El documento argumenta que trabajar colaborativamente a través de comunidades de práctica (COP) en la administración mejora la productividad y la innovación, facilitando el intercambio de conocimientos y la creación de mejores servicios para la ciudadanía. Se presenta un ejemplo de una COP de educadores sociales en centros penitenciarios que desarrolló un programa para intervenir en delitos de tráfico, logrando ahorros significativos en costos y tiempo. El trabajo colaborativo potencia la satisfacción personal de los profesionales y contribuye a un gobierno más abierto y eficiente.

1. ¿Por qué es más productivo
trabajar colaborativamente
en la Administración?
Barcelona
diciembre
2009
Jordi Graells Costa
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2. 1. El contexto:
las CoP, la innovación
y el openGovernment
2 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

3. ¿Qué es una comunidad de práctica (CoP)?
Etienne Wenger* una comunidad de práctica (CoP) es un grupo
de personas que comparte un interés común sobre un tema
y que profundiza en su conocimiento y especialización
a través de una interacción continua. Las CoP son grupos
sociales constituidos para desarrollar un conocimiento
especializado, compartiendo aprendizajes basados en la reflexión
sobre experiencias prácticas.
Otros tipos de comunidades: comunidad de interés (los miembros
se agrupan alrededor de un tema de interés común), comunidad
de interés guiada por un objetivo, goal-oriented (los miembros
se juntan para conseguir un producto en un periodo de tiempo),
comunidad de aprendizaje (los miembros son estudiantes que
dependen de uno o más instructores para guiarles)...
*E. Wenger, “Communities of practice. A brief introduction”. Junio 2006. Accesible en: http://www.ewenger.com/theory/
3 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

4. CoP en la Administración
En la Administración
hay profesionales
que se organizan en CoP
a partir de sus afinidades
laborales, comparten
la información y obtienen
mejores resultados gracias
al conocimiento colectivo
que elaboran.
An Innovation Competence Process Coming From Knowledge
Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0
4 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

5. ¿Por qué CoP en la Administración?
Principios inspiradores
1. Si estamos de acuerdo en que las personas son
la principal variable de las organizaciones en la
sociedad red...
2. y en que las organizaciones necesitan fomentar
el conocimiento como principal fuente de valor
competitivo,
3. entonces debemos hacer más competitivos a los
empleados programando formación y midiendo sus
efectos en los resultados de la actividad...
4. y desarrollar los hábitos de innovar, emprender
y colaborar invirtiendo en herramientas
colaborativas que propicien el aprendizaje
y la creación de conocimiento.
5 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

6. Innovar por CoP
Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007
Una de las estrategias más útiles para innovar es la gestión del conocimiento por el
trabajo colaborativo en CoP. Por la innovación, la Administración se vuelve más
competitiva cuando la ciudadanía considera que los servicios que presta son más
útiles. Aquí ocupan un lugar destacado: la tecnología, el aprendizaje, la red
(interrelación social) y la comunicación.
6 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

7. Innovación social abierta y CoP
En el caso de la experiencia de las CoP en la Administración, la
innovación fluye de abajo hacia arriba y de fuera hacia dentro. Este
sistema desarrolla todo el potencial aprovechando las ideas vengan
de donde vengan, en consonancia con lo que dice el profesor de la
Universidad de Berkeley Henry Chesbrough, padre del concepto de
innovación abierta: «la innovación deja de dirigirse desde arriba y
desde el núcleo de la empresa hacia el exterior, para fluir desde abajo
y va dirigida del exterior hacia este núcleo».
La innovación abierta extiende la capacidad de crear y colaborar a
clientes, usuarios y profesionales (co-creación). La innovación abierta
se desarrolla sobre la base de las TIC e Internet. Y a partir de la idea
también de que la ciudadanía es cada vez más exigente, que el
progreso científico y tecnológico se acelera, que la globalización se
intensifica, que hay un nivel de educación más elevado...
7 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

8. CoP para avanzar hacia el openGovernment
De la innovación a la Gobernanza abierta (Open Government) oGov
El objetivo final debe ser avanzar hacia formas de gobierno-
administración con más eficacia, eficiencia, transparencia,
corresponsabilidad,
participación-
colaboración,
reutilización del
conocimiento y
Ponerles Puertas al Campo © Takashy. CC BY-NC-ND 2.0
diálogo con todo los
agentes (ciudadanía,
www.flickr.com/photos/takashy/2779986384
profesionales,
organizaciones...).
8 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

9. 2. Un ejemplo: la CoP
de educadores sociales
de centros penitenciarios
9 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

10. Situación de partida de la CoP
de educadores sociales de CP
Grupo: Colectivo formado por 190 miembros repartidos en 11 centros
penitenciarios del Departamento de Justicia de la Generalidad de Cataluña.
Antes trabajaban distribuidos por el territorio, de modo individual en cada
centro: consultaban diferentes fuentes y usaban materiales particulares.
Comunidades de práctica (CoP): Una parte del grupo, en CoP, se dedica
a elaborar productos de conocimiento (es decir, programas de actividades,
protocolos y/o materiales educativos para trabajar en la reinserción social
de los internos), que después socializan con todo el grupo profesional de
educadores en una jornada presencial.
Metodología:
- Encuentros presenciales
- Trabajo en plataforma tecnológica en línea con blogs, foros, wikis,
repositorios de ficheros...
10 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

11. Ficha del caso: 1 CoP de educadores
sociales
- 1 CoP analizada: Movilidad segura
(de 8 miembros).
- Periodo: año 2008
- Herramienta de la plataforma tecnológica
analizada: repositorio de documentos
- Producto de conocimiento elaborado: Programa
de mobilitat segura als centres penitenciaris,
con el objetivo de dar herramientas a los
educadores de prisiones y a los usuarios para
tratar el tema de los delitos de tráfico en clave
socioeducativa.
- Público destinatario: Más de 2.900 personas
con delitos de tráfico y preventivamente al 100%
de la población reclusa.
11 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

12. ¿Por qué un Programa
de movilidad segura?
El Programa de mobilitat segura als centres
penitenciaris (CP) pretende dar respuesta al aumento
del número de personas penadas que ingresan en
las prisiones por delitos de tráfico. Este incremento
es consecuencia de la última reforma legislativa
introducida en el Código penal relativa a los delitos
de tráfico.
El grupo de educadores sociales y el Departamento
de Justicia detectaron la necesidad de intervenir
en este tema por medio de la creación de programas
orientados a este tipo de usuarios. El Programa, que
se elaboró conjuntamente con el Servicio Catalán
Daily Traffic © Burning image. CC BY 2.0
de Tráfico, aporta mejoras en la Administración
porque explica el marco teórico contextual y ofrece
herramientas metodológicas y contenidos para tratar
esta situación desde una perspectiva socioeducativa.
12 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

13. Evaluación trabajo en CoP en la Administración
Indicadores de actividad
- Porcentaje de participación de cada dinamizador en CoP de dinamizadores y en la suya propia.
- Ratio de la actividad del dinamizador / actividad total en CoP de dinamizadores y en la suya propia.
Indicadores de producción
- Número de sesiones presenciales
- Número de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales
Indicadores de impacto
Cuantitativos
- Número de casos análogos en que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento, elaborado en el
si de la CoP
- Número de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas
prácticas redactado por la CoP
- Indicador de eficiencia económica
Cualitativos
- Compendio de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis
profesional gracias a los productos elaborados por la CoP
- Opiniones de la estructura directiva measurement of the color © arquera CC-BY-2.0
13 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

14. ¿Por qué es más eficiente trabajar
colaborativamente en la Administración?
1. Por impacto
El Programa se destina principalmente a las 2.900 personas con delitos
de tráfico, de los que 2.472 cumplen penas alternativas a la prisión
(probation) y 445 personas (un 5,4% de la población penitenciaria) están
ingresadas en centros penitenciarios para cumplir condena (280 en
prisiones de régimen cerrado).
2. Por ahorro de costes y de tiempo [se detalla en las diapositivas siguientes]
3. Por satisfacción personal de los profesionales que participan
Los miembros de la CoP son capaces de contribuir con sus conocimientos,
aprender de los demás y trabajar en una estructura más horizontal. Esto les
proporciona más satisfacción personal en su práctica laboral.
14 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

15. A. En comunicaciones 1/2
2.416 consultas al repositorio de ficheros (tal y como muestran las diapositivas
siguientes):
1. Ahorro de costes de envío de 2.416 MB (ficheros de 1 MB de media)
2. Ahorro de tiempo
43 días (2.416 x 8 min [ganancia respecto a búsqueda en otras redes]) =
19.328 min o 42,95 días
15 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

16. A. En comunicaciones 2/2
EXPLICACIÓN
1. Ahorro de costes
Llamadas telefónicas. Trabajando en la plataforma tecnológica se produce una disminución de las llamadas
telefónicas. Estas llamadas externas e internas suelen tener un coste que va desde 0 € (llamadas internas en
telefonía IP) hasta los 0,1 €/min (llamadas a móviles no corporativos), más el coste de establecimiento de llamada
(que puede llegar hasta el 0,06 €).
Mensajes de correo electrónico. El coste aproximado de envío de un correo electrónico en la red de una
Administración o de una gran organización puede ser aproximadamente de unos 0,018 €.
Acceso a ficheros y documentos
2.416 consultas a ficheros de 1 MB (de media), a lo largo del 2008.
2.416 MB de ahorro de envío por la red de comunicaciones.
2. Ahorro de tiempo
Herramientas de comunicación. Las aplicaciones de la plataforma tecnológica permiten a las CoP comunicarse
ahorrando tiempo en comparación con las llamadas telefónicas o la gestión y lectura de los mensajes de correo
electrónico.
Acceso a ficheros y documentos. Se calcula multiplicando:
A. Número de consultas el 2008 al repositorio compartido de la plataforma = 2.416
B. Por la ganancia estimada (en minutos) respecto a la búsqueda en otras redes (locales, etc.) obtenido en prueba
heurística con usuario = 8 min
C. El ahorro total es 2.416 x 8 min = 19.328 min o 322,1 h o 42,95 días
16 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

17. Núm. de consultas de usuarios a repositorio
de ficheros en la plataforma. Ejercicio 2008
17 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

18. Núm. de consultas a repositorio de ficheros
CoP según franja horaria. Ejercicio 2008
18 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

19. Núm. de consultas a repositorio de ficheros
según día semana. Ejercicio 2008
19 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

20. B. En desplazamientos 1/2
Se hacían 11 jornadas (sin la plataforma tecnológica) – 8 (con la plataforma)
= 3 x 8 (miembros CoP) = 24
1. Ahorro económico: 1.584 €
24 x 220 km/ahorro viaje = 5.280 km ahorrados x 0,30 €/km = 1.584 €
2. Ahorro tiempo: 24 días
20 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

21. B. En desplazamientos 2/2
EXPLICACIÓN
1. Ahorro económico. Usando la plataforma tecnológica los miembros de las CoP, se ha calculado inicialmente que
reducen el número de viajes para reuniones entre un 25 y un 50%. (en términos relativos) y que la distancia
ahorrada es de 110 km por cada viaje.
Sin plataforma tecnológica Con plataforma
La CoP se reúne en 11 jornadas anuales. La CoP se reúne en 8 jornadas anuales.
Ahorro económico:
24 x 220 km/ahorro viaje = 5.280 km ahorrados x 0,30
€/km = 1.584 €
La indemnización por desplazamiento por razón de servicio en la Administración es de 0,30 € / km en automóvil. Si
calculamos una media de 220 km (ida y vuelta), el ahorro de coste por desplazamiento es de 220 x 0,30 € = 66 €.
2. Ahorro tiempo. Los viajes para reuniones entre demarcaciones (Barcelona, Tarragona, Lleida y Girona) comportan
un ahorro de 1 jornada laboral. La ganancia estimada en horas en favor de la Administración es de:
Sin plataforma tecnológica Con plataforma
La CoP se reúne en 11 jornadas anuales. La CoP se reúne en 8 jornadas anuales.
Costes indirectos de las jornadas ahorradas:
11 – 8 = 3 jornadas x 8 miembros de la CoP = 24 x 8 h /
jornada = 192 horas ahorradas = 24 jornadas
21 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

22. C. En elaboración de proyectos:
consultoria
1. Ahorro económico aproximado entre 10.000 y 20.000 € (en proyectos
similares encargados a consultorías externas)
2. Ahorro de tiempo: 50 días
50 h (2,5 meses ahorrados) x 8 (miembros CoP) = 400 horas o 50 días
22 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

23. D. En formación
Formación normal: Curso de movilidad Aprendizaje – producción en CoP:
segura Trabajo del Programa de movilidad segura
Coste directo Coste directo
Profesor. E-moderador (líder de la CoP):
En un curso 20 horas x 105 € / h = 2.100 € 1.700 € anuales (según reuniones, actos, tareas
de coordinación)
Beneficiados (asistentes): 25 personas
+ 500 € coordinador de grupo = 2.200 €
Ratio: 84 €
Beneficiados:125 personas (que lo aplican)
Ratio: 17’6 €
Coste indirecto Coste indirecto
25 personas x 20 horas de no-trabajo en el lugar 8 personas (1 de las 2 CoP) x 20 horas
de trabajo = 500 horas laborales de no-trabajo en el lugar de trabajo = 160 horas
laborales
23 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

24. Costes generales del trabajo en CoP
Directos
Coste de diseño y desarrollo de la plataforma tecnológica
Remuneraciones
- Coordinadores y líderes de las CoP
- Experto externo
Organización de jornadas de buenas prácticas (o puesta en común de conocimiento CoP-grupo)
Indirectos
- Dedicación del personal dinamizador del proceso
- Mantenimiento plataforma
- Formación tecnológica y ayuda para los líderes de las CoP
- Formación especializada en dinamización de CoP y redes sociales (derechos de autoría,
privacidad y protección de datos, edición...)
24 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

25. Más CoP exitosas en la Administración
A. IDEA (Improvement and Development Agency of UK) en Reino
Unido, con más de 26.000 personas trabajando en más de 600 CoP
para, aprendiendo conjuntamente, contribuir a mejorar servicios del
sector local y ahorrar sustantivamente en eficiencia.
B. Generalidad de Cataluña: programa Compartim del Departamento
de Justicia: con 15 CoP (y 21 sub-CoP) con más de 500 miembros.
B. Otros departamentos de la
Generalidad (Salud, Cultura...).
C. Otras administraciones
(la CORH en la Diputación
de BCN, Acción Social
en Ayuntamiento de BCN), etc.
25 “¿Por qué es más productivo trabajar colaborativamente en la Administración?” Jordi Graells Costa CC BY 3.0

26. ¡Gracias!
¿Por qué es más productivo trabajar
colaborativamente en la Administración?
Barcelona
diciembre
2009
Jordi Graells Costa
www.graells.cat Aviso legal
Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 3.0 de Creative Commons.
Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación
para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se cite el autor
(Jordi Graells i Costa). La licencia completa se puede consultar en
http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/es/legalcode.es.
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