MANUAL MODULO DE ASISTENTE BIOMETRICO - AS2 ERP

1. Modificación: 10/20/2022
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AS2 ERP – MÓDULO
ASISTENTE BIOMÉTRICO
MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO
DE ASISTENCIA

2. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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ÍNDICE
CONFIGURACIÓN:.......................................................................................................................... 2
CATÁLOGOS GENERALES:.......................................................................................................... 2
DÍA FESTIVO:.............................................................................................................................. 2
HORARIO HORAS EXTRAS:......................................................................................................... 3
TURNOS:.................................................................................................................................... 4
HORARIO EMPLEADO:............................................................................................................... 5
TIPO FALTA:............................................................................................................................... 5
CARGO EMPLEADO:................................................................................................................... 6
DEPARTAMENTO:...................................................................................................................... 7
PROCESOS: .................................................................................................................................... 8
ASIGNAR HORARIO EMPLEADO: ............................................................................................... 8
GRUPO TRABAJO EMPLEADO:................................................................................................... 9
PLANIFICAR HORARIO PERSONALIZADO:.................................................................................. 9
REGISTRO DE ASISTENCIA: ...................................................................................................... 12
PROCESAR HORAS EXTRAS:..................................................................................................... 14
REPORTES:................................................................................................................................... 16

3. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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MANUAL MÓDULO ASISTENTE BIOMETRICO
Este módulo permite obtener y administrar información precisa sobre el tiempo de
entrada/salida de cada miembro del personal, horas extras, atrasos, permisos, entre otros,
garantizando el registro y control preciso del mismo.
CONFIGURACIÓN:
CATÁLOGOS GENERALES:
(Nomina/Asistencia/Configuración)
En este proceso se generan las horas extras de los empleados según los registros del lector
biométrico:
Creación de Catálogos generales:
Se tienen que crear y definir estos catálogos, previo al registro de asistencias en el
sistema AS2:
• Día Festivo
• Horario Horas Extras
• Turno
• Horario Horas Extras
• Tipo Falta
DÍA FESTIVO:
(Nomina/Asistencia/Configuración/Día Festivo)
En esta página se crean los días festivos con los siguientes campos:
• Nuevo
Importante ingresar:
o Fecha
o Nota
o Repetir por Años (en el caso de que el día festivo se repita la misma fecha y
no sea trasladado a un feriado puente y no recuperable)

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HORARIO HORAS EXTRAS:
(Nomina/Asistencia/Configuración/Horario Horas Extras)
Se configura los rangos de horas y las combinaciones posibles con los indicadores que se detallan
a continuación para el cálculo de las horas extra. Esta configuración está comprendida con los
siguientes campos:
• Indicador Dentro de horario: dentro del horario configurado al empleado.
• Indicador Día festivo: cuando el día trabajado es feriado.
• Indicador Día descanso: aplica para los empleados con horario configurado en día
descanso.
• Indicador Día Complementario: aplica para los empleados con horario configurado en
día complementario.
• Porcentaje: las opciones disponibles son 25%, 50% y 100%.
• Rubro: El rubro con el que se calculara la cantidad de horas registradas.
• Descripción
La implementación de los horarios de horas extra se la tiene que hacer con el seguimiento del
consultor o implementador inicialmente, ya que puede tener un grado de complejidad alto
inicialmente.

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Configuración inicial de horas extra:
TURNOS:
(Nomina/Asistencia/Configuración/Turno)
Se especifica el horario de entrada, salida, receso, si paga hora suplementaria, activa y nota:

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HORARIO EMPLEADO:
1. Horarios para los empleados con los siguientes campos:
2. Cuando el indicador Rotativo está activo el horario por días se lo define la pantalla
Planificar horario personalizado caso contrario se habilita las opciones de ingresar por
día el horario como la siguiente imagen:
NOTA: El día opcional genera asistencia siempre que tenga turno asignado y exista marcaciones.
En la página de registro de asistencia se genera la hora de entrada igual a la marcación de
entrada y lo mismo con la salida, para los cálculos de horas extra se comporta como un día de
descanso.
TIPO FALTA:
(Nomina/Asistencia/Configuración/Tipo Falta)
Este catálogo se utiliza para definir el Tipo de Falta que posteriormente en el proceso de Registro
de Asistencia serán asignados de manera manual a cada empleado.
En la creación del Tipo falta el sistema permite asignar un Rubro que calcule el valor de
descuento del día falta.

7. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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Adicional permite crear un Tipo Falta por días para que el sistema acumule los días sin marcación
y los traslade al Pago Rol y el sistema calcula los días trabajados (días del mes menos los días
falta)
Asignación manual del Tipo Falta que el usuario Supervisor debe incluir en el Registro de
asistencia (nomina/asistencia/procesos/registroAsistencia)
CARGO EMPLEADO:
(Nomina/Configuración/Empleado/Cargo Empleado)
Este catálogo se utiliza para definir y asignar si Registra Asistencia y Gana Horas Extras que
posteriormente en el proceso de Registro de Asistencia serán calculados de manera automática
a cada empleado.
Es requerido asignar el indicador Gana Horas Extras para que el sistema se visualice los días falta
si un empleado no tiene marcaciones en un turno

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DEPARTAMENTO:
(Datos Base/Departamento)
Este catálogo se utiliza para definir y asignar al Supervisor del Departamento al que está
asignado cada empleado que posteriormente en el proceso de Planificar Horario Personalizado
será quien determine los horarios rotativos y empleados.
En la pestaña Turno se debe agregar los Turnos que se van a asignar a los empleados del
departamento en la Planificación Personalizada Horario Empleado

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PROCESOS:
ASIGNAR HORARIO EMPLEADO:
(Nomina/Asistencia/Procesos/Asignar Horario Empleado)
Se asignan los horarios empleados por departamento y se listan los empleados que tengan
asignado en la configuración de Cargo Empleado que Registra Asistencia. Ejemplo de cargo:
Para asignar el horario al o los empleados se debe seleccionar el horario y en la parte derecha
seleccionar los empleados.

10. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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GRUPO TRABAJO EMPLEADO:
(Nomina/Asistencia/Procesos/Grupo Trabajo Empleado)
Se configuran los grupos de trabajo, con el botón de cargar se seleccionan los empleados
del grupo de trabajo:
PLANIFICAR HORARIO PERSONALIZADO:
En esta página se configuran los horarios de los empleados que tienen horarios rotativos. Se
debe realizar una configuración previa para la creación de horarios personalizados en
departamento, en el catálogo de departamentos se debe configurar los turnos se pueden asignar
por departamento:
Una vez configurado los turnos por departamento en la creación de horarios planificados se
listan los turnos configurados según el departamento seleccionado.

11. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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Se permite seleccionan los turnos para los días del mes seleccionado divido en dos quincenas,
se puede seleccionar si el día es de descanso o complementario con clic derecho sobre el día
requerido previamente se debe seleccionar un turno para que tenga efecto en el sistema.
Adicionalmente se tiene las opciones de copiar, configurar por grupo de trabajo y borrar turnos
en cada columna de todos los días.
▪ La primera opción de copiar asigna el primer turno configurado a todos los empleados
para el día seleccionado.
▪ La segunda opción de configurar por grupo de trabajo muestra un dialogo en el cual se
selecciona el grupo de trabajo el turno, los días que desee asignar el turno y si el día es
descanso o complementario.

12. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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▪ La tercera opción borra los turnos asignados para el día seleccionado.
En la parte superior de la tabla de configuración está disponible un botón Eliminar turnos que
elimina los todos los turnos configurados de todos los empleados para la quincena seleccionada.

13. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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REGISTRO DE ASISTENCIA:
(Nomina/Asistencia/Procesos/Registro de Asistencia)
En este proceso se registran las marcaciones realizadas en el biométrico por un rango de fechas,
los permisos aprobados y cerrados, los subsidios registrados a los empleados, las vacaciones
aprobadas y cerradas y los días festivos.
Con estos datos, adicionales a la configuración de los horarios de horas extra, calcula las horas
suplementarias, horas extra 50%, 100% y 100% en feriado y las horas falta según el horario
asignado a los empleados:

14. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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El indicador Editar habilita la opción de ingresar manualmente las marcaciones y tipos de falta
si la asistencia no tiene marcación de entrada y salida o no es día vacación, cada vez que se edita
un registro se vuelve a calcular con los nuevos cambios:
El indicador Agrupado permite visualizar la asistencia agrupado por empleados:
El botón Crear asistencia despliega un dialogo que permite registrar una asistencia:
El botón Actualizar asistencia procesa las asistencias del día actual. Se dispone de un listado de
los departamentos de la organización y un rango de fechas que sirven como filtro. El botón
situado a la derecha de los campos de fecha procesa las asistencias del rango de fecha
seleccionado. También se dispone de una descripción de los colores que aparecen en esta
pantalla y su significado.

15. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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El botón Actualizar disponible en las columnas de horas permiso, tipo subsidio, día vacación y
día festivo. Actualiza los cambios realizados de los procesos respectivos luego de la generación
de asistencia.
Los botones de aprobar o no horas extra, ya sea los botones de la columna o de cada fila estos
botones a prueban o no las horas extra calculadas por el sistema o se puede ingresar de manera
manual la cantidad a aprobar:
PROCESAR HORAS EXTRAS:
(Nomina/Asistencia/Procesos/Procesar Horas Extras)
En este proceso, se asigna el valor de las horas extra aprobadas en la página Registro Asistencia
de acuerdo a los filtros aplicados:
Al procesar las horas con los botones de la derecha, se asigna el valor al rol seleccionado, si el
empleado no tiene asignado el rubro de la hora extra se despliega un cuadro de confirmación
de la asignación de los nuevos rubros al empleado:

16. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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17. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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REPORTES:
✓ Reporte Asistencia Diaria: este reporte genera información de los registros del lector
biométrico por departamento a cuál se asigna al cada empleado.
✓ Reporte Asistencia: genera información de los registros del lector biométrico por Rango
de Fechas, Departamento, Empleado, Agrupado, Tipo y Días Descanso.
✓ Reporte Horario Personalizado: genera información de los registros del lector
biométrico por Departamento y Rango de Fechas de los empleados que se asignó
horarios rotativos.

18. MANUAL DE PROCESOS DEL MÓDULO DE ASISTENCIA
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Control de Cambios
Fecha Responsable
11/11/2018 Juan Francisco Morales
10/08/2020 Juan Francisco Morales
22/01/2022 Wilmer Pérez Álvarez