Este documento describe los requisitos para que los controles sean efectivos. Explica que los controles deben adaptarse a los planes y estructuras de la organización, a cada administrador individualmente, y a las necesidades de eficiencia y efectividad de la organización. También destaca la importancia de que los controles sean objetivos, flexibles, estén ajustados a la cultura de la organización, sean económicos y conduzcan a acciones correctivas.

1. Requisitos de los
controles efectivos.

2. Para que los controles funcionen
deben adaptarse a los planes y
puestos, a los administradores como
individuos y sus personalidades,
como también a las necesidades de
eficiencia y efectividad.

3. Adaptar los
controles a
los planes y
puestos.
Todas las técnicas y los sistemas de control deben
reflejar los planes para los que fueron diseñados y
adaptarse a los puestos.
Ejemplo: lo que sería apropiado para un
vicepresidente a cargo de la manufactura ciertamente
no será adecuado para un supervisor de taller.
También deben reflejar la estructura de la
organización, mostrar quién es responsable de la
ejecución de los planes y de cualquier desviación de
los mismos.

4. Adaptar los
controles a
cada
administrador.
 Los sistemas de control e información, tienen el
propósito de ayudar a cada uno a desarrollar su
función de control.
Los individuos no confían en lo que no pueden
comprender y no utilizan aquello en lo que no
confían.

5. Diseñar
controles
para señalar
excepciones
en puntos
clave.
Una de las formas más importantes de adaptar los
controles a las necesidades de eficiencia y
efectividad es diseñarlos para que indiquen las
excepciones.
Ejemplo: un gerente podría preocuparse si el costo
de los trabajadores de oficina se desvía del
presupuesto en 5%, pero podría no inquietarle si el
costo de las estampillas postales se desvía del
presupuesto en 20%.
 Cuanto más concentren los gerentes sus esfuerzos
en las excepciones, más eficiente será su control;
pero el control efectivo requiere que también presten
atención primaria a las cosas que son más
importantes.

6. Objetividad
de los
controles.
Si los controles son subjetivos, las personalidades
de administrador o subordinado pueden influir en los
juicios de desempeño y hacerlos menos precisos.
Las personas difícilmente rechazarían el control de
su desempeño si los estándares y las mediciones se
mantienen actualizados mediante revisiones
periódicas.
Ejemplo: McDonald’s, es muy estricto al aplicar y
mantener los mismos estándares de calidad en
todos sus restaurantes.

7. Asegurar la
flexibilidad
de los
controles.
Los controles deben continuar siendo funcionales
ante los cambios de planes, las circunstancias
imprevistas o los fracasos rotundos; para que sigan
siendo efectivos, a pesar de un fracaso o de
cambios inesperados en los planes, deben ser
flexibles.

8. Ajustar el
sistema de
control a la
cultura de la
organización.
 Cualquier sistema o técnica de control debe
ajustarse a la cultura de la organización.
Ejemplo: si una empresa ha dado a sus empleados
bastante libertad y participación, un sistema de
control estricto puede ir tan a contracorriente que
estará destinado al fracaso, en cambio, si los
subordinados tienen un superior que casi no les
permite tomar decisiones, un sistema de control
generalizado y permisivo tendrá pocas
probabilidades de éxito.

9. Economía de
los controles.
La economía es relativa, ya que los beneficios del
control varían con la importancia de la actividad, el
tamaño de la operación, el gasto en el que podría
incurrirse en ausencia del control y la contribución
que el sistema puede hacer.
Los
controles
deben valer
sus
costos.

10. Establecer
controles que
conduzcan
a acciones
correctivas.
El control sólo se justifica si se corrigen las
desviaciones de los planes mediante la planeación,
la organización, la integración de personal y la
dirección adecuados.