administración de operaciones hasta los de administración estratégica. El artículo concluye que entender la estructura organizacional es clave para asegurar que la jerarquía de component

1. JERARQUÍA DE COMPONENTES BASADO EN LA ESTRUCTURA
ADMINISTRATIVA DE LA PYME
Maribel Ariza Rojas
maribel_ariza@yahoo.com
RESUMEN
3. La definición de una Jerarquía de
Este artículo expone la importancia de componentes de software basada en
la relación entre los diferentes niveles los niveles administrativos y los
de administración de las organizaciones sistemas de información
y los tipos de sistemas de información organizacionales.
involucrados; como punto de partida
para el diseño de una Jerarquía de Para obtener estos objetivos fueron
Componentes de Software. Se toma consultadas algunas de las fuentes más
como caso de estudio el sector de la importantes de Colombia que controlan
Pequeña y mediana empresa (Pyme) en estadísticas nacionales y la industria del
Colombia, así como los factores que desarrollo de software como DANE y
rodean a la Industria de Software de FEDESOFT. El análisis de esta
este país. información y los diferentes temas se
encuentran consignados a lo largo de
INTRODUCCIÓN este artículo.
Este artículo apoya el proyecto de 1. NIVELES ADMINISTRATIVOS
investigación realizado por Maribel ORGANIZACIONALES
Ariza Rojas, Juan Carlos Molina y
dirigido por el Ing. Rafael González Han sido varios los autores que han
Rivera que lleva como título: “Jerarquía definido una estructura administrativa
y Granularidad de Componentes de para las organizaciones. La mayoría de
Software para Pymes en Bogotá”. Con estas definiciones coinciden en
anterioridad se han realizado establecer un número de niveles
documentos como: “Introducción y dividido por el tipo de
Principios básicos del Desarrollo de responsabilidades que asume cada área
Software basado en componentes” y el de la organización. Henry Mintzberg
diseño y análisis de un estudio de establece la siguiente definición:
campo realizado sobre quince (15)
Pymes bogotanas, obteniendo así los Administración
primeros resultados de la Investigación.
Entre los objetivos principales de este Centro
artículo se encuentran: Operativo
1. Análisis de los diferentes niveles Línea Media
administrativos de las
organizaciones y la relación con sus Estructura Técnica
sistemas de información.
2. Análisis de los factores críticos en el Personal de Apoyo
éxito del desarrollo de software
involucrados con el alcance del
proyecto de investigación Figura 1: Componentes Básicos
mencionada con anterioridad. Organizacionales

2. Mintzberg asegura que las Se toman decisiones las cuáles
organizaciones funcionan bajo un orden intervienen en las áreas de control de
natural, y bajo este funcionamiento inventario, envío, recepción,
logran obtener una armonía funcional. calendarización de trabajo y control de
En la parte inferior de la Figura 1 se procesos de producción. El nivel de
encuentra el personal de apoyo, es Planeación y Control administrativo
decir, las personas que colaboran con es decir la administración media, sus
varios procesos de la organización pero decisiones son tomadas a mediano
no toman parte de las decisiones plazo, ya que no cuentan con un alto
estratégicas. En el nivel inmediatamente nivel de certeza en la toma de
superior se encuentra la estructura decisiones, estas suelen ser menos
técnica, donde se encuentran los estructuradas que las de su nivel
analistas de sistemas que controlan el inmediatamente inferior. Finalmente
planteamiento y control de trabajo. La encontramos el nivel de Administración
Línea media son los administradores estratégica, donde se toman las
intermedios entre el ejecutivo superior y decisiones de mayor alcance y de largo
operarios. El centro operativo se plazo, el ambiente de toma de
compone por las personas que realizan decisiones es bastante incierto, desde
trabajos básicos de la organización. En este nivel la organización es controlada
la cúspide se encuentra el nivel de como un TODO [2].
administración superior, donde se
encuentran los gerentes generales de las La siguiente figura es el resultado de la
organizaciones, quienes tomas las unión de las áreas comunes de ambas
decisiones fundamentales del estructuras y será esta adaptación la que
funcionamiento corporativo [1]. utilizaremos de ahora en adelante:
La siguiente estructura administrativa se
encuentra definida en la Figura 2 , en
esta estructura se encuentra en primer Admón. Admón.
lugar (de abajo hacia arriba) el área de Estratégica
administración de operaciones, donde
se toman las decisiones a corto plazo
basadas en reglas de negocio conocidas Centro Operativo
Línea Media
Admón.
que suelen resultar el eventos esperados. Planeación y Control Media
administrativo
Admón Estructura Técnica y personal de apoyo
Admón. “Administración de Operaciones”
Estratégica
Planeación y Control
administrativo
Figura 3: Niveles administrativos adaptada de
Mintzberg y Kendall.
Control Operacional Ahora bien, ¿Por qué es importante el
concepto de la estructura organizacional
en el contexto de Jerarquía de
Componentes para Pymes? Es
importante por que cada organización,
Figura 2: Niveles de administración
por ende cada Pyme, se comporta como

3. un sistema completo, cada uno soporte a los trabajadores de datos, que
compuesto a partir de ciertas áreas y analizan y obtienen resultados para
niveles estratégicos para su correcto luego entregarla al resto de la
funcionamiento y la jerarquía de organización. Algunos de los OAS más
componentes, al estar orientada a la utilizados son: Procesador de palabras,
Pyme, debe atender las necesidades de hojas de cálculo, calendarización
cada área. Si se tiene en cuenta el electrónica, etc. Este nivel también
concepto de estructuración incluye los Sistemas de Manejo de
administrativa en la creación de esta conocimiento (KWS) [2], estos dan
Jerarquía se asegura que dentro de esta soporte a los trabajadores “científicos”
última estarán consignados los como doctores, ingenieros, etc. A
elementos clave que la Pyme utilizará a diferencia del sistema anterior, estos
lo largo y a ancho de toda la sistemas sí generan nuevo
organización conocimiento.
¿Cuáles son entonces las aplicaciones La Administración media incluye los
que hacen parte de cada nivel Sistemas Expertos [2], estos capturan
organizacional? : información de forma efectiva y actúan
basándose en el comportamiento de un
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN experto; es el propio sistema quién toma
EN LAS ORGANIZACIONES la decisión. Los Sistemas de apoyo de
decisiones (DSS) [2] dependen de una
Un sistema de información es un base de datos como fuente, son sistemas
conjunto formal de procesos que hechos a la medida y enfatizan el apoyo
operando sobre una colección de datos de decisión en todas las fases del
estructurada de acuerdo con las proceso. Finalmente encontramos los
necesidades de la empresa recopila, Sistemas de Información Gerenciales
elabora y distribuye la información (MIS)[2], son básicamente sistemas de
necesaria para el funcionamiento de procesamiento de transacciones y
dicha empresa. Los sistemas de producen información que puede ser
información y en general cualquier utilizada en la toma de decisiones
aplicación desarrollada dentro de la gerenciales, al igual que los DSS
organización, se analiza e implementa dependen de una base de datos común a
para cumplir determinados objetivos todos los usuarios.
(requerimientos funcionales), la
naturaleza de esos objetivos permiten Finalmente, la Administración
clasificar cada sistema de información estratégica incluye los Sistemas de
en un nivel administrativo como se apoyo a decisiones de grupo (GDSS)
muestra en la figura 4. [2], estos apoyan a los grupos que
toman decisiones estratégicas, son
El nivel de Administración de creados con configuraciones especiales
Operaciones incluye los Sistemas de y específicas utilizando elementos cómo
procesamiento de transacciones (TPS cuestionarios, escenarios, aportación de
[2]), estos sistemas se encargan de hacer ideas, etc. En la parte más alta de este
operaciones rutinarias que manejan una nivel, y de la organización, se
gran cantidad de datos para procesos encuentran los Sistemas de apoyo a
típicos como nómina y manejo de ejecutivos (ESS) [2], utilizados por los
inventario. Los sistemas de más altos mandos empresariales,
automatización de oficina (OAS)[2] quienes tomas las decisiones
también hacen parte de este nivel, dan estratégicas, son diseñados para exten-

4. O Sistemas de
apoyo a Administración
ejecutivos
F Estratégica
Sistema de apoyo
de decisiones de
grupo
I
Sistemas Expertos Administración
M Sistemas de apoyo de
Media
decisiones
Sistemas de Información
A Gerencial
A
d
T m
Sistemas de trabajo de conocimiento ó
n
I Sistemas de automatización de oficina .
O
C p
e
r
A a
Sistemas de procesamiento de transacciones c
i
o
n
a
l
Figura 4: Sistemas de Información dentro de las organizaciones [2]
der y dar apoyo a las capacidades de los satisfacer esas necesidades?, la
ejecutivos para encontrar sentidos en respuesta esta en los sistemas que se
sus ambientes. implementan. En otras palabras, la base
de los componentes a seleccionar para
Encontramos a lo largo de toda la componer la jerarquía encuentran su
organización aplicaciones de Ofimática, fundamento en las necesidades que
estas buscan perfeccionar la buscan satisfacer cada uno de estos
comunicación entre todos los sistemas.
trabajadores de la información [3].
3. SITUACIÓN ACTUAL DEL
Anteriormente se expuso la importancia MERCADO. OPORTU-
de la relación entre la estructura NIDADES O AMENAZAS
administrativa y la Jerarquía de
componentes, ahora es necesario La situación actual del negocio de
explicar la relación entre los diferentes software en Colombia es un elemento
sistemas incluidos en esa estructura y de vital importancia para el Gobierno
esta Jerarquía. Pues bien, cada nivel se nacional. Esto lo demuestran el número
encarga de atender las necesidades de de nuevas propuestas [4] que pretenden
las áreas que lo componen, pero ¿a apoyar el fortalecimiento de esta
través de cuáles elementos logra industria, ejemplos de estas son:

5. 1. La iniciativa del Ministerio de software. Un estudio realizado por
Comercio de apoyar el proceso de Fedesoft, evidenció siete (7) factores
exportación del Software y las que se consideran como críticos en el
Tecnologías de Información (TI), éxito del Negocio de Software, estos
esta iniciativa busca fortalecer la factores son:
industria a nivel internacional.
2. Las propuestas de Proexport, que 1. Capital de trabajo para financiar
apoyan tanto el proceso exportador crecimiento (21%)
de TI como la capacitación para la 2. Desarrollo de agresividad comercial
internacionalización liderada por y de mercadeo (20%)
Fedesoft. 3. Personal Técnico calificado y
3. Las estrategias propuestas por actualizado (18%)
Colciencias, fortaleciendo la 4. Contar con un sistema de costos
corporación CATI (Centro de adecuado (9%)
Apoyo de la Tecnología 5. Falta de productos estandarizados y
Informática) como líder en el exceso de Software a la medida
fomento de I & D. Y su apoyo en la (9%)
inclusión de la TI dentro del plan 6. Desarrollar una fortaleza en la
estratégico nacional. suscripción de contratos (8%).
4. La Agenda de Conectividad 7. Otros (2%)
pretende direccionar recursos para
proyectos de fomento al sector de El desarrollo de las estrategias
TI. comerciales y de mercadeo son tomadas
5. BACOLDEX busca crear líneas de en la parte más alta de la organización
fomento exportador especializadas (administración estratégica), esto puede
en TI y crear líneas de dejar al descubierto una oportunidad
fortalecimiento empresarial para para generar sistemas y aplicaciones ya
crecimiento corporativo y proyectos. sean de Apoyo a Ejecutivos o de
6. La propuesta del Ministerio de decisiones de grupo que soporten el
Hacienda y la DIAN (Dirección de diseño de este tipo de estrategias. Otra
Impuestos Nacionales) que busca oportunidad clara dentro de estos
eliminar el IVA (Impuesto de Valor factores esta representada por los
Agregado) para computadores e sistemas de costos (4), este tipo de
incentivar a las Pymes sistemas hace parte del nivel de
especialmente a través de ciertos Administración Operativa, un buen
beneficios de índole tributario. Y sistema de automatización de oficina
reducir retención en la fuente para representa, según este estudio, un
software y servicios conexos. elemento clave en el éxito del negocio
de software. Esto permite notar la
Esto demuestra, que la industria de relación existente entre el éxito de un
software atraviesa un buen momento negocio de software y el correcto
para aplicar nuevas estrategias y funcionamiento de sus áreas operativas
acceder a nuevos elementos que básicas, administrativas y gerenciales.
persigan el fortalecimiento individual,
nacional y por que no, su Un estudio realizado por IDC Latin
posicionamiento internacional. America Spending Trends, aseguró que
los tipos de aplicaciones que
Demos ahora, una mirada a algunos de representaban prioridad en términos de
los elementos más importantes de la inversión en 2004 fueron [5]:
situación actual del negocio de

6. Aplicación Porcentaje (%) fuerte que pueda enfrentarse a un
ERP (Enterprise 39% mismo nivel con organizaciones
Resource Planning) internacionales.
CRM (Customer 31%
Relationship
Management) RESULTADOS
Colaboración 24%
Business Intelligence 3% El fortalecimiento de la pequeña y
Otro 3% mediana industria depende en cierta
Tabla 1: Tipos de aplicaciones que representan medida de la estructura y organización
prioridad en términos de inversión en 2004
de sus áreas operativas, administrativas
Los porcentajes obtenidos por ERP y y gerenciales.
CRM demuestran la importancia de las
El campo de acción de los productos y
aplicaciones de apoyo a ejecutivos para
dirigir las organizaciones. Cada vez es servicios que ofrecen las Pymes es
más importante para las organizaciones demasiado amplio como para basar la
dirigir desde un punto de vista Jerarquía en los componentes que serían
estratégico, que garantice el éxito a de utilidad para la fabricación de dichos
nivel administrativo y operacional. productos. Entonces es fundamental
basar la jerarquía en un elemento común
La siguiente lista es una serie de a cualquier pyme, un elemento que no
recomendaciones concluidas en el tenga en cuenta el objeto social de cada
estudio de IDC para fortalecer las organización, este elemento, según lo
que se demostró a través de todo el
organizaciones [5]:
artículo, es la estructura administrativa
1. Apóyese en las mejores prácticas de y las aplicaciones que esta involucra.
la Industria.
2. Arregle el proceso de su negocio CONLUSIONES
primero.
3. Piense en el impacto a sus clientes. La Jerarquía de componentes de
4. Piense a largo plazo (exija mapas de software no puede ni debe ser desligada
migración predecibles). de la estructura administrativa de la
5. Demande calidad en el servicio Pyme, ya que su funcionamiento y
local; entre otros. procesos se basan de una u otra forma
en esa estructura.
Antes de pensar en el posicionamiento
dentro del mercado nacional y el A diferencia de todos los sitios de
posterior ingreso al mercado Internet que cuentan con algún tipo de
internacional de cada organización hay repositorio de componentes, el que
que, primero concentrarse en evaluar y almacenaría la estandarización otorgada
mejorar el proceso de cada una de estas por la definición de esta jerarquía en
organizaciones y luego concentrarse en particular, estaría enfocada a satisfacer
la calidad de los productos y servicios las necesidades de las Pymes y de esta
que ofrece. Esta segunda no puede forma evitar que estas dependan
ocurrir si no se concluye exitosamente directamente de grandes y costosas
la primera etapa. soluciones para apoyar los procesos
organizacionales.
Finalmente, tenemos la posible firma
del Tratado de Libre Comercio (TLC), REFERENCIAS
donde cada vez se hace más evidente la
importancia de un sector económico

7. [1] MINZTBERG Henry. La
estructuración de las organizaciones.
Ariel. Barcelona. 1999.
[2] KENDALL, Kenneth. KENDALL,
Julie. Análisis y Diseño de Sistemas de
Información. 3ª Edición. México.
Prentice Hall Hispanoamérica S.A.
[3]WHITTEN, Jeffrey y otros. Análisis
y Diseño de Sistemas de Información.
3ª Edición. Madrid: Mc Graw Hill,
1999. 907 p.
[4] II Cumbre Sectorial de entidades
relacionadas con las Tecnologías de la
Información FEDESOFT
[5] VILLATE, Ricardo. El Imperativo
de la infraestructura de TI en América
Latina. IDC Latin America