El documento describe los principios fundamentales de la administración de proyectos de infraestructura. Explica que la administración de proyectos es una técnica emergente pero ampliamente difundida que utiliza un enfoque integral para alcanzar objetivos específicos dentro de un tiempo y presupuesto determinados. También destaca la importancia de aplicar los conocimientos y herramientas de la administración de proyectos para proyectos complejos como la exploración de Marte.

1. ADMINISTRACIÓN (GERENCIA) DE PROYECTOS DE
INFRAESTRUCTURA
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2. 4 de julio de 1997
Mars Pathfinder se posó exitosamente sobre la superficie de Marte.
Primer vehículo robótico en rodar sobre la superficie de otro planeta
Inversión:US150Millones
Tiempo: Cualquier retraso superior a 30 días hubiera retrasado 26 meses el proyecto.
Resultado: Proyecto del Año
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3. Un día se decidió que el hombre debía explorar a Marte. Ya se había llegado a la Luna y parecía el
siguiente reto lógico para la humanidad. Pero no se quedó en idea. Se formuló un Proyecto, se
analizó y se vió factible, se establecieron los alcances preliminares, se formuló una Carta
Constitutiva y se aprobó. Se nombró a un gerente de proyecto, se pasó a la fase de planeación, se
aplicaron todas las herramientas y técnicas propias de la Administración de Proyectos que ya
para entonces era una realidad floreciente y una técnica depurada. Se pasó a la fase de ejecución
y se alcanzó un éxito resonante de gran trascendencia para la humanidad. Nada se improvisó.
Todo se planeó, ejecutó y controló minuciosamente.
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4. Nada en esta hazaña fue producto de la casualidad. Nada fue improvisado.
Fue el resultado de la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para
alcanzar un objetivo específico en un tiempo determinado y con unos recursos prefijados.
En una palabra, fue una idea, una meta, un Proyecto y una actividad profesional:
GERENCIA DE PROYECTO
(PROJECT MANAGEMENT)
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5. TECNOLOGÍA ÚLTIMA RECONOCIDA A NIVEL GLOBAL
QUE UTILIZA UN ENFOQUE INTEGRAL
Y VA MÁS ALLÁ DE UNA SIMPLE ADMINISTRACIÓN.
Para aplicarla, es indispensable :
Integrar, coordinar, organizar, comprometer, medir avances, reportar. Alcanzar la meta en tiempo,
costo y calidad. Iniciar, Planear, Ejecutar, Controlar y Cerrar la actividad. Aplicar el Cuerpo de
Conocimientos de la Gerencia de Proyectos (Project Management).
Se requiere conjuntar experiencia y dominio del Cuerpo de
Conocimientos ya que,
Si se tiene experiencia, pero se desconoce el Cuerpo de Conocimientos,
no se aplica la GP
Si se conoce el Cuerpo de Conocimientos, pero no se tiene experiencia,
es muy difícil aplicarlos exitosamente
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6. La administración por proyectos es hoy una nueva, emergente, pero ya amplia y
globalmente difundida manera de administrar.
Cualquier proceso que reúna las dos características expuestas:
TEMPORAL Y UNICO
Puede y debe administrarse como un proyecto.
A nivel mundial, se está dando una renovación de las organizaciones de todo tipo para
atacar total o parcialmente sus tareas por proyectos.
La razón es simple: éxito
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7. El concepto de GERENCIA DE PROYECTOS implica una figura responsable de todas las fases
de un proyecto, desde su concepción hasta su implantación.
Este concepto es válido para proyectos de infraestructura, es decir, proyectos cuyo objetivo
es la construcción de obras, por lo que se ajustan específica e invariablemente a la definición
dada anteriormente.
LA GERENCIA DE PROYECTO DEBE APORTAR LA VISIÓN GLOBAL INDISPENSABLE PARA
COORDINAR EFICAZMENTE LAS DIVERSAS ACTIVIDADES PROFESIONALES ESPECIALIZADAS
QUE SE REQUIEREN PARA PLANEAR Y EJECUTAR UN PROYECTO DE INFRAESTRUCTURA,
REPORTANDO OPORTUNAMENTE A LAS INSTANCIAS SUPERIORES LA EVOLUCION DEL
PROYECTO EN TODOS SUS ASPECTOS DE TIEMPO, COSTO Y CALIDAD.
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8. Para ser exitosa, la Gerencia de Proyecto requiere tres condiciones fundamentales:
A) DEBE APLICARSE DURANTE TODO EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
B) DEBE DARSE AL GP LAS FACULTADES SUFICIENTES.
C) DEBE APLICARSE EL ACERVO DE CONOCIMIENTOS
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9. En México, la Gerencia de Proyectos es una actividad profesional emergente. En el mundo, es una
profesión floreciente.
En el Project Management Institute, se intercambian experiencias, conocimientos, herramientas y
técnicas que se exponen, se estudian, se aplican, se registran sus resultados y finalmente se
aprueban, porqué son GENERALMENTE ACEPTADOS.
Los Fundamentos de la Gerencia de Proyectos (PMBOK®) constituyen el acervo de
conocimientos de la profesión. Como en otras profesiones (medicina, abogacía, contaduría, etc.)
el cuerpo de conocimientos recae sobre profesionales y académicos que aplican ese
conocimiento y lo desarrollan. Incluyen prácticas tradicionales ampliamente utilizadas, así como
prácticas innovadoras que están emergiendo. Como consecuencia, dichos Fundamentos están
en constante evolución.
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10. El Colegio de Ingenieros Civiles y el Centro de Actualización Profesional e Investigación
Tecnológica (CAPIT), en convenio con la Sociedad Mexicana de Ingenieros Administradores
(SMIA), presentaron a la dirección General de Profesiones de la Secretaría de Educación
Pública un proyecto de especialidad. Se enfocaron los principios generales de la Gerencia de
Proyecto a:
OBRAS DE INFRAESTRUCTURA
NORMATIVIDAD, TÉCNICAS Y SISTEMAS EN MÉXICO
Hoy se cuenta con el Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios (REVOE) número
2005371 (17jun05) expedido por dicha dependencia, por lo que quién cumpla con el Plan de
estudios aprobado obtendrá el Título y la cédula profesional correspondientes.
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11. Adicionalmente, el CICM en convenio con SMIA han integrado el Comité para la Certificación
de Peritos Profesionales en Gerencia de Proyectos de Infraestructura.
Con la especialidad como postgrado (Base teórica) y la certificación como garantía de
experiencia, se pretende hacer frente a la creciente demanda de Gerentes de Proyecto,
combinando la teoría y la práctica profesional .
Se requiere eficacia en el desarrollo de los proyectos de infraestructura que urgen a México y
que constituyen un enorme potencial de trabajo para la ingeniería mexicana, ya que muchos
inversionistas extranjeros importan a sus Gerentes de Proyecto por carencia de oferta local.
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12. Las actividades necesarias para la realización de un proyecto se componen de procesos,
cada uno entendido como una serie de acciones que conducen a un resultado.
Por su naturaleza, dichas actividades se dividen generalmente en cinco etapas o fases, a
cada una de las cuales corresponde un grupo de procesos que se recomienda ejecutar para
la eficaz culminación del proyecto.
LAS FASES DEL PROYECTO
En lo sucesivo, al mencionar la palabra PROYECTO, nos referiremos siempre a proyectos
de infraestructura
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13. Un Proyecto de Infraestructura requiere tanto actividades organizacionales como técnicas,
que deben combinarse para desempeñar eficazmente las cinco fases reconocidas como
fundamentales en Administración de Proyectos:
Iniciación2, Planeación, Ejecución, Control y Cierre.
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14. CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
GRUPOS DE PROCESOS (FASES)
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15. LOS PROCESOS DE LA GP
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16. PERSPECTIVA DE SISTEMA
Organizado y adiministrado adecuadamente, un sistema total actúa de tal manera que su
rendimiento resulta mayor que la suma de los rendimientos de sus partes.
Con una visión sistémica, los procesos se recomiendan aplicar en un proyecto cualquiera, de
acuerdo a sus características y al criterio de su GP. Para cada proceso, se propone la
aplicación de tres pasos fundamentales:
INFORMACIÓN DE ENTRADA
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
INFORMACIÓN DE SALIDA
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17. El PMI reconoce 49 procesos fundamentales que deberán ejecutarse durante la
realización de un proyecto, clasificándolos en cinco grupos que corresponden a las
cinco fases o etapas que debe recorrer cada proyecto.
A su vez, estos 49 procesos se agrupan para su estudio en nueve áreas de
conocimiento, recomendables para lograr integrar todas las actividades necesarias
para la ejecución ordenada y eficaz de un proyecto. Sin embargo, los proyectos de
infraestructura, con su característica común de estar orientados a la construcción,
requieren de procesos adicionales, agrupados en 4 nuevas áreas de conocimiento.
Aunque todos los procesos son aplicables a todos los proyectos, se reconoce que no
todos los procesos son necesarios en todos los proyectos. Queda a criterio del GP su
aplicación.
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18. ACERVO DE CONOCIMIENTOS (BODY OF KNOWLEDGE) DE LA GP
ORGANIZACION
ACERVO DE PMBOK INFRAESTRUCTU
CONOCIMIENTOS RA
PROCESOS 49 14
AREAS DE CONOCIMIENTO 9 4
ETAPAS 5 5
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19. LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO
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20. Para cada FASE, se aplican nueve áreas de conocimiento fundamentales:
Integración
Administración de los Alcances
Administración del tiempo
Administración del costo
Administración de la calidad
Administración de los recursos humanos
Administración de las comunicaciones
Administración de los riesgos
Administración de la procuración.
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21. Para proyectos de infraestructura, deben añadirse otras cuatro áreas de conocimiento:
Administración de la Seguridad
Administración Ambiental
Administración Financiera
Administracion de las Reclamaciones
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22. ÁREA DE CONOCIMIENTO: INTEGRACIÓN
A través de cada una de las fases expuestas se requiere identificar, definir, combinar, y coordinar
los procesos necesarios para la ejecución eficaz de un proyecto.
La integración de todas las actividades es:
•Unificar los esfuerzos
•Consolidar la informacion
•Articular los planes y proyectos
Para completar y alcanzar los requerimientos del Cliente
En este contexto y en proyectos de infraestructura, el Ingeniero (GP), pasa de ser un ejecutor a
convertirse en un planeador y ejecutor. Requiere un cambio radical de actitud que exige a su vez un
cambio de mentalidad para el que debe concientizarse.
Debe sentirse un generalizador, y tener la visión de conjunto del proyecto.
Él necesitará coordinar a todos los especialistas e involucrados.
De ahí la importancia de su papel
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23. AREA DE CONOCIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE LOS ALCANCES DEL PROYECTO
Contiene los procesos requeridos para asegurarse de que el Proyecto incluye todo el trabajo
necesario, pero sólo el trabajo necesario para terminarlo exitosamente. Su objetivo es
determinar y controlar lo que está incluído y lo que no está incluido.
La determinación concreta de los alcances del proyecto constituye uno de los objetivos esenciales
de la etapa de Planeación. La mayor parte de los fracasos de un proyecto o de su desempeño
incorrecto pueden atribuirse a una determinación deficiente de sus alcances. Es por esto que
dichos alcances deben:
PLANEARSE
DEFINIRSE
VERIFICARSE
CONTROLARSE
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24. AREA DE CONOCIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
La ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO es una actividad de la mayor importancia.
Requiere una atención cuidadosa, ya que será una de las principales herramientas para la
administración financiera, la factibilidad económica y la medición del desempeño del proyecto.
Una de las causas más frecuentes de inconformidad de los clientes con el desempeño de la
administración de un proyecto es el no cumplir con la fecha de terminación.
Un proyecto debidamente planeado y controlado puede, sin duda, terminarse en el tiempo
previsto. En la Gerencia de Proyectos se exponen las herramientas, técnicas y procedimientos
necesarios para lograrlo.
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25. AREA DE CONOCIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DEL COSTO DEL PROYECTO
Planear el costo, definir los precios unitarios, presupuestar y controlar los costos de modo que el
proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.
La precisión del presupuesto está directamente relacionada con la precisión de la planeación
del proyecto. Las fallas presupuestales frecuentes se deben más bien a la planeación
inexistente o insuficiente.
Es necesario fijar desde la etapa de planeación los parámetros que servirán para medir el
desempeño del proyecto durante su etapa de ejecución.
Aplicando los procesos recomendados para esta área de conocimiento.
Se puede terminar un proyecto dentro del presupuesto aprobado
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26. AREA DE CONOCIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
Incluye todas las actividades necesarias para determinar las políticas, objetivos y
reponsabilidades necesarias para satisfacer los requerimientos del proyecto.
Debe implementarse el sistema de administración de la calidad con actividades contínuas de
mejoramiento de los procesos ejecutados en forma apropiada.
La calidad debe planearse, diseñarse, ejecutarse, controlarse y registrarse para evitar los errores y
las correciones siempre costosas cuando no se detectan oportunamente.
La inversión en calidad planeada y asegurada debidamente siempre será menor que los costos
derivados de una calidad defectuosa o insuficiente.
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27. AREA DE CONOCIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO
Determinar el papel que desempeñará cada uno de los participantes directos en el proyecto, a nivel
de personal directivo y de la Gerencia de Proyecto. Deberán también establecerse sus
responsabilidades, relaciones jerárquicas, dependencias y todo tipo de interacciones hasta tener
una representación gráfica y documentada de todo lo planeado.
Se recomienda una Carta de Organización de un Proyecto que es una representación gráfica de los
miembros del equipo que lo componen y sus relaciones jerárquicas.
La administración de los Recursos Humanos requiere:
PLANEACIÓN
RECLUTAMIENTO
TRABAJO DE EQUIPO
ADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO
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28. AREA DE CONOCIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Incluye los procesos necesarios para asegurar en forma apropiada y oportuna la generación,
recopilación, distribución, archivamiento, recuperación y disposición final de la información del
proyecto.
Se deben establecer las ligas apropiadas entre el personal para asegurar una comunicación fluida,
oportuna y suficiente entre todos los involucrados. El GP puede dedicar un tiempo excesivo a la
comunicación entre su propio equipo, los involucrados externos, contratistas, proveedores y la
Organización-Cliente, y esto requiere una planeación que permita optimizar dichos tiempos.
Esto requiere:
Planeación de las Comunicaciones
Distribución de la información
Reportes de desempeño
Administración de los Involucrados
Administración de los archivos
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29. AREA DE CONOCIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
Podemos definir RIESGO como un evento con cierto grado de incertidumbre desconociendo si su
realización puede conducir a un resultado favorable o desfavorable.
Ocho de cada diez GP mencionan la Administración de Riesgos como un proceso esencial de la
Admón. de Proyectos. Sin embargo, sólo 2 de cada 10 proyectos investigados mostraron evidencias
de haberla aplicado en forma consistente.
Pero es indiscutible que todo GP profesional debe aplicar esta técnica para cada proyecto que
emprenda.
.
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30. AREA DE CONOCIMIENTO:
ADMINISTRACIÓN DE LA PROCURACIÓN
Cómo, cuándo y dónde procurarse los materiales, equipos, servicios y todos los elementos
necesarios para la ejecución correcta y oportuna de los trabajos del Proyecto.
Incluye:
Planeación de compras y adquisiciones
Planeación de contratos y requisiciones
Requerimientos de información por parte de los proveedores potenciales
Selección de proveedores
Administración de los contratos
Cierre de contratos
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31. Para Proyectos de Infraestructura, aplican también cuatro áreas de
conocimiento específicas:
Administración de la Seguridad
Administración Ambiental
Administración Financiera
Administración de Reclamaciones.
La aplicación sistemática de estos principios conduce a una
mayor eficacia en la realización de un proyecto y reduce los
riesgos inherentes a su implantación.
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32. FASE:
PLANEACIÓN DE UN PROYECTO
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33. Es particularmente importante resaltar la trascendencia de la planeación para el éxito de un
proyecto.
Tanto en proyectos públicos como privados, es frecuente dedicarle a esta fase del proyecto
mucho menos del tiempo y el esfuerzo que deben asignársele.
Por ser esta fase poco tangible, con escasos resultados visibles, es frecuente la presión
política o económica para reducirla a su mínima expresión.
Debemos difundir la importancia de la Planeación, y el concepto de que el tiempo y el
dinero que se le dedican, es tiempo y dinero que se ahorran en la fase de ejecución del
proyecto.
La Gerencia de Proyecto debe evitar que la fase de ejecución se inicie sin haber madurado la
fase de planeación.
Conviene recordar que sin planeación, no puede haber control.
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34. LA PLANEACIÓN IMPLICA APLICAR TODOS LOS PROCESOS NECESARIOS PARA
DESARROLLAR EFICAZMENTE LOS PLANES SUFICIENTES PARA LOGRAR LA MÁXIMA
EFCACIA EN LAS ETAPAS DE EJECUCIÓN, CONTROLY CIERRE:
•CARTA CONSTITUTIVA
•PLAN INTEGRAL DEL PROYECTO
•PLANEACIÓN DE LOS ALCANCES
•PLANEACIÓN DEL TIEMPO
•PLANEACIÓN DEL COSTO
•PLANEACION DE LA CALIDAD
•PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
•PLANEACIÓN DE LA PROCURACIÒN
•PLANEACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
•PLANEACION DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
•PLANEACIÓN DE LA SEGURIDAD
•PLANEACIÓN FINANCIERA
•PLANEACIÓN AMBIENTAL
•PLANEACIÓN DE LAS RECLAMACIONES
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35. FASE:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO
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36. LA ÚNICA MANERA DE GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE UN
PROYECTO UNA VEZ QUE SE INICIÓ, ES CONTROLÁNDOLO.
CONTROLAR ES COMPARAR LO EJECUTADO CON LO PLANEADO PARA PREVENIR Y
CORREGIR OPORTUNAMENTE LAS DESVIACIONES DEL PROYECTO.
El control de proyectos requiere procedimientos precisos para la medición del trabajo
realmente realizado y los rendimientos correspondientes.
Existen muchas técnicas para el control de un proyecto (PERT, CPM, Etc.). Todas ellas controlan
cada componente, costo y tiempo, en forma independiente.
Las herramientas de administración de proyectos deben ser conceptualmente
simples y fáciles de aplicar. La metodología más reconocida hoy día, para el
seguimiento y control de un proyecto es la Metodología del Valor Ganado.
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37. El PMI agrupa los procesos que recomienda aplicar para el éxito de un proyecto en grupos
coincidentes con las FASES del proyecto
El Grupo de procesos de seguimiento y control incluye, por ejemplo:
• El seguimiento de las actividades en curso del proyecto, comparándolas con
el Plan Integral del proyecto y la Línea Base de rendimiento de éste.
• El Control integrado de cambios, de tal forma que solamente se implanten los cambios
aprobados. El Grupo de Procesos de seguimiento y control también incluye controlar los
cambios y recomendar acciones preventivas como anticipación de problemas.
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38. La referencia para el control del proyecto es la Línea base.
De acuerdo con el PMBOK®, la Línea base es el Plan de Administración Original del proyecto
más los cambios aprobados.
La Línea base es el único estándar contra el cual debemos y podemos comparar el avance y
el rendimiento del proyecto.
Debe ser establecida en el momento en que todos los interesados (stakeholders) del proyecto
estén de acuerdo con:
• El trabajo a realizar (WBS);
• El tiempo de realización (programa); y
• El costo del proyecto (presupuesto)
Todo gerente de proyecto exitoso debe terminar su proyecto cumpliendo el alcance
establecido, en tiempo, dentro del presupuesto y programa aprobados así como con la calidad
estipulada y la satisfacción del cliente.
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39. Para el seguimiento y control de un proyecto, se recomienda la aplicación de una serie de
procesos:
1) Recolectar, medir y difundir información del trabajo del proyecto.
2) Control integrado de cambios.
3) Verificación del alcance. (estimaciones)
4) Control del alcance.
5) Control del programa
6) Control de costos.
7) Control de la calidad.
8) Administración del equipo del proyecto.
9) Información del desempeño.
10) Administración para los Involucrados.
11) Seguimiento y control de riesgos.
12) Administración del contrato.
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40. La Gerencia de Proyectos es una disciplina invaluable para la Administración exitosa de
actividades únicas y finitas. Su aceptación y reconocimiento a nivel global lo demuestran.
Es un cúmulo de conocimientos organizados y sistematizados sobre prácticas reconocidas y
generalmente aceptadas para ser aplicados en la administración de proyectos.
En los proyectos de infraestructura debe aplicarse dicho acervo. 60 procesos agrupados en
trece áreas de conocimiento, aplicables en las cinco etapas de su ciclo de vida:
Iniciación, Planeación, ejecución, control y cierre.
Ninguna de estas etapas debe pasarse por alto si queremos proyectos que cumplan con los
requerimientos de tiempo, costo y calidad que se requieren.
En México su aplicación es incipiente pero indispensable para actualizar y modernizar la
administración de nuestros proyectos de infraestructura. No aplicarlos implica un rezago
tecnológico que es preciso superar.
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