El documento proporciona orientaciones sobre cómo preparar y dar una presentación efectiva. Recomienda invitar a las personas clave y contactarlos de manera adecuada dependiendo de si comparten el lugar de trabajo o no. Además, enfatiza la importancia de conocer muy bien el contenido y objetivos de la presentación, así como el público al que va dirigida. También brinda consejos sobre cómo captar la atención de la audiencia, generar interés, comunicar el mensaje central y cerrar de manera positiva. Por último, ofrece pautas para manejar

1. Una presentación contundente

2. ¿A quién invitar?

3. Los que deben estar Los que conviene que estuvieran

4. ¿Cómo los invito?

5. Si comparte el lugar de trabajo Si no comparte Llamado telefónico o visita. Mail Memo formal o informal. Llamado telefónico cerrando día y hora. Mail (inmediato) confirmando lo arreglado. Llamado el día anterior a la secretaria o colaborador. Llamado a última hora del día anterior

6. Preparación

7. Conocer, comprender y dominar al máximo el contenido de la presentación. Clave para la serenidad:

8. Tres preguntas guía: ¿Para qué hago esta presentación? ¿Para quién hago esta presentación? ¿Qué tengo que presentar?

9. ¿Para qué hago esta presentación? Más preguntas guía…

10. ¿Brindo información solicitada o que quiero dar por conveniencia? ¿Presento una campaña ante el cliente o ante mi directorio? ¿Presento algo mío o de otros? ¿Lo entiendo bien? ¿Presento un plan o un diagnóstico? ¿Presento un problema o una solución? ¿Cuál es mi objetivo? ¿Qué quiero que haga mi audiencia luego de la presentación? ¿Es un tema fácil o complejo?

11. ¿Para quién hago esta presentación?

12. ¿Cuáles jerarquías componen mi audiencia? ¿Qué tipo de organización es? ¿En qué son expertos y en qué no? ¿Saben mucho, poco o nada sobre el tema que presento? ¿Son desconocidos o ya he tenido trato con alguno de los integrantes de la audiencia? ¿Tienen interés en mi presentación? ¿Qué podría modificar en ellos el contenido de mi presentación? ¿Son personas que disponen de tiempo? ¿Cuántos van a ser? ¿Sé de alguno que puede generar controversias con algún punto de la presentación?

13. ¿Qué tengo que presentar?

14. Elegir cuatro o cinco puntos fuertes de la presentación. Presentar estos puntos de manera coordinada Verificar la que información de soporte del título sea relevante y entendible. Prever dudas, objeciones o conflictos y preparar material para responderlas. Presentar cada bloque con un título conceptual

15. Ítems ineludibles en una presentación

16. DESPERTAR LA ATENCIÓN Emitir, casi casualmente un comentario interesante acerca del tema a tratar. Formular una pregunta acerca del tema. Si uno se siente muy seguro de que lo es, la anécdota puede ser graciosa, o bien se puede contar un chiste de buen gusto. Contar una anécdota personal donde uno se ve involucrado con el tema.

17. GENERAR INTERÉS Resumiendo muy breve el contenido de la presentación. Involucre en este resumen — en la medida de lo posible —, temas relacionados con las actividades de los presentes. Adelante — con mucha prudencia y muy por encima —, la solución de algún problema que aparecerá con la presentación.

18. COMUNICAR Presentar los cuatro o cinco puntos elegidos. Enfatice los títulos conceptuales con los que los identificó Finalizado el primero, involucrar a la audiencia con alguna pregunta. Verificar la comprensión para poder seguir.

19. REFORZAR LAS IDEAS CENTRALES Si es necesario se pueden usar gráficos, cifras, investigaciones que quizás no se incorporaron en la presentación. Siempre hay que citar la fuente. Finalizada la presentación, hacer un resumen para dejar bien en claro lo más importante de la presentación. Verificar que los puntos que uno considera más importantes de la presentación lo son también para el auditorio. Involucrar con preguntas. Darle contexto a las cifras. No soltar magnitudes sin soporte.

20. CERRAR EN POSITIVO Proponga planes para resolver crisis o problemas. Sí no, se es parte del problema y no de la solución Presente un cronograma de tareas. Ofrezca ensayos o pruebas para testear lo propuesto.

21. Planificar y saber que…

22. … una presentación de media hora, durará una hora. … la audiencia conoce los tiempos de la agenda. … es necesario ser puntual (salvo que el decisor avise que llega tarde. Suicidio no). … hay que respetar los tiempos de la agenda. Cambiar sólo si lo requiere el auditorio. … es necesario un tiempo para preguntas.

23. Cuatro mitos a desterrar

24. “ Jugar con una lapicera o similar ayuda con los nervios”. “ Apoyarse o sentarse en el borde del escritorio está mal”. “ Caminar o moverse distrae al auditorio”. No, es síntoma de que no hay interés en la presentación o que quien la da es un inconsciente. No, distrae al auditorio. No, demuestra relajación. No, fija la mirada en uno. “ No estar algo nervioso es un buen síntoma”.

25. Dudas, preguntas, objeciones, esos fantasmas.

26. Cuando uno formula preguntas: Se debe conocer la respuesta. Deben ser abiertas para que las respuestas sean amplias y se puedan reformular para devolverlas al foco de interés. No debe poner a un asistente en situación difícil, tensa o ridícula. No debe poner en disputa a dos o más asistentes. Divide y reinarás no funciona. Escuchar con atención todas las respuestas.

27. Cuando le formulan preguntas: Dar respuestas cortas, simples y seguras. Si la pregunta es espinosa, involucrar al grupo: “a ver, ustedes que opinan…” Valorar las preguntas, y si se sabe que uno de los miembros del auditorio es un experto, pasar la pregunta. Si la pregunta parece capciosa, devolver pidiendo aclaración.

28. Manejo de objeciones

29. Escucharlas sin interrumpir (aunque lo mereciera) No todas las objeciones son mal intencionadas. No repetir las palabras usadas para la objeción. Demostrar interés en la objeción, valorarla (aunque no lo merezca) Una objeción puede ocultar un deseo de obtener información. No perder la paciencia ante la insistencia.

30. ¿Yo invité a estos?

31. EL CUESTIONADOR No perder la calma. El que se pone nervioso, pierde. No entrar en el juego de las contra argumentaciones Mostrar seguridad siendo conciso. Presentar pruebas simples y contundentes Poner en común el cuestionamiento. Es probable que sea un tipo inseguro, siente placer en cuestionar, es agresivo y buscará el fracaso del orador.

32. EL CONOCEDOR Agradecer sus aportes, pero no alentarlo. Dirigirle menos la mirada que al resto. Si no funciona, hacerle alguna pregunta muy difícil para desmoralizarlo y conocer su lado flaco. No es un tipo antagónico, pero necesita mostrar lo que sabe, y es probable que sepa. Intentará demostrar que sabe más que el orador. Si insiste, volver a preguntar algo acerca de su lado flaco.

33. EL DESINTERESADO Involucrarlo pidiendo opinión sobre algún punto. Indagar cual es su actividad y hacerlo participar desde allí. No desea estar presente, alguien lo mandó en su lugar. Se aburre y puede ser peligroso, pasando a cuestionador.

34. EL NEGATIVO Si habla, pedirle que sea explícito. Si murmura, pedirle que haga público su comentario, ya que es seguro que será un aporte útil. Y como siempre, no perder la paciencia. Es probable que tenga problemas ajenos al tema de la reunión, pero los refleja. Puede que no participe hablando, pero hará gestos negativos o le hablará al que tenga cerca.

35. LOS CHARLATANES Dejar de hablar súbitamente, mirándolos. Pedirle su aporte para todo el auditorio. Hacer algún chiste simpático acerca del contenido hipotético de esa conversación. Están aburridos o les preocupa algún tema ajeno a la presentación. No están de acuerdo con algo. Reemplazan a alguien y están aburridos.