Este documento describe los libros contables y sus características. Define los libros contables como aquellos en los que se registran las operaciones de las empresas. Explica que los libros deben llevarse de forma ordenada y no está permitido alterarlos. También cubre los requisitos para registrar los libros y su conservación.
Los libros auxiliares son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la información que se ha registrado en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Los libros auxiliares desarrollan y complementan las cuentas de los libros principales y sus asientos deben guardar una estrecha concordancia con las sumas del Mayor.
La historia de la humanidad cambio con la invención de la imprenta. Desde los inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los formularios. Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo cuando usted efectúa un deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es entregado, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.
Los libros auxiliares son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la información que se ha registrado en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Los libros auxiliares desarrollan y complementan las cuentas de los libros principales y sus asientos deben guardar una estrecha concordancia con las sumas del Mayor.
La historia de la humanidad cambio con la invención de la imprenta. Desde los inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón surgen los formularios. Los formularios son modelos que se utilizan para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo cuando usted efectúa un deposito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es entregado, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.
El contenido de la presentación pretende ofrecer a estudiantes y docentes una orientación sobre los libros de Contabilidad en Colombia, su concepto, marco legal, clasificación y modelos. Espero el aporte sea valioso para su conocimiento.
Instituto Academia de Formación Jurídica Simón Rodríguez
“Enseñanza Jurídica que transforma vidas”.
“LIDER EN EDUCACION VIRTUAL JURIDICA”
El IAFJSR es una institución de Educación de Adultos, que germino legalmente el 17 de Julio del Año 2014, siendo registrada en el Ministerio del Poder Popular Para las Relaciones Interiores y Justicia, Servicio Autónomo de Registros y Notariasy ante los órganos educativos del Estado Venezolano,entre los que destacan el INCES y el Ministerio del Poder Popular para la Educación, dedicada a la formación continua de profesionales en el derecho, preparándolos para entender, comprender y desarrollar exitosamente su ejercicio jurídico.
EL IAFJSR; ofrece su programa de Educación, formación y Capacitación Jurídica actualizado y permanente (TALLERES ò CURSOS DE CONTINUACIÒN, CURSOS AVANZADOS ò DE PERFECCIONAMIENTO, CURSOS DE ESPECIALIZACION, DIPLOMADOS, SEMINARIOS CONFERENCIAS y JORNADAS), en las modalidades presencial y OnLine (E-LEARNIG), que permitirán el beneficio para toda la comunidad estudiantil y profesional necesitada del mismo y de la población jurídica interesada en su consolidación en el ejercicio a través de la mejora continua.
EL IAFJSR; a través de la Dirección de Desarrollo de Sistemas, en aras de cumplir con la misión de formar integralmente a la población venezolana y de otros países del mundo y considerando los principios esbozados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela ha adelantado esfuerzos en la Construcción del Sistema de Educación a Distancia, completamente virtualizada en la modalidad en línea a través del sistema de comunicación internet y canales electrónicos pertinentes, útiles y necesarios en materia de derecho público y privado permitiéndoles a las comunidades adquirir o actualizar, según el caso, conocimientos, habilidades y destrezas en función de su crecimiento individual y el mejoramiento de su comunidad.
Estamos ubicados en la Ciudad de Maracay Estado Aragua – Venezuela. www.iafjsr.com.ve
CURRÍCULUM VITAE
Inocencio Meléndez Julio
Licenciado en Derecho
Licenciado en Administración de Empresas
PhD en Derecho Patrimonial y Contratación Contemporánea.
MSc. en Derecho de los Contratos Administrativos, Civiles, Comerciales y Financieros.
MSc. en Administración, con énfasis en Gestión y Estructuración de Contratos de Obra Pública, de Concesiones de Infraestructura del Transporte, Concesiones Viales y Servicios Públicos. Diploma de Estudios Avanzados D.E.A en Responsabilidad Contractual, Extracontractual Civil y del Estado con Suficiencia Investigadora en Derecho Civil- Contratos y Daños
Especialista en Derecho Administrativo Económico
Especialista en Derecho Público, Ciencias y Sociología Políticas
Especialista en Gobierno y Control Distritos Ciudades Capitales
Especialista en Derecho Procesal
La vida conforme al Espíritu de Dios. Los Frutos del Espíritu Santo: “ Lo que el espíritu produce es amor, alegría, paz, paciencia, amabilidad, bondad, fidelidad, humildad, oración, salud, servicio a los demás y dominio propio. Contra tales cosas no hay ley.”
Carta de San Pablo a los Gálatas, Capítulo 5, Versículo 22.
I. PERFIL Y COMPETENCIA PROFESIONAL
Consultor- Asesor en Gestión, estructuración legal, técnica y financiera de Proyectos Estratégicos Corporativos en Contratos de Obra Pública, Contratos de Concesiones Viales, Infraestructura de Transporte, y asuntos del Derecho Constitucional, Administrativo, Civil, Comercial, Responsabilidad Contractual, Extracontractual Civil y del Estado, Derecho de Daños, y Derecho Patrimonial.
Concesiones de Servicios Públicos de energía eléctrica, gas natural, combustible y comprimido, Hidrocarburos, refinería, telecomunicaciones, telefonía fija, básica conmutada, celulares, larga distancia nacional internacional, internet, trunking, televisión, canales y espacios, televisión comunitaria, nacional regional y satelital; Aseo, saneamiento básico, acueducto, aguas, alcantarillado y cloacas; tratamiento de residuos sólidos.
Concesiones de infraestructura del transporte terrestre de carga y pasajeros, terminales de transporte terrestre, concesiones de aeropuerto, concesiones de transporte férreo, concesiones de transporte marítimo y fluvial, licencias administrativas.
Estructuración de la matriz de riesgos contractuales en negocios civiles, comerciales, financieros, riesgos en los contratos administrativos de obras públicas y concesiones viales y de servicios públicos.
Asesoría y consultoría jurídica en reclamaciones económicas derivadas de los contratos, indemnizaciones patrimoniales del derecho de daños, responsabilidad contractual extracontractual, civil y del Estado, Asesorías en Derecho Patrimonial y reparación integral de daños resarcibles; Derecho Civil, Derecho Comercial, Derecho de Sociedades, Regulación, Derecho del Consumidor, y reclamaciones de siniestralidad en el Derecho de Seguros; Asesorí
Mafalda está más viva que nunca. Reaparece siempre fresca y renovada en sus nuevos libros y periódicos. Hace cine y televisión. Viaja en la imaginación colectiva de infinidad de naciones que son muy diferentes entre ellas culturalmente. Y llega a los lugares más insospechados, volviéndose familiar a generaciones que no tienen nada que ver con la que vio nacer a Mafalda
1. Libros Contables Alejandro Ruiz Palacio Eddy Alexander Sánchez Septiembre de 2009
2. Objetivo. El objetivo que se pretende alcanzar con la exposición es ilustrar a los presentes en los temas relacionados con los libros contables tales como: definición, manejo, caracteristicas, beneficios que ofrecen a una empresa.
3. Agenda. Definición de libros contables. Antecedentes históricos. El código de comercio. Articulo 49 Los libros y los estados financieros. Acerca de los libros. El registro de los libros. Como se realiza el registro? De que forma de llevar los libros? Que esta prohibido en los libros? Libros de inventarios. Libro de accionistas y similares. Libros de actas. Conservación y destrucción de los libros. Pérdida y reconstrucción de los libros. Los libros más importantes que se deben registrar. Requisitos para su registro. Fuentes de consulta.
4. Definición de Libros Contables. Libros contables (accounting books) son aquellos en los que se efectúan los registros o asientos contables por las distintas operaciones realizadas por las empresas o entes económicos. Los libros pueden ser principales y auxiliares; los principales se clasifican en: Diario, Mayor y de Inventarios y Balances.
5. Antecedentes Históricos. La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invención de los primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el registro de aquellos datos de la vida económica que le era preciso recordar.
6. Antecedentes Históricos. Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección aritmética, que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado complejos para poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La organización de los ejércitos también requerían un cálculo cuidadoso de las armas, pagas y raciones alimenticias, así como de altas y bajas en sus filas.
7. El código de comercio. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
8. Articulo 49 LIBROS DE COMERCIO – CONCEPTO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos. Por otro lado el decreto reglamentario 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y como se deben llevar.
9. Los libros y los estados financieros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
10. Acerca de los libros. En los libros se debe asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes. Se debe establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. Hay que determinar en los libros la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
11. Acerca de los libros. Estos deben permitir el completo entendimiento de los anteriores ítems. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los libros auxiliares necesarios para: Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.
12. Acerca de los libros. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.
13. El registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal. En el caso de los libros de los establecimientos, éstos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Los libros auxiliares no requieren ser registrados
14. Como se realiza el registro? Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que: Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.
15. De que forma de llevar los libros? Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
16. Que esta prohibido en los libros? Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
17. Libros de inventarios. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos: Clase y denominación de los artículos, fecha de la operación, número del comprobante de respaldo, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas, existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total, registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.
18. Libro de accionistas y similares. Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.
19. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
20. Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.
21. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
22. Conservación y destrucción de los libros. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
23. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
24. Pérdida y reconstrucción de los libros. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
25. Los libros más importantes que se deben registrar. Libros de contabilidad diario, mayor y balances. Libros de actas, de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas. Libros de registro de acciones , registro de socios (en sociedades limitadas). Libros de Accionistas.
26. Requisitos para su registro.Para registrar un libro por primera vez. Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro. Indicación de que su registro es por primer vez. Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).
27. Requisitos para su registro.Para registrar un libro por primera vez. Presentación del libro si este se lleva en forma manual para su rúbrica o de las formas continuas cuando el sistema contable sea sistematizado. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Cancelar en las cajas de la entidad los derechos de inscripción correspondientes.
28. Requisitos para su registro.Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores. Solicitud presentada por el representante legal, el revisor fiscal o un contador de la sociedad, o por la persona natural comerciante propietaria del establecimiento, en la cual se indique: El nombre del libro. Indicación del número de folios a registrar (hojas útiles, folio inicial y folio final).
29. Requisitos para su registro.Para registrar nuevos libros por haberse agotado los anteriores. Acreditar que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público en el cual conste su número de tarjeta profesional. Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas. Cancelar en caja los derechos de inscripción correspondientes.
30. Requisitos para su registro.Importante Los libros sólo pueden registrarse en blanco y previamente numerados. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción del anterior, debe aportarse copia auténtica de la respectiva denuncia. “Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados transcurridos cuatro (4) meses desde su inscripción”
31. Fuentes de consulta http://www.gerencie.com/libros-de-contabilidad.html http://www.businesscol.com/productos/glosarios/economico/glossary.php?word=LIBROS%20DE%20CONTABILIDAD