Este documento describe varios mitos y enemigos del tiempo que pueden hacer que las personas pierdan tiempo u obtengan resultados menos efectivos. También presenta varias herramientas para administrar mejor el tiempo como establecer prioridades, planificar actividades, delegar tareas innecesarias y controlar interrupciones. El principio 90/10 de Stephen Covey también se explica, el cual establece que el 10% de los resultados se deben a factores externos mientras que el 90% restante depende de la propia reacción a dichos factores.

1. HERRAMIENTAS DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

2. Mitos y enemigos del tiempo
• El mito de la actividad:
• “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden
los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.
• El mito del hombre equipo:
• “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto
mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno
mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.

3. • El mito de la decisión aplazada:
• “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los
datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
• El mito del indispensable:
• “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de
trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el
interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

4. • El mito de ahorrar tiempo:
• “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”.
Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles,
tratándolos de manera superficial, de modo que se está
condenando a repetir lo que salió mal.

5. • El mito de trabajar contra el tiempo:
• “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de
justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser
humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque
ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto
puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el
tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar
haciendo.

6. • Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que un
ejecutivo alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.
• Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos.
• Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras
personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.

7. HERRAMIENTAS DE LA
ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

8. Enfoque de tiempo de respuesta
y
tiempo discrecional
• Tiempo de respuesta:
• Uno de los mitos sobre el manejo del tiempo, es el creer que trabajar
con rapidez, nos va a ser más eficientes.
• Al igual que el quedarse a trabajar más horas, cuando en realidad los
problemas seguirán ahí.
• Estas son estrategias pobres…la solución radica en la toma de
decisiones sobre las prioridades y esas decisiones convertirlas en
acciones.

9. • El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe
ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en
particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse
por sí mismos si se pueden delegar, lo que puede ahorrar mucho
tiempo.
• Cuando se trata de ventas, el límite de tiempo de respuesta
después de haber solicitado información de presupuesto debe ser
inmediato (el mismo día o al siguiente).
• Ya entregado el presupuesto, no puede alargarse más de 2 días la
retroalimentación; tomar en cuenta el macro entorno globalizado,
donde el cliente busca respuestas inmediatas por el medio de
comunicación que considere conveniente. (email, sms, fax, llamada
telefónica).

10. Roba tiempos
• Desperdiciadores de tiempo
externos
• 1. Excesivo flujo de papeles.
• 2. Teléfono.
• 3. Visitantes.
• 4. Reuniones.
• 5. Fallas de comunicación.
• 6. Políticas y procedimientos.
• 7. Información. (Falta / exceso)
• Posibles soluciones (Agenda)
• Citas.
• Proyectos.
• Actividades por realizar
• Marcar actividades en (A)
Urgentes e Importantes, (B)
Importantes No Urgentes o (C)
Urgentes No Importantes.

11. Uso del teléfono
• Antes de llamar, planifica la
conversación.
• Filtra y agrupa las llamadas por
hacer, trata de apartar un tiempo
específico para llamadas.
• Trata de acortar la parte social de la
conversación, ve directo al grano y
permanece en él.
• Si la conversación se extiende
innecesariamente, busca excusas
para cortarla.
• Establece periodos de tiempo
donde no recibirás llamadas sino
sólo en casos de emergencia.
•
Correspondencia
• Escribe menos, usa más el teléfono.
• Escribe respuestas a cartas y
memos, anotando las respuestas al
margen y enviándolas devuelta.
• Usa el reverso de una carta o memo
como copia de respuestas usando el
papel carbón, elimina documentos y
queda todo registrado en la misma
hoja.
• Elimina palabras, frases y párrafos
innecesarios.
• Piensa antes de escribir, planea lo
que quieres expresar.
• Usa el estilo claro, conciso y
orientado a hechos.
• Al escribir usa palabras sencillas.
• No revises una y otra vez en nombre
de la perfección, cuando los
beneficios son pocos o inexistentes.

12. Interrupciones y visitantes
inesperados
• Prevé un tiempo diario para
visitantes inesperados e
interrupciones.
• No permitas que ciertos visitantes
inesperados tomen asiento.
• Recibe a los visitantes fuera de tu
oficina.
• No contribuyas a conversaciones
innecesarias.
• Promueve citas en vez de permitir
visitas inesperadas.
• Aprende a decir no,
especialmente cuando te
preguntan ¿Tienes un minuto?
Reuniones
• Desalienta y discontinúa las
reuniones innecesarias.
• Pregúntate si la reunión es
realmente necesaria. ¿Una
conversación telefónica tendría el
mismo efecto? ¿Es necesaria mi
presencia?
• Fíjate un límite de tiempo y
ajústate a él.
• Prepárate para la reunión, resiste
las interrupciones, mantente en el
tema.
• Minimiza las conversaciones
intranscendentes. No contribuyas
a conversaciones innecesarias.

13. Desperdiciadores de tiempo
internos
• Falta de prioridades.
• Falta de planes.
• Objetivos no claros.
• Dejar cosas para después.
• Intentar hacer muchas cosas a
la vez.
• Falta de autodisciplina.
• Falta de habilidad y
conocimientos

14. 1.2.3 Tiempo de holgura
La holgura de una actividad, es el tiempo que tiene disponible para, ya sea,
atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de
ejecución, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del
proyecto.
Para poder tomar decisiones efectivas y rápidas durante la ejecución del
proyecto es necesario tener a la mano los datos de las probabilidades de
retraso o adelanto de trabajo de cada una de las actividades, o sea la
elasticidad de las mismas.
Existen actividades críticas, cuya holgura es nula y que por lo tanto, si se
retrasan en su fecha de inicio o se alargan en su ejecución más allá de su
duración esperada, provocarán un retraso exactamente igual en tiempo en la
fecha de término del proyecto.
Los diagrama de Gantt, y las redes pero/cpm constituyen recursos necesarios
para completar la actividad en el menor tiempo posible y con el mínimo de
fallas.

15. Concepto del principio
90/10 de S. Covey
Este Principio cambiará tu vida (al menos la forma en como reaccionas a
situaciones)
Cuál es este Principio?
El 10% de la vida está relacionado con lo que te pasa. El restante 90%
está determinado por lo forma en que reaccionas a eso que pasa…

16. ¿Qué quiere decir esto?
Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de lo que nos sucede.
No podemos evitar que el automóvil se descomponga, que el avión se
retrase, que nos sorprenda la lluvia, que un automovilista pueda
obstaculizarnos en el tráfico.
…lo cual tirará por la borda todo nuestro plan…No tenemos control de este
10%.
El otro 90% es diferente. Solamente tú lo determinas.
¿Cómo?… Con tu reacción.
Tú no puedes controlar el semáforo en rojo, pero puedes controlar tu
reacción.
No dejes que la gente se aproveche de ti.
Tú puedes controlar cómo reaccionas.

17. • Usemos un ejemplo:
• Estás desayunando con tu familia.
• Tu hija tira una taza de café y salpica tu camisa de trabajo.
• Tú no tienes control sobre lo que acaba de pasar.
• Lo siguiente que suceda será determinado por tu reacción.
• Tú maldices.
• Regañas severamente a tu hija porque te tiró la taza encima.
• Ella rompe a llorar.
• Después de regañarla, te volteas a tu esposa y la criticas por colocar la
taza
• demasiado cerca de la orilla de la mesa.
• Y sigue una batalla verbal.

18. • Tú, vociferando, vas a cambiarte la camisa. Cuando regresas,
encuentras a tu hija demasiado ocupada llorando terminándose el
desayuno y alistándose para irse la escuela.
• Ella pierde el autobús.
• Tu esposa debe irse inmediatamente para el trabajo.
• Tú te apresuras al carro y llevas a tu hija a la escuela.
• Debido a que tú ya estas atrasado, manejas 40 millas por hora en
una avenida cuya velocidad máxima es de 30 millas por hora.
• Después de 15 minutos de retraso y obtener una multa de tráfico
por $60.00, llegas a la escuela.
• Tu hija corre a la escuela sin decirte adiós.
• Después de llegar a la oficina 20 minutos tarde, te das cuenta que
se te olvidó el portafolios.
• Cuando llegas a tu casa encuentras un pequeño distanciamiento en
tu relación con tu esposa y tu hija.

19. • Por qué?
• Todo fue debido a la manera en que reaccionaste esa mañana.
• Por qué tuviste un mal día?
• A) El café lo causó?
• B) Tu hija lo causó?
• C) El policía lo causó?
• D) Tú lo causaste?
• La respuesta es “D”
• Ciertamente, tú no tenías control sobre lo que pasó con el café.
• Fue la forma en cómo reaccionaste esos 5 segundos lo que determinó el cauce
de tu mal día.
• Te presento lo que debió haber sucedido.
• El café te salpica.
• Tú hija está a punto de llorar.

20. • Entonces tú gentilmente le dices: “no te preocupes, cariño, sólo
necesitas
• tener más cuidado la próxima vez”.
• Después de ponerte una camisa limpia y tomar tu portafolios,
regresas al comedor, miras a través de la ventana y ves a tu hija
tomando el Autobús escolar.
• Ella voltea agradecida y te dice adiós con la mano.
• Notas la diferencia?
• Dos escenarios diferentes.
• Ambos empezaron igual.
• Ambos terminaron diferente.

21. • Por qué?
• Tú realmente no tienes control sobre el 10% de lo que sucede en la vida.
• El otro 90% fue determinado por tu reacción.
• Estas son algunas formas de aplicar el Principio 90/10.
• Si alguien te dice algo negativo acerca de ti, no te lo tomes a pecho.
• Deja que el ataque caiga como el agua sobre el aceite.
• No dejes que los comentarios negativos te afecten.
• Reacciona apropiadamente y no arruinarás tu día.
• Una reacción equivocada podría resultar en la pérdida de un amigo, ser
despedido, te puedes estresar, etc.
• Cómo reaccionar si alguien te interrumpe en el tráfico?
• Pierdes tu carácter?
• Golpeas sobre el volante? (a un amigo mío se le desprendió el volante),

22. • Maldices?
• Te sube la presión?
• A quién le preocupa que llegues 10 segundos tarde al trabajo?
• Por qué dejar que los automóviles te arruinen el viaje?
• Recuerda el Principio 90/10 y no te preocupes de eso.
• Tú has dicho que perdiste el empleo.
• Por qué perder el sueño y ponerte enojado?
• No funcionará.
• Usa el tiempo y la energía que inviertes en tu preocupación
• para encontrar otro trabajo.
• Recuerda el Principio 90/10 y no te preocupes de eso.
• El avión está atrasado. Va a arruinar la programación de tu día.
• Por qué manifestar frustración con el empleado de la aerolínea?

23. • Él no tiene control sobre lo que está pasando.
• Usa tu tiempo para estudiar, conocer a otros pasajeros, por qué
estresarse?
• Eso hará que las cosas se pongan peor.
• Ahora ya conoces el Principio 90/10.
• Aplícalo y quedarás maravillado con los resultados.
• No perderás nada si lo intentas.
• El Principio 90/10 es increíble.
• Muy pocos lo conocen y aplican este principio.
• El resultado?

24. • …Tú lo comprobarás!!
• Millones de personas están sufriendo de un estrés que no vale la
pena,
• sufrimientos, problemas y dolores de cabeza.
• Todos podemos entender y debemos aplicar el
• Principio 90/10.
• Puede cambiar tu vida!
• …Disfrútala…

25. • Lo único que hace falta es voluntad para darnos el permiso de vivir la
experiencia.
• Todo, absolutamente todo lo que damos, hacemos, decimos, o aún,
• todo lo que pensamos, es un Boomerang. Regresa a nosotros…
• Si queremos recibir, aprendamos primero a dar…
• Tal vez nos quedemos con las manos vacías, pero nuestro corazón estará
lleno de amor…
• Y quienes aman la vida, tienen el sello de ese sentimiento en un lugar de
su corazón…
• Stephen Covey

26. Ciclo de Productividad.
La mejora significa una comparación favorable entre la
cantidad de recursos utilizados (insumos) y la cantidad de
bienes y servicios producidos.
La medición de la productividad
Productividad = unidades producidas
insumos empleados = unidades producidas/horas de mano
de obra usadas

27. LA PRODUCTIVIDAD
Implica la mejora del proceso productivo, la mejora
significa una comparación favorable entre la cantidad de recursos
utilizados (insumos) y la cantidad de bienes y servicios producidos.
Con frecuencia el termino de productividad se confunde con el
termino de producción muchas personas piensan que a mayor
producción mas productividad.

28. PRODUCCIÓN:
es la actividad de producir bienes o servicios.
PRODUCTIVIDAD:
se refiere a la utilización eficiente de los recursos (insumos) al
producir bienes y/o servicios. Productos.

29. La formula que se utiliza con más frecuencia es:
PRODUCTIVIDAD= NUMERO DE UNIDADES PRODUCIDAS / INSUMOS
EMPLEADOS.
EJEMPLO: Supongamos que una compañía manufacturera de calculadoras
electrónicas se produce n 10,000 calculadoras empleando 50 personas que
trabajan 8 horas diarias durante 25 días. En este caso.
• Producción=10,000 Productividad (trabajo)=10,000/50×8x25 = 10,000 /
10,000 = 1 calculadora/hora/hombre.
• Supongamos que esta compañía aumenta su producción 20% pero contrata
10 trabajadores más. La misma jornada de trabajo x los días.
• Producción=12,000 Productividad (trabajo) =12,000/60×8x25 = 12,000
/12,000= 1 calculadora/hora/hombre

30. TIPOS DE PRODUCTIVIDAD.
PRODUCTIVIDAD PARCIAL:
es la razón entre la cantidad producida y un solo tipo de
insumo.
1 Productividad humana: producción/Insumo humano
2 Productividad : Producción /insumo material
3 Productividad capital: producción /Insumo capital
4 Productividad energía: producción /insumo energía

31. o PRODUCTIVIDAD FACTOR TOTAL: es la razón de la producción neta con
la suma asociada con los factores de insumo de mano obra y capital
Productividad factor total: producción neta /Insumo (mano obra +
capital)
oPRODUCTIVIDAD TOTAL: es la razón entre la producción total y la suma
de todos los factores de insumo.
Productividad total = producción total /Suma de todos los factores de
insumos

32. VARIABLES DE PRODUCTIVIDAD
1.-Mano Obra: la mejora en la contribución de mano obra a la
productividad es le resultado de un esfuerzo laboral, mas sana mejor
educada y mejor fomentada.
2.-Capital: a medida de que los impuestos incrementan el costo de capital,
la inversión de capital se torna más cara.
3.- Artes y Ciencias de la Administración: la administración incluye
mejoras llevadas a cabo por medio de la tecnología y la utilización de un
conocimiento.

33. CICLO DE LA PRODUCTIVIDAD
• 1.-MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD: cuando se inicia un programa de
productividad debe comenzar a medirse.
• 2.-EVALUACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD: una vez medidos los niveles
productivos tienen que evaluarse y compararse con los valores planeados.
• 3.-PLANEACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD: se planearan las metas a corto o largo
plazo.
• 4.-MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: para que las metas se logren se
llevan a cabo mejoras continuas.

34. • El ciclo de la productividad nos muestra el mejoramiento de la
misma.
• Un programa de productividad no es un proyecto de una sola vez, es
un programa constante y continuo.

35. BENEFICIOS CUANDO
LA PRODUCTIVIDAD ES MAS ALTA
• 1.-Mayores productividades en una empresa con respecto a los
recursos humanos y físicos, significaran mayores ganancias.
• GANANCIA = INGRESO – COSTO DE LOS BIENES Y SERVICIOS
producidos mediante la utilización de recursos humanos y materiales.

36. • 2.-Una mayor productividad de la empresa (ingresos reales más altos
para los empleados).
• 3.-El público obtiene mayores beneficios sociales (debido al incremento
del ingreso público).
• 4.-El consumidor tiene que pagar precios relativamente bajos (el costo
manufactura se reduce).

37. • VENTAJAS DE LA MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD EN LAS
EMPRESAS
Para que una empresa sepa a que nivel de productividad debe
operar, debe de conocer a que nivel esta operando dentro de la
empresa y dentro del sector al que pertenece.

38. TAREA
• CARACTERÍSTICAS DE LAS REUNIONES DE TRABAJO EFICIENTES.

39. Ley de Parkinson
Dice: “El trabajo crece hasta ocupar todo el tiempo disponible para su
realización”.
¿Cómo nos puede ayudar esta ley para ser más productivos?
Una técnica con buen resultado, sería establecer objetivos diarios. Cada mañana
identificar 3-5 cosas que deban estar hechas por la tarde antes de terminar la
jornada.
Cuando sabemos que tenemos ocho horas de jornada laboral por delante,
nuestro cerebro se relaja. No hay prisa, podemos tomarnos el tiempo que sea
necesario. Al no tener la sensación de urgencia es muy fácil que “perdamos” el
tiempo en actividades de poco “valor”. Sin embargo, cuando sentimos la presión
de la falta de tiempo, inmediata e inconscientemente empezamos a filtrar
actividades, atacando sólo aquello que es verdaderamente importante.
Limítate a lo imprescindible- a ser posible a ese 20% de actividades que te
proporciona el 80% de los resultados- y haz que tus días tengan valor.

40. Pregunta de análisis:
¿Haz sido victima de la Ley Parkinson alguna vez?
¿Qué otras técnicas conoces para crear sentido de urgencia?
Un ejemplo claro es cuando nos estamos preparando para dejar la
oficina por unos días o un par de semanas, y queremos dejar todo
orden. Como por arte de magia, las tareas que normalmente
tardamos en hacer varias horas, el día antes de irnos de vacaciones
las terminamos en una hora.
Sabemos que sólo tenemos un día para dejarlo todo listo, y de alguna
forma conseguimos arreglárnoslas.
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