El documento describe los problemas de comunicación entre la Universidad de Lengua y Cultura de Beijing y sus estudiantes, debido al rápido crecimiento de la universidad. Se propone modernizar la plataforma de intranet de la universidad para mejorar los procesos de inscripción, aumentar la disponibilidad de información multilingüe y facilitar la comunicación entre la universidad y los estudiantes. Debido a limitaciones del gobierno sobre el tráfico de información en Internet, se propone instalar una oficina en Hong Kong para brindar servicios y soporte a los estud

1. Universidad de lengua
y cultura de Beijing.
Proyecto de implementación de tecnologías de
información.
Profesor: Dr. Rogelio Soler Montcouquiol
Alumnos
Ricardo Ramírez Motilla 207958
José Luis Flores Cabrera 207849
Tarea Final

2. Antecedentes
Al cumplir ya 50 años de esta institución, le ha tocado pasar por gran
parte de la evolución electrónica. Pero estas tecnologías no siempre fueron tan accesibles, las
políticas del gobierno, las políticas económicas y el entorno político han marcado un
entorno y un curso diferente a los países con diferente planeación y organización política-
económica.
A pesar de el atraso que alguna vez sufrió, este no fue relativamente importante, y ha sido
contrarrestado con la resiente aceleración económica de todo el país, conviertiendose este
en uno de los principales productores en electrónicos. Mismo entorno que le ha facilitado a
la Universidad dotarse de capital tecnológico.
En los últimos años la universidad se ha equipado con modernos equipos, que van desde
enormes salones de cómputo, equipo audiovisual en todos los salones de clases,
computadoras en todas las oficinas conectadas a una avanzada intranet en donde se
procesan y registran datos administrativos y académicos. La universidad también tienen
otras redes en donde se administran los dormitorios, los comedores, y la bibliotecas.
También cuenta con portales en internet donde el alumno se puede inscribir, consultar
calificaciones e informarse de los eventos que se organizan.
Estas tecnologías ayudado a mantener a la Universidad como la mas importante en su tipo, y
ser la responsable de diversas proyectos de Gobierno en donde intervienen el dominio de
diferentes idiomas.
La demanda de sus servicios esta en constante crecimiento, por esta razón la eficiente
utilización de IT, es fundamental para seguir cubriendo la demanda y seguir siendo la
opción mas competitiva.

3. Problema
El problema actual de informaciónn de la BLCU es la
falta de una tecnología que facilite la comunicación
Universidad - Estudiante.
La universidad tiene una gran demanda,cerca de 10 mil
estudiantes, ademas manifiesta una creciente
popularidad de sus servicios, es por esto que se
pueden presentar problemas al intentar atender las
necesidades en diferentes idiomas, de los estudiantes
que llegan de todas partes del mundo.
Las necesidad de actualizar ciertas tecnologías de
información en el departamento de atención a los
estudiantes es crucial para mejorar el funcionamiento
de esta Universidad y mantenerla competitiva

4. Problema
El problema de comunicación que tiene la Universidad de
Lengua y Cultura de Investigación se ha originado a la
visión que se tenia sobre las funciones que tienen las
instituciones educativas, por lo que solo se limitaba a
mejorar la calidad académica y administrativa, mas no se
enfocaba mucho en otras necesidades integrales del
estudiante. Debido a que la cultura oriental difiere en
muchas cosas de la del resto del mundo, es complicado
para el recién llegado alumno adaptarse a un nuevo estilo
de vida y comenzar un curso intensivo que le demanda la
mayor parte del día.
Aunque no representa mayo problema, si el interesado de
estos servicios enfoca sus esfuerzos a superar estos
problemas, también es cierto que la Universidad podría
facilitar la instalación y adaptación del estudiante para
incorporarlo fácilmente al proceso de aprendizaje.

5. Problema
 P1.- Información escasa disponible en la pagina web.
 P2.- Solicitud de inscripción tarda aproximadamente 2
meses.
 P3.- 30% de los estudiantes no alcanza a reservar
dormitorios.
 P4.- Grandes filas, proceso de inscripción muy largo, dura
una semana.
 P5.- 80% de los exámenes médicos tiene que volver a
repetirse, por que los que son traídos del país de residencia
no están completos.
 P6.- 9% de los estudiantes tienen problemas con la
extensión de sus visas por problemas de información.
 P7.- El 90% de los Estudiantes en nivel principiante no
establece una comunicación continua con algún asesor,
personal docente o administrativo.
 P8.- El 70% de la información que recibe el estudiante
relacionada con la universidad proviene de otro estudiante.

6. Objetivos
 Mejorar la atención y servicio al alumno.
 Facilitar los procesos de inscripción.
 Aumentar la disponibilidad de información
multiidioma.

7. Beneficios
 Mejorar la atención y servicio al alumno.
 Facilitar los procesos de inscripción.
 Aumentar la disponibilidad de información
multiidioma.

8. Beneficios Secundarios
 Con la plataforma tambien se puede dar seguimiento y
evaluar al consumidor, logrando con esto, especificar sus
necesidades y ofrecer otra gama de servicios.
 Se puede fortalecer los vínculos con otras escuelas de
idiomas, así como promover becas e intercambios con
gobiernos de otros países.
 Se pueden desarrollar en paralelo programas científicos,
culturales y comerciales en donde se incluya material
especifico, esto se puede lograr al fortalecer la
comunicación con otros organismos en esta pagina.
 Se puede interactuar con redes sociales y paginas que
hospedan videos que no son accesibles dentro del País. De
esta forma se puede llegar a un gran numero de
potenciales clientes que son usuarios frecuentes de estas
paginas.

9. Importancia.
 Solucionar estos problemas de información, no
solo generara beneficios económicos a corto
plazo, sino también ayudara a construir un medio
en el cual se puedan ampliar las oportunidades
de cooperación, de mercadotecnia y organización
que a largo plazo se convertirán en factores
estratégicos que los diferenciaran de otros
competidores.

10. Innovación
 La implementación de estas tecnologías significaran un
gran avance para la institución, ya que le permitirá innovar
en todos los procesos administrativos, dentro de la
institución, y competitivos dentro de su sector. La
incorporación a soporte paginas diseñadas para
dispositivos móviles, accesibilidad a redes sociales, e
incorporación de formas de pago seguras; son algunas de
las innovaciones en las que participaría la institución.

11. Riesgos
 Que el problema no se relacione con las tecnologías de
información; Para afrontar este riesgo se puede realizar
una prueba piloto del proyecto.
 Que el proyecto funcione pero no obtenga los beneficios
esperados; Se puede afrontar este riesgo al delimitar mas
precisamente los alcances financieros.

12. Costos
Renta, maquinaria y equipo: 8,000 dolares.
Dominio y diseño de la pagina: Aproximadamente 1,000
dólares.
Administración y mantenimiento(2 Nominas). 30,000 dólares
(anuales).
Becas a los alumnos que apoyen (6): 18,000
dólares.(anuales)
Costo Total = 57,000 dólares.

13. Beneficios
Se estima que esta acción promoverá un incremento del
alumnado en el 4%.
Promedio de alumnos que se inscriben anualmente: 2 mil
Beneficio Neto de por cada inscripción: 1700 dólares
Beneficios totales : 96000
ROI: 138.6%

14. Alternativas
 A1.-Capacitación de personal en el
departamento de información, para que diseñen
una metodología mas eficiente en administracion
la información.
 A2.-Rediseñar o modernizar la plataforma de
intranet de la universidad.
 A3.-Agregar a la pagina oficial un a sección de
foros, en donde podrán incluir los temas mas
importares, las dudas, etc.. y los usuarios
retroalimentaran con sus experiencias.

15. Tabla 1

16. Tabla 2

17. Solución
En la tabla uno se puede observar que la Alternativa 2 es la mas
conveniente ya obtiene la mejor calificación: 8.52.
Con ayuda de este análisis podemos concluir que la modernización
de la plataforma de la intranet de la Universidad es resuelve de
manera mas eficiente los problemas mas importantes y el costo
no influye de una manera muy negativa.
Después en la tabla 2 hemos contabilizado los beneficios que
tendríamos si combináramos todas las alternativas si aplicáramos
cada una al problema que mejor resuelve, pero la calificación que
resulta es menor debido a los altos costos de implantar las 3
tecnologías juntas.

18. Solución
Debido a las limitaciones del gobierno sobre la el
trafico de información en las redes de Internet,
se ha propuesto la instalación de una oficina
administrativa en Hong Kong, donde se le dará
servicio y soporte a los futuros alumnos a través
de una pagina de Internet.