Implantación de un sistema de gestión documental en la Administración. Presentación para PEC 2 de Claves tecnológicas de la administración electrónica

1. 2017
Javier Casado Cadarso
Técnico de administración general
jcasado@dphuesca.es
Asesoría jurídica
Diputación Provincial de Huesca
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración

2. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 2
Hay pocas cosas que los burócratas odien
más que la innovación, especialmente la
innovación que produce mejores
resultados que las viejas rutinas.
― Frank Herbert, Archivos Bene Gesserit, Dune (1965)
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración

3. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 3
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración
Objetivos
➢
Análisis del impacto que supone para una
organización la implantación de un gestor
documental

4. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 4
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración
Obligaciones a satisfacer
➢
Incorporación de metadatos tanto a expedientes y
documentos electrónicos
➢
Cumplimiento del RD 4/2010, ENI y
sus Normas Técnicas de Interoperabilidad
➢
Sistema de archivo híbrido
electrónico y en papel

5. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 5
Metadatos
Dificultad de comprensión del concepto
Dificultad de su gestión por no ser directamente
visibles en el documento
→ Requieren la adopción de un gestor documental en
la Administración Pública
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración

6. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 6
Consideraciones para la adopción de la e-administración:
efectos sobre la gestión documental (García-González, 2016)
➢
Compromiso político, jurídico, organizativo y técnico
➢
La e-administración como sistema integrado de información
➢
Enfoque basado en procesos para definir el cuadro de clasificación
funcional de los documentos
➢
Marco legislativo sobre derecho administrativo electrónico:
Reglamento y Política de gestión de documentos electrónicos
➢
Descripción de procedimientos en sistemas de descripción de
procesos y ser descritos mediante metadatos
➢
Adopción de sistemas de gestión de archivo híbridos: electrónico y
papel
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración

7. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 7
Implantación del gestor documental
Proceso previo
➢
Revisión y posible modificación de la estructura organizativa
de la institución
➢
Revisión de los circuitos de información y de los procesos de
decisión
➢
Reducción de las cargas administrativas
➢
Simplificación de los procedimientos administrativos
➢
Rediseño de los procesos de gestión
➢
Formación y capacitación del personal: motivación e
implicación
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración

8. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 8
Implantación del gestor documental
Beneficios
➢
Filtros basados en metadatos y contenidos de los documentos
➢
Versionado y trazabilidad de documentos
➢
Soporte para multitud de formatos documentales y
herramientas de conversión
➢
Conexión con otros componentes y plataformas de
administración electrónica (web services)
➢
Gestión flexible de perfiles, permisos, usuarios y roles
➢
Estándares que facilitan la independencia tecnológica (CMIS)
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración

9. Abril 2017 Javier Casado Cadarso - DPH 9
Muchas gracias por su
atención
Implantación de un sistema de gestión
documental en la Administración