El documento describe el departamento de reservaciones de un hotel. El departamento se encarga de recibir solicitudes de reserva, analizar la disponibilidad, confirmar o denegar reservas, y mantener actualizados los servicios y tarifas. Regularmente está compuesto por un gerente de reservaciones que supervisa a los agentes de reservaciones, quienes atienden directamente las solicitudes de los clientes.

1. RESERVACIONES

2. OBJETIVO:
• El área o departamento de reservaciones: Es quien recepciona
todas las solicitudes con respecto a la disponibilidad, apartado y
renta de servicios y habitaciones hechas al hotel, analiza el estado
ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes.
• Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y
disponibilidad de los servicios.
• Modifica, pospone, cancela y deniega solicitudes hechas, de
acuerdo con las posibilidades
• De acuerdo a la disponibilidad cotiza tarifas, toma, confirma y
documenta reservaciones.
• Es importante recordar que nuestro producto es «espacio-tiempo»,
no es algo que pueda almacenarse, no rentar será dinero que nunca
se recupere.

3. ORGANIZACION
• El número de personas que integran el departamento
de Reservaciones depende de la capacidad y de la
cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.
El área exige que su personal este bien capacitadas en
el dominio de algún otro idioma extranjero y con
buena aptitud para las ventas
• Regularmente el departamento esta compuesto por
un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el
buen desempeño del departamento y los agentes de
reservaciones los cuales realizan las funciones de
atender las reservaciones que lleguen por los
diferentes medios de comunicación.

4. GERENTE DE RESERVACIONES :
• * Controla y coordina todas las reservaciones
* Mantiene el control sobre la exactitud de la información
dada por los agentes de reservas
* Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de
viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de
habitaciones contratadas en cada categoría.
* Mantiene relaciones cordiales con los suplidores
* Revisa y modifica las tarifas de las habitaciones según las
instrucciones del departamento de ventas.
* Asegura que la base de datos este actualizada
* Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el
mismo día
* Asegura la exactitud en la preparación de los informes

5. RESERVACIONISTA:
• Reporta al gerente de reservaciones todos los problemas pertinentes del departamento que afecten el servicio
ofrecido a los clientes.
• Provee asistencia al gerente de reservaciones
• Mantiene estrecha relación con el departamento de ventas, para el mantenimiento de tarifas correctas y
segmentación de mercado actualizada.
• Conoce y maneja las tarifas vigentes otorgadas por el departamento de ventas.
• Cerrar mes manualmente para archivo del mes pasado y actualiza archivo al mes en curso, y elaborar los
reportes del departamento.
• Chequea los no show.
• Sustituir al jefe del departamento cuando se ausenta.
• Contestar correspondencias
• Ayudar en el cálculo de los pronósticos de ocupación.
• Solicitar suministros al almacén.
• Atiende las sugerencias y quejas de los huéspedes en el hotel en cuanto a la asignación de habitaciones y
reservaciones.
• Recibir solicitudes de reservaciones, cancelaciones y cambios.
• Entregar a recepción las reservaciones del día y recoger las del día anterior que no llegaron (no show).
• Notificar al jefe de recepción sobre reservaciones de aluna suite o cuarto especial para una fecha determinada.
• Controlar las tarjetas de historia del huésped.
• Contestar las llamadas telefónicas.
• Atender a clientes que llegan a la oficina.
• Llenar formas impresas, y archivar.
• Promover los servicios del hotel.
• Enviar acuses de recibido a los clientes.
• Llevar correspondencias del departamento de reservaciones a otros departamentos