Taller de Gestión a Procesos, para la elaboración de Diagramas de Flujos Funcionales. - Mejora Continua de Procesos. - Reingeniería de Procesos.

1. INACAP®
PAUTA TALLER
Gestión de Procesos
CARRERA: Administración y Negocios
ASIGNATURA: Desarrollo Organizacional
CÓDIGO ASIGNATURA: AP0110-1
PROFESOR: Carlos Lira Zalaquett
GESTIÓN DE PROCESOS
1. Diagrama de flujo funcional actual
a. Implica describir el proceso actual, utilizando la simbologia de la norma
ANSI, y señalando todas las areas involucradas (desde el input hasta el out
put del proceso)
2. Analisis del proceso
a. Descripción del Proposito;
b. Lugar;
c. Secuencia;
d. Personas, y
e. Medios
3. Diagnóstico del proceso actual, en base a los siguientes ítems:
a. Eficiencia;
b. Eficacia;
c. Efectividad, y
d. Adaptabilidad.
4. Diagrama de flujo funcional mejorado o rediseñado
a. Implica describir el proceso mejorado o rediseñado, utilizando la simbologia
de la norma ANSI, y señalando todas las areas involucradas (desde el input
hasta el out put)
5. Conclusiones del proceso mejorado, en base a los siguientes ítems:
a. Eficiencia;
b. Eficacia;
c. Efectividad, y
d. Adaptabilidad.
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

2. Diagrama de Flujo Funcional: Proceso Adquisiciones, ''Hospital Militar de Santiago'' Proceso Actual
Descripción del proceso Solicitud Secretaria Jefe Adq. Cotizador Comité Adq. Bodega
1. Ingresa solicitud de compra.
2. Secretaria registra documento de solicitud y entrega al
jefe de adquisiciones.
3. Jefe de adq. examina la solicitud de compra y decide si
aprueba o rechaza. En caso de rechazo, secretaria tipea
respuesta, comunica resolución y archiva copia. En caso
de aprobación, da visto bueno y envía a cotizador para
proceder con solicitud de cotizaciones del producto.
4. Cotizador procede a solicitar cotizaciones a los diferentes
proveedores.
5. Cotizador recepciona cotizaciones y elabora cuadro
cuadro comparativo a objeto de elegir la oferta más
conveniente. Luego procede a elaborar acta para su
presentación al comité de adquisiciones y entrega al jefe
de adquisiciones.
6. Jefe de adquisiciones recepciona acta, da visto bueno
y evía al comité de adquisiciones
7. Comité de adquisiciones analiza la solicitud de compra
(acta) y decide su aprobación o rechazo. En caso de rechazo,
jefe de adquisiciones recepciona y da orden a secretaria para
tipear respuesta, quién comunica y archiva copia. En caso de
aprobación, jefe de adq. recepciona, firma y envía al cotiza-
dor con orden de comprar el producto.
8. Cotizador elabora orden de compra y envía al proveedor
adjudicado, quién posteriomente hace llegar el producto
solicitado a bodega.
9. Bodega recepciona, verifica y despacha el producto
a la unidad solicitante.
Rediseño:
Optimización de los recursos disponibles
para satisfacer las expectativas de nuestros
clientes internos, a través de la
complementación de tecnologica al proceso
(internet y windows messenger). Como
también, aplicación de parámetros de
control más amplios.
Profesor Carlos Lira Zalaquett
Recep. y verifica
acta de compra
Registra
documento
Inicio
Recepciona
documento
Entrega
docto.
Examina
documento
Ingresa solicitud
de compra
Decs.
Tipea
respuesta
Fin 1
Si
No
Se solicitan
cotizaciones
Archiva
copia
Elabora
acta
Entrega
acta
Analiza
solicitud
Decs.
No
Si
Tipea
respuesta
Archiva
copia
Fin 2 Recep. rechazo
de compra
Entrega
aprob.
Elabora orden
de compra
Recep. y verifica
el producto
Despacha a
solicitante
Recep. cotiz. y
elab. cuadro
VºBº
Entrega
acta
VºBº
VºBº
Recep. aprob.
de compra
Entrega
a proveed.
Archiva
copia
Entrega
docto.
Fin 3

3. Análisis del Proceso Adquisiciones
Propósito Lugar Secuencia Personas Medios
Infraestructura/
Razón de ser/ Instalaciones/
Agrega Herramientas/ (Sucesión de (Recursos Métodos/
Valor? Equipos operaciones) Humanos) Tecnología
Qué se hace? Dónde se hace? Cuándo se hace? Quién lo hace? Cómo se hace? Descriptivo
Compra y entrega productos con En el área de abastecimiento, con Se realiza cuando un cliente interno Secretaria, Jefe de Adquisiciones, Se realiza através de PCs con
las específicaciones requeridas y los equipos (pc) destinados para solicita un producto, ya sea, bodega, Cotizador, Comité adquisiciones software tradicionales (ambiente
dentro del periodo de tolerancia tales efectos. servicios productivos (médicos) y/o y bodegueros. windows, office y programa básico
establecido por el proceso. servicios administrativos (ejecutivos). de generación de ordenes de
Análisis compra) y con los procedimientos
Preliminar oficiales establecidos.
Por qué se hace? Por qué se hace allí? Por qué en ese momento? Por qué esa persona? Por qué de ese modo? Explicativo
Para satisfacer las necesidades del Porque es el área idonea y Porque el solicitante demuestra una Porque son los idoneos para Por que son los medios necesarios
cliente interno y externo. encargada de realizar ésta función. necesidad que debe ser satisfecha generar el out put deseado. para generar el out put deseado por
por esta unidad. el proceso.
Qué otra cosa podría En qué otro lugar podría En qué otra secuencia Qué otra persona De qué otro modo Capacidad
hacerse? hacerse? podría hacerse? podría hacerlo? podría hacerse? prospectiva
Satisfacer las expectativas del En ningún otro lugar. En ninguna otra secuencia. Ninguna otra persona. Con sistemas de comunicación
cliente interno: reduciendo el ciclo de básicos como internet y utilizando
retención del proceso, adecuandolo para el feed back interno de
Análisis al periodo de tolerancia esperado la organización el programa
de Fondo por el cliente interno y eliminando windows messenger.
formalidades innecesarias aplicando
parámetros de control amplios.
Qué debe hacerse? Dónde debe hacerse? Cuándo debe hacerse? Quién debe hacerlo? Cómo debe hacerse? Normativo /
Comprar y entregar productos con En el área de abastecimiento, con Cuando un cliente interno Secretaria, Jefe de Adquisiciones, Debe hacerse con computadoras prescriptivo
las específicaciones requeridas y los equipos (pc) destinados para solicita un producto, ya sea, bodega, Cotizador, Comité adquisiciones con software tradicionales, con
en el tiempo correcto y oportuno tales efectos. servicios productivos (médicos) y/o y bodegueros. internet, windows messenger y
para nuestros cliente internos. servicios administrativos (ejecutivos). y con los procedimientos oficiales
mejorados y establecidos.
REDISEÑO MEJORAMIENTO
ELIMINAR: ciclos de retención NO APLICA MEJORAR / SIMPLIFICAR:
establecidos por el proceso y Optimización de los recursos
adecuarlos a las expectativas del disponibles; menos costo / mayor
cliente interno. beneficio, calidad de servicio y
oportunidad de entrega (-tiempo).
Profesor Carlos Lira Zalaquett

4. Diagnóstico del proceso actual, en base a los siguientes ítems:
a. Eficiencia;
b. Eficacia;
c. Efectividad, y
d. Adaptabilidad.

5. Diagrama de Flujo Funcional: Proceso Adquisiciones, ''Hospital Militar de Santiago'' Proceso Rediseñado
Descripción del proceso Solicitud Secretaria Jefe Adq. Cotizador Comité Adq. Bodega
1. Ingresa solicitud de compra.
2. Secretaria registra documento de solicitud y entrega al
jefe de adquisiciones.
3. Jefe de adq. examina la solicitud de compra y decide si
aprueba o rechaza. En caso de rechazo, secretaria tipea
respuesta, comunica resolución y archiva copia. En caso
de aprobación, da visto bueno y envía a cotizador para
proceder con solicitud de cotizaciones del producto.
4. Cotizador procede a solicitar cotizaciones a los diferentes
proveedores.
5. Cotizador recepciona cotizaciones y elabora cuadro
cuadro comparativo a objeto de elegir la oferta más
conveniente. Luego procede a elaborar acta para su
presentación al comité de adquisiciones y entrega al jefe
de adquisiciones.
6. Jefe de adquisiciones recepciona acta, da visto bueno
y evía al comité de adquisiciones
7. Comité de adquisiciones analiza la solicitud de compra
(acta) y decide su aprobación o rechazo. En caso de rechazo,
jefe de adquisiciones recepciona y da orden a secretaria para
tipear respuesta, quién comunica y archiva copia. En caso de
aprobación, jefe de adq. recepciona, firma y envía al cotiza-
dor con orden de comprar el producto.
8. Cotizador elabora orden de compra y envía al proveedor
adjudicado, quién posteriomente hace llegar el producto
solicitado a bodega.
9. Bodega recepciona, verifica y despacha el producto
a la unidad solicitante.
Profesor Carlos Lira Zalaquett
Recep. y verifica
acta de compra
Registra
documento
Inicio
Recepciona
documento
Examina
documento
Ingresa solicitud
de compra
Decs.
Tipea
respuesta
Fin 1
Si
No
Se solicitan
cotizaciones
Elabora
acta
Entrega
acta
Analiza
solicitud
Decs.
No
Si
Tipea
respuesta
Fin 2 Recep. rechazo
de compra
Elabora orden
de compra
Recep. y verifica
el producto
Despacha a
solicitante
Recep. cotiz. y
elab. cuadro
VºBº
VºBº
VºBº
Recep. aprob.
de compra
Entrega a
proveedores
Fin 3
Archiva
copia
Archiva
copia
Archiva
copia

6. Conclusiones del proceso mejorado, en base a los siguientes ítems:
a. Eficiencia;
b. Eficacia;
c. Efectividad, y
d. Adaptabilidad.