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1. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
CONTENIDO DE UN PROYECTO DE OPTIMIZACION
PROYECTO DE OPTIMIZACION EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. Introducción
2. Objetivos
3. Alcances
4. Responsabilidades y exclusiones
5. Diseño funcional de procesos actuales
a. Diagrama de contexto general(actores con el sistema)
b. Modelo de procesos general(subprocesos cada uno de los
procesos )
c. Descripción de cada proceso(describe cada una de los
subprocesos )
i. Diagnostico (Claro y reducido -------causa )
ii. Problemática (Incidencia en la empresa, claro y resumido
efecto)¿¿¿¿la relación de ??????
6. Diseño funcional de procesos propuestos
a. Diagrama de contexto integral
b. Modelo de procesos integral
c. Descripción de cada proceso
i. Diagrama de Burbujas (Puede usar otras)
ii. Flujo gramas de Documentos
iii. Interfaces de integración
iv. Ventajas (Para la empresa, claro y resumido)
d. Use case por proceso
e. Diagrama de navegación G.U.I
7. Plan de Implantación
8. Ventajas generales
9. Conclusiones
10.Bibliografía

2. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PROYECTO DE OPTIMIZACION EN EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. Introducción
En la Empresa Faga Motors S.A. se está trabajando por la mejora
continua de sus departamentos tanto el área administrativa y
principalmente en el área de compras.
Por lo que se ha realizado un profundo análisis de los principales
problemas encontrados en la empresa, enfocándose al departamento de
compras en donde se realiza la adquisición de materia prima, auxiliar,
repuestos y herramientas para la fabricación de vehículos
interprovinciales, vehículos de carga, vehículos de turismo, escolar y
campers, la empresa mensualmente produce un promedio de 10
vehículos.
De tal forma el presente documento contiene el proceso de mejora
continua del departamento de compras, el mismo que permitirá revisar
las actividades realizadas e identificar las falencias y poder establecer
las propuestas de mejora para que este departamento trabaje con
calidad total.
El propósito es establecer procesos de mejora continua en el
departamento de compras, en lo que se refiere a la adquisición de
materias primas, auxiliares, insumos, herramientas y maquinarias de la
empresa Faga Motors S.A.
Por medio de esto la empresa podrá agilitar el proceso productivo y
reducir costos, entregando los vehículos de óptima calidad con eficiencia
y oportunidad.
Se realizará la reingeniería en el proceso de compras, se establecerá
sistemas de planificación en las compras, determinación de medios de
control en el mismo.
Por medio de la elaboración de diagramas de procesos en el
departamento de compras, ayudará a la consecución de los objetivos.
El establecimiento de formatos de control que permitirá que el
departamento de compras trabaje en forma eficiente y bajo una
administración con calidad total.

3. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
2. Objetivo
Establecer procesos de mejora continua en el departamento de
compras, para la adquisición de materias primas, auxiliares, insumos,
herramientas y maquinarias de la empresa Faga Motors S.A.
Objetivos Específicos.
- Realizar la reingeniería en el proceso de compras.
- Elaborar el sistema de planificación de compras.
- Establecer medios de control adecuados en el departamento de
compras.
3. Alcances
Este procedimiento se aplica a las compras de materiales, materias
primas, repuestos, herramientas y equipos necesarios para la
fabricación de vehículos.
La propuesta de mejora continua en el departamento de compras le
atañan a otros departamentos en la empresa como son: Departamento
de producción, departamento de bodega, departamento financiero.
4. Responsabilidades y exclusiones
Asistente de Compras.
 Planificar las compras de materiales en base a órdenes de
producción.
 Controlar que los materiales solicitados correspondan al
pedido de planta de producción.
 Controlar que los materiales sean entregados en bodega a
tiempo y ubicados en su respectivo casillero.
 Mantener registro actualizado de proveedores calificados.
 Investigar e invitar a nuevos proveedores a ser calificados.
 Evaluar anualmente a proveedores calificados.
 Emitir órdenes de compra.
 Elaborar notas de pedido de materiales.
Jefe Financiero
 Revisar y autorizar todas las compras para el proceso de
producción.
Bodeguero 1 y 2
 Receptar, verificar y almacenar ingreso de materiales.
Chofer.
 Realiza compras locales según orden de compra.

4. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Gerencia.
 Firmar documentos que certifica proveedor calificado.
5. Diseño funcionalde procesos actuales (diagrama de flujo
de datos _el que se encuentra en el proceso)
a. Diagrama de contexto general
El bodeguero emite la nota de pedido, luego de hacer la nota de
pedido pasa al asistente de compra, este la devuelve para que el
bodeguero revise el material y proceda a llenar el registro de
recepción de material y la verificación del producto

5. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El chofer hace la revisión de nota de pedido, para luego ir a
realizar la compra entregar la orden compra a proveedor local,
traer el material comprado, entregar el material a la bodega, para
luego ir a cambiar o devolver el material y traer el material a
bodega.

6. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El asistente de compras clasifico y asegura proveedor calificado
elabora orden de compra, comunica al proveedor la devolución

7. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El jefe financiero aprueba o desaprueba las órdenes de compra
Diagrama de procesos de compras
El proceso de compras tiene dos diagramas el del proceso de
compras realizadas por el chofer y el de compras locales y
nacionales realizadas por el asistente de compras.
Diagrama de Proceso de Compras del Chofer.
En este proceso interviene el bodeguero 1 y 2, asistente de
compras, chofer y el jefe financiero.
En donde nos indica el proceso a seguir por el chofer para
realizar las compras locales.

8. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

9. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
b. Modelo de procesos general

10. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

11. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

12. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
c. Descripción de cada proceso
i. Diagnostico (Claro y resumido) En este cuadro se detalla
los puntos que actualmente la empresa tiene dominio y para
cada uno de ellos mencionamos el potencial peligro de
continuidad.

13. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ii. Problemática (Incidencia en la empresa, claro y resumido)
Problemas Actuales de la Empresa PICO Sánchez Cia Ltda.
A continuación en este cuadro se detalla los problemas que tiene
mayor relevancia para la empresa y para cada uno de ellos con los
problemas que ocasionan y corren peligro de arraigarse afectando a
otras áreas de la empresa.
Las compras se la realiza sin previa planificación y revisión de las
existencias en bodega.
No existe un registro de los proveedores de materia prima, auxiliar,
insumos, y herramientas de la empresa solo se evidencia una agenda
con los teléfonos de los proveedores de los cuales solo tiene
conocimiento la persona encargada de las compras.
No se ha calificado a los proveedores para tener la seguridad que los
productos que nos suministran cumplan con las especificaciones de
calidad requeridas por la empresa.
Los pedidos se realizan solo por teléfono sin tener una constancia
escrita del pedido realizado.
Las compras realizadas por el chofer existe solo una constancia en un
simple papel y posteriormente se tiene la factura, pero no existe
ningún tipo de aprobación de dichas compras.

14. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

15. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Se va a identificar los principales problemas detectados en la empresa
indicando los problemas que ocasiona y por qué se dio lugar al mismo.
Se ha detectado los siguientes problemas en la empresa:
 Falta de planificación en compras.
 Falta de optimización de procesos de producción en la empresa.
 Falta de ventas a crédito a interés bajo.
 Falta de crecimiento geográfico.
 Falta de promoción en ventas.
En donde tenemos:
- Falta de planificación en compras.

16. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
- Falta de optimización de procesos de producción en la empresa.
6. Diseño funcional de procesos propuestos
a. Diagrama de contexto integral
b. Modelo de procesos integral
Diagrama de Compras Realizadas a Nivel Local y Nacional.
Este proceso se enfoca a las compras locales y nacionales que
se realizan para adquisición de materias primas, auxiliares,
repuestos y herramientas.

17. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
En este proceso intervienen bodequero1 y 2, asistente de
compras, jefe financiero y departamento de pagos.

18. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
c. Descripción de cada proceso
i. Diagrama de Burbujas (Puede usar otras)
OPTIMIZACIÒN DE PLANIFICACIÒN EN COMPRAS.
O
P
T
I
M
I
Z
A
C
I
Ò
N
D
E
L
O
S
p

19. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
PROCESOS DE PRODUCCIÒN EN LA EMPRESA FAGA
MOTORS S.A.

20. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ii. Flujo gramas de Documentos
iii. Interfaces de integración
iv. Ventajas (Para la empresa, claro y resumido)
- Optimización de planificación en compras
- Optimización de los procesos en la empresa Pico
Sánchez Cia. Lltda.
- Ventas a crédito a intereses bajos

21. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
- Expansión con sucursales
- Promoción de ventas
Para los cuales se ha diseñado gráficos en donde se
encuentran con sus respectivo beneficios y por medio de
que se los puede obtener los mismos .
d. Use case por proceso
e. Diagrama de navegación G.U.I
7. Plan de Implantación
La planificación se lo realizará en base a las órdenes de producción.
Conocimiento de las estaciones de trabajo para poder determinar el
momento preciso para la compra del material y que en las bodegas no
se encuentre almacenado por demasiado tiempo.
Revisión del stock en las bodegas para poder adquirir el material.
Revisión de la lista estándar de materiales que se ocupa en la
construcción de la carrocería para realizar el pedido.
Revisar todo el material a ocupar para un mes y coordinar con los
proveedores entregas parciales de materiales a necesitar según
planificación mensual de entrega de carrocerías.
8. Ventajas generales
 Una de las ventajas generales es implantar un proceso de mejora
continua en este departamento debido que es una parte esencial
para el proceso de producción de carrocerías.
 La empresa mejorara la manera de pensar del personal, lo que
se quiere conseguir es la satisfacción total de la sociedad ya que
se busca mejorar en calidad, costo, entrega, seguridad, medio
ambiente y moral así se podrá lograr la CALIDAD TOTAL del
producto que se ofrece.
 Además se busca siempre mejora continua en los grupos de
trabajo.
9. Conclusiones

22. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Al implementar la administración con calidad total en el departamento de
compras permitirá enfocarnos al cliente interno, coordinar con las otras
áreas de la empresa, estandarizar el proceso conjuntamente con la
participación activa de la alta gerencia.
Al realizar la reingeniería al departamento de compras de la Empresa Pico
Sánchez Cia Ltda. se ha establecido los procedimientos a seguir tanto para
realizar la adquisición de materias primas, auxiliares, repuestos y
herramientas a nivel local y nacional, ya que en la actualidad no cuenta con
un proceso definido.
Se ha elaborado documentos en el proceso de compras que permitirán
controlar al personal que interviene en el mismo y a los proveedores, puesto
que se encuentran claramente determinadas las actividades del personal de
compras y de los proveedores se han determinado los requisitos que deben
cumplir para calificar para la empresa, en la actualidad existen documentos
que utilizan pero que no sirven de control ya que no se lo realiza en forma
continua y no se existen formatos establecidos.
Se ha establecido indicadores de medición simples pero permanentes de tal
forma que permitan medir la mejora continua del departamento de compras:
 Precio actual/ precio anterior.
 Evaluación semestral de los proveedores que han tenido: retraso en
la entrega, entrega pedido incompleto, han variado sus precios,
devolución del producto, y entrega justo a tiempo.
 Proveedores eficientes/ proveedores deficientes
10.Bibliografìa
BEER, Michael. La renovación de las empresas. Mc. Graw Hill. Harvard
Business
School Press, España.1992.
GOMEZ BRAVO, Luis. Productividad : mejoramiento continuo de calidad y
productividad. Segunda Edición. 1992.
PÀGINAS DE INTERNET
www.crearempresas.com
www.monografias.com
www.gestiopolis.com

23. PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
www.gerenciasocial.org
www.wikilearning.com