Este documento describe las funciones del departamento de reservaciones de un hotel. El departamento se encarga de recibir reservaciones anticipadas de habitaciones, determinar la disponibilidad, cotizar tarifas y documentar las reservaciones. Procesa reservaciones individuales, de grupos y a través de agencias de viaje. Mantiene registros de reservaciones ya sea de forma computarizada o manual.

1. RESERVACIONES
Karla L. García Flores

2. Reservaciones
El departamento de reservaciones
operar en coordinación con el personal
de recepción.
Son los responsables de manejar las
solicitudes de habitaciones realizadas
con anticipación, determinar la
disponibilidad, cotizar las tarifas y
documentar las reservaciones.
Dpto. encargado de recibir las
reservaciones de cuartos que le hacen
agencias de viajes nacionales,
y directamente por los clientes ya sea
internet, telefónica o en recepción.

3. Funciones principales
Capturar y procesar reservaciones
Control de disponibilidad de habitaciones
Monitores y control de habitaciones
Control de sobreventa

4. Datos de una
reservación
Fecha
Nombre del
cliente
Nombre del
hotel y lugar
donde se ubica
Dirección
particular
Fecha llegada /
Salida
Numero de
noches de
estancia
Número de
huéspedes y
habitaciones
Tipo de
habitación
Tarifa
Forma de pago
Teléfono
Nombre de
empleado
No. De
reservación

5. Tipos de reservaciones
Tentativa
•Respeta la
habitación hasta
cierta hora y
después queda en
libertad para alquilar
el cuarto.
Confirmada
•Respetar la
habitación durante
todo el tiempo, aun
cuando la persona
no se presente.
Confirmada con
depósito
•La reservación se
acepta si el cliente
da un depósito o
adelanto para pagar
habitación.
Individual, personal o
telefónica
•Directo con el
cliente, es personal y
por vía telefónica
Individual o Fax o e-
mail
•Por contacto de
internet o con
numero de fax del
hotel, siendo posible
por las promociones
que da el hotel.
Por grupos
•Se considera cuando
es de 10 o más
cuartos, además se
da un trato especial
al líder del grupo.
Grupo incentivo
•Se da cuando algún
grupo solicita un
evento de ámbito
social.

6. Formas de pago

8. Control de reservaciones
Computarizad Manual

9. Sistema computarizado
Computadora con programas de reservaciones
hoteleras.
Debe incluir en su menú: reservaciones con y sin
depósito, cambios de reservación, cancelaciones,
depósitos, reembolsos, pronósticos de ocupación,
elaboración de reportes, disponibilidad,
de gráficas, etc.
Archivo cronológico de reservaciones.
Se debe tener u na carpeta para cada día del año,
aquí se da la correspondencia del huésped y la
demás papelería que se llena con motivo de
reservación, cancelación o cambio.

10. Sistema manual
Hoja de control de reservaciones.
Cuadriculada, para cada día del mes, con
renglones según sean los cuartos en el hotel.
Se van anotando las reservaciones recibidas y
sirve para evitar reservar un mayor numero
habitaciones que las disponibles en el hotel.
Libreta de entradas y salidas.
Se anotan en las páginas con todos los días
del año. Con la información se puede tener
un número aproximado de las entradas y
salidas en el hotel, también sirve para
reportes.
Back cronológico de reservaciones.
Se colocan por cada día de llegada las
reservaciones.

11. Tipos de habitaciones
SENCILLA (S) DOBLE (D)
DOBLE – DOBLE (DD) TRIPLE (TX)
QUEEN (Q) JUNIOR SUITE (JS)
SUITE PRESIDENCIAL (ST-P) KING (K)
MASTER SUITE (MS)
Alloments. Conjunto de habitaciones que se contrata a través de alguna agencia
viajes y ésta envía al hotel a los huéspedes en lotes o grupos semanales,
o mensuales.
En caso de que el huésped no se presente, se le cobrará a la agencia de viajes.

12. Tipos de paquetes
 Los paquetes se
elaboran con el afán de
atraer mas clientes, los
paquetes mas conocidos
son:
Paquete familiar
Paquete lunamielero
Paquete de fin de semana
Paquete Tarifa Rack
Paquete de tenis, golf

13. Algunos términos utilizados
Overbooking (manejo de sobreventas)
• Cuando el hotel ha tomado un numero mayor de reservaciones que la habitaciones disponibles en una
fecha determinada.
Cancelaciones
• -Se puede emitir un numero de cancelación como prueba para el cliente.
-El tipo de habitación se regresa al fondo de disponibilidad para que vuelva a ser ofertada.
-El archivo de reservación del huésped es eliminado del sistema.
Pronósticos de ocupación
• Son los recuentos de las habitaciones.
Índice = Habitaciones / inventario total.