Access es un gestor de bases de datos de Microsoft Office que permite almacenar información de forma organizada en tablas para obtener datos de forma rápida y segura mediante consultas e informes. Access divide su interfaz en tres partes principales y permite crear tablas relacionadas para almacenar y consultar datos de forma más efectiva.

1. MICROSOFT ACCESS
¿Qué es y para que sirve Access?
Access es el gestor de bases de datos del paquete Microsoft Office. Las
bases de datos sirven para almacenar información de forma organizada y
para obtener información rápida y segura, mediante consultas y informes.
También permiten almacenar contenidos multimedia. Tienen aplicación en
la enseñanza, en el mundo empresarial y en ámbito domestico.
1.1 MICROSOFT ACCESS

2. Las ventanas se dividen en 3 partes:
-En la superior donde se sitúan las citas de opciones y las barras de
herramientas.
-A la izquierda se sitúan los objetos de las bases de datos.
-cuando elegimos uno de los anteriores aparece en la parte derecha de la
ventana que utilizamos para trabajar
1.2 BASES DE DATOS
Sirven para almacenar información de forma organizada. La información
se almacena en tablas. Cada tabla contiene información a un conjunto de
elementos. Las tablas contienen registros. Existen varios tipos de datos:
-Relacionales, documentales, Jerárquicas, etc.
Principales partes de los gestores de bases de datos
• Tablas: almacenan. Los registros son las filas y los campos las
columnas.
• Consultas: buscan los datos con especificaciones que deseemos y
los ordenan.
• Informes: sirven para imprimir los datos de forma clara y resumida;
calculan totales y subtotales. Pueden realizarse a partir de una tabla o
de una consulta.
• Formularios: son diseños personalizados que sirven para ver,
introducir y modificar los datos de forma cómoda. . Pueden
realizarse a partir de una tabla o de una consulta.
1.3 CREACIÓN DE CONSULTAS
Para crear consultas podemos utilizar el Asistente para Consultas o
crear la consulta a partir de una consulta en blanco.
Procedimientos:
• En la ventana Mostrar tabla, seleccionamos los orígenes de los
datos que pueden ser a partir de las tablas o consultas ya
existentes. Para ello utilizamos las fichas Tablas, Consultas o
Ambas, seleccionamos el origen y pulsamos Agregar .A
continuación pulsamos Cerrar.
• Insertamos los campos, arrastrando cada uno de ellos sobre las
cabeceras de las columnas de la consulta.
• En Orden tenemos las opciones ascendente, descendente y sin
ordenar.

3. • En Mostrar activamos la casilla de verificación si lo queremos
mostrar. Podemos utilizar un campo para ordenar o para elegir
criterios y no querer que sea visible.
• En Criterios, especificamos las características que determinan la
búsqueda.
• Guardamos la consulta con Guardar y cerramos la consulta.
1.4 Creaciones de informes
Para crear informes debemos tener una base de datos con una o más
tablas. Para crearlos utilizamos el Asistente para informes.
Procedimiento para la creación de informes
• En la ventana Asistente para informes, elegimos los orígenes
de datos. Estos pueden ser a partir de tablas o consultas ya
existentes. Seleccionamos los campos de informe con los
botones > y >>. Luego pulsamos Siguiente>
• Posteriormente indicamos los niveles de agrupamiento.
• Seleccionamos el orden de aparición de los datos.
• A continuación escogemos la distribución de los campos en
el informe y su orientación.
• Seleccionamos el estilo del informe.
• Y, por último, seleccionamos el título del informe y pulsamos
Finalizar.
2.1 Tablas
Son los almacenes de la información dentro de la base de datos.
Su estructura esta organizada en filas y columnas:
 Registro: es una fila y contiene un elemento con todas sus
características.
 Campo: es una columna y contiene unas características de
todos los elementos.
Procedimientos para crear una tabla de datos:
• Nombre del campo: Determina el identificador del campo
dentro de la tabla.
• Tipo de datos: Determina el tipo del contenido que
vayamos a almacenar en el campo. Puede ser Texto,
Memo, Numero, etc.

4. • Descripción: Breve comentario sobre el contenido del
campo. El tipo de datos Objeto OLE nos permite
introducir imágenes, sonidos y animaciones.
Según el tipo de datos que vamos a almacenar, que se puede
visualizar y modificar en la parte inferior de la ventana. Cabe
destacar:
♦ Para texto. Cadenas de caracteres.
 Tamaño del campo. Número máximo de caracteres que
podemos escribir.
♦ Para Número.
 Formato. Tipo de números que introducimos
 Lugares decimales. Número de decimales que tendrá el
número.
♦ Para Fecha/hora.
 Formato. Tipo de fecha que introducimos.
♦ Existen otras comunes, como:
 Requerido. Indica que este campo obligatoriamente debe
estar relleno.
Campos clave
La clave de una tabla es un campo, o conjunto de campos,
cuyo contenido es único para cada registro de tabla.
Ejemplos:
• En personas, el NIF.
• En empresas, el CIF.
• En piezas, el número de serie.
• En coches, la matrícula.
2.2 Relacionar tablas
Para crear una relación entre tablas elegimos
Herramientas de base de datos/ Mostrar u
ocultar/Relaciones y seguimos los pasos:
• Si no aparece la lista de tablas, las mostramos con
Diseño/Relaciones/ Mostrar tabla.
• Agregamos las tablas que participan en la relación.
• Los datos deben tener un campo común, que suele ser
clave. Arrastramos el campo de una tabla sobre su
homólogo en la otra.

5. • En la ventana Mostrar relaciones, que establece las
propiedades de la relación, debemos marcar la casilla de
verificación Exigir integridad referencial.
• Por último, pulsamos Aceptar y cerramos la ventana de
relaciones.
Integridad referencial
Garantiza que cuando se relaciona un campo de una tabla
con otro de otra tabla, ambos campos tengan valores validos,
impidiendo relaciones mal resueltas.
2.3 Insertar datos en las tablas
Para introducir datos en las tablas, realizamos los siguientes pasos:
• Abrimos la tabla: en el panel de exploración hacemos doble-clic
sobre la tabla.
• Aparece su contenido, como si se tratara de una hoja de cálculo,
donde insertamos los datos que deseamos en cada una de las
celdas. Para añadir un registro nuevo, escribimos en la última
línea.
• Debemos tener en cuenta las restricciones que hemos impuesto en
la definición de la tabla, es decir, el tipo de datos, su formato, si
es requerido o no y la integridad referencial.
• Al finalizar, cerramos la tabla.
Insertar datos correspondientes a objetos OLE
Para introducir un objeto multimedia, realizamos los siguientes pasos:
• Accedemos a la celda y el menú contextual elegimos
INSERTAR OBJETO...
• Activamos el botón de opción Crear desde archivo y pulsamos
Examinar…
• Buscamos el archivo que contiene la imagen, el sonido o la
animación.
• Pulsamos sucesivamente el botón Aceptar de las dos ventanas
abiertas.

6. 3.1 Formularios
Se emplean para mejorar la visualización de los registros, mediante
una adecuada distribución de los campos dentro de la pantalla.
También pueden utilizarse para introducir datos en la base de datos.
Para crearlo debemos tener una base de datos con una o varias
tablas. Utilizamos el Asistente para formularios.
3.2 Modificación de formularios
Los formularios tienen 3 vistas. La Vista Formulario nos sirve para
consultar el formulario, visualizar e introducir datos, Vista Diseño
nos sirve para modificar el formulario y Vista Presentación. Crear
un formulario puede resultar laborioso, pero modificarlo es sencillo.
3.3 Insertar imágenes en un formulario
Podemos incorporar imágenes en el formulario, para hacerlos mas
atractivos visualmente. Para insertarlas, una vez en la Vista Diseño,
elegimos Herramientas de diseño de formulario/Diseño/Objetos/
Imagen y creamos un marco en el formulario donde colocamos la
imagen.
3.4 Insertar datos utilizando formularios
Procedimientos para introducir datos a partir de un formulario:
• Hacemos clic en el icono Registro nuevo. Aparece un
formulario vacío que rellenamos con todos los datos
correspondientes.
• Repetimos el paso anterior para cada uno de los registros; si
hemos acabado, cerramos el formulario. Podemos movernos
por los registros y modificar los datos introducidos.
Procedimiento para insertar imágenes en un campo del
formulario:
• En el menú contextual del cuadro de imagen elegimos
Insertar objeto…
• En la ventana Insertar objeto seleccionamos Crear desde
archivo.

7. • Usando el botón Examinar…, buscamos el archivo que
contiene la imagen que deseamos adjuntar.
• Finalmente hacemos clic en el botón Aceptar