El documento describe el sistema de VídeoActas implementado en el Ayuntamiento de Alzira para mejorar la transparencia y eficiencia. El sistema implica la grabación de sesiones plenarias, la indexación del video, la creación de un acta electrónica y la firma digital del secretario. Esto agiliza la elaboración de actas, permite el acceso público a las deliberaciones y ahorra unos 65.000 euros anuales. El Ayuntamiento busca exportar este modelo a otras administraciones.

1. Hacia la transparencia efectiva: datos abiertos, datos seguros
La transparencia en los Ayuntamientos
Mención especial en la modalidad: INNOVACIÓN Y MODERNIZACIÓN
XI Congreso Iberoamericano de Municipalistas
T E C N O L O G Í A
Las “VídeoActas” Municipales
en el Ayuntamiento de
ALZIRA. Un ejemplo de :
Julio García Sánchez Jornada sobre Transparencia /octubre 2014 1

2. 2
Las Vídeoactas en el Ayuntamiento de Alzira
(ÍNDICE)
1. Situación de partida
2. Introducción al VídeoActa
3. Concepto de VídeoActa
4. Fases de un VídeoActa
1. Antes del Pleno
2. Durante el Pleno
3. Después del Pleno
5. Esquema de funcionamiento
6. Portal de Reproducción
7. Beneficios del VídeoActa
8. Impacto en otras organizaciones y Retos futuros
9. Conclusiones
10. Información de contacto
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3. 1. Situación de Partida
El Ayuntamiento de Alzira, en cumplimiento con la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de
los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP), cuenta con un “Plan de Mejora e
Innovación (2012-2015) (PMI) – Alzira Inteligente (2014-2019)” que ha sido premiado en
varias ocasiones.
El Plan contiene varias líneas de trabajo de Modernización “Administrativa y Tecnológica” con el
fin de que los Ciudadanos puedan ejercer los derechos reconocidos (Art.6 LAECSP).
 Sede Electrónica: (2009, con más de 160 trámites publicados)
 Carpeta Ciudadana: (2009, con su BackOffice)
 Factura Electrónica: (2010, 1er. Ayto. registrado en la AEAT)
 Web Institucional y un APP (2004 y 2013, Aplicación móvil)
 Reducción de Cargas Administrativas (2011, pioneros con el “AgenteSC”)
 “VídeoActas” (2012, proyecto objeto de esta ponencia)
 Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad (2013)
 Contratación Electrónica (Junio-2014) etc…
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4. 2. Introducción al VídeoActa
El Ayuntamiento de Alzira presenta este proyecto de innovación que le ha permitido, a
través de la grabación de las sesiones de los Plenos Municipales:
 Simplificar el proceso de elaboración de las actas
 Modernizarlo
 Optimizar los recursos humanos disponibles
 Aumentar la Transparencia administrativa
 Mejorar, facilitar y optimizar el proceso de búsqueda de
información en los plenos municipales
 Eliminar discusiones internas acerca de cómo quedan
reflejadas las intervenciones en las actas
Y a su vez, ha generado valor añadido:
 Para la ciudadanía
 Y Ahorro interno, cuantificable
económicamente y socialmente
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5. 3. Concepto de “VídeoActa”
 La VídeoActa es un sistema de gestión de actas que permite la elaboración de las
actas de los Plenos Municipales de una forma más rápida y eficiente.
 Se basa en la integración de vídeo y documentos electrónicos firmados electrónicamente
mediante certificado digital o DNI electrónico
Firma
Electrónica
Se compone, al menos, de los siguientes elementos:
 Documento en formato electrónico:
Contiene los puntos del orden del día y los
acuerdos alcanzados.
 Documento audiovisual:
Contiene la grabación de todo ocurrido en la
sesión plenaria (en audio y en vídeo).
 Firma electrónica:
Del Secretario del Ayuntamiento, realizada con un
certificado digital, para garantizar la legalidad: “fe pública”
Firma
Electrónic
a
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6. Operador
Sala Plenos
Técnico
Secretaria
Durante…
Después…
Grabación
Pleno
Minutaje
Pleno
Minutaje
y Firma
Publicación
VídeoActa
4. Fases de un VídeoActa
DURANTE el Pleno
 Un empleado público realiza la grabación del Pleno y
se encarga de “minutarlo” mientras se está grabando.
(*) Minutaje (indexación del video por Orden del día y Oradores)
DESPUÉS del Pleno
 Un empleado público comprueba el minutaje y
prepara el vídeo, junto con el acta del pleno (Orden del
Día y Acuerdos), para la firma.
 El Secretario General firma electrónicamente (da fe) el
VídeoActa y ordena la publicación.
(*) Se incluye sello de tiempo para garantizar el momento exacto de la firma
Técnico
Secretaria
Antes…
Preparación
Agenda Pleno
ANTES del Pleno
 Un empleado público elabora el “Orden del Día”, que
puede ser modificado en el momento del minutaje,
añadiendo puntos imprevistos.
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7. 5. Esquema de funcionamiento
Salón de Plenos
3 Cámaras
Sistema de
Grabación
Tecnología
(*) 21 Concejales, salón en forma de U, Presidencia en la parte central
Ciudadanos
1. Transmisión vía
Internet, en streaming
Secretario General
“VídeoActa”
Firma Electrónica + ó
CPD del Ayto.
2. Desde el Portal
de Reproducción
(www.alzira.es)
Custodia
Documental
Red Interna DMZ
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8. 6. Portal de Reproducción
Permite localizar VídeoActas por diferentes criterios y permite seleccionar qué parte del
VídeoActa reproducir, accediendo por los criterios por los que se realiza el “minutaje”:
Por Intervenciones (puntos orden del Día)
Por Oradores (en qué puntos
han intervenido)
El Portal de Reproducción está
integrado en la página Web del
Ayuntamiento: www.alzira.es
Documento Electrónico (El Acta
-Orden del día y Acuerdos-)
Firmas Electrónicas (Verificar la autoría
de la firma y la integridad del “VídeoActa”)
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9. 7. Beneficios del VídeoActa (I)
 Transparencia (Ley 19/2013, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno) :
Máxima difusión de la vida institucional del Ayuntamiento. El
ciudadano puede asistir en directo, durante la celebración
del pleno, de forma virtual, o consultar lo acaecido a
posteriori, a través del Portal de Reproducción.
 Simplificación Administrativa :
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10. 7. Beneficios del VídeoActa (II)
 AHORRO de costes internos (1) : ARCAS :
Es una herramienta facilitada por el
Ministerio de Industria que permite
evaluar el Retorno de la Inversión
(ROI) en proyectos TIC y calcular el
Ahorro Interno generado.
Análisis de VídeoActas :
Los datos elegidos es el promedio de
las años: 2011, 2012 y 2013
 N. Plenos anuales: 19
 N. Asuntos por Pleno: 18
 N. Miembros Corporación: 21
 N. Dictámenes (19x18): 342
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11. 7. Beneficios del VídeoActa (III)
 AHORRO de costes internos (2):
AHORRO INTERNO
EN EL
AYUNTAMIENO
65.000 €
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12. 7. Beneficios del VídeoActa (IV)
 Rápido acceso a los contenidos pre-grabados:
Con el papel era muy engorroso realizar consultas (actas de más
de 130 folios). El sistema actual permite acceso por fechas, por
puntos del orden del día, por oradores (en qué puntos han
intervenido)…
 Eficiencia:
Los cargos electos, empleados públicos y ciudadanos disponen
de un proceso optimizado de búsqueda o consultas de Actas.
 Modernización administrativa:
El Secretario hace uso de la firma electrónica para dar la Fe
pública del acto y acuerdos alcanzados. Garantía de legalidad.
Firma Electrónica
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13. 8. Impacto en otras Organizaciones y Retos futuros:
Impacto del proyecto en otros organismos:
La validez jurídica de la “solución” permite “exportar” el
proyecto a otras Administraciones.
Ayto. Alzira
Retos futuros:
“VideoActo”: Ejemplo: En la apertura de plicas en procesos de
contratación pública (los proveedores podrán asistir de forma “virtual”)
“TeleVoto”: El voto a distancia de los Concejales pertenecientes al
Pleno, sin tener que estar presencialmente en el Salón de Plenos en el
momento de la votación.
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14. 8. Conclusiones
1. El Ayuntamiento de ALZIRA está proyectando hacia sus
ciudadanos una imagen de “modernidad” y de “progreso”
 En el uso eficiente de las Tecnologías
2. Está siendo un Ayuntamiento cada vez más “Transparente”
 Sede Electrónica, Carpeta Ciudadana, Factura Electrónica,, Contratación Electrónica, Vídeoactas,
Reducción de Cargas Administrativas, etc.
3. El ciudadano ha pasado a ser el “centro de atención”, al cual
van dirigidos los servicios electrónicos
 Se está dando cumplimiento al art.6 de la LAECSP que trata sobre los derechos de los ciudadanos
4. Los servicios electrónicos que se prestan son cada vez más
productivos, eficientes y de mayor calidad.
5. Y, sobre todo, la e-Administración está proporcionando un
elevado ROI (Retorno de la Inversión)
 Hay mayor ahorro con la Reducción de Cargas administrativas a ciudadanos, empresas,
Ayuntamiento y otras Administraciones
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15. 9. Información de contacto
 Ayuntamiento de Alzira:
 Víctor Almonacid Lamelas
Secretario General del Ayuntamiento de Alzira.
Máster en NNTT aplicadas a las AAPP.
Vicepresidente del Consejo General de COSITAL.
Twitter @nuevadmon E-Mail: victor.almonacid@alzira.es
 Julio García Sánchez
Responsable de Informática del Ayuntamiento de Alzira.
Máster en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Twitter @JulioGarciaSchz E-Mail: julio.garcia@alzira.es +34 96 245 92 70
 Elena Martí Terol
Responsable de Modernización del Ayuntamiento de Alzira.
E-Mail: elena.marti@alzira.es +34 96 245 92 85
 Empresa colaboradora:
https://www.youtube.com/watch?v=w80C3OD5Ae0
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16. GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN
Julio García Sánchez
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