CNIS-2018_La Oficina de Atención en Materia de Registro_Ayto. de Alzira_Abril-2018

1. Julio García Sánchez VIII CNIS-Abril-2018 1
Departamentos de Informática y Modernización
Julio García Sánchez
Responsable de
Informática
AYUNTAMIENTO DE
ALZIRA
Las Leyes 39 y 40 de 2015 en 2018: “statu quo” en los Ayuntamientos,
Diputaciones y Comunidades Autónomas
VIII CONGRESO NACIONAL DE
INNOVACIÓN Y SERVICIOS PÚBLICOS
.
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CNIS
Caso de éxito en el Ayuntamiento de Alzira:
“LA CLAU”: La Oficina de Asistencia en Materia
de Registro (OAMR) desde la óptica de la
Administración y del Ciudadano. ”
OFICINAS DE ATENCIÓN CIUDADANA:

2. 1.- Leyes que obligan a las Administraciones
Locales a transformarse digitalmente
2.- Situación de partida: Portales publicados
3.- Catálogo de Trámites: Simplificación y
Reducción de Cargas Administrativas
4.- Tramitación Electrónica
4.1. Presencial OAMR: “LA CLAU”
4.2. Telemática “Sede Electrónica”
5.- Carpeta Ciudadana, Autoliquidaciones y
Pasarela de Pagos
6.- Resultados desde la apertura de la OAMR
7.- Formación a los Ciudadanos
8.- Siguientes pasos…
ÍNDICE
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3. 1.1. Principales diferencias entre Ley 11/2007 y Ley 39/2015
 Ley 11/2007: Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos
 NO OBLIGABA a las AALL a transformarse digitalmente,
sólo si lo permitían sus disponibilidades presupuestarias
(disposición final tercera 4.)
 Por lo tanto, los derechos reconocidos en el art. 6 de la ley, vigente
hasta el 2 de octubre de 2016, NO podían ser exigidos por los ciudadanos.
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22-Junio
2007
4 años
 Ley 2/2011: Economía Sostenible
 ESTABLECIÓ que en las AALL en las que NO pudieran
ser ejercidos esos derechos deberían aprobar un “Plan
de Implantación” y dotarlo de previsiones presupuestarias,
antes de septiembre de 2011
4-Marzo
2011
 Ley 39/2015: Procedimiento Administrativo Común
 ESTABLECE un entorno diferente para TODAS las AAPP,
incluidas las LOCALES, en el que la tramitación electrónica
debe constituir la actuación habitual (vigentes desde el 2 de
octubre de 2016 y derogan la Ley 11/2007)
1-Octubre
2015
4 años

4. Departamentos de Informática y Modernización
1.2. Novedades de las Leyes 39/2015 y 40/2015 (En vigor desde el 2 de octubre de 2016)
Tiene derecho y obligación a relacionarse electrónicamente con las AAPP
 Las personas físicas pueden elegir el canal presencial (Oficina de Atención en Materia de
Registros –OAMR-) o por vía telemática (Sede Electrónica) (art. 14.1 )
 Las personas jurídicas, entidades sin per. jurí., profesionales colegiados, representantes
de interesados…, obligatoriamente deben tramitar por el canal telemático (art. 14.2)
 Derecho a no aportar documentos que obren en las AAPP. (art. 28.2)
 Derecho a conocer el estado de tramitación de sus expedientes… (art. 53.1.a)
 Derecho a ser asistido en el uso de los medios electrónicos… etc, etc (art. 12 y 13)
 Como NOVEDADES más importantes cabe destacar, entre otras:
Ciudadanos
Empresas
 Desde el punto de vista del Ciudadano:
Administraciones
Públicas
 Debe implantar los mecanismos para hacer efectivos los derechos de ciudadanos
 A nivel interno, el procedimiento administrativo debe ser íntegramente electrónico
 Disponer de OAMR, Sede Electrónica y Portal de internet (cap. I) (art. 38.1 y 39)
 Disponer de sistemas de identificación y firma digital (art. 40-43)
 Cumplir con los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad (art. 156)
 Disponer de Registro electrónico, Archivo electrónico, Registro de Apoderamientos… etc, etc
 Desde el punto de vista de la Administración:
III CNCE 18
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5. 2.1. Situación de partida: PORTALES PUBLICADOS:
Web Institucional
Aplicación Móvil (APP)
Portal de la Ciudadanía (Sede Electrónica)
Carpeta Ciudadana
Portal del Proveedor
Factura Electrónica
Portal Plenos y Portal Asambleas Ciudadanas
Elecciones
Autoliquidaciones
Licitación Electrónica
Portal de Transparencia
 El proceso de modernización
en el Ayuntamiento de Alzira se
comenzó en el 2008, y ya son
varios los portales publicados
que están prestando un
“servicio público” a la
ciudadanía.
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6. 3.1 CATÁLOGO DE TRÁMITES: Simplificación y Reducción de Cargas Administrativas:
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 Titulo IV. Uno de los OBJETIVOS que persigue la Ley 39/2015 es la SIMPLIFICACIÓN de los
Procedimientos Administrativos
 Herramienta para CATALOGAR y PUBLICAR Trámites
Se ha realizado el CATÁLOGO de más de 240 TRÁMITES Administrativos
sobre los cuales el Ciudadano puede ejercer su derecho de acceso
electrónico. (Art.13 y 53)
Instancia
Normalizada
 Describir el Procedimiento o Trámite (lenguaje comprensible)
 Asociarlo a una Unidad Organizativa.
 Normalizar la Instancia (para la presentación presencial)
 Adaptar el Formulario (para la presentación on-line)
 Indicar Fechas , Plazos, Normativa, Contactos, Forma de Tramitación
(presencial, on-line)…
 Indicar Requisitos necesarios para realizar el trámite
 Solicitar sólo la Documentación necesaria (no solicitar documentos en
poder del Ayto o que se puedan obtener por plataforma de Intermediación)
 Se mide el AHORRO con SW APLICA (Reducción de Cargas)
 COMPLETAR FICHA POR CADA TRÁMITE Y SE PUBLICA:
REDUCCIÓN DE CARGAS ADMINISTRATIVAS:
 Menos documentos a aportar
 Evitar desplazamientos a otras Administraciones
 Menos documentos a escanear y adjuntar

7. 3.2 EJEMPLO DE CATÁLOGO DE TRÁMITE: “Solicitud tarjeta aparcamiento ORA para residentes”
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¿Qué hacía el ciudadano?
 Acudía presencialmente al Ayuntamiento: 80 €
 1: Policía - Solicitar información
 2: Registro de entrada - Recogida de solicitud normalizada
 3: Recaudación – Solicitar certificado de estar al corriente
 4: Caja municipal - Pago de autoliquidación: 5 €
 5: Registro de entrada – Registrar solicitud con documentación:
 Fotocopia del DNI o Carnet de conducir: 5 €
 Certificado de empadronamiento: 5 €
 Fotocopia permiso de circulación: 5 €
 Certificado de recaudación ejecutiva: 30 €
 Justificante de pago: 30 €
 6: Policía – Recoger la Tarjeta (a los 20 días)
Policía
Recaudación
Caja
Registro Entrada
 1: Acude a la OAMR-un gestor tramita en su nombre : 80 €
-- Instancia electróni., Autoliquidación y Pago con Tarjeta: 5 €
-- El Ciudadano deja de aportar:
 Fotocopia del DNI o carnet de conducir (DGP)
 Certificado de empadronamiento (Interno)
 Fotocopia permiso de circulación (DGT)
 Certificado de recaudación ejecutiva (Interno)
 Justificante de pago (Interno)
-- El Ciudadano se lleva la Tarjeta de la ORA en ese momento
¿Qué hace ahora?
Caja
OAMR
ANTES:
1.- Pasaba por 4 departamentos
2.- 20 días para obtener Tarjeta
3.- Coste trámite (UE): 160 €
AHORA:
1.- Lo atienden en OAMR
2.- 12 minutos obtener Tarjeta
3.- Coste trámite (UE): 85 €
4.- Ahorro (UE) presencial: 75 €
,, ,, (UE) electrónico: 150 €
UE: Tabla Medición Cargas Administ.(Método Simplificado)
1:
2:
3:
4:
5:
6:
1: 1ª:

8. 3.3 Reducción Cargas Administrativas: Resumen AHORRO generado con Plataforma de Intermediación
Consultas realizadas con el “Agente SC” -en el año 2017- en los servicios interoperables con otras Administraciones
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AHORRO: 5 € y 30 €
por certificado
Certificados y Consultas
autorizadas, al no indicar la
oposición expresa (Art.28)

9. Sede Electrónica
(Portal de la Ciudadanía)
-Carpeta Ciudadana-
POR INTERNET:
(*) El trámite cuesta 5 €
AHORRO: 75 €
¿Cómo puedo presentar la
solicitud para participar en el
programa de prácticas
formativas “La Dipu te beca”
2015?
Ciudadano
4. TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA (Presencial y Telemática)
Catálogo de Procedimientos:
El mismo Catálogo disponible para
OAMR y para la Sede Electrónica
Servidores y Datos
Solicitudes en la OVAC:
Oficina Virtual Atención Ciudadano
(Unidades Organizativas)
TABLA DE MEDICIÓN DE CARGAS
ADMINISTRATIVAS
(Método Simplificado)
• Presentar solicitud presencialmente  80 €
• Presentar solicitud electrónicamente  5 €
• Presentar documentos convencionales  5 €
• Presentar documentos de otras AAPP  30 €
• etc.
(*)
AHORRO: 5 € y 30 €
(*) por certificado
Agente SC
Plataforma de
Intermediación
Indicar oposición
expresa (art. 28)
SIGA -Gestor Expedientes-
(Sistema Integral de Gestión
Administrativa)
OAMR (Oficina de Atención
en Materia de Registro
“LA CLAU”
PRESENCIAL: El
(*) trámite cuesta 80 €
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10. 4.1 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA PRESENCIAL: desde Oficina Asistencia en Materia de Registro (OAMR)
 Art. 14.1. Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las
Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios
electrónicos o NO, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos (…)
2. Selecciona de bb.dd de “Terceros” al
Ciudadano al que le va a realizar el Trámite.
1. Se Identifica el empleado público que
va a tramitar en nombre del ciudadano
 Una Directora
 Una Coordinadora
 8 Gestoras/es
Art. 12. Hay 10 Funcionarios habilitados para asistir a las personas físicas en la presentación de solicitudes…
Ciudadanos
http://www.alzira.es/alzira_vpm/contenidos/CLAU/videos/CLAU_video_mobil.mp4
3. Selecciona el Trámite y comienza la tramitación en nombre
del ciudadano en “cuatro” sencillos pasos
3.1 Selecciona Trámite
3.2 Comienza la Tramitación
2. Se digitaliza: documentación
requerida…
3. Firma: (Biométrica, en Papel
o con Certificado)…
1. Solicitud: Interesado/Repres.
Expone y Solicita…
4. Acuse de Recibo: se firma
con sello de órgano y (**) CSV
(Cód. Seguro de Verificación…)
(**) Código Seguro de Verificación (CSV): Permite
VERIFICAR la autenticidad de la copia mediante el
acceso a los archivos del Ayuntamiento. Las copias
realizadas en soporte papel de documentos
emitidos por medios electrónicos y firmados
electrónicamente tendrán la consideración de
copias autenticas siempre que incluyan el CSV.
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11. 4.2 TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA TELEMÁTICA: desde la Sede Electrónica
Ciudadanos
Empresas
 Art. 14.1. Las personas físicas podrán
elegir en todo momento si se comunican (…)
a través de medios electrónicos o no (…)
 Art. 14.2. Para otros colectivos , la ley establece la
obligatoriedad de que se relacionen con la
Administración por la vía electrónica. (…): personas
jurídicas, entidades sin personalidad jurídica,
profesionales colegiados…
Art. 13.a Sede Electrónica
Arts .9-11 Identificación
2. Selecciona el Trámite para el que va
a realizar la solicitud.
3. INICIA la tramitación en 4 sencillos
pasos:
1. Formulario
https://sedeelectronica.alzira.es
2. Documentación
3. Confirmación
4. Firma
y obtiene el
Acuse
(con CSV)
1. El ciudadano se identifica y accede al
CATÁLOGO de TRÁMITES
¿Cómo realizo un trámite on-line desde la Sede Electrónica?
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12. 5.1. TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA: Carpeta Ciudadana
Ciudadanos
Empresas
 Art. 53 Los ciudadanos tienen derecho
a conocer el estado de tramitación de
sus expedientes , a obtener copias de
documentos (…)
https://sedeelectronica.alzira.es
1. Mis Datos de
empadronamiento:
Obtención de certificados
personales y familiares.
2. Mis Objetos tributarios
(propiedades y bienes que
posee) y Mis domiciliaciones
bancarias
“Estado” de los expedientes
4. Mis Multas : Obtener la
Carta de Pago para pagar
por la “Pasarela de Pago”
5. Mis Facturas:
“estado” de las facturas
(las presentadas en
papel y las electrónicas)
3. Mis Rbos.y Liquid. en periodo
voluntario. Mis Deudas en
ejecutiva . Mis Rbos. pagados
en años anteriores…
OBLIGATORIO
• Registros
• Expedientes
• Documentos
• Notificaciones Electrónicas
Se ha integrado el Back-Office en la Carpeta Ciudadana ¿Cómo accedemos a nuestra Carpeta Ciudadana?
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13.  Portal para hacer Autoliquidaciones
 Por Sede electrónica (desde casa, desde la oficina…)
 Desde “LA CLAU” (un empleado habilitado la realiza en su nombre)
 Hay más de 90 tipos distintos de Autoliquidaciones de:
impuestos , tasas, precios públicos y fianzas en metálico que el
ciudadano puede realizar :
1. Selecciona la Autoliquidación.
2. Se informa de la Autoliquidación seleccionada (con
acceso la Ordenanza fiscal).
3. Rellena datos del interesado (obligatorios sólo
“Nombre” y “NIF”)
4. Rellena datos de la Autoliquidación y calcula
5. Comprueba datos (contacto y autoliquidación)
6. Selecciona la Forma de Pago
6.1 Entidad colaboradora
o Caja: Genera impreso de
Autoliquidación
6.2 Tarjeta de Crédito:
Conecta con la pasarela de pago y
genera impreso
5.2. TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA: AUTOLIQUIDACIONES
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14. 6.1. RESULTADOS DESDE LA APERTURA DE LA OAMR: (21 primeros meses)
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AHORRO: 75 €
 Núm. de “Ciudadanos” : 63.000≈
 Tiempo medio “Atención” 9 minutos≈
 Tiempo medio “Espera” 11 minutos≈
 Solicitudes PRESENCIALES: 72.367
 Solicitudes TELEMÁTICAS: 1.481

15.  Plataforma eSigna:
(Gestión tramitación electrónica)
 Certificado digital de empleado público (desde casa y Ayto.)
 Usuario y Contraseña (sólo desde Ayuntamiento)
 Credenciales del dominio (desde casa y Ayto.)
 El empleado público puede acceder a la plataforma de tramitación electrónica de tres
formas:
6.2. TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA: Gestor de Expedientes
Como gran NOVEDAD de la Ley 39/2015, a nivel interno, el
expediente debe ser completamente electrónico:
registro electrónico, expediente electrónico, archivo electrónico…
1. Registro Electrónico (OVAC): Todas las solicitudes
tramitadas desde OAMR y desde Sede son registradas y
llegan a la Unidad Organizativa (departamento) desde
donde inician los expedientes a instancia de parte:
Art. 70. 2. Expediente Administrativo: Los expedientes tendrán formato electrónico (…)
OVAC
2. Fases de Procedimiento: Inicio, Ordenación,
Instrucción y Finalización
 Inicio: (de oficio o a solicitud del interesado): Las solicitudes inician
procedimiento o se incorporan a uno ya iniciado.
 Ordenación: Se forma el expediente administrativo (conjunto
ordenado de documentos y actuaciones) como fundamento a la fase
de resolución administrativa.
 Instrucción: Los actos necesarios para determinar , conocer y
comprobar los hechos en virtud de los cuales deba pronunciarse la
resolución
 Finalización: Finalizará el procedimiento con la resolución, el
desistimiento, la renuncia, la declaración de caducidad o la
imposibilidad material de continuarlo.
Tareas Pendientes
Búsqueda Expedientes
Instruir Expediente
Copia Verificable de
documento electrónico
(CSV)
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16. I. Formación a Ciudadanos
1.1 Impartiendo cursos de formación en
. el uso de Carpeta Ciudadana y Sede
. Electrónica (gratuitos)
1.2 La formación la imparten los propios
. gestores de la OAMR (2 tardes por semana)
1.3 Facilitando para que Ciudadanos y
. Proveedores puedan obtener
. certificados digitales en la OAMR
. (Oficina de Atención en Materia Registros es Punto de
. Registro de la ACCV)
II. Asistencia a los Ciudadanos
2.1 1er. Nivel: Los gestores de la OAMR ayudan
. a tramitar a los ciudadanos (Telefónica)
7. FORMACIÓN a los Ciudadanos: (Tramitación Telemática)
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2.2 2º Nivel: Hay designado un empleado
. público para dar asistencia a Ciudadanos y
. Proveedores en la tramitación, licitación y
. facturación electrónica. (presencial y telemática
. TeamViewer)

17. I. Desde “LA CLAU”:
 1.1 Se siguen impartiendo cursos de formación en
el uso de Carpeta Ciudadana y Sede Electrónica
 A Ciudadanos interesados
 A colectivos específicos (gestorías, notarías, colegiados, asociaciones…)
8. SIGUIENTES pasos que se están dando… :
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Ciudadanos
 1.2 Se está implantando la “Cita previa”
 1.3 Se van a habilitar 2 ordenadores en “LA CLAU”
para que el Ciudadano pueda tramitar por sí mismo
II. A nivel Interno: se está integrando el SIGA (Gestor de Expedientes electrónicos)
 2.1 Con “ARCHIVE” del Ministerio.
 Dados de alta en PRE y realizando pruebas…
 2.2 Con “NOTIFICA” del Ministerio. (el Servicio compartido
de gestión de Notificaciones)
 Dados de alta en PRE y realizando pruebas…
 2.3 Con “APODERA” del Ministerio. (el Registro Electrónico
de Apoderamientos)
 Solicitada el alta en PRE…

18. INFORMACIÓN DE CONTACTO
 Ayuntamiento de Alzira:
 Julio García Sánchez
Responsable de Informática del Ayuntamiento de Alzira.
Máster en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Twitter @JulioGarciaSchz E-Mail: julio.garcia@alzira.es +34 96 245 92 70
GRACIAS POR VUESTRA
ATENCIÓN
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