Introducción a la PMO y los beneficios que ofrece Microsoft EPM 2013 para las funciones y operación de la PMO

1. La Oficina de
Administración de
Proyectos en las
Organizaciones
Modernas
Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified
jdlabra@optisa.onmicrosoft.com
https://www.facebook.com/groups/admproyectos/

2. Agenda
¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos?
¿Cuáles son los beneficios de contar con una PMO?
¿Cuál es el impacto de una PMO?
¿Cuándo se justifica la creación de una PMO?
¿Cuáles son las funciones principales de una PMO?
¿Cuáles son los servicios que ofrece una PMO?
¿Cuáles son los retos de una PMO?
¿Cuál sería la ruta de madurez para una PMO?
¿Cuál sería un proceso a establecer por la PMO?
¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
¿En que ayuda el MS EPM 2013?
Agenda
2

3. Agenda¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos?
Una Oficina de Administración de Proyectos (PMO
por sus siglas en Inglés) es una unidad de la
Organización que tiene la responsabilidad de
asegurar la correcta realización de los proyectos
aprobados, bajo un marco regulatorio que sea de
soporte al cumplimiento de la Estrategia de
Negocio de la Organización.
3

4. Agenda¿Cuáles son los beneficios de contar con una PMO?
Al contar con una PMO se debe obtener los siguientes beneficios:
Establecimiento de: metodología, procedimientos, herramientas y
plantillas para la Administración de los Proyectos.
Claridad y transparencia de la prioridad de proyectos.
Mejora en la estimación y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto.
Mejora en el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos
asignados al proyecto.
Mejora en los niveles de calidad en el proyecto y en el producto.
Confianza en la información para la toma de decisiones sobre el proyecto
o la cartera de proyectos.
Optimización de los niveles de comunicación entre proyectos.
Mecanismos de mitigación de riesgos y su impacto.
Incremento en la cultura de la Organización para administrar proyectos.
4

5. Agenda¿Cuáles son los beneficios de contar con una PMO?
Esquema TradicionalIncorporación de la PMO
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto n
....
5

6. Agenda ¿Cuál es el impacto de una PMO?
6

7. Agenda ¿Cuál es el impacto de una PMO?
7
Administración de los
recursos humanos
(habilidades,
esfuerzos, etc.)
Control y seguimiento
de proyectos y
entregables
Diversas metodologías y
métricas de
Administración de
proyectos
Integración con
aplicaciones
institucionales
Distribución de oficinas y
recursosEnfoque único
Control y seguimiento
de las tareas
Proyecto especial
Proyectos de área
Proyectos
Organizacionales

8. Agenda¿Cuándo se justifica la creación de una PMO?
8
El incremento en el número de proyectos.
La creciente complejidad de los mismos.
La demanda por una gestión más eficaz y
eficiente.
La demanda significativa de metodologías,
técnicas y herramientas de Administración de
Proyectos.
El crecimiento de la práctica de la Dirección y
Administración de Proyectos.
La participación de diversos colaboradores,
proveedores y socios de negocio

9. Agenda¿Cuáles son las funciones principales de una PMO?
9
Apoyo a la Alta Dirección para la priorización y selección del
portafolio de proyectos
Proveer a los lideres de proyectos de consultoría interna para
administrar los proyectos
Establecimiento de la metodología de Administración de
proyectos
Implementación de herramientas que apoyen la realización,
seguimiento y ajuste a los proyectos
Apoyo a los equipos de trabajo para generación de reportes de
situación del proyecto
Asignación de líderes de proyecto
Auditoria de proyectos y programas
Seguimiento de beneficios
Aplicación de lecciones aprendidas
Resguardo de los proyectos concluidos y lecciones aprendidas

10. Agenda¿Cuáles son los servicios que ofrece una PMO?
10
Capacitación, Entrenamiento, Coaching
Resguardo de la documentación de los proyectos
Coordinación de los proyectos
Visibilidad de uso de los recursos
Control sobre indicadores de costo, tiempo y calidad en el
proyecto
Visibilidad de proyectos
Evaluación asistida del retorno de la inversión
Asistencia en la creación de planes de proyectos
Apoyo para la coordinación de los recursos para múltiples
proyectos
Apoyo al seguimiento económico de los proyectos vs
presupuestos
Inspección del progreso del proyecto y su metodología
Soporte administrativo
Resolución de dudas en uso de plantillas, procesos,
herramientas involucradas

11. Agenda ¿Cuáles son los retos de una PMO?
11
Baja cultura en el tema de la administración de proyectos
Diversidad de esquemas de evaluación
Prioridad insuficiente por parte de la Alta Dirección para
asignar poder y responsabilidad
Carencia de un proceso formal, avalado y comprometido
por la organización
Falta de herramientas que permitan consolidar y compartir
información de los proyectos y sus recursos

12. Agenda¿Cuál será la ruta de madurez para una PMO?
12
Nivel 1
Oficina de
Proyectos:
Permite el alcance
de los proyectos y
sus objetivos de
costo, tiempo y
recursos
Uno o más
Proyectos
Un administrador
de proyectos
Nivel 2
PMO Básica:
Provee de una
metodología en
administración de
proyectos std.
misma que es
repetible en todos
los proyectos
Múltiples
proyectos
Un staff de
soporte de la
PMO
Líderes de
proyectos
capacitados en
metodología
Nivel 3
PMO Estándar:
Establece
capacidades e
infraestructura para
soportar y gobernar
un ambiente de
proyectos
coherentes
Líderes de
proyectos
capacitados en
herramienta
Herramientas
instaladas y
configuradas para
soporte del
modelo de
gobierno
Nivel 4
PMO Avanzada:
Aplica una integral y
comprensiva
capacidad de
administración de
proyectos para
alcanzar los
objetivos del
negocio
Establecimiento
de prácticas de
gestión de
portafolio
Un staff técnico
de apoyo
dedicado a la
PMO
Vinculación e la
Planeación
Estratégica
Nivel 5
PMO Centro de
Excelencia:
Administración de la
mejora continua y
colaboración
interdepartamental
para alcanzar los
objetivos
estratégicos del
negocio
Director de
Administración de
Proyectos
Procesos
transversales con
otras áreas
Un staff con
conocimientos de
toda la empresa,
técnico y de
negocio

13. Agenda¿Cuál seria un proceso a establecer por la PMO?
13
Iniciativas Identificación de
requerimientos
Especificación
de objetivos
Cuantificación
de entregables
Análisis de
factibilidad
Realización
de trabajos
Validación de
entregables
Cumplimiento de
requerimientos
Cierre del
proyecto
Seguimiento
a beneficios
Identificación del
avance
Planeación
de trabajos
Formación de
equipo
Identificación
de habilidades

14. Agenda¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
14
Definición
Es una práctica que permite lograr los objetivos organizacionales a través de
esfuerzos administrados vía proyectos, y que son gestionados por medio de
un conjunto integrado de aplicaciones que centralizan y comparten de manera
segura la información de proyectos y recursos.
Colaboración de
equipos
Administración
de recursos
Administración
de proyectos
Optimización
del portafolio

15. Agenda¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
15
Project Desktop
Project Estándar
Project Professional
Project Server & licencias de acceso (CAL)
Online
Project Online
Project Pro para Office 365

16. Agenda¿Qué es el Microsoft Enterprise Project Management?
16

17. Agenda ¿En que me ayuda el MS EPM?
17
Ofrece un ambiente de colaboración que es accesible por
diversos medios
Permite la creación de flujos de proceso aplicables a los
proyectos
Permite especificar la información a recolectar de tareas,
recursos y proyectos
Facilita la vinculación de proyectos a los objetivos de
proyectos, permitiendo realizar la gestión del portafolio
Consolida la información de riesgos, problemas y
documentos de cada proyecto
Ofrece la visibilidad sobre proyectos, recursos y tareas
Permite la creación de tableros de control, reportes y vistas
de la información
Ofrece una estructura de datos que puede conectarse a
otras aplicaciones
Establece roles de uso de la aplicación y de la información

18. Agenda ¿En que me ayuda el MS EPM?
18
Apoyo a la Alta Dirección para la priorización y selección del
portafolio de proyectos
Proveer a los lideres de proyectos de consultoría interna para
administrar los proyectos
Establecimiento de la metodología de Administración de
proyectos
Implementación de herramientas que apoyen la realización,
seguimiento y ajuste a los proyectos
Apoyo a los equipos de trabajo para generación de reportes de
situación del proyecto
Asignación de líderes de proyecto
Auditoria de proyectos y programas
Seguimiento de beneficios
Aplicación de lecciones aprendidas
Resguardo de los proyectos concluidos y lecciones aprendidas
FUNCIONES DE LA PMO

19. Gracias
Lic. Javier A. D’Labra N., PMP/MCITP/ITIL & COBIT Certified
jdlabra@optisa.onmicrosoft.com
https://www.facebook.com/groups/admproyectos/