1

1. Gestión de Proyectos
Master en Evaluación de Proyectos
ITBA – UCEMA
Semana 11: Organización y Funciones de la
Oficina de Proyectos

2. Oficina de Proyectos
Organización y Funciones
• Misión, Objetivos y Responsabilidades de
la Oficina de Proyectos. Factores clave en el
diseño. Variables a considerar. Etapas en el
Diseño.
• Ejemplo de Puesta en Marcha y
documentación del Plan del Proyecto

3. Preocupación inicial
• ¿Cómo
implementar
proyectos en
mi
organización
del modo más
efectivo?

4. Requerimientos
Crecimiento de la
práctica de la
Gestión de Proyectos
Necesidad de un método
sistemático de
implementación

5. La Oficina de Proyectos
• Proveer servicios o
consultoría interna
en todos los aspectos
que la Organización
debe generar
aptitudes en la
implementación de
sus proyectos

6. Estrategia
Modelo 5 fuerzas de M.Porter
Competen
cia
Mercado
Amenaza
Amenaza
Sustitutos
Poder de
Negociación
Nuevos Competidores
Proveedores Clientes
Poder de
Negociación

7. Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
Ciclo de vida de Proyectos

8. Iniciación
Planeamiento
Control Ejecución
Cierre
Procesos en la Gestión de Proyectos

9. Recursos
Humanos
Comunicación Abastecimiento
Riesgos
Gerenciamiento
de
Proyectos
Alcance
Visión
Integral
Calidad
Costos
Tiempos
Modelo PMI
Areas de
Conocimiento

10. Procesos
Areas de
Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución
Seguimiento
y Control Cierre
1.- Integración
2.- Alcance
3.- Tiempos
4.- Costos
5.- Calidad
6.- Recursos
Humanos
7.- Comuni-
cación
8.- Riesgos
9.- Aprovisio
namiento

11. Oficina de Proyectos
MISION
 Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de
Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión
exitosa de todos sus emprendimientos
 Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con
las estrategias de la organización
 y respetando los procedimientos establecidos
 Proveer visión sistémica y metodología

12. 1.-Concepción
Generación
2.- Desarrollo
Preliminar
3.- Planeamiento
4.- Programación
5.-Ejecución
Monitoreo
6.- Cambios
7.- Cierre del
Proyecto
Generado internamente como iniciativa de la organización
Iniciado por un cliente a través de un requerimiento
La organización formaliza su intención
Se relevan los requerimientos
Project Charter
Se construye la Estructura del Proyecto
WBS
Se desarrolla el Cronograma del Proyecto
Se definen los recursos y su organización
Se especifican materiales, equipos e instalaciones
Se establece el Presupuesto
Se calculan los riesgos
Se contratan los recursos
Se ejecuta el Plan
Se monitorean los resultados
Se introducen los
cambios y modificaciones
y mejoras necesarias
Se cierran formalmente todos los documentos
Se registran las lecciones aprendidas
HOJA
DE
RUTA

13. Uso de Recursos / Costos
Tiempo
Concepción
Desarrollo
Implementación
Cierre
1.-Concepción
Generación
2.- Desarrollo
3.- Planeamiento
4.- Programación
Riesgos
5.-Ejecución
Monitoreo
6.- Cambios
7.- Cierre del
Proyecto

14. Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers

15. Beneficios
Reconocimiento
Mejora Rentabilidad
Efectividad de Equipos
Mejora en la Organización
Cambio cultural
Profesionalismo
Herramientas Validadas

16. Soporte Administrativo
• Complejidad en los
canales de
comunicación
• Número de canales
= n(n-1) / 2
• Grupo 20 personas
= 20(20-1) / 2 = 190
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers

17. • Programación Proyectos
• Actualización diagramas
• Reportes de Progreso
• Visibilidad Proyectos
• Base de datos
• Auditorías
• Registro modificaciones
• Operación Soft
Project Management - Caso Productos Seleccionados S.A.
29
Id Nombre de tarea
1 1 Obtener especificaciones de Equipos
2 2 Definición de stock de P.T.
3 3 Selección de equipos
4 4 Compra de equipos
5 5 Instalación de equipos
6 6 Selección
7 7 Acondicionamiento
8 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales
9 9 Definición de Stock para materia prima
10 10 Localizar y/o desarrollar proveedores
11 11 Seleccionar proveedores
12 12 Aprobar proveedores
13 13 Firma de contratos
14 14 Obtener especificaciones de procesos
15 15 Definición de perfiles
16 16 Búsqueda de personal
17 17 Selección de personal
18 18 Capacitación
Recursos Humanos
D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S
may 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03
Soporte Administrativo
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers

18. Actividades semanales
A realizar
Con Atraso
Críticas

19. Consultoría
• Soporte desarrollo de
propuestas
 procedimientos
 desarrollo para
requerimientos de
propuestas de trabajo
 revisiones de
propuestas
 revisión desde el
punto de vista
externo
 fortalezas y
debilidades
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers

20. Consultoría
• Asistencia en el lanzamiento
• Disponibilidad ante eventualidades
• Evaluación de riesgos
• Recuperación de Proyectos

21. Consultores
Estándar
• Más de cinco años de
experiencia
• Expertos en:
 programación
 presupuestos
 asignación de
recursos
Senior
• De diez a quince años
de experiencia
• Certificado Project
Management
Professional

22. Consultores
Finanzas
Suministros
Marketing
Sólida
Visión
General
Relaciones
Humanas

23. Métodos y Estándares
• Preparación
procedimientos
responsable
equipo apoyo
programación tareas
aprobación
divulgación
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers

24. Procedimientos
• Selección de Proyectos
• Construcción Estructura de Trabajo
• Cambios
• Camino Crítico
• Evaluación de Riesgos
• Documentación apoyo

25. Recursos
Humanos
Comunicación Abastecimiento
Riesgos
MODELO
Areas de Conocimiento Gerenciamiento
de
Proyectos
Alcance
Visión
Integral
Calidad
Costos
Tiempos
Mejores Prácticas
• Implementación y monitoreo
• Actualizado en los últimos
desarrollos
PMI
Universidades
Literatura
Simposios

26. Capacitación
• Básico
• Avanzado
• Preparación para el
examen de
certificación PMI
• Software
• Visión General de
Negocios
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers

27. Project Managers
• Identificar competencias requeridas
• Identificar personas competentes
• Asignar personas a proyectos
• Incorporación de líderes de proyecto
• Evaluar las capacidades project
......managers
Soporte a los
equipos
Consultoría
Métodos y
Estándares
Capacitación
Project
Managers

28. Proyectos Virtuales
Proyecto A
Base
Datos
Proyecto A
Project
Manager
Oficina
Proyectos
Base
Datos
Of Proyectos
Otros
Departamentos
Sistemas
Información
Métodos
Estándares
Equipo
A
Equipo
B
Equipo
C
Sitios Remotos Sitio Central

29. • FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO
Tamaño de la Organización
Resultados esperados
Barreras a su implementación
Características de la Organización que serán
potenciadas con la creación de la oficina de
proyectos
Oficina de Proyectos

30. • VARIABLES A TENER EN CUENTA
 Contexto , tipo de organización y antecedentes
 Ubicación dentro de la Organización
 Cobertura de responsabilidades
 Origen del personal
 Tamaño del área
Oficina de Proyectos

31. • VARIABLES A TENER EN CUENTA
 Alcance de las funciones de soporte
desarrollo
implementación
 Sistema de Información a mantener
 Alcance de la Ejecución
 Carácter de la Gestión de Cambio
Oficina de Proyectos

32. Documentación del Proyecto
Proyecto:
P.M.O.
Oficina de Proyectos

33. Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Propuesta de Proyecto Project Charter
Hoja 1 / 9
Propuesta Iniciada por Fecha Denominación Proyecto
Gerencia General 2 mayo 2007 Oficina de Proyectos
Líder de Proyecto Inicio proyecto Nro
Gcia Proyectos inmediato P0723
Decisión autorización para Persona designada Fecha Firma
1.- Elaborar Plan Inicial
2.- Elaborar Plan Proyecto Gcia Proyectos 09-Feb-07
3.- Iniciar el Proyecto Grupo de Proyecto 28-May-07
Proyectos relacionados Nombre del Proyecto Nro Proyecto Referenci
Proyecto(s) precedente(s) Gestión por Objetivos p0412
Proyecto(s) siguiente(s)
Proyecto(s) alternativo(s)

34. Importancia del
Proyecto
 Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el
lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus
emprendimientos
 Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias
de la organización y respetando los procedimientos establecidos
 Proveer visión sistémica y metodología
Necesidades del
Negocio  Concentrar los esfuerzos
 Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos
Estrategias
 Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva
sin afectar los proyectos en curso
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 3 / 9

35. Objetivo del Proyecto
Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos
Características del
Producto del Proyecto
Alcance
 Proveer servicio o consultoría interna en:
Planeamiento y programación
Monitoreo
Preparación y administración de contratos
Administración de Cambios
Herramientas y métricas
Gestión de documentación
Monitoreo de activos
Auditorías de Proyectos
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 4 / 9

36. Requerimientos
servicio de apoyo al
producto
 Sistema Informático
 Software ´PMO
Límites
 Toda la Organización
Productos
Entregables  Plan de Comunicaciones
 Documentación de Proyectos
 Procedimientos de Gestión
 Procedimientos solicitud de servicios de PMO
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 5 / 9

37. Criterios de
Aceptación  Políticas de la Organización
Asunciones o
Hipótesis
 Eficacia de la Nueva Función
 Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen
Restricciones
 No interferir la operación y controles actuales
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 6 / 9

38. Roles y
responsabilidades Ver Matriz de Responsabilidades
Equipo de trabajo del
proyecto Integrado por:
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 7 / 9

39. Equipamiento e
instalaciones
asignadas
- Equipamiento en operación
- Oficina de Proyectos sector X
Comunicaciones /
Documentación /
Informes
- Plan de Comunicación
- Documento Start up
- Procedimientos
- Informes de Avance
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto
Hoja 8 / 9

40. Riesgos del Proyecto
• Falta de claridad en la Transición
• Falta de coordinación en el Start up
• Fallas en el Funcionamiento
Area:
Revisado : Project
Management
Sección
MANUAL PROYECTOS Plan del Proyecto Project Charter
Hoja 9 / 9

45. Procesamiento

46. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
Nro de respuestas en % Personas full time OP
68 0 a 5
21.6 6 a 10
8.1 10 a 20
2.7 > 20

47. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
INDUSTRIAS
Construcción
Transportes
Productos Farmacéuticos
Consultoría
Comunicaciones
Seguros
Gobierno
Manufactura
Bancos / Servicios Financieros
Información& Tecnología
0 5 10 15 20 25 30

48. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
SERVICIOS OFICINA PROYECTOS
Mantener un lugar para PM´s
Mantenimiento herramientas PM
Mantenimiento Project Web site
Project Portfolio Management
Soporte Administrativo
Tracking Proyectos
Entrenamiento
Mentoring
Consultoría
Establecer Métodos y Estándares
0 10 20 30 40 50 60 70 80

49. Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001
University of Management and Technology in Arlington
CONTRIBUCIONES PARA EL ÉXITO DE OP
Y2K
Requerimiento de Clientes
Entrenamiento
Lecciones Aprendidas
Validación y negociación Project Managers
Mejorar resultados de Proyectos
Satisfacer los requerimientos de la Compañía
Soporte a Alta Gerencia
Profesionales competentes en la Oficina Proyectos
0 10 20 30 40 50 60

50. Visión Futura
Presiones del Mercado
Competencia Tecnología
Estándares Calidad Factores Políticos Sociales
Resultados Financieros Presiones Económicas
Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders

51. Visión Futura
Enfoques Organizacionales
Tradicional
•Pocos Proyectos
•Rentabilidad de
la Producción
•Largos ciclos de
vida
•Organización funcional
por islas
Orientada a Producto
Project Management
•Proyectos generadores
•de Ingresos
•PM responsable de la
rentabilidad
•PM reconocido como
profesión
Orientada a Proyectos

52. Los 6 componentes de la Excelencia
Educación &
Entrenamiento
Cultura
Integración
Procesos
Comportamiento
PM
Apoyo de
la Gerencia

53. Gestión de Proyectos
Oportunidades
Mejora
Actualización
Metodología
Gestión
Aceptación
Organización
Integración
Procesos
Benchmarking
Mejora
Software
•Lealtad Usuarios
•Atraer nuevos adeptos
•Desalentar métodos paralelos
•mostrar beneficios
•mostrar costos
•Integrar procesos actuales
•Integrar nuevos procesos
•Industrias similares
•Industrias no similares
•nuevas ideas
•nuevas aplicaciones
•Actualización Interna
•Adquisición