La planeación de una reunión implica establecer las reglas, políticas y procedimientos que regirán, así como elaborar borradores de los programas de trabajo. Determinar cuotas de registro requiere calcular egresos, ingresos y contingencias para encontrar el punto de equilibrio financiero. La negociación con proveedores puede ayudar a reducir costos.

1. Planeación

2. Planeación
La determinación del camino que se tomará y lo que se hará conjuntamente con las acciones
cronológicas de trabajo para lograr los objetivos señalados
Curso de acciones por seguir, de modo
que se establezcan las reglas, políticas
y procedimientos que habrán de
orientar, la secuencia de las
operaciones para efectuarlos y la
determinación del tiempo, elementos y
presupuesto con que lograrlos.

3. Reglas, políticas y
procedimientos.
Los objetivos generales de la reunión así como los intereses
de la institución organizadora del evento y participantes
expuestos a la etapa de previsión.
La alta gerencia de una empresa o la directiva de una
asociación determinan, el caso de la reunión por celebrar
y las reglas, como también si desean manifestar las
políticas y procedimientos que habrán de regir durante la
reunión.

4. Reglas :
Son dictámenes superiores que se establecen, no están sujetos a
discusión, cambio o alteraciones.
Si las esposas, familiares y/o acompañantes quedan excluidos o no
de las sesiones de trabajo durante la reunión.
Si la prensa nacional será invitada o no con motivo de la
celebración de la reunión.
Si el costo de los eventos sociales programados durante la reunión
será cubierto o no mediante la venta de boletos a los
participantes.

5. Políticas
Son aquellos principios generales que sirven para la orientación
de la reunión, también para formular, interpretar y suplir las
normas concretas.
Son el objetivo de acción.
 Se tienen que establecer claramente.
 Se deben difundir en todos los niveles donde serán aplicadas.
 Se deben coordinar e interpretar adecuadamente.
 Se deben revisar y modificar periódicamente.

6. Procedimientos
Señalan la secuencia cronológica más eficaz para obtener los
mejores resultados en cada función concreta.
Son la división funcional de cada acto por realizar.
 Se deben fijar por escrito y de preferencia gráficamente.
 Los procedimientos se deben revisar periódicamente para
eliminar tanto la rutina como los excesos.
 Se debe evitar la duplicación innecesaria.

7. Programa genera de
Trabajo (acciones)
Los programas son aquellos planes que establecen objetivos, secuencia de acciones y tiempo
para realizarlos.
 Se debe hacer un borrador de toda acción para la manifestación de mayor a menor grado
que influirá o afectara la reunión.
 Se tiene que dar revisiones al borrador del programa y ver sus cambios o alteraciones, para
agrupar de manera lógica las acciones y que no se olvide o falte alguna.
 Se agruparan las acciones bajo una serie de subtítulos que permitan identificar aquellas con
un logro específico.
 Estarán las acciones agrupadas de manera que sean ejecutadas por sus comités
correspondientes.
 Tienen que estar agrupadas y ubicadas de modo congruente y cronológico.
La relación de las acciones, su agrupamiento y secuencia se deben plasmar en hojas de trabajo
extensas, las cuales se subdividirán en meses, semanas o días, para la programación de la
fecha en que cierta acción deba iniciarse y cuando finaliza.

8. NEGOCIACIONES
Las negociaciones del OPR son importantes y
valiosas en cuanto a la elaboración del
presupuesto.
La habilidad de negociar debe ser una
característica innata en un OPR

9. Las negociaciones que se pueden hacer deben
regirse por las siguientes reglas:
Todo es negociable
Todo debe ponerse por escrito;
contratos, acuerdos o confirmaciones
No avergonzarse de preguntar
Conocer de antemano el potencial económico
que represente la reunión

10. Peticiones de negociaciones
Se pueden negociar, según la habilidad del
negociador
Cuartos de cortesía.
Mantas de bienvenida y atención especial.
Apoyos promocionales, como impresos.
Tarifas de transportación preferenciales.
Descuentos especiales en restaurantes.
Patrocinios en especie.

11. Con quienes se puede negociar
Hotel sede seleccionado
Línea aérea
Autoridades oficiales de la sede: oficina de
turismo
Empresas proveedoras de los diversos
servicios contratados
Instituciones bancarias: tarjetas de credito

12. Reconocimiento y crédito a colaboradores
Cualquier colaboración, contribución, descuento
o negociación que se logre debe manifestarse
y reconocerse públicamente.

13. Cuotas de registro o inscripción
a reunionespago que efectúa una
• La cuota de inscripción o registro es el
persona asistente a la reunión, para recibir a cambio una serie
de beneficios y servicios materiales, sociales o profesionales.
Estarán sujetos a una serie de consideraciones.

14. Cuotas de registro o inscripción a
reuniones
• Criterios aplicables a cuotas de registro o inscripción
se han catalogado de la manera siguiente:
a) Cuota de inscripción con todo incluido.
b) Cuotas de inscripción limitadas.
c) Cuotas extra limitadas.
d) Cuotas especiales.

15. Consideraciones generales acerca
de cuotas de inscripción o registro
a) Carencia y desconocimiento total del proceso administrativo de reuniones.
b) Descuido de reuniones previas durante la etapa de previsión.
c) Cálculos optimistas del número anticipado de asistencia a la reunión.
d) Carente confirmación en cuanto al logro de patrocinios, subsidios y colaboración de organismos
oficiales o privados.
e) Dispendio excesivo en los programas de la reunión así como en la atención exagerada a invitados.
f) Mantener cuotas tradicionales que no se han ajustado a la realidad actual.
g) Temor al cambio de cuotas tradicionales.
h) Carencia de negociaciones fructuosas con proveedores.
i) Desconocimiento de organizaciones que contribuyan en el evento.
j) Temor a implantar acciones redituables para recuperaciones económicas (tarifas, sorteos, etc.)
k) Olvido de gastos menores: propinas, IVA, servicio, garantías mínimas, factor
inflacionario, intereses, etc.

16. Determinación de cuotas de
inscripción o registro
• La fórmula más simplificada aplicada a esta
acción es la siguiente:
EV + EF + C= CR
DE
EV= egresos variables
EF= egresos fijos
C= contingencias
DE= delegados efectivos
CR= cuotas de registro

17. Determinación de cuotas de
inscripción o registro
• Al aplicar dicha formula se deben considerar los puntos que siguen:
a) Considerar el numero real de delegados que pagarán sus cuotas.
b) Determinar si en los egresos se han estimado los patrocinios y
cortesías.
c) Establecer de forma similar cuotas para
acompañantes, estudiantes, visitantes, expositores, etc.
d) No olvidar cubrir las contingencias posibles.

18. Punto de equilibrio
• Es aquél en el que los ingresos compensan los
egresos. Dicho punto muestra el balance sin
pérdidas o ganancias.

19. Flujo de efectivo
• El flujo de efectivo permitirá identificar la capacidad
económica del organizador para cumplir con las diversas
acciones que en ciertas fechas requerirán los recursos
económicos necesarios.

21. Conclusiones
La etapa anterior en el proceso administrativo mostró las diversas opciones para realizar una
reunión mientras que la planeación determinará que es lo que se hará en la misma.
La planeación establece las reglas, políticas y
procedimientos que deberán regir durante la
reunión.
La elaboración de borradores de los
programas de trabajo es indispensable.