Manual de procedimientos para la Rendición de Cuentas municipal
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Este documento presenta un manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal en Guatemala. El manual fue elaborado como parte de un proyecto financiado por la Unión Europea que busca fortalecer las finanzas municipales. El documento explica conceptos clave como qué es la rendición de cuentas, sus beneficios y riesgos. También detalla quién debe rendir cuentas, cómo hacerlo de manera presencial, impresa y virtual, y cómo organizar eventos de rendición de cuentas de manera sistemática. Finalmente,
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- 5. 5 PRESENTACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS A NIVEL MUNICIPAL Con el fin de procurar el mejoramiento de los ingresos propios de los municipios, la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐ ha suscrito un contrato con la Unión Europea con el propósito de ejecutar el Proyecto de Fortalecimiento a las Finanzas Municipales, como Herramienta de Desarrollo Local, a través del Consorcio conformado por la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐, la Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas –AGAAI‐, la Fundación Municipalistas por la Solidaridad y el Fortalecimiento Institucional –MUSOL‐ y la Fundación para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento Municipal e Institucional de Centroamérica y el Caribe ‐DEMUCA‐ Las acciones principales del Proyecto se enfocan en la generación de herramientas y capacidades técnicas que favorezcan las buenas prácticas de recaudación y transparencia en las municipalidades guatemaltecas, buscando mayor eficiencia en su gestión fiscal y rendición de cuentas a la población. Para cumplir con este cometido, se han elaborado varios instrumentos técnicos, entre los que figura el “Manual de Procedimientos para la Rendición de Cuentas a Nivel Municipal” El objetivo de este Manual es establecer un ordenamiento lógico y legal, que permita la fluidez de comunicación entre las autoridades municipales y la población, cuyos resultados se verán reflejados en el fortalecimiento de la gestión pública y gobernabilidad local. Los guatemaltecos tienen el derecho de acceder a la información pública municipal. Este derecho está reconocido en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, emitida en 1948 por la Asamblea General de las Naciones Unidas; ratificado en la Constitución Política de la República de Guatemala (1985); normado en el Código Municipal (2002), la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento (2002), y la Ley de Acceso a la Información Pública (2008). Con la certeza que este Manual es una herramienta de apoyo, para el establecimiento de reglas claras que permitan transparentar la gestión municipal ante la población en general; y de igual forma orientar y permitir el proceso de acompañamiento que la población organizada realiza, a través del desarrollo de propuestas, procesos de monitoreo, verificación y evaluación del desempeño de su administración. Se presenta este instrumento técnico al Concejo Municipal; confiando que tomará la responsabilidad y el reto de su implementación, en la consecución de una democracia abierta y participativa. Lic. Isaías Martínez Morales Alcalde Presidente Junta Directiva Asociación Nacional de Municipalidades De la República de Guatemala ‐ANAM‐
- 6. 6 Los guatemaltecos tienen el derecho de acceder a la información pública1 reconocido en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, emitida en 1948 por las Naciones Unidas, en la Constitución Política de la República de Guatemala, en el Código Municipal (2002), en la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural (2002) y su Reglamento y en la Ley de Acceso a la Información Pública (2008). Este es un beneficio social pues permite que la información deje de ser solo de algunas instituciones o personas para convertirse en un bien accesible a todos ya que se establece una mayor comunicación entre los vecinos y el gobierno y se genera una relación de confianza que fortalece la democracia. En resumen, se genera control social. Hablar de rendición de cuentas es más que hablar de presupuesto, se trata de asuntos públicos que son de gran interés para los vecinos. Algunos puntos claves para un buen ejercicio de rendición de cuentas son la voluntad política de las autoridades del gobierno municipal, disponer de información clara y actualizada, tener un equipo de trabajo preparado y usar algunas herramientas tecnológicas. De esta manera la comunicación entre las autoridades y los vecinos tendrá mejores resultados. A continuación se presenta el “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal” elaborado en el marco del Proyecto “Fortalecimiento a las finanzas municipales como herramienta de desarrollo local” ejecutado por la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐, la Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas –AGAAI‐, la Fundación Municipalistas por la Solidaridad y el Fortalecimiento Institucional –MUSOL‐ y la Fundación para el Desarrollo Local y el Fortalecimiento Municipal e Institucional de Centroamérica y el Caribe –DEMUCA‐, financiado por la Delegación de la Unión Europea en Guatemala. El contenido de cada capítulo del manual es el siguiente: Capítulo Contenido 1 Algunos conceptos. Se define la rendición de cuentas, cómo se realiza en Guatemala y los beneficios y riesgos para la municipalidad y los vecinos. También se presentan algunas buenas prácticas que se han llevado a cabo en Guatemala y en otros países. 2 Quién debe rendir cuentas y hacia Se debe tener claro quién debe rendir cuentas y hacia dónde va dirigida, así como las instituciones en Guatemala que velan para que esto suceda. Se 1 Fuente de imagen, elaboración propia. Presentación.
- 8. ¿Qué Rendic munici a infor recurso un per Rendir capacid Busca contrib Los pri 2 Fuent Cap es rendició ción de cuen ipales, como rmar a la pr os y a hacers íodo determi cuentas no dad de explic asegurar la buyendo a for ncipales obje Re Fo Fav cla Co ciu Pe pú Fac de Fac e de imagen ht pítulo 1. ón de cuen ntas es el ac gestoras de f opia Municip e responsabl nado. Median respond gobern diálogo organiz propue ejercic la adm o es solo pre car cada acto a transparen rtalecer la con etivos que a te cuperar la legi rtalecer el lide vorecer el diálo ra. ntribuir a forta udadana, eficac rmitir que los v blicos. cilitar la contri l municipio. cilitar el contro ttp://pixabay.c Algunos ntas? cto administr fondos públic palidad, órga es de las acci te la rendici den y están nabilidad. La a o y las prá zaciones pue estas para me io de control inistración m esentar info o decisión to cia en la g nfianza entre ener en cuen timidad y la co razgo del Conc ogo entre los v alecer los princ cia y eficiencia vecinos estén i bución de los v ol social sobre com/es/lupa‐l% concepto rativo planifi cos propios y nos del Esta iones y los re ón de cuent dispuestos a administració ácticas nece dan evaluar, ejorar el trab ciudadano qu municipal y los rmación sob omada que af gestión y la e ciudadanos y ta son: onfianza en las cejo Municipal vecinos y las au cipios de transp en el manejo informados so vecinos en la to la gestión púb %C3%A1piz‐b% os. cado median provenientes ado y vecino esultados de l as2 los gobe a recibir sanc ón municipal d esarias para vigilar la ges bajo de la adm ue permite la s vecinos. bre la gestió fecte al uso de a participació y gobernante autoridades m . utoridades de f parencia, parti de los recursos bre la utilizació oma de decisio blica. %C3%BAsqued nte el cual l s del Estado, s, a justifica la gestión mu rnantes info ciones con el debe brindar que los v stión pública, ministración. a comunicació n realizada, e los recursos ón activa d es. municipales. forma directa y icipación s públicos. ón de los fond ones del desar a‐escribir‐9758 las autoridad están obligad r el uso de unicipal duran rman, explica fin de gene los espacios vecinos y s , opinar y hac También es ón directa ent también es s del municip e los vecin y os rollo 88/ 8 des das los nte an, rar de sus cer un tre la pio. os,
- 9. Alguno Anális La tran los que Al igua deben Inform munici favore desarro Organi Americ Caribe Admin cooper eficaz p En el c (1985 Urbano 3 Agenc 4 Agenc 5 Gesell os factores cla 1 Vo so 2 Pr du 3 Es co 4 Co cu 5 Ge de 6 To 7 Im fo sis del ento nsparencia jun e actualmente al que en Gua rendir cuen mación Públi ipalidades de cido los proc ollo en los mu smos interna canos –OEA‐, de Naciones istración pa ración interna para lograr un caso de Guat reformada e o y Rural (20 cia de Estados cia Española de lschaft für Inte aves para alca oluntad política obre la gestión resencia y part urante la rendi stablecer proce onfianza entre omunicación cl uentas. estión interna e cuentas. olerancia y ape mplementación rmuladas por l orno. nto con la par e se basa el b atemala, todo ntas y a qu ica que an eben publica cesos democ unicipios. acionales com la Comisión Unidas –CEP ara el Desa acional como na mejor rela temala, se cu en 1993), el 002) y su Reg Unidos para el e Cooperación ernationale Zus anzar el buen Fa a de las autorid municipal. icipación de la ción de cuenta edimientos y re autoridades y ara con los vec del cambio pa ertura para rec n y seguimiento los órganos de rticipación ciu buen gobierno os los países uien y una nota la in ar. Con este ráticos y se mo la Organiz Económica p PAL‐, el Centr arrollo –CLA USAID3 , AEC ación entre la uenta con la Código Mun glamento y l Desarrollo Int Internacional sammenarbeit, n resultado de actor clave dades municip s autoridades as. eglas del juego vecinos. cinos sobre los ra adaptarse a ibir críticas de o de las recom el Estado y los v udadana y la o en las munic tienen un Có Ley de Acce formación marco lega ha logrado u zación de los para América ro Latinoamer AD‐, o agen ID4 , GIZ5 , ven s autoridades Constitución nicipal (2002) a Ley de Acc ternacional. para el Desarro , Agencia Alem e la rendición pales y funcion municipales y o que abran esp s procesos de r a la nueva prác los vecinos. endaciones y o vecinos. rendición de cipalidades d ódigo Munici eso a la que las l se han un mayor s Estados a Latina y ricano de ncias de n la rendición s municipales n Política de ), la Ley de ceso a la Info ollo. mana para el De n de cuentas s arios para disc funcionarios pacios de rendición de ctica de rendici observaciones cuentas son de Latinoamér pal donde se de cuentas c s y los ciudad la República los Consejos ormación Pú esarrollo. Los guatem tienen el de acceder a la pública rec Declaración los Derecho emitida en Naciones U son: cutir ón los términos rica. e indica quien como una form anos. a de Guatem s de Desarro blica (2008) maltecos erecho de a información onocido en la n Universal de os Humanos, 1948 por las Unidas. 9 en nes ma ala ollo las e
- 10. 10 cuales velan por la rendición de cuentas tanto dentro de las municipalidades, como a los organismos del Estado o a los vecinos. Algunas municipalidades también ha hecho avances en rendición de cuentas como es el caso de Chiantla (Huehuetenango), Esquipulas (Chiquimula), Parramos y Patzún (Chimaltenango), Poptún (Petén), Sacapulas y Uspantán (Quiché), San Cristóbal Acasaguastlán (El Progreso), San Jacinto (Chiquimula), San José (Escuintla), Santiago Atitlán (Sololá) o Teculután (Zacapa). Algunas de las acciones han sido la creación de una Comisión TIC en el Concejo Municipal, compra de equipos para modernizar la municipalidad, uso de internet, creación de portal web y redes sociales, utilización de los medios de comunicación masiva como radio o televisión, instalación de casetas de información, normalización del proceso de elaboración y presentación de informes de rendición de cuentas, realización de reuniones de planificación participativa, realización de auditoría fiscal, fortalecimiento del trabajo con los COCODE y COMUDE, retransmisión de eventos en vivo, o capacitación del personal municipal en este tema. ¿Cuáles son los beneficios? La rendición de cuentas trae beneficios para todos los actores relacionados con el desarrollo del municipio. Principalmente para los vecinos, pero también para los organismos públicos, agrupaciones y sociedad civil, para el gobierno local y para el Estado en su conjunto. Para los vecinos, porque… Mejora la imagen que tienen de sus autoridades locales. Se mantienen informados sobre la gestión municipal. Les permite tomar decisiones en los procesos de desarrollo. Reduce la burocracia y permite una mayor apertura. Se crea un ambiente de confianza mutua y se definen reglas de juego. Se da un proceso de supervisión constante sobre las finanzas públicas. Se consolida el proceso de descentralización. Se establece un mayor compromiso y vinculación con los servicios públicos municipales. Para los organismos públicos del municipio, agrupaciones y sociedad civil, porque… Se fomenta la participación en la construcción de políticas públicas municipales. Se afianzan los lazos de cooperación con el gobierno municipal. Fortalece la estructura de los Consejos de Desarrollo. Para el gobierno local, porque… Se gana la confianza de la población. Fomenta la colaboración con los vecinos en los procesos de desarrollo. Propicia el espacio para la generación de planes de desarrollo para el municipio. Comparte su responsabilidad en la priorización de necesidades y calidad del gasto. Se fortalece la gobernabilidad local. Se consolida la democracia.
- 11. En res que fav ¿Y los La ren garant y amen continu prever Falt aut mu par aut su f Falt resu acti equ info Info ent des neg sin esp vec tiem de r Opo gob esta lega Falt la a las Par info la in web cult 6 Fuent umen, la ren vorece la dem s riesgos? dición de cue izar el resulta nazas oportu uación se pre . ta de volunt oridades mu nicipalidades a que se llev oridades del función de ad ta de coordi ultados no al ividad debe t uipo debe co ormación que ormación no regar inform sinformación gativas. La ren embargo ta acios de par inos desean mpo. Sobre e rendición de osición políti bierno local d a razón, todo al y financiero ta de interés apatía de la p autoridades a reducir es ormación” co nformación p b, redes soci tura de cada p e de imagen ht dición de cu mocracia. entas tambié ado final. Por unidades (exte esentan algu tad política. unicipales no deben imple ve a cabo. Lo gobierno loca dministradore inación del e canzarán los rabajar en ar nocer a fond e manejan qu apropiada6 . mación sin un en la pobla ndición de cu ambién es rticipación ciu conocer, la sta base, es c cuentas. ca. Puede oc de turno, cue os los datos q o adecuado. de la poblac oblación, pue actuales, no ste riesgo, es n el propósit pública a trav iales, medios población. Es ttp://pixabay.c entas benefic én trae algun r eso se debe ernas) y con nos de estos La falta de v o muestran ementar por l o primero que al para que vi es y agentes p equipo. Si e objetivos pro rmonía y hace o las funcion e sea útil par En ocasione n respaldo ap ación que po uentas se deb importante udadana sob a forma de conveniente urrir que, ya stionen la inf ue se traslade ción. Uno de l es ya sea por les interesa c s importante o de dar a co vés de las dis s escritos), si tas herramie com/es/carpet cia a toda la os riesgos qu e hacer un an el resultado s riesgos para voluntad pol interés en ley la rendició e se debe ha isualicen la re políticos del m l equipo res opuestos. Por er que la rend nes que dese a esta activid es, se cae e propiado, lo odría traer c be hacer conf consultar a bre la inform mostrarla y definir una p sea personas formación ut en a la ciudad los riesgos m experiencias conocer nada e que la mu onocer la ges tintas formas iempre toma ntas se prese ta‐archivos‐de‐ sociedad pu ue conviene álisis de forta poner en m a que se tom ítica se pone rendir cue ón de cuenta acer es motiv endición de c municipio. sponsable no r esta razón e dición de cue empeñan los dad. n el error d cual produc consecuencia forme a la Ley los distinto ación que lo cada cuánt política intern s individuales tilizada para l danía, deberá ás important s anteriores o a de lo que a unicipalidad p stión municip s disponibles ando en cons entarán más a ‐papel‐oficina‐ ues lleva a la revisar desde alezas‐debilid archa accion men en cuen e de manifie entas a la as, pero esto var, capacitar uentas como o está bien c el equipo que entas eficaz s empleados m de ce as y, os os to na s o agrupacio la rendición d án tener el re tes que se de o por falta de atañe al queh pueda organ pal y la mane s (tablón de a sideración la adelante. ‐303891/ gobernabilid e el inicio, y dades (intern es concretas ta y se pued esto cuando población. L no es suficien r y formar a o una ventaja coordinado, e se ocupe de ea posible. Es municipales y nes no afines de cuentas. P espaldo técni eben afrontar credibilidad hacer municip izar “Ferias ra de accede anuncios, por idiosincrasia 11 dad así as) . A dan las Las nte las en los e la ste y la s al Por co, es en pal. de er a rtal a y
- 12. 12 Según el marco jurídico de Guatemala, la rendición de cuentas se debe ejercer en tres direcciones: de forma interna en la municipalidad; a los organismos del Estado; y a los ciudadanos o vecinos. Estas leyes son la Constitución Política de la República de Guatemala, el Código Municipal, la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural y su Reglamento, la Ley de Acceso a la Información Pública, la Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento y la propia legislación de las dependencias del Estado. A continuación se indica la forma y responsables de rendición de cuentas: Cuadro 1: Quién debe rendir cuentas, hacia donde y sobre qué. En la municipalidad7 Quién A quién Sobre qué Alcalde Municipal. Concejo Municipal. Gastos, pagos y rendir cuentas según procedimiento legal. Presupuesto de ingresos y egresos. Secretario Municipal. Concejo Municipal con copia al Organismo Ejecutivo, Congreso de la República, COMUDE y medios de comunicación. Memoria anual de labores. Director DAFIM. Concejo Municipal y a los organismos del Estado que por ley les corresponde. Información financiera. A los organismos del Estado8 Quién A quién Sobre qué Alcalde Municipal. Congreso de la República, Contraloría General de Cuentas, Ministerio de Finanzas Públicas y SEGEPLAN. Presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Información de ejecución física y financiera de la gestión presupuestaria. Registro de transacciones patrimoniales. Concejo Municipal. SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera. Préstamos internos y externos y saldo de la deuda contratada. Ejecución de gastos e ingresos del año anterior. DAFIM. Contraloría General de Cuentas. Certificación de acta de corte de caja y 7 Artículos 53, 84, 98 y 135. Código Municipal. 8 Artículos 98, 115, 121 y 135. Código Municipal; Artículos 134 y 241. Constitución Política de la República de Guatemala; Artículo 47. Ley orgánica del Presupuesto; y Artículo 29. Reglamento a la Ley Orgánica del Presupuesto. Capítulo 2. Quién debe rendir cuentas y hacia dónde va dirigida.
- 13. 13 arqueo de valores municipales. A los ciudadanos9 Quién A quién Sobre qué Concejo Municipal. Vecinos. Políticas y planes municipales. COMUDE y medios de comunicación. Destino y ejecución de préstamos externos. Vecinos. Ley de Acceso a la Información Pública, 29 puntos de la información púbica de oficio. COMUDE, COCODE, alcaldes auxiliares, población. Ingresos y egresos del presupuesto municipal. Organizaciones comunitarias. Proyectos y gastos de funcionamiento. COMUDE. COCODE. Ejecución presupuestaria de pre inversión e inversión pública de fondos del Estado. CODEDE y COCODE. Políticas, planes, programas y proyectos priorizados y elaborados. COCODE. Asamblea Comunitaria. Políticas, planes, programas y proyectos priorizados y elaborados. Fuente: Elaboración propia. La rendición de cuentas en la municipalidad y a los órganos del Estado se hace con los procedimientos ya establecidos por los propios órganos. Este “Manual de procedimientos para la rendición de cuentas a nivel municipal” tratará sobre los procedimientos para la rendición de cuentas a los vecinos describiendo varias formas de hacerlo y detallando los pasos necesarios para una reunión presencial. Instituciones que exigen y apoyan la rendición de cuentas. Por un lado están las instituciones que exigen la rendición de cuentas como son el Congreso de la República de Guatemala, la Contraloría General de Cuentas, el Ministerio de Finanzas Públicas, la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia y la Oficina del Procurador de los Derechos Humanos. Estas indican la forma y tiempo que deben cumplir las municipalidades con este requerimiento, así como el responsable de hacerlo. El incumplimiento de este mandato legal, hace acreedora a la municipalidad de una sanción. Por otro lado están aquellas que proporcionan información digital que es útil para la rendición de cuentas y que dependen del Ministerio de Finanzas como SIAF Muni (Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal) https://siafmuni.minfin.gob.gt/siafmuni/ SICOINGL (Sistema 9 Artículos 17, 117, 132, 135, 138. Código Municipal.; Artículos 12, 14 y 17. Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.; Artículos 45 y 47. Reglamento a la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural.; Artículo 10. Ley de Acceso a la Información Pública.
- 14. 14 de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales) http://portalgl.minfin.gob.gt/Paginas/PortalGobiernosLocales.aspxo o Guatecompras en http://www.guatecompras.gt/ Por último están todas las instituciones municipalistas, para las cuales es importante fomentar la rendición de cuentas como la Asociación Nacional de Municipalidades de la República de Guatemala –ANAM‐, la Asociación Guatemalteca de Alcaldes y Autoridades Indígenas –AGAAI‐, el Instituto de Fomento Municipal –INFOM‐, y Organizaciones No Gubernamentales ONG o agencias de cooperación internacional como USAID, GIZ, AECID, Embajadas y Oficinas Técnicas de Cooperación de otros países, entre otras.
- 15. La ren dispon y el pú median notar (multic En reu Una p mantie Comun reunio inform Las reu recipie hasta mayor Estas r fotogra inform forma, toda la Según partes 10 Fuent Progres 11 Artícu Cap dición de cu ibilidad de la úblico a quie nte el uso de que se logr canalidad). uniones pr ráctica habit ene reunione nitarios de De nes se analiz ación. Por ta uniones pres endarios de la la comunida itario, con lo reuniones tie afías, para q ación y com se sugiere in a población, p el artículo 38 del total de te de imagen: so. ulo 38 del Cód pítulo 3. uentas munic información, n va dirigida e las Tecnolog ra mayor im resenciales ual en algun es de trabajo esarrollo –CO zan propuest l razón estas senciales10 tie a información ad, se hace que se garan nen un carác que este ma unicación, ta nvitar a los m para mostrar 8 del Código sus integran reunión de ren igo Municipal. Cómo re cipal se pued , el formato e . La rendició gías de Inform mpacto cuan . as municipal o con los ve OCODE‐ o el C tas, se soluc reuniones so enen la vent , por lo que s indispensab tiza una adec cter público, p aterial pueda ales como el edios de com la transparen Municipal, e ntes, podrá a ndición de cue ndir cuen de hacer de en que se qui n de cuentas mación y Com ndo se realiz lidades es qu ecinos, agrup Consejo Muni ionan proble n un buen m aja de que, se puede dial más r cuenta Con e difund necesa predom realice especia para q poblac oficial le procurar cuada comun por esta razó a ser difund portal web municación lo ncia de la gest l Concejo Mu cordar que la ntas en la Mun ntas. distintas fo era presenta s se puede h municación T za de varias ue con frecu paciones, em icipal de Des emas, se dise omento para están juntos ogar, discutir ecomendada as tiene mejo el propósito ida con la ario tomar minante de en reuniones al atención e que el mens ción present es el españo rendir cuen icación. ón, se recomi dido a travé municipal y cal para que tión municipa unicipal, con a sesión se c nicipalidad de rmas, y de a r, la frecuenc hacer de form TIC, sin embar s formas sim uencia el Con mpresas o co arrollo –COM eñan planes a rendir cuent s quien rinde r y aclarar dud a y donde la res resultado que la in mayor clarid en cuent el municipio presenciales, en la traduc aje llegue a e. Aun cua ol, conforme s tas en el id ienda grabar és de las he las redes so la informació al. el voto favor celebre en ca San Cristóbal A ahí depende cia, el conteni ma presencia rgo es de hac multáneamen ncejo Municip on los Consej MUDE‐. En est y se compa tas. e cuentas y das. Es la form a rendición os. formación s dad posible, ta el idiom o. Cuando , se debe pon ción adecuad la mayoría ndo el idiom se baja de niv dioma mater videos y tom erramientas ciales. De igu ón se divulgue rable de las 2 abildo abierto Acasaguastlán, 15 la ido l o cer nte pal jos tas rte los ma de sea es ma se ner da, de ma vel rno mar de ual e a 2/3 o11 . , El
- 16. 16 Esto tuvo mucha relevancia en años anteriores, pero ahora se ha sustituido por reuniones más técnicas. En el capítulo cuatro (4) se explica con detalle cómo se deben organizar este tipo de reuniones públicas y los aspectos que se deben tener en cuenta para que el resultado de las mismas sea el esperado. De manera impresa. Después de las reuniones presenciales, la forma más común de rendir cuentas es por escrito o de manera impresa. La Memoria de Labores, boletín, revista o trifoliar son los formatos que se suelen utilizar para reforzar las acciones de rendición de cuentas y lograr una mayor difusión y por más tiempo. También permiten mayor detalle de la información. Se recomienda que se impriman de manera atractiva para que faciliten su lectura y comprensión por parte de los vecinos. La Memoria de Labores12 es obligación remitirla al Organismo Ejecutivo y al Congreso de la República de Guatemala, por lo que se sugiere tenga los siguientes contenidos: Portada13 ; mensaje de las autoridades; foto del Alcalde o Concejo Municipal; índice; reseña histórica del municipio; estructura organizacional de la municipalidad; visión, misión y valores; descripción de los servicios, oficinas o departamentos; objetivos y funciones; descripción de rendición de cuentas y leyes que la promueven; informe financiero, proyectos, obras y gestión de las autoridades municipales; fotografías; logros y reconocimientos; acceso a redes sociales y portal web; y finalmente agradecimientos. Estos formatos también sirven para dar a conocer la gestión municipal en cualquiera otra reunión en donde participe el Concejo Municipal. De igual forma se puede compartir en las visitas de personas o instituciones a la municipalidad y en los viajes que se realicen dentro y fuera de la República, donde se necesite dar a conocer la gestión municipal. Esta información se puede entregar en la recepción municipal o en cualquier oficina donde haya acceso del público, y también ser enviada con una nota a las instituciones con presencia en el municipio. Para cumplir con el principio de pertinencia cultural, se hace necesario que en los municipios donde se hablan varios idiomas, los documentos sobre rendición de cuentas estén en español y en el idioma materno mayoritario de la población. De manera visual. Otra forma de rendir cuentas es a través de medios visuales tanto escritos como con imágenes. Esta forma tiene la desventaja de no permitir el diálogo y la respuesta inmediata, 12 Artículo 134, inciso c) y d) de la Constitución Política de la República de Guatemala. 13 Fuente de imagen: Memoria de Labores 2011 Municipalidad de Patzún, Chimaltenango.
- 17. pero e La rend Tablón corred mucha través reunio debe p Banne utilizar las ofic Concej De fo Mucha comun aprove a muc formas Portal ofrece munici foros. poner aporte diferen Desde particu Los siti Aunqu La elec quién l 14 Fuent 15 Fuent 16 Joom 17 Plant s muy eficien dición de cue n de anuncio ores, o lugare as ocasiones del tablón nes masivas presentar de m r, mantas o v r para inform cinas municip jo Municipal o rma virtua as municipalid nicación par echar esta nu has personas s más comune web. El port al vecino, d ipalidad. Deb En el caso de contenidos d es. Estos por ncia que en es hace tiempo ulares o instit ios para porta e ofrecen alg cción de las p lo vaya a adm te de imagen h te de imagen h mla!, WordPres tilla o template te pues se pu ntas, se pued os14 . Este se es visibles pa como por la de anuncios o tienen acce manera clara, vallas. Los me ar sobre un p ales, entrada o colocarlos e l. dades ya usa a interactua eva forma de s a la vez y es son las sigu tal o página de forma fáci be incluir info e los foros, e e rendición d tales tambié ste espacio se o, ésta ha sid uciones para ales web más Joomla! ®1 WordPres Drupal® gunas opcione plantillas17 va ministrar. http://pixabay http://pixabay s y Drupal son e es la página q uede rendir c de realizar de e puede colo ra los vecino celebración se llega a eso a la tecn , concisa y at ensajes debe proyecto o un a y salida de la en las entrada n las tecnolo ar con los e comunicació de manera uientes: web15 es un il e integrada ormación gen estos ofrecen de cuentas, pe én incluyen a e pueden aloj do la herram darse a cono s usados en la 16 http://w s® https://e https://w es con pago, a depender d .com/es/pin‐b .com/es/http‐w marcas registr que contiene to uentas en tod varias forma ocar en la r s. Permite ac de actividad muchos más ología. Para ractiva. n ser más red na actividad d a municipalid as, salidas e in gías de inform vecinos. S ón que perm casi instantá sitio en inte a, acceso a r eral, docume n ventajas pa ero también p accesos a to jar document mienta más c ocer. Es una c a actualidad s www.joomla.o es.wordpress www.drupal.o estos tres sit del uso que s oard‐pared‐de www‐digital‐36 radas ®. oda la informa do momento as. recepción m ctualizarlo cad des especiale s vecinos pu que la inform ducidos y con determinada. dad, llevarlos nterior del m mación y Se debe ite llegar ánea. Las rnet que recursos y se entos, imáge ra las munici para los vecin das las herr tos. común utiliza arta de prese on los siguien org/ s.com/ org/ tios son gratu se le quiera d e‐corcho‐marco 68146/ ción de un por . unicipal, ent da vez que se es o los días ues no todos mación sea co ncretos, por l . Estos se pue a eventos do unicipio. ervicios relac nes, enlaces ipalidades, ya nos quienes s amientas an da por empr entación de la ntes: uitos. ar y de o‐67131/ rtal web. trada princip ea necesario. de mercado s participan omprendida, o que se pue eden colocar nde participe cionados con a otros sitios a que permit suelen hacer s teriores con resas, person a institución. 17 pal, En , a en se ede en e el la s o ten sus la nas
- 18. A cont eficien Fuente Fotogr intelige “una im crear Tambié con las medios Las má 18 Flickr inuación se i tes: 1 Elegir l munici 2 Person 3 Confor agrupa respon 4 Definir multid 5 Incluir 6 Tener munici transp 7 Agrega indican 8 Dar ac educac 9 Asigna sea acc 10 Dar ac Twitte 11 Coloca munici : Elaboración p rafías. Los ve entes o cáma magen vale m álbumes de én se pueden s cuales hace s digitales. ás conocidas s r, Google Plus, ndican algun Cuadro 2: Re Re la plantilla o te ipalidad. nalizar la págin rmar un grupo aciones, empre nda a los intere r un equipo de isciplinar. a las autoridad un índice de co ipio, su poblac arencia, Ley de ar información ndo responsab ceso desde el ción, seguridad r un apartado cesible y fácil d ceso desde el r, blog. ar los datos de ipalidad. propia. ecinos hacen ras de bajo c más que mil fotos para n usar las info er rendición son las siguie Flickr®18 YouTube e Ins as recomend ecomendacione ecomendacio emplate según a con los color de trabajo en esas, líderes de eses de todos. personas para des municipale ontenidos que ión, datos de l e Acceso a la in sobre los serv ble, datos de co portal a otras o d, emergencias para transpare de ubicar para portal a todas contacto como n fotografías osto. Estas so palabras”. La guardar en ografías (foto de cuentas y ntes: https:/ stragram son m daciones impo es para la crea ones para un p las necesidade res, escudo mu el que particip e opinión de m a la administra es en este equi incluya inform a Municipalida nformación Pú vicios públicos ontacto, funcio oficinas del Est s, juzgado, TSE encia, datos ab los usuarios. las demás her o el teléfono, d en todo mo on una forma as TIC ofrece n Internet y grafías con in y difundirlas //www.flickr. marcas registra ortantes, par ción de un por portal web es de comunic unicipal y estilo pen las ONG, so manera que el p ción del porta ipo (Concejale mación sobre la ad, autoridade blica, turismo, municipales, o ones, servicios. tado en el mun E, entre otros. biertos o rendi ramientas virt dirección y cor omento pue a muy ilustrat n muchas he y compartir. nformación), a través de com/ das ®. a que los por rtal web. ación de la o apropiados. ociedad civil, portal municipa l. Este debe se s, Síndicos). a historia del es, organigrama , cultura, entre oficinas, depen . nicipio: salud, ición de cuenta uales: Faceboo rreo electrónic s muchos ti tiva de rendir erramientas q rtales web se al er a, e otros. ndencias, as que ok, o de la enen teléfon cuentas ya q que sirven pa 18 ean nos que ara
- 19. Todas diversa Fuente Videos pueden herram Existen Cualqu recome 19 Licen http://g determ permiti 20 YouT son fáciles d as opciones d Cuadro 1 Establece contenid 2 Impleme municipa 3 Crear un 4 Subir las mejor. 5 Editar las realizó. 6 Seleccion 7 Compart 8 Permitir 9 Registrar pueda ut : Elaboración p s. Los videos n servir para mienta muy út n varias plataf uiera de est endable es cia que permit gt.creativecom minar, de forma rles a otros, de ube, Vimeo y V Google Pl YouTube® Instagram e usar y solo e edición y ca o 3: Pasos para Pasos er una estrateg dos y tiempo. entar el sitio de alidad. álbum para ca fotografías al s fotografías po nar la foto de p tir los álbumes hacer coment rlas bajo licenc tilizarlas. propia. gracias a que a hacer den til para la ren formas o sitio YouT Vim Vevo tas plataform grabar en d te usar la infor mmons.org/ “Co a libre y volunta e acuerdo con Vevo son marc us® https:/ ® https:/ m ® http:// o requieren u apacidad. Par el uso de foto s a seguir par gia para el uso e fotografías qu ada actividad. sitio reduciénd oniendo el títu portada para c en otras redes arios a las foto cia abierta o Cr e son fáciles d nuncias o da ndición de cue os de internet Tube®20 htt eo® htt o® htt mas es de directo las r rmación dispon on un método aria, y antes de las posibilidad cas registradas //plus.google //www.youtu /instagram.co una cuenta de ra ello se reco ografías como m ra un álbum d de una colecc ue más se ada dolas de peso p ulo, descripción ada álbum. s sociales. os. reative Commo de hacer con r informació entas. t disponibles tp://www.you tps://vimeo.c tps://vevo.co fácil manejo euniones de nible en la web simple, Creativ e que el permi des que la mod ®. .com/?hl=es‐ ube.com/ om/# e usuario y c omienda segu medio de rend de fotografía ción de fotogra pte a las neces para que se pu n, etiquetas, fe ons19 para que cualquier cá ón, por esta pero las más utube.com/ com/ om/ o. Otra form e rendición d b sin fines com ve Commons p so sea solicitad derna tecnolog ‐419 contraseña. A uir estos paso dición de cuent as afías que incluy sidades de la uedan descarga echa y lugar do cualquier pers mara o teléfo razón se co usadas son l ma de erciales permite a los a do, los usos qu ía puede ofrec Además ofrec os: tas. ya estilo, ar y ver onde se sona ono inteligen onstituyen u as siguientes autores ue deseen cer.” 19 cen nte, una :
- 20. 20 cuentas para comprobar que sean participativas y que después se puedan consultar. Estas plataformas cuentan con estadísticas que dan a conocer desde dónde están viendo los videos, cuándo y por cuánto tiempo. Para la creación de un canal de videos se recomiendan los siguientes pasos: Cuadro 4: Pasos básicos para la creación de un canal de videos. Pasos a seguir para una colección de videos 1 Establecer una estrategia para el uso de un canal de videos que defina el estilo, contenidos, publicaciones, edición y administradores. 2 Implementar el canal que mejor se adapte a las necesidades y política de comunicación de la municipalidad. 3 Agruparlos en colecciones de videos según temas de interés general. 4 Subir los videos adaptándolos al formato de la plataforma. 5 Editar los videos según sea necesario. Agregarles un título, descripción, etiquetas, fecha y lugar donde se realizaron. 6 Compartir los videos en otras redes sociales. 7 Permitir hacer comentarios a los videos. 8 Registrarlos bajo licencia abierta o Creative Commons para que cualquier persona pueda utilizarlos. 9 Activar las estadísticas sobre reproducción de videos. Fuente: Elaboración propia. Redes sociales. Una red social es un medio de comunicación que se centra en encontrar gente para relacionarse en internet. Estas han llegado a toda la población de forma muy rápida, no importando el país, la cultura, la clase social o el idioma. Además su uso ha logrado cambios y transformaciones de países enteros. La mayoría de municipalidades del país disponen de cuenta en una o varias redes sociales y las usan para promocionar el municipio y mantener una comunicación más directa con los vecinos. Por la rapidez con que llega a todas las personas de manera directa o indirecta se recomienda usar y optimizar esta herramienta en la rendición de cuentas. Existen varias redes sociales, pero la más común es Facebook®21 http://www.facebook.com/ por lo que las recomendaciones son: Cuadro 5: Recomendaciones básicas para la creación de una página en Facebook. Recomendaciones para el uso de Facebook 1 Crear una página de seguidores en lugar de un perfil personal22 . 21 Facebook es marca registrada ®.
- 21. 21 2 Establecer una política de publicaciones que incluya contenidos, estilo, temas, tiempos. 3 Definir quiénes serán los administradores de la página. 4 Personalizar la página con la imagen y colores de la Municipalidad. 5 Permitir publicar y hacer comentarios de los vecinos o seguidores que visitan la página. 6 Fomentar en esta página la transparencia y participación ciudadana. 7 Promover la publicación de post o mensajes por las autoridades municipales: Alcalde, Síndicos y Concejales, lo cual hará que los vecinos se interesen y confíen más en la administración municipal. 8 Difundir la página, a través de otras herramientas o redes sociales, con el propósito que los vecinos la visiten. Fuente: Elaboración propia. Sistema de mensajes breves o microblogging. El sistema de mensajes breves o microblogging permite una comunicación casi instantánea, con los vecinos que usan esta herramienta. Estas se usan para el envío de noticias, avisos, o mensajes entre amigos. Es una forma de compartir información que parece interesante para los seguidores. En las municipalidades, también se está empezando a usar este medio pues permite informar de manera corta y rápida sobre lo que está ocurriendo. Por esta razón es una herramienta apropiada para rendir cuentas sobre temas puntuales. La plataforma más usada es Twitter®23 http://www.twitter.com/ Las recomendaciones para su uso son las siguientes: Cuadro 6: Recomendaciones básicas para la creación de una cuenta en Twitter. Recomendaciones para el uso de Twitter 1 Crear una cuenta propia de la municipalidad. 2 Personalizar la cuenta con la imagen y colores de la municipalidad. 3 Definir los responsables de la administración de la cuenta. 4 Difundir la cuenta a través de otras herramientas o redes sociales24 . 5 Establecer una política de publicaciones que incluya temas, tiempos, redacción, etc. 7 Fomentar en este perfil la transparencia y participación ciudadana. Fuente: Elaboración propia. 22 Este sitio permite crear perfiles personales pero es preferible una fan page. 23 Twitter es marca registrada. 24 Twitter ofrece la opción de tener una vista rápida de los mensajes publicados en esta red social desde el portal de la municipalidad.
- 22. Blog. U person la libe propio Este in adicion las red visibles Alguno Bl Li W Jo Las rec Fuente Por te Otra m teléfon con un debe d rendici sociale elemen 25 Blogg 26 Fuent Un blog es u nas publican a rtad de deja s lectores par nstrumento p nalmente ad des sociales h s para el vecin os servicios de logger®25 veJournal® WordPress® oomla!® comendacion 1 Elegir el 2 Persona 3 Definir u fotograf 4 Asignar que se o 5 Clasifica visitante 6 Permitir : Elaboración p eléfono. manera de ren no26 . En much n centro de lla disponer de l ión de cuent es y demás ntos suficient ger, LiveJourna te de imagen h un sitio web a la vez texto ar publicado rticipen activ permite public dmite adjunta hacia el port no. e blog son est https://www http://www. https://es.w http://www. es para el uso Cuadro 7: Rec Re formato de bl lizar el format un plan de pub fías, videos, inf la administrac ocupe de las de r y ordenar la e del blog. r a los visitante propia. ndir cuentas o has municipal amadas o call a misma info tas. Esta pers herramienta tes e invitar al, WordPress y http://pixabay o portal de s o artículos. el tiempo q amente a tra car informac ar archivos, im al o vicevers tos: w.blogger.com .livejournal.co ordpress.com .joomla.org/ o de un blog s comendacione ecomendacio og más adecua o con el escud blicación de con formes y otros ión y el mante emás herramie información, d es del blog hace o dar informa lidades depen l center. La pe ormación que sona debe c as utilizadas a los vecino y Joomla! son m .com/es/tel%C internet en e Cada person que desea y vés de sus co ión valiosa e mágenes y vi sa para que e m/home?pli=1 om/ m/ son las siguie es básicas para ones para cre ado para la mu o, los colores y ntenidos de re artículos. nimiento del b entas. de tal forma qu er comentarios ación a los ve ndiendo de s ersona que a e se entrega onocer el po por la mun os a consulta marcas registra C3%A9fono‐la‐ el que una o na conserva s es común q omentarios. n formato de ideos. Es pos estas herram 1 ntes: la creación de ear un blog unicipalidad. y el estilo de la endición de cue blog al mismo e ue sea de fácil s. ecinos es a tr u tamaño cue tiende el telé en la reunió ortal web, la nicipalidad, r sus inquiet adas ®. comunicaci%C o varias siempre que los e texto, y sible poner u mientas estén e un blog. a municipalidad entas que inclu equipo respon búsqueda a to avés del entan éfono ón de s redes para tener tudes a travé C3%B3n‐llamad n acceso des n unidas y se d. uya post, nsable, odo és de da‐25476/ 22 sde ean
- 23. estos m de resi invitan en mom Estas s Fuente A cont para al 27 Fuent medios. El s tod inte teléfo idencia, perte ndo a alguna mentos clave on las recom Cuadro 8: 1 Crear una 2 Seleccion incluyend 3 Establece 4 Tomar un datos con actividade actualizac 5 Hacer un municipal 6 Diseñar u : Elaboración p inuación se p lcanzar una e Cuadr 1 Contar c efectivid 2 La utiliz municipa abierto y 3 Contar c eficiente actualiza 4 Las herra te de imagen h servicio de m dos los teléfo ernet. La Mu ono de los c enencia a gru actividad de e y así manten endaciones in Recomendacio Recome a política para e ar la compañía do el servicio de r un equipo de n período de pr n todos los telé es y eventos m ción. plan de divulg l. n plan de men propia. presenta un r ficaz rendició o 9: Sugerenci con la volunt dad del uso de zación de es ales, emanada y participativo con una estra e de estas he ación. amientas utiliz http://pixabay mensajes cort nos celulares unicipalidad c iudadanos or pos organiza rendición de ner comunica ndicadas para ones básicas p ndaciones pa el uso de esta a telefónica qu e atención y el e personas que rudencial (apro éfonos de los ve municipales. Est ación para info nsajes diario, se resumen gene ón de cuentas as generales b Sugere ad política de estas herramie stas herramie as del Concej . ategia de com erramientas d zadas deberán .com/es/plana os o SMS (Sh s27 . Estos son crea una bas rdenados por dos o etnia). cuentas, o d ción directa c a su aplicació ara la creación ara plan de m herramienta d e mejor se ada l costo. e se ocupen de oximadamente ecinos, los cua ta base de dato ormar a toda la emanal o mens eral con algu s municipal. básicas para la encias genera e las autorida entas. entas debe r o Municipal, municación efe e rendición d responder al p a‐icono‐nota‐ca hort Message administrado se de datos r categorías ( La municipal dando a cono con la poblac ón: n de un plan de mensajes de t de comunicació apte al objetivo e la administrac e 3 meses) para ales pueden rec os debe estar e a población de sual y program unas sugerenc rendición de c ales ades municipa responder a en la consec ectiva, que inc de cuentas, a público a dond arta‐mensaje‐3 e Service) est os desde una con todos lo (mujer/homb lidad puede e ocer informac ción. e mensajes de exto ón con los veci o que se persig ción. a elaborar la b copilarse en la en constante e este nuevo se marlo desde int cias que debe cuentas efectiv ales para gara las políticas ución de un cluya la admin sí como su c de van dirigidas 35799/ á disponible plataforma p os números bre, edad, lug enviar mensa ción importan texto. nos. gue, ase de s ervicio ternet. en considerar va. antizar la públicas gobierno nistración constante s. 23 en por de gar jes nte rse
- 24. Fuente Meca Ademá ciudad continu Buzón Comun sugere Sugere herram ello se 28 Fuent 5 La Muni cual der 6 Todas la multidisc descentr Municip 7 Informa herramie 8 Informa (papeler utilizació 9 Contar c uniform de letra, 10 Establec democra problem 11 Todas la propósit 12 Todas la informac : Elaboración p nismos de ás de las reu anos tambié uación se cita de sugerenc se mun prop Cada suge nicación. Al f encias recibida encias a travé mientas que s e sugiere qu te de imagen h cipalidad debe ivarán las dem as herramient ciplinario que ralización, fort al. Este equipo r a las autori entas de rendi r a los vecin ría, carteles, a ón para comun con una guía de idad en la apli , imágenes). er una política acia abierta y p mas sociales, de s herramientas to que cualquie s herramientas ción sobre las d propia. retroalime uniones para én pueden ha an algunos y s ias. Este buzó coloca en nicipalidad. P uestas, quej a día una pers erencias y final de un p as. és de medio se han comen e se asigne http://openclip e contar con un más cuentas. tas deben ser debe incluir talecimiento m o debe ser nom idades, a los ción de cuenta os utilizando fiches, banner nicarse con la a e estilo propia cación de toda a efectiva que r participativa y d esastres natura s utilizadas deb er persona pue s deben estar c demás. entación de rendir cuen acer sugeren sus caracterís ón28 es una ca los lugares Permite recib jas y sugere sona se ocup pasarlas período se h s virtuales. O ntado antes c un lugar vis part.org/detail na cuenta de c r administrad como mínimo municipal y pa mbrado median funcionarios y as que se utiliz todos los m rs) sobre la ex administración de la municip as las herramie responda a los de crisis en gen ales, entre otro ben estar bajo eda usar la info concatenadas e los vecino tas, hay otro ncias o solici sticas: aja de metal s más visit bir todos los encias de los ará de retirar al Depart hará un infor Otra forma d como el porta sible donde /9368/mailbox correo electrón as por un so o al president articipación ci nte acuerdo de y empleados arán y el plan edios de com xistencia de es municipal. alidad, con el entas utilizada momentos crí neral (vecinos os). o licencia Creat ormación que e de tal forma q os. os mecanism tudes a las o plástico qu tados de comentario s ciudadano r las hojas co tamento d rme sobre la de hacer sug al web, un bl los vecinos x‐by‐metalmar Buzón Ubicad visible. Un letre anuncie hacer s Con hoj para lo nico personaliz olo equipo de te de la “Com iudadana” del el Concejo Mun municipales s de comunicaci municación dis stas herramien propósito de g s (colores, esc íticos, propios inconformes, tive Commons estas contenga que cada una p mos mediante autoridades ue la s, s. on de as gerencias es og o las rede puedan entr rious de sugerencias o en un lugar ero que lo e y la forma de sugerencias. jas en blanco s comentarios. zada de la e trabajo misión de Concejo nicipal. sobre las ión. sponibles ntas y su guardar la cudo, tipo de una s, con el an. resente e los cuales municipales. a través de es sociales. Pa rar y dejar s 24 los . A las ara sus
- 25. 25 comentarios. La información que se reciba debe ser administrada por el departamento de Comunicación. Actualmente existen varias herramientas disponibles que permiten a los vecinos hacer Preguntas, Quejas o Reclamos29 en la web PQR. Las municipalidades utilizan estos mecanismos para conocer la opinión de los vecinos, con el propósito de tomar decisiones más acertadas a las necesidades sentidas de la población. Para su uso se hacen las siguientes propuestas: Cuadro 10: Recomendación para la recepción de sugerencias de los ciudadanos. Recomendaciones para PQR 1 Contar con un equipo de comunicación preparado y capacitado. 2 Asignar responsables para cada uno de los mecanismos de sugerencias. 3 Elegir la herramienta más apropiada para la municipalidad. 4 Crear una base de datos con la información proveniente de las distintas fuentes (buzón, medios virtuales, PQR). 5 Elaborar informes mensuales al Concejo Municipal con los datos extraídos. 6 Establecer mecanismos de respuesta inmediata en caso de información urgente o confidencial. 7 Crear un comité interno para la evaluación de las sugerencias recibidas; por su naturaleza, lo ideal es que esta función la realice la “Comisión de descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana” del Concejo Municipal. 8 Informar a todos los vecinos de la existencia de esta forma de comunicarse. Fuente: Elaboración propia. 29 Fuente de imagen: Elaboración propia.
- 26. La form público En la a El La re La Lo lo Se deb evento Ve re Po En Us A cont Pas El ejerc Repúb Reglam Para e quién s Pas La or multid medios 30 Fuent Cap ma más comp o presencial. ctividad debe Concejo Mun as institucione epresentadas as autoridade os representa s invitados y be establecer o: er y escuchar endirán las au otestad de los ntrega de un sar las tecnol inuación se p so 1. Base cicio de rendi lica de Guate mento, y la Le llo se tendrá se debe rend so 2. Res rganización isciplinario re s de comunic te de imagen, pítulo 4. pleta para rea erán a estar p nicipal en ple es del Estado en el municip es comunitaria antes de las ag el público en las reglas qu la informació utoridades mu s asistentes a informe por e ogías de info presentan los e legal. ición de cuen emala, Código ey de Acceso n en cuenta ir cuentas. sponsable d de esta a esponsable, b ación, entre o rendición de c Evento d alizar una acti presentes: eno. pio. as. grupaciones, general. e regirán en e ón que unicipales. a hacer pregu escrito. rmación y co pasos recom ntas se basa le o Municipal, L o a la Informa la informació del evento. ctividad req buen manejo otros. uentas en San de Rendic ividad de rend el ntas. municación im endados para egalmente, in Ley de los Co ación Pública ón presentad quiere una de informaci Cristóbal Acas ción de Cu dición de cue mplementada a una reunión niciando con onsejos de De , con el obje da en el capít excelente ión, organiza saguastlán, El P uentas. entas30 es dur as en la muni n modelo. la Constitució esarrollo Urba etivo de darle tulo dos (2) s coordinación ción logística Progreso. rante un even icipalidad. ón Política de ano y Rural y e cumplimien sobre quién y n del equi a, control de 26 nto e la su to. y a ipo los
- 27. 27 Tomando en consideración la experiencia y capacidad, se recomienda que el responsable de este equipo sea alguno de los siguientes funcionarios municipales: Gerente Municipal, Director de la DMP, Secretario Municipal, Director de Comunicación o Relaciones Públicas. Igualmente puede ser un Concejal o Síndico asignado por el Concejo Municipal, que reúna las mismas características de conocimiento, capacidad y liderazgo. El responsable del evento debe poseer las siguientes cualidades: Cualidades del responsable… Visión estratégica de la municipalidad. Conocimiento de las leyes sobre rendición de cuentas. Conocimiento sobre participación ciudadana y transparencia. Buenas relaciones con los medios de comunicación local y nacional. Relación directa al Alcalde y Concejo municipal. Facilidad en el manejo de equipo humano. Experiencia en organización de eventos públicos. Excelente relación con la población. Disposición, responsabilidad y eficiencia en el trabajo. El equipo de trabajo responsable debe coordinar estas áreas: Qué áreas debe coordinar… Anunciar el evento con anticipación. Comunicación con invitados e instituciones. Preparar la información que se va a exponer. Preparación del lugar donde se realizará el evento de rendición de cuentas. Mobiliario, equipo y sonido. Medios audiovisuales y retransmisión en vivo. Redes sociales y otras herramientas información y comunicación. Alimentación. Seguridad interna y externa. Paso 3. Información necesaria. En el capítulo dos (2) se indica la información necesaria que la municipalidad debe preparar para rendir cuentas que por ley le compete. Sin embargo, debido a que la rendición de cuentas es basta y continua, no se pueden abordar todos los temas en una sola sesión, por tal razón se debe identificar cuál es el punto focal del evento y sobre ello preparar la información suficiente y documentada. Esta situación permitirá dividir la rendición de cuentas en reuniones similares, como mínimo cada cuatro meses, tal como lo indica la ley. Adicionalmente existe información que no es necesario presentar en un evento público, pues ésta puede trasladarse a la población a través de los medios de comunicación, redes sociales o portal web31 . 31 Artículo 10, incisos del 1 al 29. Ley de Acceso a la Información Pública. Decreto 57‐2008.
- 28. Es reco la mun facilita Por lo t C Alcalde Concej Direcci Admin Integra DAFIM Direcci Planific Otras o Ley de Inform Fuente Pas Una ve y envia remitir proced Otras f omendable qu nicipalidad. Ig r su entendim tanto se sugie Cuadro 11: Sug Actor clave e Municipal o Municipal ión de istración Finan ada Municipal, M ión Municipal cación, DMP oficinas Acceso a la mación Pública, : Elaboración p so 4. Env ez se ha decid ar a los partic r en forma di dimiento que formas para a O Organiza espacio par ue esto qued gualmente to miento y difus ere que la inf gerencia de inf Viaje insti fuer otro Com nciera , Resu deud licita de Proy cont foto Serv Mun pres o re , LAIP La in reun propia. vío de infor dido la inform cipantes de la gital o física, se seguirá pa alcanzar una p Remitir Organizar mes analiza la inf r reuniones co ra analizar la in empresar e claro en un oda la inform sión. formación qu ormación bási es realizados, g itución organiz ra de la munici os organismos d misiones de tra umen de ingre da pendiente; ación; contrata yectos ejecutad tratadas para l ografía. vicios Municipa nicipal de la M sentar informa clamaciones. nformación qu niones previas rmación pre mación sobre l a reunión, co la cual debe ara hacer una participación la información respuestas sas técnicas te formación y se on sectores rep nformación (CO rios) para pres n manual o po mación debe e se dé a con ca para una re I gastos incurrid zadora o por la palidad; gestio del Estado. bajo y sus avan sos y egresos m depósitos con ación de biene dos y en ejecu a ejecución de ales, Comunica ujer, Cultura y ción sobre nue e corresponda y publicado en evia para s la que se quie mo mínimo c e estar acomp participación efectiva, son n de manera in durante la reu máticas abiert e presentan pr presentativos OMUDE, COCO sentar propues olítica de ren estar en for ocer sea la si eunión pública Información dos y si estos h a municipalidad ones con agrup nces. mensuales; fue fondos públic s y servicios; d ción; montos i e los proyectos ación Social, Of Deportes. De evos servicios, a según lo que n otros medios su análisis. ere rendir cue con 3 semana pañada de un n efectiva. n las siguiente ndividual y rec unión. tas al público, opuestas de so de la població ODE, sociedad stas en la reun dición de cue rmatos estan guiente: de rendición d an sido financ d; visitas realiz paciones, empr entes de financ cos; procesos d donaciones rec invertidos; em s; planes elabo ficina Forestal, estas oficinas ingresos gene ya se haya dad s. entas, esta se as de anticipa n documento es: cibir donde se olución. ón donde exist civil, sector p nión. entas que ten ndarizados pa de cuentas. iados por la zadas; reunione resas, diputado ciamiento; de cotización y cibidas. presas rados; , Oficina se puede erados, usuario do a conocer e e debe prepa ación. Se pue o que indique a un úblico, 28 nga ara es os, os en rar ede e el
- 29. 29 Paso 5. La convocatoria. El equipo responsable de la actividad deberá hacer un listado de las personas y entidades que se invitarán. Este listado debe estar acorde a dos ejes puntuales: el objetivo de la actividad y las personas o entidades involucradas legalmente en este este tema. Luego se remite al Concejo Municipal a través del Alcalde para su aprobación. El listado aprobado se remite al responsable de la comunicación para realizar la convocatoria efectiva. Para el caso de una reunión general de toda la población, la lista de invitados podría ser la siguiente: Lista de invitados Todos los miembros del COMUDE del municipio. Representantes de los COCODES hasta un número de 20, designados por los coordinadores. Alcaldes Auxiliares de todas las comunidades. Representantes de entidades públicas con presencia en el municipio: Supervisión Educativa, Tribunal Supremo Electoral, hospitales y centros de salud, Juzgado de Paz, RENAP, Ejército, Bomberos Municipales, PNC. Representantes de entidades civiles locales que sean convocados, que podrían ser: empresarios y comerciantes, agrupaciones de vendedores, taxistas, microbuses, buses extraurbanos, moto taxis, mercado, artesanos, agrupaciones religiosas, agrupaciones deportivas, ONG locales, cooperación internacional. Participantes virtuales: se les informaría por medio del sitio web y las redes sociales. Invitados especiales. La convocatoria se haría de esta manera: Cuadro 12: Propuesta de convocatoria para actividad de rendición de cuentas. Concepto Descripción Autoridad Persona que convoca. Quién A quien se convoca. Fecha Fecha de la reunión: día, mes, año y día de la semana. Horario Horario de la reunión y tiempo aproximado de duración. Lugar Indicar de forma clara el lugar exacto de la reunión con dirección, teléfono, persona de contacto y confirmación de asistencia. Motivo El motivo de la convocatoria y el objetivo que se pretende alcanzar.
- 30. 30 Ley Colocar la base legal que ampara la reunión convocada. Autoridades Autoridades que participarán en la actividad. Grupos de interés Grupos de interés que participarán en dicha reunión. Temas Temas sobre los cuales se rendirá cuentas. Contacto Anotar los datos de la municipalidad: teléfono, correo electrónico y persona de contacto. Fuente: Elaboración propia. La convocatoria puede ser impresa y entregada en forma personal o enviada por correo ordinario, pero también remitida por correo electrónico. De igual forma se pueden utilizar los medios de comunicación local o redes sociales, para hacer un llamado a los vecinos a participar. Paso 6. El moderador. La actividad debe contar con un maestro de ceremonias, moderador32 o presentador, que dirija el evento, controle los tiempos, lleve la agenda y establezca las normas de comportamiento durante la reunión. Se requiere que previamente se le haya dado una inducción sobre el motivo y el objetivo final que se espera alcanzar. En aquellos municipios donde haya varios grupos étnicos y se hablen varios idiomas, es necesario contar con un moderador que traduzca la información en cada idioma. Paso 7. Normas de comportamiento. Para que la actividad sea eficaz, se requiere el cumplimiento de ciertas normas, las cuales deben establecerse con anticipación. Es recomendable que se coloquen en carteleras en distintos lugares del salón y pedirle al moderador que las lea al inicio de la reunión. Algunas sugerencias de normas de comportamiento podrían ser: Normas de comportamiento Puntualidad y respeto de los tiempos de la reunión. Seguir las indicaciones del personal que se encarga de la recepción y ubicación de los participantes. Respetar el orden de la agenda programada. Mantener los celulares apagados o en vibrador. Argumentar sin agresión. Escuchar a otros y respetar el turno de la palabra. 32 Fuente de imagen, actividad de rendición de cuentas en la Municipalidad de Patzún, Chimaltenango.
- 31. 31 Las intervenciones deben ser cortas y directas. Disposición al cambio y amplitud de criterio. Hacer las intervenciones en el idioma de su preferencia. Mostrar una actitud positiva. Tolerancia ante otros criterios. Buscar el consenso y actuar con empatía. Paso 8. El programa. Elaborar un programa previo, que se revise con las autoridades municipales y con el equipo coordinador de la reunión, y una vez acordado se informe a las personas que van a tener participación. Para ello se recomienda que el programa se adapte a las características de la reunión que se vaya a celebrar. Debe contener las siguientes partes: 1. La parte protocolaria que podría ser: Invocación a Dios. Ingreso de la Bandera y Pabellones. Entonación del Himno Nacional y otros himnos. 2. La segunda parte tendrá en cuenta los siguientes puntos: Presentación de objetivos de la reunión. Presentación de la información pública, que puede incluir entre otros temas: o Proyectos terminados y en proceso. o Estado de ingresos y egresos municipales por fuente de financiamiento. o Actividades propias de la gestión municipal, o Avances de trabajo de las oficinas municipales. 3. Luego se da el espacio para las preguntas y respuestas y se cierra la reunión con la despedida.
- 32. Pas El luga elevad siguien Pas Las tec de cue a travé proced alguno Poster conten Es imp reunió adicion 33 Ustre so 9. Lug r donde se va o de participa nte: 1 Coord 2 Tomar 3 Coloca moder 4 Decor 5 No col 6 Ubicar 7 Coord Centro so 10. Fo cnologías de i entas llegue p és de la ret der a su publ os programas iormente, es nidos se pued portante deja n. Para ello nalmente se p eam, LiveStrea gar de la re a a llevar a ca antes y dispo Cuadro 13 Recom inación previa r en considerac ar una tarima d rador. ar el salón con locar elemento r de forma clar inar con los Bo o de Salud en c otografías, nformación y personas no p transmisión e licación medi gratuitos disp Ustream®3 LiveStream YouTube® stos videos s en retransmi ar constancia se tomarán f podrán comp m y YouTube s unión. abo la reunió oner de ilumin 3: Recomendac mendaciones con el equipo ción el clima y donde se ubiqu n afiches, carte os que distraig ra las salidas de omberos Muni caso de emerge video y ret y comunicació presentes en en vivo del ante una cám ponibles: 3 m® Streaming se suben al c tir a través de a de los pri fotografías la artir en las re son marcas reg ón debe tener nación y sonid ciones para el para el lugar de logística y época del año ue el Concejo M les promocion an la atención e emergencia y cipales, Policía encia. transmisión ón también p la reunión. E evento, o su mara, una com http://ww http://new https://ww canal de vid e televisión p ncipales mom as cuales serv edes sociales. gistradas ®. r la capacidad do apropiado lugar de la reu r de la reunió mobiliario. o en que se cele Municipal, func nales, anuncios de los vecinos y otros servicio a Nacional Civil n en vivo. permiten que Este propósito u grabación mputadora y w.ustream.tv w.livestream.c ww.youtube.c eos de la m por cable o cir mentos y pe virán para la . d suficiente p os. Además se unión. ón ebre la reunión cionarios y el s, flores o ador s. os. l, Policía Munic la rendición o se alcanza para luego señal de inte v/ com/ com/ municipalidad. rcuito cerrado ersonas part a elaboración para un núme e recomienda n. rnos. cipal y ernet. Estos s . Estos mism o. icipantes en n de informes 32 ero a lo son mos la s y
- 33. Pas Otro a de cue se deb docum Cuad Fuente Pas Un ele espacio las aut En este precisa 34 Prezz 35 Fuent so 11. Las specto impor entas es la for be procurar e mentos digitale dro 14: Recome 1 Form Excel 2 Si fue 3 No co 4 Se de depe 5 Conte 6 Usar 7 Utiliz 8 El pre 9 Elabo 10 El pre 11 Aclar : Elaboración p so 12. Pre emento que n o de intercam oridades mun Entrega de Entrega de e momento e as de cómo ac zi www.prezi.co te de imagen w s presentac rtante que se rma más efec ficientar el u es). A continu endaciones pa mato sencillo qu ). ese posible util ontener más de ebe elaborar co ndiendo de la ener texto y nú imágenes o vid ar la misma pla esentador debe orada en un len esentador la de ar que la infor propia. eguntas de no puede falt mbio de preg nicipales; pod las boletas de boletas duran es muy import ctuar para alc om/ programa www.imagenes ciones. e debe consid ctiva de hacer so de la tecn uación se dan ra la elaboraci Presen ue facilite su ex izar Prezzi34 u e 18‐20 diapos on fondo claro iluminación. úmeros sin est deos que comp antilla o estilo e estar empod nguaje sencillo eberá comenta mación presen el público. tar en un eve untas35 y resp dría ser en do e preguntas j nte la reunión tante el traba canzar un res a de presentaci ssincopyright.c derar al mom r llegar esta i nología dispo n algunas reco ón de una pres cuentas. ntación efecti xposición y com otro programa sitivas. y letras oscura ar muy sobrec plementen la in que represent derado de la pr o evitando pala ar también en ntada será amp ento de rend puestas del p os modalidade unto con la c n. ajo del mode ultado positiv iones a través com/ mento de prep nformación a nible (compu omendacione sentación en u iva mprensión (Wo a de presentac as, o fondo osc cargada. nformación. te a la municip resentación. abras difíciles. el idioma loca pliada en pape ición de cuen público partic es: onvocatoria. rador, quien vo. de Internet parar el even a los vecinos. utadora, proy es: una actividad d ord, Power Po ciones. curo y letras en palidad. l mayoritario. el o en formato ntas, es el cipante y debe tener la to de rendici Por esta razó yector, panta de rendición de int, n blanco, o digital. as instruccion 33 ión ón, lla, e nes
- 34. 34 Existen varios mecanismos para permitir la participación ciudadana al final de la reunión, lo cual dependerá del tipo de reunión, del formato y de los participantes. A continuación se presentan algunas sugerencias: Cuadro 15: Sugerencias para ruegos y preguntas del público. Sugerencias para las preguntas del público 1 Entregar a los asistentes una boleta para formular sus preguntas cuando se inscriban en la mesa de registro. 2 Indicar en la boleta el nombre de la persona, el lugar de procedencia, a quien va dirigida y la pregunta. 3 Recoger las boletas al final de las presentaciones y entregarlas al moderador. 4 Revisar las preguntas y ordenarlas por tema y similitud. Esta actividad la puede hacer el moderador. 5 Elegir, al menos, dos preguntas de cada tema, leerlas y luego alguna autoridad o funcionario municipal resuelve la inquietud planteada. 6 Establecer un tiempo concreto para las preguntas. 7 En el caso que haya tiempo suficiente, se pueden responder todas las preguntas. 8 Cuando el tiempo no es suficiente, las preguntas pendientes se pueden responder través de los medios escritos como el tablón de anuncios o los medios digitales (portal web, redes sociales). Fuente: Elaboración propia. Paso 13. Seguimiento. Una vez finalizada la reunión, a la mayor brevedad se recomienda hacer una evaluación con el Concejo Municipal y el equipo responsable del evento. Se revisarán todas las fases de la reunión: preparación, comisiones de trabajo, desarrollo y puntos pendientes. Se debe dar seguimiento a los compromisos establecidos y las dudas de los vecinos no aclaradas. Para alcanzar este fin, se debe programar una agenda de audiencias o reuniones en las que se dará respuesta a las inquietudes planteadas y los compromisos asumidos. Al finalizar se publicará el resultado a través del portal web y de las redes sociales, para que los vecinos que no hayan participado en vivo o en línea puedan enterarse.