El documento habla sobre la gestión de involucrados en proyectos. Explica que los involucrados son individuos u organizaciones que están involucrados activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por el proyecto. Discute la importancia de identificar a los involucrados, clasificarlos como primarios o secundarios, y gestionarlos adecuadamente para el éxito del proyecto.

1. Universidad para la
Cooperación Internacional
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP
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Abril 2009

2. Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
La Gestión de Involucrados y
la Administración de Proyectos
1
Alcanzando el Éxito
2
Reconociendo al Involucrado
3
Clasificando y Gestionando
4 al Involucrado
Conclusiones
5
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

3. La Gestión de Involucrados y la
1 Administración de Proyectos
• En un ambiente multidisciplinario
Efectiva
comunicación
• Efectivos, en varios niveles
Creación de Cinco “áreas
organizacionales para adaptarse al ciclo
equipos de trabajo de vida del lado
humano” que
• A través del liderazgo necesario según requieren
Administrar el las circunstancias y siendo analítico
destrezas
cambio
especiales en
la
• Comprender la importancia del
Administrar administración
ambiente cultural
conflictos de proyectos
• Comprender la posición de los actores
• Destrezas interpersonales ante los
problemas que se darán a lo largo y
Líneas funcionales ancho de ellas
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

4. La Gestión de Involucrados y la
1 Administración de Proyectos
Conocimiento teórico
• Programas
Comprender que la AP se aplica en un
Contexto • Portafolio
contexto más amplio que el proyecto mismo
• Subproyectos
de la AP
dentro de la misma organización
• PMO
Fases y sus transiciones.
• Ciclo de vida
• Involucrados en el
Enlaces con Reconocer, diferenciar y contrastar los
proyecto
la
involucrados. Distinguir los estilos
• Influencias de la
organización
organización
organizacionales y juzgar para escoger el más
adecuado a su proyecto
Procesos • 5 Grupos de la
Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control
de
y cierre. No confundirlos con fases. Saber cómo
procesos
de la AP AP interactúan
• 9 áreas de Conocer la 9 áreas; sus entradas, sus procesos y
Áreas
sus salidas. Comprender cómo interactúan entre
conocimiento
conocimiento
de la AP de la AP ellas y cómo alimentan los 5 procesos de la AP
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5. La Gestión de Involucrados y la
1 Administración de Proyectos
Competencias del Director del Proyecto
Diplomático Estratega
Negociador
Controlador
DP
Title
Organizador
Motivador
Maestro Líder
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

6. La Gestión de Involucrados y la
1 Administración de Proyectos
Competencias del Director del Proyecto
Stress Comunicación
INTERPERSONALES
DP
Title
Conflictos Negociación
Liderazgo Motivación
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

7. La Gestión de Involucrados y la
1 Administración de Proyectos
Comunidad de
Cambio de
beneficiarios
productos, servicios y
procesos
Sistema
de administración
de proyectos
Programa Costo
Contexto Condiciones
operativo y de la
estratégico empresa
Rendimiento
Técnico
Ambiente cultural
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

8. La Gestión de Involucrados y la
1 Administración de Proyectos
…pero la AP por sí sola no puede hacerlo todo
Procesos
integrados
Cultura
Excelencia en el
comportamiento
Administración
Soporte de
informal
la gerencia
de proyectos
Capacitación
y educación
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

9. La Gestión de Involucrados y la
1 Administración de Proyectos
Buscando la excelencia y
creciendo en madurez Implementación de la AP
Contexto y otras áreas
de experiencia
Marco Conceptual de la AP
Empresa y
más allá Enlaces con el Entorno
Ciclo de vida
Gestión de Involucrados
e Influencias
de la Empresa
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10. Alcanzando el Éxito
2
Maneras Con Grandes
Consultas Productos Acuerdos, to
constructivas claridad, con beneficios en
necesarias, definidos de dos
para una buena el negocio.
Respuestas acuerdo a comienzan
compromisos, guía Todos
apropiadas la E. D. T. a trabajar
balance con establecida quieren que
en el
las firmemente, s se vuelva a
proyecto
necesidades e comienzan implementar
de la a ver otro proyecto
Empresa resultados.
Se termina el
trabajo
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

11. Alcanzando el Éxito
2
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

12. Alcanzando el Éxito
2
-Falta de espíritu de equipo
-No se mantuvo informada
a la alta gerencia
-Opinión pública desfavorable
Contribuyen al
-Manejo indadecuado
fracaso
de la gestión del cambio
-Relaciones ineficientes
con los involucrados
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13. Alcanzando el Éxito
2
-Participación intensa de los
integrantes del equipo en la toma
de decisiones y en la ejecución
-Manejo adecuado de la información
Contribuyen al
-Diseño organizacional adecuado
éxito
-Autoridad y responsabilidad claras
-Adecuada gestión
de los involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

14. Alcanzando el Éxito
2
No alcancen sus objetivos
Fallar en poder definir
los requerimientos
No entender que tan amplio es
el rango de involucrados que
tienen interés en el proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

15. Alcanzando el Éxito
2
Una economía tensa y buscando siempre
reducir costos, ha cambiado todo aspecto
de la Administración de
Proyectos, afectando a todos los
participantes importantes, en cuenta a los
involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

16. Reconociendo al Involucrado
3
La gestión de los involucrados
 Individuos u organizaciones activamente
involucradas en el Proyecto o aquellos cuyos intereses
pueden verse positiva o negativamente afectados como resultado
de la ejecución del Proyecto, también pueden ejercer influencia,
positiva o negativa, sobre el Proyecto y sus resultados.
 Plantea un reto importante tanto para el Director de Proyecto
como para el equipo del proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

17. Reconociendo al Involucrado
3
Los Su
involucrados involucramiento
¡Se necesitan en el proyecto!
¿¡Cómo los identificamos!?
Algunos son fáciles: el patrocinador, el gerente o el “dueño”, el
que posee los recursos, el cliente.
Porque … el cliente es un involucrado, ¿cierto?
Otros no tan obvios
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

18. Reconociendo al Involucrado
3
Primarios Secundarios
Involucrados
No tienen una
Una obligación relación
contractual o contractual pero
legal con el tienen o creen
equipo del tener un interés
proyecto en el proyecto
Los propietarios, los vendedores y contratistas,
las familias de los miembros del equipo,
los medios de comunicación, los ciudadanos
particulares, las organizaciones de influencia y
la sociedad en general
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

19. Reconociendo al Involucrado
3
Involucrados
Primarios Secundarios
al equipo
•Liderar
tienen límites
•No
•Ubicar los recursos
•Itereses parecen ser
•Crear y mantener
reales pues el proyecto
relaciones con los interfiere en su “territorio”
involucrados •Su “membresía” es tipo
•Establecer la cultura
ad-hoc
que permita obtener lo •Puede hacer equipo con
máximo de la gente otros involucrados, en
•Dar seguimiento y
cualquier forma
control •Diferentes formas de
•Evaluar al equipo por
ejercer el poder
loque son responsables •Es su decisión si toman
responsabilidad por sus
actos
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

20. Reconociendo al Involucrado
3
Económico y
financiero
Contratistas y
subcontratistas
Administración
superior
Otros Equipos de
Social y Jefes Agencias
Directores proyecto
cultural funcionales reguladoras
de Proyectos
proyecto
Clientes
Servicios Personal
y apoyo staff
Sociedad y Ambiental y
prensa legal
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

21. Reconociendo al Involucrado
3
Secundarios: competidores, Colegas: que dan recursos
familiares del equipo del
proyecto, vendedores de otros
recursos complementariios
Categorías
Title
Proveedores Colegas: se serán
impactados por los
entregables del proyecto
Consumidores finales: los Clientes: los que pagan
que lo usan
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

22. Reconociendo y al Involucrado
3
En muchas ocasiones la falla del proyecto no
está en la apatía del involucrado, sino en que el
DP no lo identificó oportunamente
Hay que tener la mente abierta
Trabajar con el equipo del proyecto (¡Ud. solo
no puede!) desde las etapas más tempranas
 Si no lo hace: corre grandes riesgos y significa que
su planeamiento no fue el adecuado
El DP debe crear un ambiente que favorezca la
identificación oportuna y constante
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

23. Reconociendo al Involucrado
3
Siendo importante identificarlos desde el
inicio, la identificación es un ejercicio
continuo:
 Pudo haber dejado a alguno por fuera
 Debe removerse a alguno de la lista
 El trabajo de algunos pudo haber terminado
La lista debe actualizarse regularmente
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

24. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
Lo reconocí, ¿qué hago con él?
 Necesita identificar cómo el proyecto lo
impacta
 Identificar el tipo de relación que tiene con el
proyecto (facilitadores de
recursos, gerente/patrocinador, familiares, etc
.)
 La reacción que él pueda tener porque Ud.
está desarrollando este proyecto
• Confidencialidad en su proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

25. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
¿Su gestión como DP?
 Dependiendo del análisis
• Una gestión muy activa de su parte
– “estar” en el proyecto activamente, tomando
decisiones, “veálos” en la organización, facilíteles
canales de comunicación
• U otra más pasiva
– Solo durante una fase o un entregable del proyecto
– Esté “al tanto”, pero no dé mucho de su tiempo
– En algún hito del proyecto sí serán claves (familiares)
– Subcontratistas
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

26. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
…pero a veces se pierde
Pero lo más
difícil es
Identificarlo es
“involucrarlos”
necesario pues
en el proyecto.
es importante
Hacerlos
para el éxito del
participar como
proyecto
les corresponde
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

27. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
…pero a veces se pierde
-Piensan que no tienen
Involucrados ningún rol en el proyecto
-Que su involucramiento
reacios no es una prioridad
dentro de sus
ocupaciones
-Por política: a conciencia
escogen no involucrarse
No creyentes: Insensibles:
-No saben que deben -Se dan cuenta
estar en el proyecto. libremente que serán
-Debiera ser fácil de impactados
manejar -Escogen no
-Invitarlos a las involucrarse para no
reuniones, participarlos endosar las decisiones
de los comunicados -Pueden manejar el
derecho a veto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

28. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
Todos quisiéramos que los involucrados sean
positivos, entusiastas y que siempre brinden
apoyo
Pero no ocurre así en la realidad
Se debe crear un perfil de ellos y así decidir
objetivamente cómo gerenciarlos. Escoger la
estrategia de gestión que mejor se adapte al
proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

29. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
Categorías para
clasificar a los
involucrados
Destructivos
• Tienen gran interés en el proyecto
• Ejercen gran influencia
• Intentan involucrarse pero no dan el apoyo necesario de acuerdo a las metas
• Actitud negativa hacia los esfuerzos
Pasivos/Neutrales/Dudosos
• De mediano a bajo interés en el proyecto
• Influencia mínima
• Se requiere solo que se involucren moderadamente
• Actitud positiva hacia el logro de las metas y hacia el esfuerzo
Constructivos
• Tienen gran interés en el proyecto
• Ejercen gran influencia en el éxito
• Intentan involucrarse y dan todo el apoyo necesario según las metas
• Actitud positiva hacia el esfuerzo del equipo
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

30. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
¡De acuerdo a la clasificación anterior hay
2625 permutas!
 Cada una trae consigo una estrategia de
manejo diferente
Pero solo se necesitan entender dos
aspectos básicos:
 El grado de influencia (¿poder?) del
involucrado
 Su intención (¿cómo intenta usar el poder
que ostenta?
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

31. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
Involucrados
Para entender
Influencia Intención
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

32. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
Contenerlo: apoye y sea cordial sabiendo que
puede ser destructivo en función de su gran poder
Confort: con poco poder pero que se necesitan para que el
proyecto sea exitoso. Jefes de línea cuyo trabajo se integra al
flujo de trabajo. Tenerlo consistentemente actualizado, algunas
reuniones cara-a-cara
Acójalo: aquellos con gran poder e interés en que el proyecto sea
exitoso. Apoyan y tienen una actitud positiva con respecto al esfuerzo.
Hay que darles gran atención. Consultarlos frecuentemente por sus
ideas e involucralos por su guía para asuntos de índole ejecutivo
Grado de:
-Influencia
-Intención
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

33. Clasificando y Gestionando al Involucrado
4
Objetividad
sobre donde
Acuerdos
ocurren los Es razonable
desacuerdos sobre esperar que
requerimientos emergerán
diferencias de
Tener a
opinión
mano las
expectativas
Entregables del proyecto de
acuerdo a las expectativas
de los involucrados
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

34. Conclusiones
5
Lo que es importante es que Ud. esté
preparado para comportarse
consecuentemente.
Lo más retador de un proyecto no es el
presupuesto o las restricciones de
tiempo, sino las políticas e intereses en
juego.
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

35. Conclusiones
5
Mantener contentos a los involucrados no
es fácil y si no lo están, cosas malas le
pueden pasar al proyecto, al Director de
Proyecto o al equipo del proyecto
Algunos Directores de Proyecto los ven
como un “mal necesario”. No lo haga
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

36. Conclusiones
5
La gestión será según la forma usada
para evaluar el grado en que ejercen
influencia en el éxito del proyecto
Al involucrado hay que conocerlo y
entenderlo para comprender los vacíos
entre lo que se espera, se necesita y lo
que se requiere de él y lo que realmente él
está pensando con respecto a su proyecto
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

37. Conclusiones
5
Si hay desacuerdos Negociación en
Las soluciones
¡y los habrá! los desacuerdos
Resistir la Es escencial Como Director de
tentación de negociar. Proyecto, no tiene las
ignorarlos. soluciones.
Hay que estar
Son los involucrados
No hay que preparado para
los que las tienen.
enfrentar los
ocultarlos.
desacuerdos.
Lo que sí tiene es la
Enfrentarlos habilidad para facilitar
Aunque no sean la resolución del
antes de que se nuestros problemas, problema temprano y
origine un mal como muchas veces rápido.
mayor ocurre
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

38. Los Involucrados de mi Proyecto, ¿Dónde Están?
Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

39. Universidad para la
Cooperación Internacional
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Abril 2009