El documento aborda la gestión de proyectos como una disciplina clave para asegurar la planificación y control de actividades hacia el éxito de un proyecto. Se analizan las condiciones para el éxito, las causas de fracaso y se proponen metodologías y el rol de las oficinas de proyectos (PMO) para mejorar la efectividad organizacional. Además, se presentan servicios de consultoría para implementar y optimizar estas prácticas en las empresas.

1. Consultoría en
Gestión de Proyectos
Introducción
Mayo 2016

2. Índice
• Puntos a Desarrollar
• Gestión de Proyectos
• Condiciones de éxito de un Proyecto
• Causas de fracaso de los Proyectos
• Aspectos metodológicos
• Oficina de Proyectos (PMO)
• Propuesta de servicios

3. Gestión de Proyectos
¿ Qué entendemos por Gestión de Proyectos ?
La Gestión de Proyectos es la disciplina que provee conceptos, métodos,
técnicas y herramientas concretas para asegurar una correcta planificación,
seguimiento y control de las actividades que permiten alcanzar
exitosamente los objetivos de un proyecto.
¿Porque los Proyectos deben ser gestionados?
Porque los proyectos se ven afectados por muchos factores internos y
externos, como ser, cambios en las necesidades del negocio y de la empresa,
diferencias culturales, decisiones políticas, lucha de intereses, relación con
proveedores, falta de visibilidad, dificultades en la comunicación, etc. que
deben ser atendidos para lograr el éxito del mismo.

4. Gestión de Proyectos (cont.)
¿Qué es lo que se busca detrás de la gestión de Proyectos?
 Ayudar a que los proyectos terminen con el alcance definido, dentro del tiempo
establecido y con el presupuesto acordado.
 Comunicar a los directivos y los colaboradores afectados el estado de los proyectos.
Dar seguimiento a los proyectos y poder hacer proyecciones sobre su finalización.
 Dar un soporte a la interacción de todo el equipo del proyecto a través del rol del
Project Manager.
 Reducir los riesgos o disminuir el impacto de los mismos en los proyectos.
 Implementar con un enfoque homogéneo cualquier proyecto en la organización.
Permite aprender de las lecciones pasadas. Se crea un “know how” en la
Organización que permite usar esa experiencia para la planificación y realización de
proyectos futuros.

5. Condiciones de Èxito de un Proyecto
Desafío Actual
Alcance
CostosTiempos
Calidad
Riesgos
Recursos
Satisfacción del Cliente
Alcance
Un proyecto Exitoso es el que contribuye al éxito de la organización

6. Principales Causas de Fracaso de los Proyectos
Pobre definición del alcance del proyecto.
Definición poco realista de los objetivos a lograr.
Poco compromiso de la alta dirección, falta de recursos.
Resistencia a la planificación (“no hay tiempo para eso”).
Fallas en la comunicación.
Ausencia de gestión de riesgos.

7. Aspectos Metodológicos
Ciclo de Vida del Proyecto (Fases)
Acuerda y aprueba el
proyecto o inicio de una
fase.
Se acuerda y aprueba el
proyecto o inicio de una
fase.
Se define el Plan y se
refina el alcance y los
objetivos. Se selecciona la
mejor alternativa entre
distintos cursos de acción
para lograr los objetivos
planteados.
Se coordinan los distintos
recursos necesarios para
llevar a cabo el plan.
Se asegura el cumplimiento
del plan mediante la
supervisión y el control del
avance para luego tomar las
acciones correctivas
correspondientes.
Se formaliza la aceptación
del proyecto o de una fase.
Configuración preliminar
(necesidad que atiende,
alcance preliminar, plazo
tentativo, afectación de
recursos estimada y
presupuesto tentativo)
Confección:
• EDT (Entregables y
paquetes de trabajo)
• Organigrama de
Proyecto
• Cronograma base
• Presupuesto base
• Plan de comunicaciones
• Ejecución de tareas
• Generación de entregables
• Confección Informes de
avance
• Acciones de comunicación
• Ajustes y actualización de
documentos y planes
• Registro de Conformidad
• Lecciones aprendidas
• Presentación de cierre
OBJETIVOACTIVIDADES

8. Aspectos Metodológicos (cont.)
Metodología Tipo*
(*) Ejemplo a modo de referencia. La metodología se define en función de las necesidades particulares de la Organización.

9. Aspectos Metodológicos (cont.)
Informes de Avance*
(*) Ejemplo a modo de referencia. Se diseñan en función de las necesidades particulares de la Organización.

10. Tableros de Control*
Aspectos Metodológicos (cont.)
(*) Ejemplo a modo de referencia. Se diseñan en función de las necesidades particulares de la Organización.

11. Oficina de Proyectos (PMO)
¿ Qué Entendemos por Oficina de Proyectos?
Área diseñada dentro de una organización para integrar la gestión de Proyectos. Sus
esfuerzos están orientados a facilitar el uso compartido de profesionales, recursos,
metodologías y técnicas de modo de incrementar la efectividad y productividad de los
Proyectos.
Existen las PMO estratégicas (reportando al Directorio ) y las PMO departamentales (Por
ej. IT).
Principales funciones:
 Desarrollan e implementan una metodología estándar.
 Monitorean y controlan los proyectos. Desarrollan un tablero de control.
 Reportan el estado de avance los Proyectos al Directorio y/o Gerencias.
 Gestionan la documentan de los Proyectos.
 Desarrollan y proveen PMs.

12. Oficina de Proyectos (PMO)
Nivel de Madurez en Argentina1:
 Entre el 70-80 % de las PMO tienen menos de 5 años de antigüedad.
 El 65% cuenta con menos de 5 RRHH.
 El 40% de los recursos con los que cuenta una PMO son propios.
 El 50% dependen de un Área de IT y no manejan presupuesto propio.
 La metodología de las PMO en más de un 80% parten de los estándares
propuestos por el PMI.
 El 75% de las PMO reporta el estado de los proyectos al Directorio o CEO.
 El 75% de las PMO dispone de un tablero de control de proyectos.
 El 55 % de las PMO gestiona Programas/Portfolio.
 El 55% de las PMO se encarga de desarrollar y capacitar a los PMs.
 75 % de las empresas no tiene carrera para los PMs…
1- Fuente: material del PMI TourBA2012 – Encuesta a 50 empresas con PMO.

13. Oficina de Proyectos (PMO)
Algunas Empresas con PMO…

14. Propuesta de Servicios - DC
Servicios de Gestión de Proyectos:
Diseño y ejecución de Capacitaciones “in company”.
Diseño e implementación de metodologías de gestión de proyectos.
Formación, seguimiento y coaching a colaboradores.
Asesoramiento en la elección de una herramienta de gestión.
Diseño, implementación y posicionamiento de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO).
Servicio de gestión de Proyectos (Ejecución del rol de PM).
Outsourcing de Gerentes de Proyectos (PM).

15. Propuesta de Servicios (cont.)
Diagnóstico*
Diseño de
solución
Inducción
Implementación
(Proyecto piloto)
Implementación
global
Post
Implementación
• Relevamiento
Situación actual:
•Tipología y
magnitud de
proyectos.
•Metodología
actual.
•Soporte tec.
existente
•Detección
puntos de
mejora.
Modelo AS IS
• Adaptación de
la metodología
base para
satisfacer las
necesidades
de la
Organización.
• Análisis
soporte
tecnológico
requerido.
Modelo To Be
(Metodología
adaptada)
• Capacitación
sobre la
metodología a
implementar.
Inducción
Metodología
• Selección de
Proyecto
representativo
para prueba
piloto
• Ejecución de
prueba piloto
• Ajustes en
función de los
resultados
Informe
Modelo To Be
ajustado
• Incorporación de
toda la cartera
de proyectos que
se encuentren en
su fase de inicio
a la metodología.
• Soporte
consultivo .
• Servicio de PMs
para gestión de
proyectos.
Propuesta de Enfoque - Mini Cuotas Ribeiro
Se sugiere realizar un análisis de la tipología de proyectos y de los factores culturales de modo de
definir una metodología de gestión de proyectos a medida.
(*) Contempla diagnóstico preliminar macro sin cargo que mida el nivel de madurez actual de la gestión de proyectos.

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