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Agrupaciones documentales 2012 bosco
- 1. CONVENIO -CENTRO DONBOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 Leamos los siguientes conceptos AGRUPACIONES DOCUMENTALES “El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;...” Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines de los archivos. La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus actividades son: � El testimonio de su existencia. � El referente para la toma de decisiones. La organización documental es el proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad. Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción La clasificación documental es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. La clasificación no determina cómo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de las agrupaciones documentales, sencillamente dice cuáles
- 2. CONVENIO -CENTRO DONBOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 son los de cada unidad administrativa, cada función y cada serie. La ordenación documental es la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. La ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie. La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. Iniciaremos con el proceso de clasificación documental y para ello definiremos qué es y cuáles son las agrupaciones documentales. Agrupaciones Documentales Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales. Fondo Documental Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades. Sección Documental Es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. Subsección Documental Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o Sección. La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección. Serie Documental Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en series.
- 3. CONVENIO -CENTRO DONBOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 Subserie Documental Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes. Unidad Documental La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa. Ejemplos: Decretos, Acuerdos, Resoluciones, las actas, las circulares administrativas o reglamentarias. Es compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas. Por ejemplo en la serie Historias Laborales, cada expediente es una unidad documental compleja que se conforma con los documentos relativos a una persona desde que se vincula a una entidad hasta su retiro. Los tipos documentales Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magnética, acetato, entre otros.) y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.
- 4. CONVENIO -CENTRO DONBOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 FONDO DOCUMENTAL SECCION DOCUMENTAL SUBSECCION DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE DOCUMENTAL UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE COMPLEJA La clasificación es una operación archivística que consiste en el establecimiento de categorías o grupos que reflejan una estructura jerárquica. Puede ser: Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo Clasificación de secciones o subsecciones en el interior de un fondo Clasificación de series en el interior de una sección o subsección
- 5. CONVENIO -CENTRO DONBOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 La clasificación debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la institución. Agrupaciones Documentales Estructura Orgánica Fondo Documental Entidad Secciones Documentales Dependencias Mayor Jerarquía Subsecciones Documentales Grupos de Trabajo
- 6. CONVENIO -CENTRO DONBOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 EJEMPLOS DE AGRUPACIONES DOCUMENTALES PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL TESORERIA SUBSECCION DOCUMENTAL PAGO A PROVEEDORES FUNCIÓN COMPROBANTES SERIE COMPROBANTES DE EGRESO SUBSERIE COMPROBANTES DE INGRESO SUBSERIE COMPROBANTE DE EGRESO Y TIPO DOCUMENTAL COMPROBANTE DE INGRESO SIMPLE UNIDAD DOCUMENTAL PROCEDENCIA AGRUPACIONES DOCUMENTALES ALCALDIA DE VILLAPINZON FONDO SECRETARIA DE HACIENDA SECCION DOCUMENTAL RECURSOS HUMANOS SUBSECCION DOCUMENTAL MANEJO DE PERSONAL FUNCIÓN HISTORIAS LABORALES SERIE HOJA DE VIDA TIPOS DOCUMENTALES AFILIACIÓN A EPS AFILIACIÓN A PENSIONES Y CESANTIAS EXÁMENES MÉDICOS DE INGRESO COMPUESTA UNIDAD DOCUMENTAL
- 7. CONVENIO -CENTRO DONBOSCO- SENA EDUCACION PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos GUÍA TALLER AGRUPACIONES DOCUMENTALES ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2012 ACTIVIDADES A REALIZAR: 1. Localice y obtenga el formato diseñado por el instructor para referenciar las series y las subseries documentales. 2. Realice las preguntas necesarias y suficientes para entender el formato y la forma de diligenciarlo. 3. Si es preciso, solicite al instructor una explicación con un ejemplo asociado al formato. 4. Diligencie el formato entregado por el instructor, para ello identifique una división administrativa o dependencia de una empresa; si no es posible realice la actividad con una dependencia del Centro SENA don Bosco 5. Según la observación y la práctica sugerida, presente el formato para sus respectivas firmas, incluida la suya como responsable de archivo. 6. Socialice al grupo el trabajo realizado. 7. Por último anexe a la carpeta de evidencias. (Formato de Series). “El éxito es lo que nos da confianza para poner en práctica lo que el fracaso nos ha enseñado."