Este documento describe los cuatro cuadrantes de la administración del tiempo y cómo las personas pasan su tiempo en cada uno. El Cuadrante 1 incluye actividades urgentes e importantes como crisis y emergencias. El Cuadrante 2 incluye actividades no urgentes pero importantes como planificación y desarrollo personal. El Cuadrante 3 incluye actividades urgentes pero no importantes. El Cuadrante 4 incluye actividades no urgentes y no importantes como el desperdicio de tiempo. Se enfatiza la importancia de pasar más tiempo en el Cuadrante

1. Los Cuadrantes

2. 1 Cuadrante 1 Ó Q1, EL CUADRANTE DE LA NECESIDAD Actividades URGENTES – IMPORTANTES RESULTADOS Crisis Estrés Problemas apremiantes Agotamiento Emergencias Administración de crisis (siempre apagando incendios) Todo para última hora

3. Muchas emergencias son prevenibles. Si no esperásemos a hacer las cosas a última hora, podríamos realizar actividades con anticipación, sin apuros, ansiedad, ni pérdidas. Filipenses 4:6-7 “Por nada estéis afanosos, sino sean conocidas vuestras peticiones delante de Dios en toda oración y ruego, con acción de gracias. Y la paz de Dios, que sobrepasa todo entendimiento, guardará vuestros corazones y vuestros pensamientos en Cristo Jesús”

4. Procrastinación (El hábito de posponer o dejar para mañana) Es la actitud o el hábito de postergar, diferir o aplazar. Los procastinadores (o procrastinadores), son personas que pueden demorar la acción hasta el cansancio

5. Las actividades agradables se realizan con entusiasmo, las que no lo son requieren disciplina. Las primeras se disfrutan, las segundas se abrevian… o evitan hasta que se las debe enfrentar irremediablemente. La procrastinación está directamente relacionada con la pereza.

6. LA PEREZA La pereza se vuelve un hábito No comienza nada, no termina nada El perezoso es un experto en perder oportunidades No enfrenta ni quiere enfrentarse a nada

7. PROV. 12:24,27 “La mano de los diligentes señoreará; mas la negligencia será tributaria… El indolente ni aún asará lo que ha cazado; pero haber precioso del hombre es la diligencia” PROV. 15:19 “El camino del perezoso es como seto de espinos; mas la vereda de los rectos, como una calzada” PROV. 21:25 “El deseo del perezoso le mata, porque sus manos no quieren trabajar”

8. PROV. 26:13-16 “Dice el perezoso: el león está en el camino, el león está en las calles. Como la puerta gira sobre sus quicios, así el perezoso se vuelve en su cama. Mete el perezoso su mano en el plato; se cansa de llevarla a su boca. En su propia opinión, el perezoso es más sabio que siete que sepan aconsejar…” PROV. 18:9 “También el que es negligente en su trabajo es hermano del hombre disipador…” PROV. 19:15 “La pereza hace caer en profundo sueño, y el alma negligente padecerá hambre…”

9. PROV. 20:4 “El perezoso no ara a causa del invierno (desde el comienzo del invierno); pedirá, pues, en la siega, y no hallará…” ECL. 10:18 “Por la pereza se cae la techumbre y por la flojedad de las manos se llueve la casa…”

10. AMONESTACIONES CONTRA LA PEREZA PROV. 6:4-11 “No des sueño a tus ojos ni a tus párpados adormecimiento…” RO. 12:11 “En lo que requiere diligencia, no perezosos; fervientes en espíritu, sirviendo al Señor…”

11. Salmo 55:22; Prov. 16:3; 1P 5:7 ¡Mañana es mi examen! ¡Tengo que empezar a estudiar!!

12. ¡Qué cantidad de gente comprando! Pensar que mañana es Navidad y yo todavía no compré los regalos…

13. El coche se descompuso…Hay que arreglarlo ya y no tengo ni un guaraní…

14. La luz, el teléfono, el agua ¡¡¡vencen hoy!!!

15. ¿Qué pasa cuando vivimos en lo urgente? Dejamos de hacer cosas importantes por atender lo apremiante Siempre estamos “apagando fuegos” sin poder avanzar en la vida Descuidamos la salud física, emocional y espiritual Sufrimos de ansiedad y de estrés emocional y físico Causamos más crisis, en lugar de prevenirlas Perdemos nuestra paz y nuestro buen carácter, por tanto, las relaciones personales se tensan y la casa se alborota

16. LAS PERSONAS QUE PERMANECEN MAYORMENTE EN ESTE CUADRANTE, LLEGANA UN PUNTO EN QUE NO PUEDEN MÁS Y HUYEN AL CUADRANTE 4(90% EN EL Q1, 10% EN EL Q4)

17. 2 Principio del cuadrante: “LO QUE NO SE PLANIFICA, NO SE HACE” Cuadrante 2 Ó Q2, EL CUADRANTE DE LA CALIDAD Y LA DIRECCIÓN PERSONAL Actividades NO URGENTES – IMPORTANTES RESULTADOS Prevención de problemas futuros Visión - Perspectiva Construcción de relaciones Equilibrio Descanso apropiado Disciplina Aprendizaje Control Crecimiento espiritual y personal Pocas Crisis Cuidado de la salud (ejercicios) Planificación del trabajo

18. 3 Cuadrante 3 Ó Q3, EL CUADRANTE DEL engaño Actividades URGENTES – NO IMPORTANTES RESULTADOS Concentración en los plazos cortos Decir SI a TODO (buscan popularidad) Administración de crisis Interrupciones Carácter de camaleón, atento a la reputación Algunas llamadas telefónicas Algunas reuniones Considera que las metas y los planes no valen la pena Algunas invitaciones Algunos compromisos Sentimiento de impotencia, excluido del control Puro activismo Relaciones muy frágiles o rotas

19. 4 Cuadrante 4 Ó Q4, EL CUADRANTE DE la basura Actividades NO URGENTES – NO IMPORTANTES RESULTADOS Perder el tiempo en actividades vanas Trabajitos inútiles Total irresponsabilidad Algunas llamadas telefónicas Despidos de trabajos Entretenimiento en exceso (Tv, películas, deportes, etc.) Deudas Dependencia económica de los demás (provisión, vestidos, etc.) Desperdicios del tiempo Descuido de la salud física, emocional y espiritual) Hábitos y adicciones destructivas Perder la vida delante del televisor Dormir demasiado Depresión Navegar exageradamente en Internet Hablar mucho por teléfono

20. El pecado de este cuadrante: LA PEREZA

21. 2 Principio del cuadrante: “LO QUE NO SE PLANIFICA, NO SE HACE” Cuadrante 2 Ó Q2, EL CUADRANTE DE LA CALIDAD Y LA DIRECCIÓN PERSONAL Actividades NO URGENTES – IMPORTANTES RESULTADOS Prevención de problemas futuros Visión - Perspectiva Construcción de relaciones Equilibrio Descanso apropiado Disciplina Aprendizaje Control Crecimiento espiritual y personal Pocas Crisis Cuidado de la salud (ejercicios) Planificación del trabajo

22. UBICACIÓN EN EL CUADRANTE 2 ¿Cuándo algo es importante? Hay actividades que consideramos importantes, que están en nuestra mente constantemente, que suelen ser agradables, fáciles y divertidas, pero que no realizan un aporte significativo a nuestras vidas. La importancia de una actividad tiene que ver con los resultados, siempre realiza una aportación a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Requiere más iniciativa, más pro actividad.

23. EL CUADRANTE 2 Es el corazón de la administración personal efectiva Trata de cosas no urgentes pero sí importantes, como: Construir relaciones Redactar un enunciado de la misión personal Planificar a largo plazo Prepararse, capacitarse, instruirse, ejercitarse Realizar mantenimiento preventivo (de rutina) Hacer todas las cosas que sabemos que se deben hacer pero que solemos eludir porque no son urgentes

24. EJEMPLO DE UN ENUNCIADO PERSONAL MISION: Ser una persona integra, libre, dedicada a vivir una vida basada en principios, en la cual: la familia, proyectos, amigos, religión son los factores primordiales e indispensables en mi proyecto de vida. VISION: Llegar a ser un profesional reconocido a nivel nacional por su desempeño profesional, calidad de servicio y por su dedicación y bienestar que presta a su familia, amigos, clientes y su comunidad. VALORES: La familia, El respeto, La honestidad, Lealtad.

25. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición los problemas. Las actividades importantes del cuadrante 2 tienen alto poder para generar capacidad. Nuestra efectividad avanza a pasos agigantados cuando nos dedicamos al cuadrante 2 Una de las cosas más importantes del cuadrante 2 es construir relaciones. ¿Lo estamos haciendo? (Prov. 18:24; Lc. 16:9)

26. El tiempo que se necesita para el cuadrante 2 se debe sacar del cuadrante 4. Las urgencias del cuadrante 1 deben ser administradas sí o sí, pero deben disminuir paulatinamente. Para trabajar en el cuadrante 2 hay que ser proactivos; porque los cuadrantes 1 y 3 trabajan sobre uno. Para decir “Sí” a las prioridades del cuadrante 2, hay que decir “No” a algunas actividades de los cuadrantes 1 y 3.

27. LA PLANIFICACIÓN Para planificar se deben tener en cuenta cuatro actividades claves: Identificación de roles Selección de metas Programación temporal Adaptación diaria

28. 1) Identificación de Roles:

29. 2) Selección de Metas: Se debe pensar en dos o tres resultados que uno quiere lograr en cada rol durante los 7 días de la semana. Las metas de corto plazo (semanales), deben estar ligadas a metas de largo plazo. 3) Programación temporal: Ha de programarse el tiempo para alcanzar la meta temporal (semanal). Ejemplo: Meta como individuo: mejorar el estado físico, dedicar una hora diaria o 3 horas semanales. 4) Adaptación diaria: Adaptar la meta semanal en actividad diaria y VIVIRLO.

30. Cuando determinamos aplicar algunas técnicas en nuestra casa debemos estar dispuestos a: 1- Eliminar los errores 2- Minimizar las demoras 3- Maximizar el uso de nuestros activos 4- Promover el entendimiento o la concienciación

31. Para ello estas técnicas deben: 5- Ser fáciles de emplear 6- Ser amistosas 7- Ser adaptables a nuestras necesidades 8- Proporcionar ventajas competitivas

32. OPTIMIZANDO EL TIEMPOLA TÉCNICA DE LAS 5 S Las 5 S es una técnica japonesa utilizada por las grandes empresas. Sirve para organizar y mantener limpio el área de trabajo, como una forma de proporcionar bienestar al trabajador. La técnica está compuesta por pasos conceptualmente sencillos. No necesitan conocimientos sofisticados, pero sí exigen la implantación de una metodología rigurosa y disciplinada

33. Esta técnica se expresa con cinco palabras japonesas que comienzan con S (Seiri; SeiTON; SeISO; SeiKETSU; SHITSUKE) En castellano, las 5 S significan: S = separar innecesarios S = situar necesarios S = suprimir suciedad S = señalar anomalías S = seguir mejorando Cada palabra representa un logro en la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Algunos administradores ampliaron la técnica agregándole una H, que significa HOGAR, porque aplicada al mismo funciona con mejores resultados, …y el hogar es la parte más importante de la persona…

34. TÉCNICA D.O.L.A.R D= Descarte O= Organización L= Limpieza A= Armonía R= Responsabilidad

35. Qué trabajo realizamos en cada etapa: " DESCARTE: El descarte es una etapa de mucho movimiento. Tiramos muchas cosas, recuperamos hermosos espacios, seleccionamos lo que nos sirve y reciclamos " ORGANIZACIÓN: La consigna en esta etapa es "Un lugar para cada cosa. Cada cosa en su lugar". Identificamos los lugares para cada cosa con carteles y rótulos en estantes, cajones y carpetas. Esto evita accidentes y nos ahorra tiempo y dinero.

36. " LIMPIEZA: La 3ra. etapa surge con el convencimiento de que la limpieza mejora la calidad del trabajo y la calidad de vida de las personas. Se trata más que nada de "no ensuciar" " ARMONIA: La etapa de armonía es una profundización de la fase de Limpieza, porque queremos que esa limpieza se refleje en nuestra persona, para crear un ambiente positivo donde sea agradable trabajar. Qué trabajo realizamos en cada etapa:

37. " RESPONSABILIDAD: Esta etapa nos recuerda que todos somos Responsables de hacer siempre Descarte, Organización, Limpieza y de trabajar en Armonía. Esto lo logramos con auditorías periódicas, premiaciones a las mejores áreas. El objetivo es lograr que D-O-L-A-R sea un estilo de vida. Qué trabajo realizamos en cada etapa:

38. ALGUNAS OPINIONES SOBRE LA TÉCNICA LAS 5 S: “Permiten que los trabajadores alcancen el concepto de calidad” “Inician un CAMBIO CULTURAL dentro de la organización” “Desarrollan una disciplina básica para afrontar cualquier proyecto empresarial” “Es una formación complementaria que sirve en cualquier puesto laboral”

39. Implantación de las 5 S Se logra por medio de cuatro pasos: Consiste en la preparación. Estudiamos y nos formamos con la metodología. Se aprenden los conceptos y se planifican las actividades. Pasar a la acción. Es como salir de cacería o hacer un safari para buscar e identificar: 1. Innecesarios; 2. Suciedad; 3. Anomalías y 4. Necesidades de identificación y ubicación. Se analizan y se deciden en equipo las propuestas de mejoras que a continuación se ejecutan. Se documentan las conclusiones que se han establecido en los pasos anteriores.