Lalo Huber - Administración del tiempo

1. Copyright
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Time
Management
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Agosto 2000
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2. Objetivos del curso
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Comprender la importancia fundamental de manejar
eficientemente el tiempo disponible, si queremos en verdad
lograr nuestros objetivos..!
Comprender los principios básicos que hacen a la eficacia y
eficiencia personal
Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos
que producen derroche del tiempo
Incorporar técnicas que contribuyan a una utilización más
ordenada del tiempo
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3. Contenido
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1.Qué es administrar el tiempo..?
2.Importancia de la buena
administración del tiempo
3.El problema - fuentes más
comunes de pérdida de tiempo
4.Actitudes básicas para un buen
time management
5.Ordenamiento básico y Técnicas
de TM
Plan personal para mejorar la
administración del tiempo
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4. Prólogo
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3 comentarios importantes.......
El curso apunta a descubrir conceptos
fundamentales... Sin enredarse en “jerga” técnica...
Por esto tiene amplia aplicación (al ámbito
empresarial, familiar, social, etc...)
Hay con seguridad un absoluto... Pero ningún
mortal (que yo conozca) lo alcanzó... Por ende
todo lo que venga de un mortal está en tela de
juicio... Ya sea libro, clase, idea, discurso,
propuesta, teoría, modelo, dogma, ley...
Aprendizaje verdadero implica cambio de
comportamiento... Esto buscamos en este curso!
No simplemente nuevas ideas! Un curso que no se
traduce en cambios de pensar, sentir o actuar es
simplemente una línea más en el currículum...
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5. ¿Qué es el tiempo..?
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Un recurso de características únicas..!!!
No se puede comprar...
No se puede alquilar...
No se puede acumular...
No se puede reemplazar...
No se puede dejar de consumir...
Hace falta para todo...
No se puede tener más...
Ni menos...
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6. La locura del tiempo...
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¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”?
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Se acaba la hora del almuerzo..?
Los videoclips...
Hablar con la boca llena...
Auto-mac...
Comer en el escritorio...
Barras de cereales...
Fast-food
Stress
Falta de cuidado personal
Mala alimentación
Deshidratación crónica
Menos horas de sueño
Vacaciones de fin de semana...
Televisión las 24 horas....
Servicios 7x24....
Kioscos 7x24....
Verdulerías abiertas de noche...
6

7. El tiempo es oro...
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¿Le suena este número?
292.000
Esta es la cantidad de horas
de vigilia con que cuenta una
persona en toda su vida
profesional..!!
Después de este curso: 4
horas menos!!!
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8. Un diálogo típico......
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José: “Qué macana che... Me encantaría volver a tocar con la banda... Pero con tanto trabajo es
imposible... La tuve que dejar...”
Juan: “Qué mal..!” Y no te queda un poco de tiempo para dedicarle..?”
José: “NOOOO... Qué te pensás..! Con la situación económica y todos los problemas que tengo qué
tiempo me va a quedar..!!!!!
Juan: Ahhh.... Y después del trabajo qué hacés..?
José: Uhh... Los lunes voy al café con los muchachos... Los martes juego al tenis con la gente de la
oficina... Los miércoles al cine..! Los jueves a cenar afuera.... Y los viernes alquilo una tonelada de
videos..!!! Jajajaja!!
Juan: Ahhhh... Y los días de semana al mediodía....?
José: Ehhhh, qué querés..? Los mediodías son sagrados...! Me voy a almorzar con la barra de la
oficina...!
Juan: mmmmm.... Y los sábados a la mañana..?
José: Ah! Los sábados a la mañana futbol en el club..! Sin falta..!! Y al mediodía asadito con los
amigos.... Jajajaja..!!
Juan: entiendo.... Y los sábados a la tarde..?
José: Sábado a la tarde siestita..!! Y después al shopping y al supermercado...!! Me encanta ir de
compras con la familia..!
Juan: ok..... Y a la noche...?
José: A la noche cena a “full”.... Y después al cine con la patrona...!!
Juan: Ah... Y los domingos..?
José: A la mañana dormilona!!! Y desayuno en la cama... Leyendo el diario hasta la hora de
almorzar..! Después caen los parientes... Y hacemos panzada de ravioles...!! A la tarde a la cancha
con los pibes...!! Y a la noche tele..... Eso sí, me acuesto temprano...
Juan: Estás a full..!!!
José: Viste..? No me queda un segundo libre..!!!
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9. Copyright
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¿Qué es
“Time Management”?
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10. ¿Qué es time management?
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Time management en una frase:
“Nunca ponerme a hacer nada antes de saber
exactamente todo lo que quiero hacer... Y como
voy a acomodar todas esas actividades en el
tiempo disponible..!”
“Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo hará..”
Benjamin Franklin
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11. ¿Qué es time management?
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En realidad, se trata de administrar mis
actividades teniendo en cuenta el tiempo...!
En realidad es Management de la empresa
personal
Y, como en toda empresa, es un tema de...
Eficacia y
Eficiencia
En este caso, de eficacia y
eficiencia PERSONAL
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12. ¿Qué es time management?
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Hacer
Pensar
4 pasos para un buen TM
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I. Hacerme cargo..!!!
II. Definir a dónde ir y por
dónde...
III. Arrancar!!!!
IV. Incrementar eficiencia...
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13. ¿Qué es time management?
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La mayor pérdida de tiempo es
fallar en I y II...
Aunque en general no se considera en
cursos de TM..!!
No hay nada peor que desarrollar
eficientemente objetivos que no nos lleven a
la felicidad..! El peor error...! Y el más
común..!!
Las fallas en IV son las que
normalmente se tratan en un curso
de TM...
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Dados los objetivos... Queda por ver la
eficiencia en su cumplimiento...
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14. ¿Qué es time management?
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Qué implica..?
Muchas cosas....
Una fundamental: Dados los
objetivos, diferenciar actividades a
favor, en contra e irrelevantes!!!
Eliminar actividades relevantes negativas
Eliminar actividades irrelevantes
Potenciar actividades relevantes positivas
Terrible Paradigma a romper!!!
“Lo hago porque me gusta”
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15. ¿Qué es time management?
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¿Cómo diferencio actividades relevantes
(positivas y negativas) de las irrelevantes..?
os
tablecid
re-es
jetivos p
Ob
t iv a s
t e s pos i
Relevan
Irre
vas
s negati
te
Relevan
t
tes o inú
le v a n
iles
Solo se pueden diferenciar a través
de la definición de claros objetivos...!!
Ojo! Esto va contra la
cultura actual del “todo
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16. ¿Qué es time management..?
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Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos / objetivos /
actividades...
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Quiero ser sano / fumo
Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol
Quiero ser delgado / me como la vida
Quiero tener una familia / no formalizo
Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro
Quiero llevarme bien con mis padres / les grito
Quiero un trabajo mejor / no busco
Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris
Me gusta la gente que no critica / critico
Quiero ser muy inteligente / no estudio
Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo
Quiero que mejore el país / no pago impuestos
Quiero ser más honesto / no pago multas
Me gusta la sinceridad / verseo
Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo
Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una
Quiero un país más rico / hago paro
Quiero viajar / no ahorro
Quiero que me quieran / tengo mal humor
Quiero que me quieran / soy agresivo
Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal
No me gusta la gente que insulta / insulto
Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin apretar el botón
Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle
Me preocupa la pobreza / no hago nada
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17. ¿Qué es time management..?
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Una clasificación de actividades relevantes
positivas!!
Actividades de mantenimiento =
sobrevivir...
No discrecionales
deben hacerse
Actividades de cambio =
vivir!!
Discrecionales
puedo elegir
Ojo!! No confundir unas con otras..!!
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18. ¿Qué es time management..?
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Actividades de supervivencia / mantenimiento..?
SOBREVIVIR
Actividades de vida / progreso..?
VIVIR
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19. ¿Qué es time management..?
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Otra clasificación de actividades relevantes positivas..!!
Urgentes!
Importantes!
No
importantes!
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No
urgentes...
QI
QII
QIII
QIV
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20. Copyright
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Importancia de la
Administración del Tiempo
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21. Importancia de un buen TM
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¿Es importante hacer un
buen Time Management?
Desde ya...!!!
La buena administración del
tiempo es esencial para el
logro de los objetivos
personales!!
Para que esto tenga sentido lógicamente
deben existir objetivos personales..!!
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Cuento de la vasija y las piedras...
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22. Copyright
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¿En qué perdemos el Tiempo..?
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23. En qué perdemos el tiempo
Ejercicio entre todos... En qué perdemos el
tiempo..?
Charlas de café...
impuntualidad nuestra y de otros
Agresiones.......
Peleas........
Quejas........
Interrupciones......
Aburrimiento......
Falta de objetivos......
Enfermedades........
Preocupación.......
Enojos........
Continua postergación....
Inconsciencia
Demasiadas horas de
sueño....
Insuficientes horas de
sueño....
Viajes.....
Teléfono celular....
Teléfono....
Switching
procrastination
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guardar “todo”...,
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Retrasos
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Mate infinito
Televisión...
descoordinación
Fantismos...
agotamiento
Modorra...
interrupciones.
10 videos para el
estímulos externos aparentemente importantes.
fin de semana..
Email, celular, pager...
Excesivo sol..
stress
Excesivo espejo
Desconcentración
Excesivos trámites
Objetivos incoherentes
No querer cerrar
No evaluación del accionar
La respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...”ninguna puerta
Otros..??
Vicios, pecados, errores, olvidos
Preocupación
Discusiones irrelevantes
Descontrol
Temor a decir NO
Temor a elegir
Preocupación
Ira
Envidia
Comodidad
Encuentros casuales
Vagancia
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24. ¿En qué se pierde el tiempo..?
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Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No
puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer
cosas... Pero aún no tengo objetivos...!
Sobrevivo...
Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me
quejo...
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo
continuamente... Quiero vivir...!
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Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos...
Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento
vivir..!!
Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento
que podría ser más eficiente... Quiero vivir
mejor..!!!
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25. ¿En qué se pierde el tiempo..?
I
Hacerme
cargo!!
II
Definir
Adonde y por
donde ir!
PLAN
MACRO
III
Arrancar!!!!
IV
Avanzar!!!
Verificando y
ajustando
continuamente el
destino y el
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camino!!
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Pregunta clave:
En qué nivel estoy...?
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Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No
puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer
cosas... Pero aún no tengo objetivos...!
Sobrevivo...
Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me
quejo...
inconsciencia
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo
continuamente... Quiero vivir...!
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos...
Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento
vivir..!!
Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento
que podría ser más eficiente... Quiero vivir
mejor..!!!
consciencia
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26. En qué se pierde el tiempo..?
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Nivel 0: Me siento una víctima
del entorno
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El nivel más bajo de consciencia
Veo todo en términos de buena o
mala suerte...
Critico mucho a otras personas...
Culpo a otros de mi falta de éxito..
Creo que las cosas no se pueden
cambiar...
Veo todo muy difícil...
Creo que es muy poco lo que
puedo hacer...
Veo a los exitosos como gente de
suerte...
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27. En qué se pierde el tiempo..?
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Nivel 1: Me siento con capacidad de
hacer cosas... Pero aún no tengo
objetivos...!
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Un poco más de consciencia...
Siento que hay algunas posibilidades...
Le doy un gran lugar a la suerte... pero creo
que no es todo...
En general sigo a otras personas...
Copio mucho a los demás...
Tengo mi energía desperdiciada en
actividades incoherentes...
No tengo objetivos de largo plazo... Propios
Sigo al contexto...
Necesito estímulos...
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28. En qué se pierde el tiempo..?
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Nivel 2: Tengo objetivos pero me los
olvido continuamente... Y cuando los
recuerdo me quejo...
Un poco más de consciencia... Aún baja...
Empiezo a ver que la culpa es mía...
Pero me cuesta cambiar...
Cada tanto recuerdo mis verdaderos
objetivos... Pero rápidamente los vuelvo a
olvidar y regreso a la vorágine...
El día a día me supera...
No me queda espacio mental para desarrollar
mis verdaderos objetivos...
Por lo tanto los olvido... Los tapo....
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29. En qué se pierde el tiempo..?
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Nivel 3: Tengo objetivos pero los
postergo continuamente...
Un poco más de consciencia...
Recuerdo frecuentemente mis objetivos...
Pero los postergo...
Siempre encuentro alguna buena razón para
postergarlos...
Esto es “procrastination”....
Hay objetivos bastante claros... Pero hay
“miedo”...
Falta confianza...
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30. En qué se pierde el tiempo..?
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Nivel 4: Tengo objetivos e intento
realizarlos... Pero siento que no me
alcanza el tiempo...
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Más consciencia...
Recuerdo siempre mis objetivos... Pero siento
que no puedo realizarlos por falta de
tiempo...!
No soy consciente de en qué se me va el
tiempo...!
Seguramente tengo objetivos incoherentes...
No tengo claras prioridades....
Quiero hacer “todo” lo que me “parece”
atractivo...
Sigo siendo influenciable...
Frecuentemente contesto a invitaciones
diciendo “me encantaría, pero no puedo...”
30

31. En qué se pierde el tiempo..?
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Nivel 5: Tengo objetivos y los realizo...
Pero siento que podría ser más
eficiente...
Alto nivel de consciencia...
Puedo ver que pierdo el tiempo
continuamente...
Veo que no estoy organizado...
Tengo objetivos claros... Y avanzo... Pero
siento que podría avanzar mucho más
rápidamente....
Quiero eliminar actitudes que me hacen
perder el tiempo...
Algunas hasta las tengo identificadas...
Ojo..! Hay quienes creen estar en este nivel....
Pero cuyos objetivos no son realmente propios...
Cuidado..!!
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32. Copyright
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Cómo mejorar la
administración del tiempo...
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33. Soluciones..?
Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No
puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer
cosas... Pero aún no tengo objetivos...!
Sobrevivo...
Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me
quejo...
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo
continuamente... Quiero vivir...!
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos...
Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento
vivir..!!
Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento
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que podría ser más eficiente... Quiero vivir
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mejor..!!!
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Adoptar actitud proactivapreventiva
Planear
Desarrollar perseverancia y
disciplina
Superar miedos, desarrollar
autoconfianza
Revisar prioridades
Identificación de agujeros
negros!
Corrección de actitudes y
métodos
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34. ¿Qué es time management?
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Actitud proactiva-preventiva
Tomar iniciativa!!
Establecer objetivos
estrategia personal, misión y visión personal
Tener
objetivos
Recordarlos!
Perseverancia, disciplina
No postergarlos!
Superar miedos, desarrollar autoconfianza
Encararlos!!!
Revisión de actividades
Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes
Eliminar actividades relevantes negativas
Eliminar actividades irrelevantes
Potenciar actividades relevantes positivas
Llevarlos
a cabo
bien!
Incrementar eficiencia!
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35. Copyright
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Actitudes básicas
para una buena administración del tiempo
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36. ¿Qué gobierna nuestras acciones..?
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- Impulsos paradigmáticos!
Conocimiento - Lo que se - lento
Mi Co-razón - Impulsos emocionales
Emociones - Lo que siento, lo que gusta - rápido
Mi Cuerpo - Impulsos instintivos
Respuestas
Mi Razón
Estímulos
Espíritu - YO!
Instintos - Los impulsos - muy rápido
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37. Conocimiento racional y emocional
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Que algo guste no significa que sea bueno (obvio... Pero me
gusta!!!)
sabiduría
racional
MI única sabiduría real!!
ignorancia
racional
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Lo que
ES bueno
Lo que CREO
que es bueno
(racional)
Lo que SIENTO
que es bueno
(emocional
instintivo)
sabiduría
emocional
ignorancia
emocional
37

38. Copyright
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1
Actitud
proactiva-preventiva
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39. Actitud proactiva-preventiva
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Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!
me quejo...
me quejo...
me quejo...
me quejo...
me quejo...
2010
2001
me cuestiono...
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tiempo
analizo...
planifico...
hago...
Accionar Proactivo-Preventivo
disfruto...
tiempo
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40. Actitud proactiva-preventiva
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No es posible cambiar situaciones
instantáneamente..!!!
SI es posible hacerlo con tiempo...!!
Por ejemplo.... No puedo mejorar mi
situación económica de hoy para
mañana...
Pero SI puedo hacer un plan para
mejorarla en 6 meses, un año...
Cuanto más profundo es el cambio
deseado, con más anticipación deberá
comenzarse...
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41. Actitud proactiva-preventiva
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Autoanálisis
¿Qué situación actual desearía
cambiar?
Debo tomar consciencia que no va
a cambiar sola...
Y que no es posible cambiarla
inmediatamente...
Pero también debo tomar
consciencia que, con suficiente
tiempo y esfuerzo, TODO se
puede cambiar....
Por ejemplo...
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¿Alguien acá se querría
retirar a los 45 años..?
¿Antes?
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42. ¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
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Ahorrar tiempo...? Actitud
preventiva!! La regla de oro..!!!
Ejemplo 1...
Apagar un incendio y reconstruir una
casa puede llevar años y costar miles y
miles de dólares...
Contratar un seguro lleva un par de
horas.. Y cuesta mucho menos...
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43. ¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
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Ahorrar tiempo...? Actitud
preventiva!! La regla de
oro..!!!
Ejemplo 2...
Ir al dentista cuando no me duele
nada lleva un par de horas... Y
cuesta unos pesos...
Una dentadura postiza cuesta miles
de pesos... Y obviamente no es lo
óptimo..!!
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44. ¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
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Ahorrar tiempo...? Actitud
preventiva!! La regla de oro..!!!
Ejemplo 3...
Llevar el auto a una revisión periódica
lleva un par de horas... Y cuesta algunos
pesos....
Chocar en la autopista por una falla en
los frenos puede hacernos perder
muchos días.... En trámites.... O peor...
En el hospital.... O con muletas... O
peor.... Y también puede costar miles y
miles de dólares...
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45. Copyright
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Objetivos propios
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46. Objetivos propios
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Planeamiento estratégico personal...!
Qué es lo que me genera motivación..?
Qué es aquello de valor agregado que haría
aunque no me paguen..?
Cuál es mi misión personal..?
Dónde quiero estar en 10 años..?
Cuál es la “visión” que me moviliza..?
Es factible..?
Qué debería hacer para llegar allí..?
Cuándo debería empezar..?
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Paradigma a romper:
“Lo hago porque me gusta”
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47. Copyright
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3
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Disciplina
47

48. Disciplina
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Nada se logra sin disciplina... Sin esfuerzo...
Todas esas personas que consideramos
exitosas... Debieron esforzarse para llegar..
Cómo se imaginan la vida de un ejecutivo
exitoso..?
Cómo se imaginan la vida de un Bill Gates...
O de un político famoso...
O de un artista popular..?
No es todo fiesta en
Hollywood... Para nada..!!
Ni en Silicon Valley....
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49. Un diálogo típico......
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José: “Qué macana che... Me encantaría volver a tocar con la banda... Pero con tanto trabajo es
imposible... La tuve que dejar...”
Juan: “Qué mal..!” Y no te queda un poco de tiempo para dedicarle..?”
José: “NOOOO... Qué te pensás..! Con la situación económica y todos los problemas que tengo qué tiempo
me va a quedar..!!!!!
Juan: Ahhh.... Y después del trabajo qué hacés..?
José: Uhh... Los lunes voy al café con los muchachos... Los martes juego al tenis con la gente de la
oficina... Los miércoles al cine..! Los jueves a cenar afuera.... Y los viernes alquilo una tonelada de
videos..!!! Jajajaja!!
Juan: Ahhhh... Y los días de semana al mediodía....?
José: Ehhhh, qué querés..? Los mediodías son sagrados...! Me voy a almorzar con la barra de la oficina...!
Juan: mmmmm.... Y los sábados a la mañana..?
José: Ah! Los sábados a la mañana futbol en el club..! Sin falta..!! Y al mediodía asadito con los amigos....
Jajajaja..!!
Juan: entiendo.... Y los sábados a la tarde..?
José: Sábado a la tarde siestita..!! Y después al shopping y al supermercado...!! Me encanta ir de compras
con la familia..!
Juan: ok..... Y a la noche...?
José: A la noche cena a “full”.... Y después al cine con la patrona...!!
Juan: Ah... Y los domingos..?
José: A la mañana dormilona!!! Y desayuno en la cama... Leyendo el diario hasta la hora de almorzar..!
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Visionholistica Después caen los parientes... Y hacemos panzada de ravioles...!! A la tarde a la cancha con los pibes...!! Y
Tel./fax: 4394-8451 la noche tele..... Eso sí, me acuesto temprano...
a
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Juan: Estás a full..!!!

50. Copyright
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4
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Valentía
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51. Valentía....
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Es simple...
“El que no arriesga
no gana...!”
Empezar de a poco...!
Incrementar autoexigencia
gradualmente
Evitar objetivos
excesivamente
ambiciosos...
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52. Copyright
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Ordenamiento
y técnicas
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para una mejor Administración del Tiempo
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53. 3 niveles de trabajo
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Actitud proactiva-preventiva!!
Establecer objetivos propios!
Disciplina-Recordarlos!
Valentía-No postergarlos!
Actitudes básicas..!!!!
Diferenciar actividades a favor, en contra
e irrelevantes
Eliminar actividades relevantes negativas
Eliminar actividades irrelevantes
Potenciar actividades relevantes positivas
Incrementar eficiencia!
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Ordenamiento
básico
Técnicas
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54. Ordenamiento básico
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¿Cómo diferencio actividades relevantes
(positivas y negativas) de las
irrelevantes..?
Solo se pueden diferenciar a través de la definición
de claros objetivos...!!
Objetivos pre-establecidos
Relevantes negativas
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Irrelevantes o
inútiles
Esto va contra la cultura
actual del “todo vale”..?
Relevantes positivas
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55. Técnicas para un mejor TM
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Automotívese
Desarrolle actitud positiva
Evite a las personas críticas
Evite criticar
Trate siempre de hablar de lo
bueno del mundo
Auto-prémiese al completar
tareas
Ayude a otros...
Imagínese en la situación
deseada...
Todo cambio comienza con un
pensamiento....!!!!!!!
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56. Técnicas para un mejor TM
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First-things-first!
Primero lo primero
La vasija, las piedras y la arena....
Defina prioridades
Diferencia claramente lo urgente de
lo importante
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Aplique la Regla de 80-20
Asegúrese de no estar postergando algo
de alta prioridad... Solo porque no es
urgente
Nunca pierda de vista las prioridades
básicas..
Familia, hijos, salud, calidad de vida,
educación...
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57. Técnicas para un mejor TM
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Evite caer en el perfeccionismo
exagerado!
No hay nada más triste que una persona capaz
que nunca hace nada...
Porque nunca es suficiente....
Critica a todo por su falta de perfección...
Pero no se da cuenta que su propio
perfeccionismo le impide
alcanzar logros tangibles..
Recordar que “lo perfecto
es enemigo de lo posible”....
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58. Técnicas para un mejor TM
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Maneje expectativas...!!
Maneje bien las expectativas de
quienes lo rodean...!
Nunca prometa demasiado...
Mejor prometa poco...
Y exceda expectativas..!!!
Si uno no maneja las expectativas
de otros... Ellos mismos las
generarán... A su propio gusto...!!!!
Nunca eleve las expectativas de
otros sobre Ud.... A menos de estar
seguro de luego superarlas...!!!!
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59. Técnicas para un mejor TM
Aprenda a decir NO!!!
Aprenda a hacerlo sin agredir...
Sin ser desagradable...
“Te agradezco mucho la
invitación... Realmente sos una
persona de primera... Pero
lamentablemente no podré ir...”
Gracias.... Pero NO....
Es increíble la cantidad de
tiempo que muchas personas
pierden por hacer cosas a las
cuales no se atrevieron a decir
NO!!!!
Sin mencionar los conflictos
que esto suele generar.......
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Aprecio mucho tu
invitación pero....
NO
GRACIAS!!
!
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60. Técnicas para un mejor TM
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Aprenda a reclamar!!!
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Aprenda a hacerlo sin agredir...
Sin ser desagradable...
Le ruego me disculpe...... Pero
creo que a este plato le falta.....
Puede ser..?
Disculpeme que lo interrumpa....
Señor, podría Ud.. por favor
aclararme este.....
Tengo un problema señor...
Podría Ud ser tan amable de
ayudarme..,?
Armar escándalo SI Y SOLO SI
es imprescindible...!!!
Nunca de entrada....!!
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61. Técnicas para un mejor TM
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Elija a las personas con que
desea interactuar..!!!!!
Las relaciones no son obligatorias..!
Si tengo una relación con alguien a
quien no puedo ayudar... Ni me
ayuda... Considerar la posibilidad de
cortarla...!!
No pierda tiempo con gente nocompatible..!!
Busque afinidad en la gente que lo
rodea...
Busque buenas influencias...!
Relaciónese con gente que comparta
sus objetivos..!!!!
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62. Técnicas para un mejor TM
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Use To-do-lists!!
Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día... Por
escrito..!!!!!! - la importancia de escribir
Cuestione TODOS los puntos del to-do-list..!!
¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no
lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list
definido
Orden ANTES de la ACCION!!
Mantener to-do-list separada para proyectos
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63. Técnicas para un mejor TM
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Elimine hábitos que provocan
derroche de tiempo!!!!
Volver a dormirse después de
despertarse...
Chateo en internet...
Charlas de café....
Charlas telefónicas sin objeto...
Excesiva TV, programas sin valor
agregado
Chusmerío......
Manías....
Cigarrillo, bebida,
Hobbies “tontos”....
Broma continua...
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Vicio del “doble sentido”...
Excesivo tiempo dedicado
a cocinar, comer
Shopping...
Juegos de PC...
Cine,
Alquiler de videos...
Fútbol...
Paseos...
Viajes de placer...
Otros..?
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64. Técnicas para un mejor TM
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Evite distracciones...
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Bloqueelas físicamente..!!!
Enciérrese si es necesario
No interrumpa... Para no ser
interrumpido
Establezca tiempo para no
atención de visitas
Asegúrese momentos de
aislación...
Ármese un lugar para estar en
soledad...
No acepte interrupciones
gratuitas...
No acepte la charla automática de
otros...
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65. Técnicas para un mejor TM
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Diseñe un lugar de trabajo
productivo
Integrar todos los elementos necesarios
Haga una lista de las herramientas que
necesita... Y trate de tenerlas todas en
un mismo lugar...!
Haga que su lugar de trabajo sea
agradable...
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66. Técnicas para un mejor TM
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Delegue!!!
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No haga actividades para las
cuales esté sobrecalificado...!!!
Todo aquello que pueda
delegar... Deléguelo..!
Recuerde que antes de delegar
debe enseñar....
Solo resérvese actividades de su
“core business”.....
Delegar es para una persona
como tercerizar es para una
empresa....
Delegue... O tercerice... Todo
aquello que otro pueda hacer
mejor....!
Ej.: débito automático...
Limpieza... Shopping...
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67. Técnicas para un mejor TM
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Sea siempre puntual y exija
puntualidad..!!
Genérese una imagen de
puntualidad..!
Empiece cumpliendo...
Para luego exigir...
Si todos saben que Ud. es
puntual.... Se comportarán
puntuales con Ud...!!
Genérese una imagen de
impuntual.... Y todo el mundo le
hará perder tiempo sin sentirse
culpables...
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68. Técnicas para un mejor TM
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Si trabaja en relación de
dependencia, cambie de empresa al
menos cada 4 años...!!
Manténgase en forma..
Capacítese para serle útil al mercado...
No a una sola empresa..!
Asegúrese de ser capaz de dar valor
agregado... Siempre..!
No confíe en su estabilidad laboral....
No permita que se le “cristalice” la
cultura de una empresa en particular....
Investigue el mercado continuamente...
Hágase conocer...
Desarrolle su marketing personal...
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69. Técnicas para un mejor TM
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Minimice tiempo dedicado a actividades de
mantenimiento!!! Recuerde que son
“medios”... No fines..!!!
Cuanto dedica a “comer”..?
Cuánto dedica a “cocinar”..?
Cuánto dedica a “aseo”..?
Cuánto dedica a “shopping”..?
Cuánto dedica a “descanso”..?
Cuánto dedica a “relax”..?
Cuánto dedica a “tomar sol”..?
Cuánto dedica a “jugar”..?
Cuánto dedica a “limpiar la casa”..?
Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”..?
Etc.........
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70. Técnicas para un mejor TM
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Acostúmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..!
Ordene tareas para lograr un máximo nivel de superposición
Ejemplo para ordenar:
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poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión
estacionar el auto
descargar bolsos del baúl
llamar el ascensor
abrir la puerta del ascensor
cargar bolsos en el ascensor
llegar a casa en el auto
abrir la cochera
ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades....
enviar un mail urgente
escribir un informe... No urgente
poner agua para hacer un té
prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más posible antes de ir a
dormir...
bajar del ascensor
descargar bolsos
abrir puerta del depto con la llave
entrar con el auto a la cochera
entrar al depto...
prender la pc
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71. Técnicas para un mejor TM
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Trabaje duro para eliminar
sentimientos inútiles..! Son una
de las principales fuentes de
pérdida de energía...
Pre-ocupación,
rencor,
bronca,
envidia,
miedo
celos...
ansiedad
Etc.....!
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72. Técnicas para un mejor TM
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Elimine el vicio argentino de la
queja continua..!!!!
La queja continua inconsciente es una
pérdida continua de tiempo y energía..!!
Sin mencionar la desmotivación que
provoca en los demás..!
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73. Técnicas para un mejor TM
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Aprenda a ir al grano...
Mantenga el foco en las conversaciones...
No permita cambio de tema sin razón...
No permita que el otro se desvíe...
Acostúmbrese a no permitir la “charla de bueyes perdidos...”
salvo que éste sea exactamente el objetivo...!!
NUNCA termine una conversación sin resultado...
Si el tema no se cerró, defina próximos pasos...
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74. Técnicas para un mejor TM
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Aprenda a utilizar herramientas
de productividad personal
PC
Internet
e-shopping
Correo electrónico
Foros de discusión
Herramientas de mailing
Telecommuting
PDAs
Agendas
Teléfono - celular - contestador - fax
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75. Técnicas para un mejor TM
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Haga un buen manejo de las
reuniones
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Minimice la cantidad de reuniones
Si una decisión la puede tomar solo, pues
tómela!
Llame a reunión solo si es realmente
imprescindible
Asista a una reunión solo si es
imprescindible...
Prepare las reuniones con anticipación
Defina los objetivos de antemano
Establezca hora de comienzo y fin
Genere una minuta
En la minuta, que nunca falte
un plan de acción con fechas
y con responsables!
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76. Técnicas para un mejor TM
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Maneje eficientemente los
“papeles”
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Manipule documentos una sola
vez!
Genere algún sistema de
archivo.. En el trabajo y en su
casa...
Se archiva ordenadamente... O
se tira..!!!
Tire inmediatamente lo que no
sirve
No “cajonee”
No apile papeles
Minimice suscripciones a
revistas y diarios...
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77. Técnicas para un buen TM
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Aprenda a comunicarse
eficazmente
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Establezca objetivos para sus
contactos
Mejore su forma de
expresarse
Mejore su imagen
Aprenda a adaptar su
comunicación a las otras
personas
Utilice redundancia para
eliminar malos entendidos
NUNCA asuma...
Aprenda a preguntar
Aprenda a escuchar
Verifique siempre sus
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78. Técnicas para un mejor TM
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Evite conflictos
interpersonales..!!! Los
conflictos son terribles
devoradores de tiempo..!
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Contrólese...
No agreda a nadie...
Trate bien a todos...
Sea amable...
Salude y agradezca
efusivamente... Siempre y en
todo lugar
Evite cualquier tipo de contienda
legal...
Evalúe costo-beneficio antes de
generar un conflicto...!!!
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79. Técnicas para un buen TM
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Maneje eficientemente el
e-mail
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No envíe más emails que los que
quisiera recibir...!
Sea breve
No genere conflictos por mail
Jamás un email “negativo”...
Use el email para desarrollar
contactos positivos...
No genere “cadenas”....
No utilice copias en forma
indiscriminada
clasifique los mails apenas llegan...
Borre inmediatamente los que no
sirvan
No baje ningún archivo ejecutable
(.exe .pif)
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80. Técnicas para un mejor TM
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Simplifique su vida
personal..!
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Evite aparatos sofisticados...
Evite ropa cara
Evite todo producto que exija
demasiados cuidados...
Evite salidas caras y
sofisticadas...
Evite muchedumbres...
Evite colas...
Haga trámites por teléfono o
internet...
Utilice débito automático...
Limite sus pertenencias a las
mínimas necesarias...
80

81. Técnicas para un mejor TM
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Haga buen uso del teléfono
Concentre la realización de
llamadas
Use contestador con altavoz
No atienda todas las llamadas
Establecer un tiempo fijo de no
atención de llamadas
Limite la duración de las llamadas
Elimine hábito de “colgarse” al
teléfono
“Cierre” las llamadas
Utilice teléfono manos libres
Tenga detector de caller-id
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82. Técnicas para un mejor TM
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Mantenga un buen estado físico y
mental
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incluya momentos de relajación en el día,
breves
en día y hora fijos practique deporte...
tenga actividades variadas
camine mucho
duerma las horas necesarias
no duerma de más...
tome MUCHO líquido...
Lávese la cara frecuentemente....
Elimine el alcohol...
Coma liviano... Siempre...
Desarrolle alguna actividad artística
Capacítese continuamente
Evite el burn-out
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83. Técnicas para un mejor TM
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Establezca rutinas para las
actividades continuas
divida el tiempo para pensar y para
hacer... y para descansar...
Establezca un plan semanal fijo!!!
Aproveche los tiempos muertos...
Siempre lleve encima algo útil para leer...
Y un anotador para actualizar to-do-lists...
Utilice libros en CD o cassette... Para
viajes....
Acostúmbrese a nunca estar sin hacer
nada... A menos que realmente necesite
descansar..!
Busque la forma de eliminar viajes
repetitivos
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84. Técnicas para un mejor TM
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Tome consciencia de los
costos reales de las
cosas..!!
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Cual es el costo de ir al cine..?
El costo de un depto..?
Cuál es el costo de su tiempo..?
Qué prioriza..? Ahorrar tiempo
o ahorrar $$$..?
No compre NADA que luego le
cueste demasiado mantener..!!!
No se deje llevar por el impulso
consumista...
No caiga en la trampa
material...
84

85. Copyright
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Conclusión
“hacia una mejor Administración del Tiempo”
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86. Conclusión
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Pasos para lograr una mejor
administración del tiempo
1.Parar la pelota...
2.Desarrollar actitud pro-activa
3.Identificar Misión Personal y objetivos clave
4.Desarrollar disciplina / establecer rutinas
5.Juntar coraje / eliminar procrastination
6.Realizar ordenamiento básico / Alinear
actividades
Potenciar acciones alineadas
Eliminar acciones no alineadas o innecesarias para
mantenimiento
Minimizar acciones de mantenimiento
Minimizar acciones de descanso-distracción
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7.Eliminar comportamientos / hábitos que
provocan pérdida de tiempo
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87. Bibliografía básica
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Stephen Covey
Los 7 hábitos de la gente altamente
efectiva
Primero lo primero
Liderazgo centrado en principios
Deepak Chopra
Las 7 leyes espirituales del éxito
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